Cuando trabajas con una hoja de cálculo de Google, tarde o temprano puede que necesites utilizar alguna funcionalidad que nunca antes habías usado. Las casillas de verificación y los desplegables pueden ser algunas de esas funcionalidades. Veamos lo útiles que pueden resultar en las Hojas de cálculo de Google.

¿Qué es una lista desplegable en Google Sheets y por qué puede necesitarla?

Muy a menudo necesitamos insertar valores repetidos en una columna de nuestra tabla. Por ejemplo, los nombres de los empleados que trabajan en algunos pedidos o con varios clientes. O los estados de los pedidos - enviado, pagado, entregado, etc. En otras palabras, tenemos una lista de variantes y queremos seleccionar sólo una de ellas para introducirla en una celda.

¿Qué problemas pueden surgir? Bueno, el más común es la falta de ortografía. Puedes escribir una letra de más o equivocarte en la terminación del verbo. ¿Te has preguntado alguna vez cómo estas pequeñas erratas amenazan tu trabajo? A la hora de contar el número de pedidos que ha procesado cada empleado, verás que hay más nombres que personas. Tendrás que buscar los nombres mal escritos, corregirlosy vuelve a contar.

Es más, es una pérdida de tiempo volver a introducir un mismo valor.

Por eso las tablas de Google tienen una opción para crear listas con valores: los valores entre los que se elegirá sólo uno al rellenar la celda.

¿Has notado mi elección de palabras? No lo harás. entre en el valor - usted elija sólo uno de la lista.

Ahorra tiempo, acelera el proceso de creación de la tabla y elimina los errores tipográficos.

Espero que a estas alturas comprenda las ventajas de este tipo de listas y se anime a crear una.

Cómo insertar casillas de verificación en Google Sheets

Añada una casilla de verificación a su tabla

La lista más básica y sencilla tiene dos opciones de respuesta: sí y no. Y para eso Google Sheets ofrece casillas de verificación.

Supongamos que tenemos una hoja de cálculo nº 1 con los pedidos de chocolate de varias regiones. Puede ver la parte de los datos a continuación:

Necesitamos ver qué orden fue aceptada por qué gestor y si la orden se ejecuta. Para ello, creamos una hoja de cálculo nº 2 para colocar allí nuestra información de referencia.

Sugerencia: dado que la hoja de cálculo principal puede contener muchos datos con cientos de filas y columnas, puede resultar un poco incómodo añadir un exceso de información que pueda confundirle en el futuro. Por ello, le aconsejamos que cree otra hoja de cálculo y coloque allí sus datos adicionales.

Seleccione la columna A en su otra hoja de cálculo y vaya a Insertar> Casilla de verificación en el menú de Hojas de cálculo de Google. Inmediatamente se añadirá una casilla de verificación vacía a cada celda seleccionada.

Sugerencia: puedes insertar la casilla de verificación en Google Sheets en una sola celda y, a continuación, seleccionar esta celda y hacer doble clic en el cuadrado azul para rellenar toda la columna hasta el final de la tabla con casillas de verificación:

Hay otra forma de añadir casillas de verificación. Coloca el cursor en A2 e introduce la siguiente fórmula:

=CHAR(9744)

Pulse Intro , y obtendrá una casilla vacía.

Baja a la celda A3 e introduce una fórmula similar:

=CHAR(9745)

Pulse Intro , y obtendrá una casilla de verificación rellena.

Consejo: consulta qué otros tipos de casillas de verificación puedes añadir en Google Sheets en esta entrada del blog.

Pongamos los apellidos de nuestros empleados en la columna de la derecha para utilizarlos más adelante:

Ahora tenemos que añadir la información relativa a los gestores de pedidos y los estados de los pedidos en las columnas H e I de la primera hoja de cálculo.

Para empezar, añadimos encabezados de columna. A continuación, como los nombres se almacenan en la lista, utilizamos casillas de verificación de Google Sheets y una lista desplegable para introducirlos.

Empecemos por rellenar la información sobre el estado del pedido. Seleccione el rango de celdas para insertar la casilla de verificación en Hojas de cálculo de Google: H2:H20. A continuación, vaya a Validación de datos :

Elija el Casilla de verificación junto a Criterios .

Consejo: puede desactivar la opción Utilizar valores de celda personalizados y establecer el texto detrás de cada tipo de casilla de verificación: marcada y desmarcada.

Cuando estés listo, pulsa Guardar .

Como resultado, cada celda del rango se marcará con una casilla de verificación. Ahora puede gestionarlas en función del estado del pedido.

Añadir una lista desplegable personalizada de Google Sheets a la tabla

La otra forma de añadir una lista desplegable a una celda es más común y le ofrece más opciones.

Seleccione el intervalo I2:I20 para insertar los nombres de los gestores que procesan los pedidos. Vaya a Validación de datos Asegúrese de que Criterios la opción muestra Lista de una gama y seleccione el rango con los nombres necesarios:

Consejo: puede introducir el intervalo manualmente o hacer clic en el símbolo de la tabla y seleccionar el intervalo con los nombres de la hoja de cálculo 2. A continuación, haga clic en OK :

Para terminar, pulse Guardar y obtendrá el rango de celdas con triángulos que abren menú desplegable de nombres en Google SheetsfTodos los desplegables seleccionados se eliminan comp:

De la misma forma podemos crear la lista de casillas de verificación. Simplemente repite los pasos anteriores pero selecciona A2:A3 como rango de criterios.

Cómo copiar casillas de verificación a otro rango de celdas

Así que empezamos a rellenar rápidamente nuestra tabla en Google Sheets con casillas de verificación y listas desplegables. Pero con el tiempo se han hecho más pedidos, por lo que necesitamos filas adicionales en la tabla. Además, sólo quedan dos gestores para procesar estos pedidos.

¿Qué debemos hacer con nuestra mesa? ¿Volver a dar los mismos pasos? No, las cosas no son tan difíciles como parecen.

Puedes copiar celdas individuales con casillas de verificación y con listas desplegables y pegarlas donde necesites utilizando las combinaciones Ctrl+C y Ctrl+V de tu teclado.

Además, Google permite copiar y pegar grupos de celdas:

Otra opción sería arrastrar y soltar la esquina inferior derecha de la celda seleccionada con su casilla de verificación o lista desplegable.

Eliminar varias casillas de verificación de Google Sheets de un rango determinado

Cuando se trata de casillas de verificación que residen en celdas tal cual (que no forman parte de las listas desplegables), simplemente seleccione estas celdas y pulse Suprimir en su teclado. Todas las casillas de verificación se borrarán inmediatamente, dejando celdas vacías.

Sin embargo, si intenta hacerlo con las listas desplegables (alias Validación de datos ), esto sólo borrará los valores seleccionados. Las listas en sí permanecerán en las celdas.

Para eliminar todo de las celdas, incluidos los desplegables, de cualquier rango de tu hoja de cálculo, sigue estos sencillos pasos:

1. Seleccione las celdas en las que desea eliminar casillas de verificación y desplegables (todas a la vez o seleccione celdas concretas mientras pulsa Ctrl ).
2. Ir a Validación de datos en el menú de Google Sheets.
3. Haga clic en el botón Eliminar la validación en el botón aparecido Validación de datos ventana emergente:

Esto eliminará primero todos los desplegables.

Todos los desplegables de Google Sheets seleccionados se eliminan por completo, mientras que el resto de las celdas permanecen sanas y salvas.

Eliminar varias casillas de verificación y listas desplegables en Google Sheets de toda la tabla

¿Y si necesitas borrar todas las casillas de verificación de toda la tabla con la que trabajas?

El procedimiento es el mismo, aunque hay que seleccionar cada una de las celdas con casilla de verificación. La combinación de teclas Ctrl+A puede resultar útil.

Selecciona cualquier celda de tu tabla, pulsa Ctrl+A en tu teclado y todos los datos que tengas quedarán seleccionados. Los siguientes pasos no son más diferentes: Datos> Validación de datos> Eliminar validación :

Nota. Los datos de la columna H permanecerán ya que se insertaron utilizando las listas desplegables. En otras palabras, son las listas desplegables las que se borran y no los valores insertados (si los hubiera) en las celdas.

Para eliminar también las casillas de verificación, deberá pulsar Supr en el teclado.

Sugerencia. Conoce otras formas de eliminar determinados caracteres o el mismo texto en Google Sheets.

Añadir valores a una lista desplegable automáticamente

Así pues, aquí tenemos nuestro desplegable de Google Sheets que nos ha sido útil durante un tiempo. Pero ha habido algunos cambios y ahora tenemos un par de empleados más entre nosotros. Por no mencionar que necesitamos añadir un estado de paquete más, para poder ver cuándo está "listo para enviar". ¿Significa esto que debemos crear las listas desde cero?

Bueno, podrías intentar introducir los nombres de los nuevos empleados sin tener en cuenta el desplegable. Pero como está el Advertencia marcada para cualquier dato no válido en la configuración de nuestra lista, el nuevo nombre no se guardará. En su lugar, aparecerá un triángulo de notificación naranja en la esquina de la celda indicando que sólo se puede utilizar el valor especificado al principio.

Por eso te recomiendo que crees listas desplegables en las Hojas de cálculo de Google que puedan rellenarse automáticamente. El valor se añadirá a una lista automáticamente justo después de que lo introduzcas en una celda.

Veamos cómo podemos cambiar el contenido de la lista desplegable sin recurrir a ningún script adicional.

Vamos a la hoja de cálculo 2 con los valores para nuestra lista desplegable. Copiamos y pegamos los nombres en otra columna:

Ahora cambiamos la configuración de la lista desplegable para el rango I2:I20: seleccionamos estas celdas, vamos a Validación de datos y cambie el intervalo para Criterios a la columna D de la hoja de cálculo 2. No olvides guardar los cambios:

Ahora verás lo fácil que es añadir un nombre a la lista:

Todos los valores de la columna D de la hoja 2 pasaron automáticamente a formar parte de la lista. Es muy cómodo, ¿verdad?

En resumen, ahora ya sabes que incluso los novatos en hojas de cálculo pueden crear listas desplegables aunque nunca antes hayan oído hablar de una función como ésta. Sólo tienes que seguir los pasos anteriores y llevarás esos desplegables y casillas de verificación de Google Sheets a tu mesa.

Buena suerte.