Google электрондық кестесімен жұмыс істегенде, ерте ме, кеш пе, бұрын ешқашан пайдаланбаған кейбір функцияларды пайдалану қажет болуы мүмкін. Мұндай мүмкіндіктердің қатарында құсбелгілер мен ашылмалы тізімдер болуы мүмкін. Олардың Google Sheets қолданбасында қаншалықты пайдалы екенін көрейік.

Google Sheets-тегі ашылмалы тізім дегеніміз не және ол не үшін қажет болуы мүмкін

Өте жиі біз кестенің бір бағанына қайталанатын мәндерді енгізуіміз керек. Мысалы, кейбір тапсырыстар бойынша немесе әртүрлі клиенттермен жұмыс істейтін қызметкерлердің аттары. Немесе тапсырыс күйлері — жіберілген, төленген, жеткізілген және т.б. Басқаша айтқанда, бізде нұсқалар тізімі бар және біз ұяшыққа енгізу үшін олардың тек біреуін таңдағымыз келеді.

Қандай мәселелер туындауы мүмкін? Ең жиі кездесетіні – емле қатесі. Басқа әріпті теруге немесе қате аяқталатын етістікті өткізіп жіберуге болады. Сіз бұл кішкентай қателер жұмысыңызға қалай қауіп төндіретінін ойлап көрдіңіз бе? Әрбір қызметкер өңдеген тапсырыстар санын санауға келгенде, сізде адамдардан гөрі көп есімдер бар екенін көресіз. Қате жазылған атауларды іздеп, оларды түзетіп, қайта санау керек болады.

Сонымен қатар, бір мәнді қайта енгізу уақытты ысырап етеді.

Яғни. Неліктен Google кестелерінде мәндері бар тізімдер жасау мүмкіндігі бар: ұяшықты толтырған кезде тек біреуін таңдайтын мәндер.

Менің сөз таңдауымды байқадыңыз ба? Мәнді енгізбейсіз — сіз тек ішінен біреуін таңдайсызтізім.

Ол уақытты үнемдейді, кестені құру процесін жылдамдатады және қателерді жояды.

Осындай тізімдердің артықшылықтарын түсіндіңіз деп үміттенемін және оны жасап көруге дайынсыз.

Google Sheets-те құсбелгілерді қалай қою керек

Кестеге құсбелгі қосу

Ең қарапайым және қарапайым тізімде екі жауап нұсқасы бар — иә және жоқ. Бұл үшін Google Sheets құсбелгілерін ұсынады.

Бізде әртүрлі аймақтардан шоколад тапсырыстары жазылған №1 электрондық кесте бар делік. Төмендегі деректер бөлігін көре аласыз:

Қандай тапсырысты қай менеджер қабылдағанын және бұйрықтың орындалғанын көруіміз керек. Ол үшін анықтамалық ақпаратты орналастыру үшін №2 электрондық кестені жасаймыз.

Кеңес. Негізгі электрондық кестеде жүздеген жолдар мен бағандар бар көптеген деректер болуы мүмкін болғандықтан, болашақта сізді шатастыруы мүмкін кейбір артық ақпаратты қосу біршама ыңғайсыз болуы мүмкін. Осылайша, сізге басқа жұмыс парағын жасап, оған қосымша деректеріңізді орналастыруға кеңес береміз.

Басқа электрондық кестеде А бағанын таңдап, Кірістіру > Google Sheets мәзірінде құсбелгі қойыңыз. Әрбір таңдалған ұяшыққа бірден бос құсбелгі қойылады.

Кеңес. Google Sheets қолданбасындағы құсбелгіні тек бір ұяшыққа қоюға болады, содан кейін осы ұяшықты таңдап, кестенің соңына дейін барлық бағанды ​​құсбелгілермен толтыру үшін сол кішкентай көк шаршыны екі рет басыңыз:

Барқұсбелгілерді қосудың тағы бір жолы. Курсорды A2 ұяшығына қойып, келесі формуланы енгізіңіз:

=CHAR(9744)

Enter пернесін басыңыз, сонда сіз бос құсбелгіні аласыз.

А3 ұяшығына төмен түсіп, ұқсасты енгізіңіз. формула:

=CHAR(9745)

Enter пернесін басып, толтырылған құсбелгіні алыңыз.

Кеңес. Осы блог жазбасында Google Sheets-ке қандай құсбелгілерді қосуға болатынын қараңыз.

Кейінірек пайдалану үшін қызметкерлеріміздің фамилияларын оң жақтағы бағанға енгізейік:

Енді бірінші электрондық кестенің H және I бағандарына тапсырыс менеджерлері мен тапсырыс күйлеріне қатысты ақпаратты қосу керек.

Бастау үшін біз баған тақырыптарын қосамыз. Содан кейін атаулар тізімде сақталғандықтан, оларды енгізу үшін Google Sheets құсбелгілерін және ашылмалы тізімді қолданамыз.

Тапсырыс күйі туралы ақпаратты толтырудан бастайық. Google Sheets ішіндегі құсбелгіні қою үшін ұяшықтар ауқымын таңдаңыз — H2:H20. Содан кейін Деректер > Деректерді тексеру :

Шарттар жанындағы Құсбелгі ұяшығы опциясын таңдаңыз.

Кеңес. Теңшелетін ұяшық мәндерін пайдалану опциясын белгілеп, құсбелгілердің әр түрінің артындағы мәтінді орнатуға болады: құсбелгі қойылған және белгіленбеген.

Дайын болған кезде Сақтау<2 түймесін басыңыз>.

Нәтижесінде ауқымдағы әрбір ұяшық құсбелгімен белгіленеді. Енді бұларды тапсырысыңыздың күйіне қарай басқара аласыз.

Теңшелетін Google Sheets ашылмалы тізіміне қосыңыз.кесте

Ұяшыққа ашылмалы тізімді қосудың басқа жолы кең таралған және сізге көбірек опцияларды ұсынады.

Тапсырысты өңдейтін менеджердің атын енгізу үшін I2:I20 ауқымын таңдаңыз. Деректер > Деректерді тексеру . Критерий опциясында Ауқымнан тізім көрсетілгеніне көз жеткізіңіз және қажетті атаулары бар ауқымды таңдаңыз:

Кеңес. Ауқымды қолмен енгізуге немесе кесте таңбасын басып, 2 электрондық кестеден атаулары бар ауқымды таңдауға болады. Содан кейін Жарайды түймесін басыңыз:

Үшін аяқтаңыз, Сақтау түймесін басыңыз, сонда сіз Google Sheetsf-те атаулардың ашылмалы мәзірін ашатын үшбұрыштары бар ұяшықтар ауқымын аласызfБарлық таңдалған ашылмалы тізімдер жойылады комп:

Сол сияқты біз құсбелгілер тізімін жасай аламыз. Жоғарыдағы қадамдарды қайталаңыз, бірақ шарт ауқымы ретінде A2:A3 пәрменін таңдаңыз.

Құсбелгілерді ұяшықтардың басқа ауқымына қалай көшіруге болады

Осылайша, біз Google Sheets-тегі кестені құсбелгілер арқылы жылдам толтыра бастадық. және ашылмалы тізімдер. Бірақ уақыт өте келе көбірек тапсырыстар қойылды, сондықтан кестеде қосымша жолдарды қажет етеміз. Оның үстіне бұл тапсырыстарды өңдеуге екі ғана менеджер қалды.

Біз үстелімізді не істеуіміз керек? Бір қадамдарды қайталап өту керек пе? Жоқ, бәрі көрінгендей қиын емес.

Жеке ұяшықтарды құсбелгілермен және ашылмалы тізімдермен көшіріп, оларды Ctrl+C және Ctrl+V тіркесімін пайдалану арқылы қажетті жерге қоюға болады.пернетақтаңыз.

Сонымен қатар, Google ұяшықтар топтарын көшіруге және қоюға мүмкіндік береді:

Басқа опция - төменгі оң жақ бұрышты сүйреп апару. құсбелгісі немесе ашылмалы тізімі бар таңдалған ұяшықтың бұрышына қойыңыз.

Белгілі бір ауқымнан бірнеше Google Sheets құсбелгісін алып тастаңыз

Ұяшықтарда сол қалпында орналасқан құсбелгілерге келетін болсақ (ол емес. ашылмалы тізімдердің бөлігі) жай ғана осы ұяшықтарды таңдап, пернетақтадағы Жою түймесін басыңыз. Барлық құсбелгілер бірден жойылып, бос ұяшықтар қалдырылады.

Алайда, ашылмалы тізімдермен (ака Деректерді тексеру ) осылай әрекеттенсеңіз, бұл тек таңдалған мәндер. Тізімдердің өзі ұяшықтарда қалады.

Электрондық кестенің кез келген ауқымынан ұяшықтардан барлығын, соның ішінде ашылмалы тізімдерді жою үшін төмендегі қарапайым қадамдарды орындаңыз:

1. Ұяшықтарды таңдаңыз. құсбелгілер мен ашылмалы тізімдерді жойғыңыз келетін жерде (олардың барлығын бірден немесе Ctrl пернесін басу арқылы белгілі бір ұяшықтарды таңдаңыз).
2. Деректер > Google Sheets мәзіріндегі деректерді тексеру .
3. Пайда болған Деректерді тексеру қалқымалы терезесінде Тексеруді жою түймесін басыңыз:

Бұл алдымен барлық ашылмалы тізімдерден құтылады.

Сонымен аяқталды! Барлық таңдалған Google Sheets ашылмалы тізімдері толығымен жойылады,ал қалған ұяшықтар қауіпсіз және сау болып қалады.

Бүкіл кестеден Google Sheets-тегі бірнеше құсбелгілер мен ашылмалы тізімдерді алып тастаңыз

Егер бүкіл кестедегі барлық құсбелгілерді жою қажет болса ше? сіз жұмыс істейсіз бе?

Рәсім бірдей, бірақ құсбелгі қойылған әрбір ұяшықты таңдау керек. Ctrl+A пернелер тіркесімі ыңғайлы болуы мүмкін.

Кестенің кез келген ұяшығын таңдап, пернетақтада Ctrl+A пернелерін басыңыз, сонда сізде бар деректер таңдалады. Келесі қадамдар енді ерекшеленбейді: Деректер > Деректерді тексеру > Тексеруді жою :

Ескерту. H бағанындағы деректер ашылмалы тізімдер арқылы енгізілгендіктен сақталады. Басқаша айтқанда, бұл ұяшықтарға енгізілген мәндердің (бар болса) орнына жойылатын ашылмалы тізімдер.

Құсбелгілердің өзін де жою үшін пернетақтадағы Жою түймесін басу керек.

Кеңес. Google Sheets қолданбасында белгілі бір таңбаларды немесе бірдей мәтінді жоюдың басқа жолдарын біліңіз.

Мәндерді ашылмалы тізімге автоматты түрде қосу

Осылайша, Google Sheets ашылмалы тізімі пайдалы болды. ұзақ уақыт. Бірақ біраз өзгерістер болды және қазір ортамызда тағы бірнеше қызметкер бар. Оның «жіберуге дайын» ​​екенін көру үшін тағы бір сәлемдеме мәртебесін қосу керек екенін айтпағанда. Бұл тізімдерді нөлден жасауымыз керек дегенді білдіре ме?

Жаңа қызметкерлердің атын ескермей енгізуге болады.ашылмалы тізім. Бірақ тізіміміздің параметрлерінде жарамсыз деректер үшін Ескерту опциясы белгіленгендіктен, жаңа атау сақталмайды. Оның орнына ұяшықтың бұрышында тек басында көрсетілген мәнді пайдалануға болатынын көрсететін қызғылт сары хабарландыру үшбұрышы пайда болады.

Сондықтан мен Google Sheets қолданбасында ашылмалы тізімдерді жасауды ұсынамын. автоматты түрде толтыруға болады. Мән сіз оны ұяшыққа енгізгеннен кейін бірден тізімге автоматты түрде қосылады.

Келіңіз, ашылмалы тізімнің мазмұнын ешқандай қосымша сценарийлерге өтпей қалай өзгертуге болатынын көрейік.

Біз ашылмалы тізімнің мәндері бар 2-электрондық кестеге барамыз. Атауларды басқа бағанға көшіріп, қойыңыз:

Енді біз I2:I20 ауқымы үшін ашылмалы тізім параметрлерін өзгертеміз: осы ұяшықтарды таңдап, Деректер бөліміне өтіңіз. > Деректерді тексеру және Шарттар ауқымын D электрондық кестенің 2 бағанына өзгертіңіз. Өзгерістерді сақтауды ұмытпаңыз:

Енді қараңыз тізімге атау қосу қаншалықты оңай:

D бағанының 2 парағының барлық мәндері автоматты түрде тізімнің бір бөлігі болды. Бұл өте ыңғайлы, солай емес пе?

Бәрін қорытындылайтын болсақ, енді сіз тіпті электрондық кестені жаңадан бастағандар мұндай мүмкіндік туралы бұрын ешқашан естімеген болса да, ашылмалы тізімдерді жасай алатынын білесіз. Жоғарыдағы қадамдарды орындаңыз, сонда сіз Google Sheets ашылмалы тізімдері мен құсбелгілерін өзіңізге әкелесізүстел!

Сәттілік!