När du arbetar med ett Google-kalkylblad kan du förr eller senare behöva använda funktioner som du aldrig har använt tidigare. Kryssrutor och rullgardinslistor kan vara sådana funktioner. Låt oss se hur användbara de kan vara i Google Kalkylark.

Vad är en rullgardinslista i Google Sheets och varför du kan behöva en sådan?

Ofta behöver vi infoga upprepade värden i en kolumn i vår tabell, t.ex. namnen på de anställda som arbetar med vissa beställningar eller med olika kunder, eller orderstatusen - skickad, betald, levererad etc. Vi har med andra ord en lista med varianter och vi vill bara välja en av dem som ska infogas i en cell.

Vilka problem kan uppstå? Det vanligaste är stavfel. Du kan skriva in en annan bokstav eller missa verbändelsen av misstag. Har du någonsin undrat hur dessa små stavfel hotar ditt arbete? När du ska räkna antalet beställningar som varje anställd har behandlat kommer du att se att det finns fler namn än personer. Du måste leta efter de felstavade namnen, korrigera democh räkna igen.

Dessutom är det slöseri med tid att skriva in samma värde på nytt.

Det är därför som Google-tabeller har ett alternativ för att skapa listor med värden: värden från vilka du bara väljer ett när du fyller cellen.

Har du lagt märke till mitt ordval? Du kommer inte att Gå in på värdet - du kommer att Välj endast en från listan.

Det sparar tid, snabbar upp skapandet av tabellen och eliminerar stavfel.

Jag hoppas att du nu förstår fördelarna med sådana listor och att du är redo att försöka skapa en.

Hur man infogar kryssrutor i Google Sheets

Lägg till en kryssruta i din tabell

Den mest grundläggande och enkla listan har två svarsalternativ - ja och nej - och för det erbjuder Google Sheets kryssrutor.

Anta att vi har ett kalkylblad #1 med chokladbeställningar från olika regioner. Du kan se en del av uppgifterna nedan:

Vi måste se vilken order som har godkänts av vilken chef och om ordern har utförts. För detta skapar vi ett kalkylblad #2 och placerar vår referensinformation där.

Tips: Eftersom ditt huvudkalkylblad kan innehålla massor av data med hundratals rader och kolumner kan det vara lite obekvämt att lägga till överflödig information som kan förvirra dig i framtiden. Vi rekommenderar därför att du skapar ett annat kalkylblad och lägger in dina ytterligare data där.

Välj kolumn A i ditt andra kalkylblad och gå till Infoga> Kryssruta i Google Sheets-menyn. En tom kryssruta läggs till i varje vald cell direkt.

Tips: Du kan infoga kryssrutan i Google Sheets i endast en cell, markera den cellen och dubbelklicka på den lilla blå kvadraten för att fylla hela kolumnen fram till slutet av tabellen med kryssrutor:

Det finns ett annat sätt att lägga till kryssrutor: Placera markören i A2 och ange följande formel:

=CHAR(9744)

Tryck på Enter , så får du en tom kryssruta.

Gå ner till cell A3 och skriv in en liknande formel:

=CHAR(9745)

Tryck på Enter och du får en fylld kryssruta.

Tips: Se vilka andra typer av kryssrutor du kan lägga till i Google Sheets i det här blogginlägget.

Vi lägger in de anställdas efternamn i kolumnen till höger för att kunna använda dem senare:

Nu måste vi lägga till information om orderansvariga och orderstatus i kolumnerna H och I i det första kalkylbladet.

Till att börja med lägger vi till kolumnrubriker. Eftersom namnen lagras i listan använder vi kryssrutor och en rullgardinslista i Google Sheets för att ange dem.

Vi börjar med att fylla i informationen om orderstatus. Välj det cellområde där du vill infoga kryssrutan i Google Sheets - H2:H20. Gå sedan till Data> Validering av data :

Välj den Kryssrutan bredvid Kriterier .

Tips: Du kan kryssa för alternativet att Använd anpassade cellvärden och ange texten bakom varje typ av kryssruta: markerad och avmarkerad.

När du är klar trycker du på Spara .

Varje cell i intervallet markeras med en kryssruta och du kan nu hantera dessa utifrån beställningens status.

Lägg till en anpassad Google Sheets-rullista i tabellen

Det andra sättet att lägga till en rullgardinslista i en cell är vanligare och ger dig fler alternativ.

Välj intervallet I2:I20 för att infoga namnen på de chefer som bearbetar beställningar. Gå till Data> Validering av data . Se till att Kriterier alternativet visar Lista från ett intervall och välj intervallet med de önskade namnen:

Tips: Du kan antingen ange intervallet manuellt eller klicka på symbolen för tabellen och välja intervallet med namn från kalkylbladet 2. Klicka sedan på OK :

Klicka på Spara så får du ett antal celler med trianglar som öppnar en rullgardinsmeny med namn i Google KalkylbladAlla markerade rullgardinsmenyer tas bort:

På samma sätt kan vi skapa en lista med kryssrutor. Upprepa stegen ovan men välj A2:A3 som ett kriterieområde.

Hur man kopierar kryssrutor till ett annat intervall av celler

Så vi började snabbt fylla vår tabell i Google Sheets med kryssrutor och rullgardinslistor. Men med tiden har fler beställningar lagts så att vi behöver fler rader i tabellen. Dessutom finns det bara två chefer kvar för att behandla dessa beställningar.

Vad ska vi göra med vårt bord? Gå igenom samma steg igen? Nej, det är inte så svårt som det ser ut.

Du kan kopiera enskilda celler med kryssrutor och rullgardinslistor och klistra in dem var du vill med hjälp av kombinationerna Ctrl+C och Ctrl+V på tangentbordet.

Dessutom gör Google det möjligt att kopiera och klistra in grupper av celler:

Ett annat alternativ är att dra och släppa det nedre högra hörnet av den markerade cellen med kryssrutan eller rullgardinslistan.

Ta bort flera kryssrutor i Google Sheets från ett visst intervall

När det gäller kryssrutor som finns i celler (som inte ingår i rullgardinslistorna) markerar du bara dessa celler och trycker på Delete på tangentbordet. Alla kryssrutor rensas omedelbart och lämnar tomma celler kvar.

Men om du försöker göra det med rullgardinslistorna (även kallade Validering av uppgifter ), rensas endast de markerade värdena. Listorna i sig kommer att finnas kvar i cellerna.

Följ de enkla stegen nedan för att ta bort allt från celler, inklusive rullgardinsmenyer, från ett valfritt intervall i kalkylbladet:

1. Markera de celler där du vill ta bort kryssrutor och drop-downs (alla på en gång eller markera vissa celler genom att trycka på Ctrl ).
2. Gå till Data> Validering av data i menyn Google Sheets.
3. Klicka på Ta bort validering knappen i den synliga Validering av uppgifter popup-fönster:

Detta kommer först att göra sig av med alla rullgardinsystem.

Och det är klart! Alla utvalda drop-downs i Google Sheets raderas helt och hållet, medan resten av cellerna förblir säkra och friska.

Ta bort flera kryssrutor och rullgardinslistor i Google Sheets från hela tabellen

Vad händer om du behöver ta bort alla kryssrutor i hela tabellen du arbetar med?

Proceduren är densamma, men du måste markera varje enskild cell med en kryssruta. Ctrl+A-tangentkombinationen kan vara användbar.

Markera en valfri cell i tabellen, tryck Ctrl+A på tangentbordet och alla data du har kommer att markeras. Nästa steg är inte annorlunda: Data> Datavalidering> Ta bort validering :

Observera: Uppgifterna i kolumn H kommer att finnas kvar eftersom de infogades med hjälp av rullgardinslistorna. Med andra ord är det rullgardinslistorna som raderas snarare än de infogade värdena (om några) i cellerna.

För att radera själva kryssrutorna måste du trycka på Delete på tangentbordet.

Tips: Lär dig andra sätt att ta bort vissa tecken eller samma text i Google Sheets.

Lägg till värden i en rullgardinslista automatiskt

Så här har vi vår Google Sheets-lista som har varit användbar ett tag. Men det har skett en del förändringar och vi har några fler anställda nu. För att inte nämna att vi behöver lägga till ytterligare en paketstatus, så att vi kan se när det är "redo att skickas". Betyder det att vi måste skapa listorna från grunden?

Du kan försöka skriva in de nyanställdas namn utan att ta hänsyn till rullgardinsmenyn. Men eftersom det finns en Varning Om du markerar alternativet för ogiltiga uppgifter i inställningarna för vår lista, sparas inte det nya namnet. I stället visas en orange meddelandetriangel i cellens hörn som anger att endast det värde som anges i början kan användas.

Därför rekommenderar jag att du skapar listor i Google Sheets som kan fyllas i automatiskt. Värdet läggs till i listan automatiskt direkt efter att du har angett det i en cell.

Låt oss se hur vi kan ändra innehållet i rullgardinslistan utan att behöva använda ytterligare skript.

Vi går till kalkylblad 2 med värdena för vår rullgardinslista. Kopiera och klistra in namnen i en annan kolumn:

Nu ändrar vi inställningarna för rullgardinslistan för intervallet I2:I20: välj dessa celler, gå till Data> Validering av data och ändra intervallet för Kriterier till kolumn D kalkylblad 2. Glöm inte att spara ändringarna:

Se nu hur enkelt det är att lägga till ett namn i listan:

Alla värden från kolumn D blad 2 blev automatiskt en del av listan. Det är väldigt bekvämt, eller hur?

Sammanfattningsvis vet du nu att även nybörjare i kalkylark kan skapa rullgardinslistor även om de aldrig har hört talas om funktionen tidigare. Följ bara stegen ovan så får du rullgardinslistor och kryssrutor i Google Sheets till ditt bord!

Lycka till!