Quan treballeu amb un full de càlcul de Google, tard o d'hora potser haureu d'utilitzar alguna funcionalitat que no heu utilitzat mai abans. Les caselles de verificació i els menús desplegables poden estar entre aquestes funcions. Vegem fins a quin punt poden ser útils a Fulls de càlcul de Google.

Què és una llista desplegable a Fulls de càlcul de Google i per què és possible que en necessiteu una

Molt sovint hem d'inserir valors repetits a una columna de la nostra taula. Per exemple, els noms dels empleats que treballen en algunes comandes o amb diversos clients. O els estats de la comanda: enviat, pagat, lliurat, etc. És a dir, tenim una llista de variants i només volem seleccionar-ne una per introduir-la a una cel·la.

Quins problemes es poden produir? Bé, el més comú és la falta d'ortografia. Podeu escriure una altra lletra o perdre la terminació del verb per error. Alguna vegada t'has preguntat com aquestes petites errades amenacen la teva feina? Quan es tracta de comptar el nombre de comandes que ha processat cada empleat, veuràs que hi ha més noms que persones que tens. Haureu de cercar els noms escrits malament, corregir-los i tornar a comptar.

A més, és una pèrdua de temps tornar a introduir el mateix valor.

Això és una pèrdua de temps. per què les taules de Google tenen l'opció de crear llistes amb valors: els valors dels quals només n'escollireu un quan ompliu la cel·la.

Heu notat la meva elecció de paraules? No introduïu el valor; només trieu un delsllista.

Es estalvia temps, accelera el procés de creació de la taula i elimina errors tipogràfics.

Espero que a hores d'ara ja entengui els avantatges d'aquestes llistes i estigui preparat per provar de crear-ne una.

Com inserir caselles de selecció a Fulls de càlcul de Google

Afegiu una casella de selecció a la vostra taula

La llista més bàsica i senzilla té dues opcions de resposta: sí i no. I per això, Google Sheets ofereix caselles de selecció.

Suposem que tenim un full de càlcul núm. 1 amb les comandes de xocolata de diverses regions. Podeu veure la part de les dades a continuació:

Hem de veure quina ordre va ser acceptada per quin gestor i si l'ordre s'executa. Per això, creem un full de càlcul núm. 2 per col·locar-hi la nostra informació de referència.

Consell. Atès que el vostre full de càlcul principal pot contenir un munt de dades amb centenars de files i columnes, pot ser una mica inconvenient afegir informació en excés que us pot confondre en el futur. Per tant, us recomanem que creeu un altre full de treball i hi col·loqueu les vostres dades addicionals.

Seleccioneu la columna A de l'altre full de càlcul i aneu a Insereix > Casella de selecció al menú de Fulls de càlcul de Google. S'afegirà immediatament una casella de selecció buida a cada cel·la seleccionada.

Consell. Podeu inserir la casella de selecció de Fulls de càlcul de Google només en una cel·la, després seleccionar aquesta cel·la i fer doble clic en aquest petit quadrat blau per omplir tota la columna fins al final de la taula amb caselles de selecció:

Hi hauna altra manera d'afegir caselles de selecció. Col·loqueu el cursor a A2 i introduïu la fórmula següent:

=CHAR(9744)

Premeu Retorn i obtindreu una casella de selecció buida.

Baixeu a la cel·la A3 i introduïu-ne una similar. fórmula:

=CHAR(9745)

Premeu Retorn i obteniu una casella de selecció plena.

Consell. Vegeu quins altres tipus de caselles de selecció podeu afegir a Fulls de càlcul de Google en aquesta publicació del blog.

Posem els cognoms dels nostres empleats a la columna de la dreta per utilitzar-los més tard:

Ara hem d'afegir la informació sobre els gestors de comandes i els estats de les comandes a les columnes H i I del primer full de càlcul.

Per començar, afegim capçaleres de columna. Aleshores, com que els noms s'emmagatzemen a la llista, utilitzem caselles de selecció de Fulls de càlcul de Google i una llista desplegable per introduir-los.

Comencem per omplir la informació de l'estat de la comanda. Seleccioneu l'interval de cel·les per inserir la casella de selecció a Google Sheets — H2:H20. A continuació, aneu a Dades > Validació de dades :

Seleccioneu l'opció Caixa de verificació al costat de Criteris .

Consell. Podeu marcar l'opció Utilitzar valors de cel·la personalitzats i establir el text darrere de cada tipus de casella de selecció: marcada i desmarcada.

Quan estigueu preparat, premeu Desa .

Com a resultat, cada cel·la de l'interval es marcarà amb una casella de selecció. Ara podeu gestionar-los segons l'estat de la vostra comanda.

Afegiu una llista desplegable de Fulls de càlcul de Google personalitzada al vostretaula

L'altra manera d'afegir una llista desplegable a una cel·la és més habitual i us ofereix més opcions.

Seleccioneu l'interval I2:I20 per inserir els noms dels gestors que processen les comandes. Aneu a Dades > Validació de dades . Assegureu-vos que l'opció Criteris mostri Llista d'un interval i seleccioneu l'interval amb els noms necessaris:

Consell. Podeu introduir l'interval manualment o fer clic al símbol de la taula i seleccionar l'interval amb noms del full de càlcul 2. A continuació, feu clic a D'acord :

Per acabeu, feu clic a Desa i obtindreu l'interval de cel·les amb triangles que obren el menú desplegable de noms a Fulls de GooglefTots els menús desplegables seleccionats s'eliminen com:

De la mateixa manera podem crear la llista de caselles de selecció. Només heu de repetir els passos anteriors, però seleccioneu A2:A3 com a interval de criteris.

Com copiar les caselles de selecció a un altre rang de cel·les

Així que, vam començar a omplir ràpidament la nostra taula a Fulls de càlcul de Google amb caselles de selecció. i llistes desplegables. Però amb el temps s'han fet més comandes de manera que necessitem files addicionals a la taula. A més, només queden dos responsables per tramitar aquestes comandes.

Què hem de fer amb la nostra taula? Tornar a repetir els mateixos passos? No, les coses no són tan difícils com semblen.

Podeu copiar cel·les individuals amb caselles de selecció i amb llistes desplegables i enganxar-les allà on calgui fent servir les combinacions Ctrl+C i Ctrl+V.el teu teclat.

A més, Google permet copiar i enganxar grups de cel·les:

Una altra opció seria arrossegar i deixar anar la part inferior dreta cantonada de la cel·la seleccionada amb la vostra casella de selecció o llista desplegable.

Elimineu diverses caselles de selecció de Fulls de càlcul de Google d'un interval determinat

Quan es tracta de caselles de selecció que resideixen a les cel·les tal qual (que no són part de les llistes desplegables), simplement seleccioneu aquestes cel·les i premeu Suprimeix al teclat. Totes les caselles de selecció s'esborraran immediatament, deixant enrere cel·les buides.

No obstant això, si ho proveu de fer-ho amb les llistes desplegables (també coneguda com a Validació de dades ), això només esborrarà el valors seleccionats. Les llistes es mantindran a les cel·les.

Per eliminar tot de les cel·les, inclosos els menús desplegables, de qualsevol rang del vostre full de càlcul, seguiu els senzills passos següents:

1. Seleccioneu les cel·les. on voleu suprimir les caselles de selecció i els menús desplegables (tots alhora o seleccioneu cel·les concretes mentre premeu Ctrl ).
2. Vés a Dades > Validació de dades al menú Fulls de Google.
3. Feu clic al botó Elimina la validació a la finestra emergent Validació de dades que apareix:

Això s'eliminarà primer de tots els desplegables.

I ja està! Tots els menús desplegables de Fulls de Google seleccionats s'eliminen completament,mentre que la resta de cel·les es mantenen sanes i segures.

Elimineu diverses caselles de selecció i llistes desplegables a Fulls de càlcul de Google de tota la taula

Què passa si necessiteu suprimir totes les caselles de selecció de tota la taula amb què treballeu?

El procediment és el mateix, tot i que heu de seleccionar cada cel·la amb una casella de selecció. La combinació de tecles Ctrl+A pot ser útil.

Seleccioneu qualsevol cel·la de la vostra taula, premeu Ctrl+A al teclat i se seleccionaran totes les dades que tingueu. Els passos següents ja no són diferents: Dades > Validació de dades > Elimina la validació :

Nota. Les dades de la columna H es mantindran des que es van inserir mitjançant les llistes desplegables. En altres paraules, són les llistes desplegables les que s'eliminen en lloc dels valors inserits (si n'hi ha) a les cel·les.

Per eliminar les caselles de selecció també, haureu de prémer Suprimeix al teclat.

Consell. Apreneu altres maneres d'eliminar determinats caràcters o el mateix text a Fulls de càlcul de Google.

Afegiu valors a una llista desplegable automàticament

Així doncs, aquí teniu el nostre desplegable de Fulls de càlcul de Google que ha estat útil per a una estona. Però hi ha hagut alguns canvis i ara tenim un parell d'empleats més entre nosaltres. Sense oblidar que hem d'afegir un estat més de paquet, perquè puguem veure quan està "a punt per enviar". Vol dir que hauríem de crear les llistes des de zero?

Bé, podríeu provar d'introduir els noms dels nous empleats sense tenir en compteel desplegable. Però com que hi ha l'opció Avís desactivada per a qualsevol dada no vàlida a la configuració de la nostra llista, el nou nom no es desarà. En comptes d'això, apareixerà un triangle de notificació taronja a la cantonada de la cel·la indicant que només es pot utilitzar el valor especificat al principi.

És per això que us recomano que creeu llistes desplegables a Fulls de càlcul de Google que es pot omplir automàticament. El valor s'afegirà a una llista automàticament just després d'introduir-lo en una cel·la.

Vem com podem canviar el contingut de la llista desplegable sense passar a cap script addicional.

Anem al full de càlcul 2 amb els valors de la nostra llista desplegable. Copieu i enganxeu els noms en una altra columna:

Ara canviem la configuració de la llista desplegable per a l'interval I2:I20: seleccioneu aquestes cel·les, aneu a Dades > Validació de dades i canvieu l'interval per a Criteris al full de càlcul de la columna D 2. No us oblideu de desar els canvis:

Ara vegeu com de fàcil és afegir un nom a la llista:

Tots els valors de la columna D del full 2 ​​es van convertir automàticament en part de la llista. És molt convenient, oi?

Per resumir-ho tot, ara ja saps que fins i tot els novells en fulls de càlcul poden crear llistes desplegables encara que mai no hagin sentit parlar d'aquesta funció. Només cal que seguiu els passos anteriors i us mostrareu els menús desplegables i les caselles de selecció de Fulls de Googletaula!

Bona sort!