Når du arbejder med et Google-regneark, kan du før eller siden få brug for nogle funktioner, som du aldrig har brugt før. Afkrydsningsfelter og drop-downs kan være blandt disse funktioner. Lad os se, hvor nyttige de kan være i Google Sheets.

Hvad er en drop-down-liste i Google Sheets, og hvorfor du måske har brug for en sådan

Meget ofte har vi brug for at indsætte gentagne værdier i en kolonne i vores tabel, f.eks. medarbejdernes navne, som arbejder på nogle ordrer eller med forskellige kunder. Eller ordrestatus - sendt, betalt, leveret osv. Med andre ord har vi en liste over varianter, og vi ønsker kun at vælge en af dem til at indtaste i en celle.

Hvilke problemer kan der opstå? Det mest almindelige er stavefejl. Du kan skrive et andet bogstav eller ved en fejl komme til at mangle en verbal endelse. Har du nogensinde tænkt på, hvordan disse små stavefejl truer dit arbejde? Når du skal tælle antallet af ordrer, som hver enkelt medarbejder har behandlet, vil du se, at der er flere navne end personer, du har. Du skal søge efter de stavefejl, rette demog tæller igen.

Desuden er det spild af tid at indtaste en og samme værdi igen og igen.

Derfor har Google-tabellerne mulighed for at oprette lister med værdier: værdierne, hvoraf du kun vælger én, når du udfylder cellen.

Har du bemærket mit ordvalg? Du vil ikke gå ind på værdien - du vil Vælg kun en fra listen.

Det sparer tid, fremskynder processen med at oprette tabellen og eliminerer tastefejl.

Jeg håber, at du nu har forstået fordelene ved sådanne lister og er klar til at prøve at oprette en.

Sådan indsætter du afkrydsningsfelter i Google Sheets

Tilføj en afkrydsningsboks til din tabel

Den mest grundlæggende og enkle liste har to svarmuligheder - ja og nej. Og til det formål tilbyder Google Sheets afkrydsningsfelter.

Lad os antage, at vi har et regneark #1 med chokoladebestillinger fra forskellige regioner. Du kan se en del af dataene nedenfor:

Vi skal se, hvilken ordre der er accepteret af hvilken manager, og om ordren er udført. Til det formål opretter vi et regneark #2 for at placere vores referenceoplysninger der.

Tip. Da dit primære regneark kan indeholde masser af data med hundredvis af rækker og kolonner, kan det være lidt besværligt at tilføje nogle overskydende oplysninger, som kan forvirre dig i fremtiden. Vi anbefaler derfor, at du opretter et andet regneark og placerer dine yderligere data der.

Vælg kolonne A i dit andet regneark, og gå til Indsæt> Afkrydsningsfelt i Google Sheets-menuen. Der tilføjes straks en tom afkrydsningsboks til hver markeret celle med det samme.

Tip. Du kan indsætte afkrydsningsfeltet i Google Sheets i kun én celle, vælg derefter denne celle og dobbeltklik på den lille blå firkant for at fylde hele kolonnen indtil slutningen af tabellen med afkrydsningsfelter:

Der er en anden måde at tilføje afkrydsningsfelter på: Placer markøren i A2, og indtast følgende formel:

=CHAR(9744)

Tryk på Enter , og du får et tomt afkrydsningsfelt.

Gå ned til celle A3 og indtast en tilsvarende formel:

=CHAR(9745)

Tryk på Enter , og du får en udfyldt afkrydsningsboks.

Tip. Se, hvilke andre typer afkrydsningsfelter du kan tilføje i Google Sheets i dette blogindlæg.

Lad os sætte vores medarbejderes efternavne i kolonnen til højre, så vi kan bruge dem senere:

Nu skal vi tilføje oplysninger om ordreansvarlige og ordrestatus i kolonne H og I i det første regneark.

Til at begynde med tilføjer vi kolonneoverskrifter. Da navnene er gemt i listen, bruger vi Google Sheets afkrydsningsfelter og en drop-down-liste til at indtaste dem.

Lad os begynde med at udfylde oplysningerne om ordrestatus. Vælg det område af celler, hvor der skal indsættes afkrydsningsfelt i Google Sheets - H2:H20. Gå derefter til Data> Validering af data :

Vælg den Afkrydsningsfelt ved siden af Kriterier .

Tip. Du kan afkrydse muligheden for at Brug brugerdefinerede celleværdier og indstiller teksten bag hver type afkrydsningsfelt: afkrydset og ikke afkrydset.

Når du er klar, skal du trykke på Gem .

Som følge heraf vil hver celle inden for området blive markeret med en afkrydsningsboks. Nu kan du administrere disse på baggrund af din ordres status.

Tilføj en brugerdefineret Google Sheets drop-down-liste til din tabel

Den anden måde at tilføje en rulleliste til en celle på er mere almindelig og giver dig flere muligheder.

Vælg intervallet I2:I20 for at indsætte navnene på de ledere, der behandler ordrer. Gå til Data> Validering af data . Sørg for, at Kriterier viser Liste fra en række og vælg området med de ønskede navne:

Tip. Du kan enten indtaste området manuelt eller klikke på symbolet for tabellen og vælge området med navne fra regnearket 2. Klik derefter på OK :

For at afslutte, skal du klikke på Gem og du får området med celler med trekanter, der åbner drop-down-menuen med navne i Google SheetsfAlle valgte drop-downs slettes comp:

På samme måde kan vi oprette listen over afkrydsningsfelter. Gentag blot ovenstående trin, men vælg A2:A3 som kriterieområde.

Sådan kopieres afkrydsningsfelter til et andet område af celler

Så vi begyndte hurtigt at fylde vores tabel i Google Sheets med afkrydsningsfelter og drop-down-lister. Men med tiden er der kommet flere ordrer, så vi har brug for flere rækker i tabellen. Desuden er der kun to ledere tilbage til at behandle disse ordrer.

Hvad skal vi gøre med vores bord? Skal vi gennemgå de samme trin igen og igen? Nej, det er ikke så svært, som det ser ud.

Du kan kopiere individuelle celler med afkrydsningsfelter og drop-down-lister og indsætte dem hvor som helst ved hjælp af Ctrl+C og Ctrl+V-kombinationerne på dit tastatur.

Desuden gør Google det muligt at kopiere og indsætte grupper af celler:

En anden mulighed er at trække og slippe det nederste højre hjørne af den valgte celle med din afkrydsningsboks eller drop-down-liste.

Fjern flere Google Sheets afkrydsningsfelter fra et bestemt område

Når det drejer sig om afkrydsningsfelter, der ligger i celler som sådan (som ikke er en del af rullelisterne), skal du blot markere disse celler og trykke på Delete på tastaturet. Alle afkrydsningsfelter bliver fjernet med det samme, så der er tomme celler tilbage.

Men hvis du forsøger at gøre det med rullelisterne (også kaldet Validering af data ), slettes kun de valgte værdier, men selve listerne forbliver i cellerne.

Følg nedenstående enkle trin for at fjerne alt fra celler, herunder rullemenuer, fra et hvilket som helst område i dit regneark:

1. Vælg de celler, hvor du vil slette afkrydsningsfelter og drop-downs (alle på én gang eller vælg bestemte celler, mens du trykker på Ctrl ).
2. Gå til Data> Validering af data i menuen Google Sheets.
3. Klik på den Fjern validering knappen i den viste Validering af data popup-vindue:

Dette vil fjerne alle drop-downs først.

Og det er gjort! Alle udvalgte Google Sheets drop-downs slettes fuldstændigt, mens resten af cellerne forbliver sikre og sunde.

Fjern flere afkrydsningsfelter og drop-down-lister i Google Sheets fra hele tabellen

Hvad hvis du har brug for at slette alle afkrydsningsfelter i hele den tabel, du arbejder med?

Fremgangsmåden er den samme, men du skal markere hver enkelt celle med en afkrydsningsboks. Ctrl+A-tastekombinationen kan være praktisk.

Vælg en vilkårlig celle i din tabel, tryk Ctrl+A på dit tastatur, og alle de data, du har, vil blive valgt. De næste trin er ikke anderledes: Data> Datavalidering> Fjern validering :

Bemærk. Dataene i kolonne H forbliver, da de blev indsat ved hjælp af rullelisterne. Det er med andre ord rullelisterne, der slettes, og ikke de indsatte værdier (hvis nogen) i cellerne.

For at slette selve afkrydsningsfelterne skal du også trykke på Delete på tastaturet.

Tip. Lær andre måder at fjerne visse tegn eller den samme tekst på i Google Sheets.

Tilføj automatisk værdier til en drop-down-liste

Så her er vores Google Sheets drop-down, som har været nyttig i et stykke tid. Men der er sket nogle ændringer, og vi har fået et par medarbejdere mere i vores midte nu. For ikke at nævne, at vi har brug for at tilføje endnu en pakkestatus, så vi kan se, hvornår den er "klar til afsendelse". Betyder det, at vi skal oprette listerne helt fra bunden?

Du kunne forsøge at indtaste de nye medarbejderes navne uden at tage hensyn til rullelisten. Men da der er en Advarsel er afkrydset for ugyldige data i indstillingerne for vores liste, vil det nye navn ikke blive gemt. I stedet vises en orange meddelelsestrekant i cellens hjørne, som fortæller, at kun den værdi, der blev angivet i starten, kan bruges.

Derfor vil jeg anbefale, at du opretter drop-down-lister i Google Sheets, som kan udfyldes automatisk. Værdien vil automatisk blive tilføjet til en liste, lige efter du har indtastet den i en celle.

Lad os se, hvordan vi kan ændre indholdet af drop-down-listen uden at bruge yderligere scripts.

Vi går til regneark 2 med værdierne til vores drop-down-liste. Kopier og indsæt navnene i en anden kolonne:

Nu ændrer vi indstillingerne for rullelisten for intervallet I2:I20: vælg disse celler, gå til Data> Validering af data , og ændre intervallet for Kriterier til kolonne D regneark 2. Glem ikke at gemme ændringerne:

Se nu, hvor nemt det er at tilføje et navn til listen:

Alle værdierne fra kolonne D ark 2 blev automatisk en del af listen. Det er meget praktisk, ikke sandt?

For at opsummere det hele ved du nu, at selv nybegyndere i regneark kan oprette drop-down-lister, selv om de aldrig har hørt om denne funktion før. Følg blot trinene ovenfor, og du får disse Google Sheets drop-downs og afkrydsningsfelter til dit bord!

Held og lykke!