Pri delu s preglednico Google boste prej ali slej morda morali uporabiti funkcije, ki jih še nikoli niste uporabljali. Med temi funkcijami so lahko tudi izbirna polja in spustni seznami. Oglejmo si, kako uporabni so lahko v preglednicah Google.

Kaj je spustni seznam v Google preglednicah in zakaj ga morda potrebujete

Zelo pogosto moramo v en stolpec naše tabele vstaviti ponavljajoče se vrednosti. Na primer imena zaposlenih, ki delajo z nekaterimi naročili ali z različnimi strankami. Ali stanja naročil - poslano, plačano, dostavljeno itd. Z drugimi besedami, imamo seznam različic in želimo izbrati samo eno od njih za vnos v celico.

Katere težave se lahko pojavijo? Najpogostejša je pravopisna napaka. Po pomoti lahko vpišete drugo črko ali spregledate glagolsko končnico. Ste se kdaj vprašali, kako te drobne napake ogrožajo vaše delo? Ko bo treba prešteti število naročil, ki jih je obdelal vsak zaposleni, boste videli, da je več imen kot ljudi, ki jih imate. Poiskati boste morali napačno napisana imena, jih popravitiin ponovno preštejte.

Poleg tega je izguba časa, da bi vedno znova vnašali eno in isto vrednost.

Zato imajo Googlove tabele možnost ustvarjanja seznamov z vrednostmi: vrednosti, med katerimi boste pri izpolnjevanju celice izbrali le eno.

Ste opazili, kako sem izbral besede? Ne boste vnesite vrednost - boste izberite samo enega s seznama.

S tem prihranite čas, pospešite postopek ustvarjanja tabele in odpravite tipkarske napake.

Upam, da zdaj že razumete prednosti takšnih seznamov in ste pripravljeni poskusiti ustvariti takšen seznam.

Kako vstaviti potrditvena polja v Google Sheets

Dodajanje potrditvenega polja v tabelo

Najosnovnejši in najpreprostejši seznam ima dve možnosti odgovora - da in ne. Za to Google Sheets ponuja potrditvena polja.

Recimo, da imamo preglednico #1 z naročili čokolade iz različnih regij. Del podatkov si lahko ogledate spodaj:

Videti moramo, katero naročilo je sprejel kateri upravitelj in ali je bilo naročilo izvršeno. V ta namen ustvarimo preglednico #2 in vanjo prenesemo naše referenčne informacije.

Nasvet. Ker lahko vaša glavna preglednica vsebuje veliko podatkov z več sto vrsticami in stolpci, je dodajanje odvečnih informacij, ki vas lahko v prihodnosti zmedejo, nekoliko neprijetno. Zato vam svetujemo, da ustvarite še eno delovno tabelo in vanjo vstavite dodatne podatke.

Izberite stolpec A v drugi preglednici in pojdite na Vstavljanje> potrditveno polje v meniju Google Sheets. V vsako izbrano celico bo takoj dodano prazno potrditveno polje.

Nasvet. V Google Sheets lahko vstavite potrditveno polje samo v eno celico, nato pa izberete to celico in dvakrat kliknete na majhen modri kvadratek, da s potrditvenimi polji zapolnite celoten stolpec do konca tabele:

Obstaja še en način dodajanja potrditvenih polj. Postavite kazalec v A2 in vnesite naslednjo formulo:

=CHAR(9744)

Pritisnite Enter in prikazalo se bo prazno potrditveno polje.

Pojdite v celico A3 in vnesite podobno formulo:

=CHAR(9745)

Pritisnite Enter , da bi dobili izpolnjeno potrditveno polje.

Nasvet. V tem prispevku si oglejte, katere druge vrste potrditvenih polj lahko dodate v Google Sheets.

Priimke zaposlenih vpišimo v stolpec na desni strani, da jih bomo lahko uporabili pozneje:

Zdaj moramo v stolpca H in I prve preglednice dodati podatke o upraviteljih naročil in statusih naročil.

Najprej dodamo glave stolpcev. Ker so imena shranjena na seznamu, jih nato vnesemo s potrditvenimi polji Google Sheets in spustnim seznamom.

Začnimo z izpolnjevanjem informacij o stanju naročila. V Google Sheets izberite območje celic za vstavljanje potrditvenega polja - H2:H20. Nato pojdite na Podatki> Potrjevanje podatkov :

Izberite Označevalno polje možnost poleg Merila .

Nasvet. Izključite lahko možnost, da Uporaba vrednosti celic po meri in nastavite besedilo za vsako vrsto potrditvenega polja: označeno in odkljukano.

Ko ste pripravljeni, pritisnite Shrani .

Posledično bo vsaka celica v območju označena s potrditvenim poljem. Zdaj jih lahko upravljate glede na stanje naročila.

Dodajanje spustnega seznama po meri v tabelo Google Sheets

Drugi način dodajanja spustnega seznama v celico je pogostejši in ponuja več možnosti.

Izberite območje I2:I20, da vstavite imena vodij, ki obdelujejo naročila. Pojdite na Podatki> Potrjevanje podatkov . Prepričajte se, da Merila možnost prikazuje Seznam iz razpona in izberite območje s potrebnimi imeni:

Nasvet: Razpon lahko vnesete ročno ali pa kliknete simbol tabele in izberete razpon z imeni iz preglednice. 2. Nato kliknite V REDU :

Če želite končati, kliknite Shrani in dobili boste obseg celic s trikotniki, ki odpirajo spustni meni z imeni v Google Sheetsvse izbrane spustne menije se izbrišejo comp:

Na enak način lahko ustvarimo seznam potrditvenih polj. Ponovite zgornje korake, vendar kot območje meril izberite A2:A3.

Kako kopirati potrditvena polja v drugo območje celic

Tako smo začeli hitro polniti našo tabelo v Google Sheets s potrditvenimi polji in spustnimi seznami. Toda sčasoma je bilo oddanih več naročil, zato potrebujemo dodatne vrstice v tabeli. Poleg tega sta za obdelavo teh naročil na voljo le še dva vodje.

Kaj naj storimo z našo mizo? Ponovno ponovimo iste korake? Ne, stvari niso tako težke, kot so videti.

Posamezne celice s potrditvenimi polji in spustnimi seznami lahko kopirate in prilepite, kamor koli želite, s kombinacijami Ctrl+C in Ctrl+V na tipkovnici.

Poleg tega Google omogoča kopiranje in lepljenje skupin celic:

Druga možnost je, da povlečete in spustite spodnji desni kot izbrane celice z izbirnim poljem ali spustnim seznamom.

Odstranite več potrditvenih polj Google Sheets iz določenega območja

Če gre za potrditvena polja, ki se nahajajo v celicah kot taka (ki niso del spustnih seznamov), preprosto izberite te celice in na tipkovnici pritisnite Delete. Vsa potrditvena polja bodo takoj odstranjena, za njimi pa bodo ostale prazne celice.

Če to poskušate storiti s spustnimi seznami (t. i. Potrjevanje podatkov ), se izbrišejo samo izbrane vrednosti, sami seznami pa ostanejo v celicah.

Če želite odstraniti vse iz celic, vključno s spustnimi seznami, iz katerega koli območja preglednice, sledite spodnjim preprostim korakom:

1. Izberite celice, v katerih želite izbrisati potrditvena polja in spustne sezname (vse naenkrat ali izberite posamezne celice s pritiskom na tipko Ctrl ).
2. Pojdi na Podatki> Potrjevanje podatkov v meniju Google Sheets.
3. Kliknite na Odstranitev potrjevanja gumb v prikazanem Potrjevanje podatkov pojavno okno:

Tako se boste najprej znebili vseh spustnih nizov.

Vse izbrane spustne vrstice Google Sheets so popolnoma izbrisane, medtem ko ostale celice ostanejo varne in zdrave.

Odstranjevanje več potrditvenih polj in spustnih seznamov v Google Sheets iz celotne tabele

Kaj pa, če morate izbrisati vsa potrditvena polja v celotni tabeli, s katero delate?

Postopek je enak, vendar morate izbrati vsako celico s potrditvenim poljem. Pri tem vam lahko pride prav kombinacija tipk Ctrl+A.

Izberite katero koli celico tabele, na tipkovnici pritisnite Ctrl+A in vsi podatki bodo izbrani. Naslednji koraki se ne razlikujejo: Podatki> Potrjevanje podatkov> Odstranitev potrjevanja :

Opomba: Podatki v stolpcu H ostanejo, saj so bili vstavljeni z uporabo spustnih seznamov. Z drugimi besedami, izbrisani so spustni seznami in ne vstavljene vrednosti (če obstajajo) v celice.

Če želite izbrisati tudi sama potrditvena polja, morate na tipkovnici pritisniti Delete.

Nasvet. Spoznajte še druge načine za odstranitev določenih znakov ali istega besedila v Google Sheets.

samodejno dodajanje vrednosti na spustni seznam

Tukaj je naš spustni seznam iz preglednic Google, ki je bil nekaj časa koristen. Vendar je prišlo do nekaterih sprememb in zdaj imamo nekaj več zaposlenih. Da ne omenjam, da moramo dodati še en status pošiljke, da bi lahko videli, kdaj je "pripravljena za odpremo". Ali to pomeni, da moramo sezname ustvariti od začetka?

Lahko poskusite vnesti imena novih zaposlenih, ne da bi upoštevali spustni seznam. Opozorilo označena možnost za vse neveljavne podatke v nastavitvah našega seznama, se novo ime ne bo shranilo. Namesto tega se bo v kotu celice pojavil oranžni trikotnik z obvestilom, da je mogoče uporabiti samo vrednost, ki je bila določena na začetku.

Zato vam priporočam, da v Google Sheets ustvarite spustne sezname, ki se lahko samodejno polnijo. Vrednost se bo na seznam samodejno dodala takoj, ko jo boste vnesli v celico.

Poglejmo, kako lahko spremenimo vsebino spustnega seznama, ne da bi morali uporabiti dodatne skripte.

Preidemo na preglednico 2 z vrednostmi za naš spustni seznam. Kopirajte in prilepite imena v drug stolpec:

Zdaj spremenimo nastavitve spustnega seznama za območje I2:I20: izberite te celice, pojdite na Podatki> Potrjevanje podatkov in spremenite območje za Merila v preglednico stolpca D 2. Ne pozabite shraniti sprememb:

Oglejte si, kako preprosto je na seznam dodati ime:

Vse vrednosti iz stolpca D lista 2 so samodejno postale del seznama. To je zelo priročno, kajne?

Če povzamemo, zdaj veste, da lahko tudi novinci v preglednicah ustvarijo spustne sezname, tudi če še nikoli niso slišali za takšno funkcijo. Samo sledite zgornjim korakom in na svojo mizo boste prenesli spustne sezname in potrditvena polja iz preglednic Google!

Veliko sreče!