Trong hướng dẫn này, bạn sẽ tìm hiểu một số cách nhanh chóng và hiệu quả để kiểm tra và gỡ lỗi công thức trong Excel. Xem cách sử dụng phím F9 để đánh giá các phần của công thức, cách tô sáng các ô tham chiếu hoặc được tham chiếu bởi một công thức nhất định, cách xác định dấu ngoặc đơn không khớp hoặc đặt sai vị trí, v.v.

Trong một vài phần trước hướng dẫn, chúng tôi đã nghiên cứu các khía cạnh khác nhau của công thức Excel. Nếu bạn đã có cơ hội đọc chúng, thì bạn đã biết cách viết công thức trong Excel, cách hiển thị công thức trong ô, cách ẩn và khóa công thức, v.v.

Hôm nay, tôi muốn để chia sẻ một số mẹo và kỹ thuật kiểm tra, đánh giá và gỡ lỗi công thức Excel, hy vọng sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn với Excel.

Phím F2 trong Excel - chỉnh sửa công thức

Phím F2 trong Excel chuyển đổi giữa các chế độ Chỉnh sửa và Nhập . Khi bạn muốn thay đổi một công thức hiện có, hãy chọn ô công thức và nhấn F2 để vào Chế độ chỉnh sửa . Sau khi bạn thực hiện việc này, con trỏ bắt đầu nhấp nháy ở cuối dấu ngoặc đơn đóng trong ô hoặc thanh công thức (tùy thuộc vào việc tùy chọn Cho phép chỉnh sửa trực tiếp trong ô được chọn hay bỏ chọn). Và bây giờ, bạn có thể thực hiện bất kỳ chỉnh sửa nào trong công thức:

• Sử dụng mũi tên trái và phải để điều hướng trong công thức.
• Sử dụng các phím mũi tên cùng với Shift để chọn công thức các bộ phận (có thể thực hiện tương tự bằng cách sử dụngnhóm và nhấp vào Cửa sổ theo dõi .

  

• Cửa sổ theo dõi sẽ xuất hiện và bạn nhấp vào Thêm theo dõi… .

  

Ghi chú của Cửa sổ xem :

• Bạn chỉ có thể thêm một đồng hồ cho mỗi ô.
• Các ô có tham chiếu bên ngoài đến (các) sổ làm việc khác chỉ được hiển thị khi các sổ làm việc đó đang mở.

Cách xóa các ô khỏi Cửa sổ theo dõi

Để xóa (các) ô nhất định khỏi Cửa sổ đồng hồ , hãy chọn ô bạn muốn xóa và nhấp vào nút Xóa đồng hồ :



Mẹo. Để xóa nhiều ô cùng một lúc, nhấn Ctrl và chọn các ô bạn muốn xóa.

Cách di chuyển và gắn Cửa sổ theo dõi

Giống như bất kỳ thanh công cụ nào khác, Cửa sổ theo dõi của Excel có thể được di chuyển hoặc gắn vào đầu, cuối, bên trái hoặc bên phải của màn hình. Để làm điều này, chỉ cần kéo Cửa sổ đồng hồ bằng chuột đến vị trí bạn muốn.

Ví dụ: nếu bạn cố định Cửa sổ đồng hồ ở dưới cùng, nó sẽ sẽ luôn hiển thị ngay bên dưới các tab trang tính của bạn và cho phép bạn kiểm tra thoải mái các công thức chính mà không cần phải cuộn lên xuống liên tục đến các ô chứa công thức.



Và cuối cùng, tôi muốn chia sẻ thêm một vài mẹo có thể hữu ích cho việc đánh giá và gỡ lỗi công thức Excel của bạn.

Mẹo gỡ lỗi công thức:

1. Để xem lâu toàn bộ công thức mà không chồng lên nội dung củacác ô lân cận, hãy sử dụng thanh công thức. Nếu công thức quá dài để vừa với thanh công thức mặc định, hãy mở rộng nó bằng cách nhấn Ctrl + Shift + U hoặc kéo đường viền dưới của nó bằng chuột như minh họa trong Cách mở rộng thanh công thức trong Excel.
2. Để xem tất cả các công thức trên trang tính thay vì kết quả của chúng, hãy nhấn Ctrl + ` hoặc nhấp vào nút Hiển thị Công thức trên tab Công thức . Vui lòng xem Cách hiển thị công thức trong Excel để biết đầy đủ chi tiết.

Đây là cách đánh giá và gỡ lỗi công thức trong Excel. Nếu bạn biết những cách hiệu quả hơn, vui lòng chia sẻ mẹo gỡ lỗi của bạn trong nhận xét. Tôi cảm ơn bạn đã đọc và hy vọng sẽ gặp bạn trên blog của chúng tôi vào tuần tới!

chuột).
• Nhấn Xóa hoặc Xóa lùi để xóa các tham chiếu ô nhất định hoặc các thành phần khác của công thức.

Khi bạn hoàn tất chỉnh sửa, nhấn Enter để hoàn thành công thức.

Để thoát khỏi chế độ Chỉnh sửa mà không thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với công thức, hãy nhấn phím Esc.

Chỉnh sửa trực tiếp trong một ô hoặc trong thanh công thức

Theo mặc định, nhấn phím F2 trong Excel sẽ đặt con trỏ ở cuối công thức trong một ô. Nếu bạn muốn chỉnh sửa công thức trong thanh công thức Excel, hãy làm như sau:

• Nhấp vào Tệp > Tùy chọn .
• Trong ngăn bên trái, chọn Nâng cao .
• Trong ngăn bên phải, bỏ chọn tùy chọn Cho phép chỉnh sửa trực tiếp trong ô trong Tùy chọn chỉnh sửa .
• Nhấp vào OK để lưu các thay đổi và đóng hộp thoại.

Ngày nay, F2 thường được coi là một cách lỗi thời để chỉnh sửa công thức. Hai cách khác để vào chế độ Chỉnh sửa trong Excel là:

• Nhấp đúp vào ô hoặc
• Nhấp vào bất kỳ đâu trong thanh công thức.

Là Cách tiếp cận F2 của Excel hiệu quả hơn hay nó có bất kỳ lợi thế nào không? Không :) Đơn giản là một số người thích làm việc trên bàn phím hầu hết thời gian trong khi những người khác thấy sử dụng chuột thuận tiện hơn.

Cho dù bạn chọn phương pháp chỉnh sửa nào, bạn có thể tìm thấy dấu hiệu trực quan của chế độ Chỉnh sửa tại góc dưới bên trái của màn hình. Ngay khi bạn nhấn F2 hoặc gấp đôinhấp vào ô hoặc nhấp vào thanh công thức, từ Chỉnh sửa sẽ xuất hiện ngay bên dưới các tab trang tính:

Mẹo. Nhấn Ctrl + A để chuyển từ chỉnh sửa công thức trong ô sang thanh công thức. Nó chỉ hoạt động khi bạn đang chỉnh sửa công thức, không phải giá trị.

Phím F9 trong Excel - đánh giá các phần của công thức

Trong Microsoft Excel, phím F9 là một cách dễ dàng và nhanh chóng để kiểm tra và gỡ lỗi công thức. Nó cho phép bạn chỉ đánh giá phần đã chọn của công thức bằng cách thay thế phần đó bằng các giá trị thực tế mà phần đó hoạt động hoặc bằng kết quả được tính toán. Ví dụ sau minh họa hoạt động của phím F9 trong Excel.

Giả sử bạn có công thức IF sau trong trang tính của mình:

=IF(AVERAGE(A2:A6)>AVERAGE(B2:B6),"Good","Bad")

Để đánh giá từng hàm trong số hai hàm Trung bình có trong công thức riêng lẻ, hãy làm như sau:

• Chọn ô có công thức, D1 trong ví dụ này.
• Nhấn F2 hoặc nhấp đúp vào ô đã chọn để vào chế độ Chỉnh sửa.
• Chọn phần công thức bạn muốn kiểm tra và nhấn F9 .

Ví dụ: nếu bạn chọn hàm Trung bình đầu tiên, tức là AVERAGE(A2:A6) và nhấn F9 , Excel sẽ hiển thị giá trị tính toán của nó:

Nếu bạn chỉ chọn phạm vi ô (A2:A6) và nhấn F9 , bạn sẽ thấy giá trị thực thay vì tham chiếu ô:

Để thoát chế độ đánh giá công thức, hãy nhấn phím Esc.

Mẹo Excel F9:

• Hãy chắc chắn để chọn một số phầncông thức của bạn trước khi nhấn F9 , nếu không phím F9 sẽ thay thế toàn bộ công thức bằng giá trị tính toán của nó.
• Khi ở chế độ đánh giá công thức, không nhấn phím Enter vì thao tác này sẽ thay thế phần đã chọn bằng giá trị tính toán hoặc giá trị ô. Để giữ lại công thức ban đầu, nhấn phím Esc để hủy kiểm tra công thức và thoát khỏi chế độ đánh giá công thức.

Kỹ thuật Excel F9 đặc biệt hữu ích để kiểm tra các công thức phức tạp dài, chẳng hạn như công thức lồng nhau hoặc mảng công thức, trong đó khó hiểu cách công thức tính toán kết quả cuối cùng vì nó bao gồm một vài phép tính trung gian hoặc kiểm tra logic. Và phương pháp sửa lỗi này cho phép bạn thu hẹp phạm vi hoặc hàm cụ thể gây ra lỗi.

Gỡ lỗi công thức bằng cách sử dụng tính năng Đánh giá công thức

Một cách khác để đánh giá công thức trong Excel là Tùy chọn Đánh giá Công thức nằm trên tab Công thức , trong nhóm Kiểm tra Công thức .

Sớm khi bạn nhấp vào nút này, hộp thoại Đánh giá công thức sẽ bật lên, nơi bạn có thể kiểm tra từng phần của công thức theo thứ tự công thức được tính.

Tất cả những gì bạn cần làm là nhấp vào nút Đánh giá và kiểm tra giá trị của phần công thức được gạch chân. Kết quả đánh giá gần đây nhất được in nghiêng.

Tiếp tục nhấp vàoNút Đánh giá cho đến khi từng phần trong công thức của bạn đã được kiểm tra.

Để kết thúc quá trình đánh giá, hãy nhấp vào nút Đóng .

Để bắt đầu công thức đánh giá lại từ đầu, hãy nhấp vào Khởi động lại .

Nếu phần gạch chân của công thức là tham chiếu đến một ô chứa công thức khác, hãy nhấp vào nút Bước vào để thực hiện công thức khác được hiển thị trong hộp Đánh giá . Để quay lại công thức trước đó, hãy nhấp vào Bước ra ngoài .

Lưu ý. Nút Bước vào không khả dụng cho tham chiếu ô trỏ đến công thức khác trong sổ làm việc khác. Ngoài ra, nó không khả dụng cho tham chiếu ô xuất hiện trong công thức lần thứ hai (như trường hợp thứ hai của D1 trong ảnh chụp màn hình ở trên).

Đánh dấu và khớp các cặp dấu ngoặc đơn trong công thức

Khi tạo các công thức phức tạp trong Excel, bạn thường cần bao gồm nhiều hơn một cặp dấu ngoặc đơn để chỉ định thứ tự các phép tính hoặc lồng một vài hàm khác nhau. Không cần phải nói, rất dễ đặt nhầm, bỏ qua hoặc thêm dấu ngoặc đơn vào các công thức như vậy.

Nếu bạn bỏ sót hoặc đặt sai dấu ngoặc đơn và nhấn phím Enter để hoàn thành công thức, Microsoft Excel thường hiển thị một biểu tượng cảnh báo đề xuất sửa công thức cho bạn:

Nếu bạn đồng ý với đề xuất sửa, hãy nhấp vào Có . Nếu công thức đã chỉnh sửa không như bạn muốn, hãy nhấp vào Không và thực hiện các chỉnh sửa theo cách thủ công.

Lưu ý. Microsoft Excel không phải lúc nào cũng sửa các dấu ngoặc đơn bị thiếu hoặc không khớp một cách chính xác. Do đó, hãy luôn xem xét cẩn thận nội dung chỉnh sửa được đề xuất trước khi chấp nhận.

Để giúp bạn cân bằng các cặp dấu ngoặc đơn , Excel cung cấp ba manh mối trực quan khi bạn nhập hoặc chỉnh sửa công thức:

• Khi nhập một công thức phức tạp có chứa nhiều bộ dấu ngoặc đơn, Excel sẽ tô màu các cặp dấu ngoặc đơn bằng các màu khác nhau để dễ dàng xác định chúng hơn. Cặp dấu ngoặc đơn bên ngoài luôn có màu đen. Điều này có thể giúp bạn xác định xem bạn đã chèn đúng số lượng dấu ngoặc đơn vào công thức của mình chưa.
• Khi bạn nhập dấu ngoặc đơn đóng vào công thức, Excel sẽ tô sáng nhanh cặp dấu ngoặc đơn (dấu ngoặc đơn bên phải mà bạn vừa nhập và dấu ngoặc đơn bên trái phù hợp). Nếu bạn đã nhập những gì bạn nghĩ là dấu ngoặc đơn đóng cuối cùng trong một công thức và Excel không in đậm dấu mở đầu, thì dấu ngoặc đơn của bạn không khớp hoặc không cân đối.
• Khi bạn điều hướng trong một công thức bằng cách sử dụng các phím mũi tên và chéo qua dấu ngoặc đơn, dấu ngoặc đơn khác trong cặp được đánh dấu và định dạng bằng cùng một màu. Bằng cách này, Excel sẽ cố gắng làm cho cặp dấu ngoặc đơn rõ ràng hơn.

Trong ảnh chụp màn hình sau đây, tôi đã gạch chéo dấu ngoặc đơn đóng cuối cùng bằng phím mũi tên và cặp dấu ngoặc đơn bên ngoài (màu đen)được tô sáng:

Đánh dấu tất cả các ô được tham chiếu trong một công thức nhất định

Khi bạn đang gỡ lỗi một công thức trong Excel, việc xem các ô được tham chiếu có thể hữu ích trong đó. Để đánh dấu tất cả các ô phụ thuộc, hãy làm như sau:

• Chọn ô công thức và nhấn phím tắt Ctrl + [. Excel sẽ đánh dấu tất cả các ô mà công thức của bạn đề cập đến và di chuyển vùng chọn đến ô được tham chiếu đầu tiên hoặc một dải ô.
• Để điều hướng đến ô được tham chiếu tiếp theo, hãy nhấn Enter.

Trong ví dụ này, tôi đã chọn ô F4 và nhấn Ctrl + [ . Hai ô (C4 và E4) được tham chiếu trong công thức của F4 được đánh dấu và lựa chọn được chuyển sang C4:

Đánh dấu tất cả các công thức tham chiếu đến ô đã chọn

Mẹo trước đã trình bày cách bạn có thể đánh dấu tất cả các ô được tham chiếu trong một công thức nhất định. Nhưng nếu bạn muốn làm ngược lại và tìm ra tất cả các công thức tham chiếu đến một ô cụ thể thì sao? Ví dụ: bạn có thể muốn xóa một số dữ liệu không liên quan hoặc lỗi thời trong một trang tính, nhưng bạn muốn đảm bảo rằng thao tác xóa sẽ không làm hỏng bất kỳ công thức hiện có nào của bạn.

Để đánh dấu tất cả các ô có công thức tham chiếu đến một ô đã cho, hãy chọn ô đó và nhấn phím tắt Ctrl + ].

Giống như trong ví dụ trước, vùng chọn sẽ di chuyển đến công thức đầu tiên trên trang tính tham chiếu đến ô. Để di chuyển lựa chọn sang các công thức kháctham chiếu ô đó, nhấn phím Enter nhiều lần.

Trong ví dụ này, tôi đã chọn ô C4, nhấn Ctrl + ] và Excel ngay lập tức đánh dấu các ô (E4 và F4) chứa tham chiếu C4:

Theo dõi mối quan hệ giữa các công thức và ô trong Excel

Một cách khác để hiển thị trực quan các ô liên quan đến một công thức nhất định là sử dụng Trace Precedents và Các nút Theo dõi phần phụ thuộc nằm trên tab Công thức > Kiểm tra công thức .

Theo dõi tiền lệ - hiển thị các ô cung cấp dữ liệu cho một đối tượng nhất định công thức

Nút Trace Precedents hoạt động tương tự như phím tắt Ctrl+[, tức là hiển thị ô nào cung cấp dữ liệu cho ô công thức đã chọn.

Sự khác biệt là Ctrl + [ phím tắt làm nổi bật tất cả các ô được tham chiếu trong một công thức, trong khi nhấp vào nút Trace Precedents sẽ vẽ các đường theo dõi màu xanh lam từ các ô được tham chiếu đến ô công thức đã chọn, như minh họa trong ảnh chụp màn hình sau:

Được ưu tiên các dòng có vết lõm xuất hiện, bạn cũng có thể sử dụng phím tắt Alt+T U T.

Theo dõi phụ thuộc - hiển thị các công thức tham chiếu đến một ô đã cho

Nút Theo dõi phụ thuộc hoạt động tương tự như phím tắt Ctrl + ]. Nó cho biết ô nào phụ thuộc vào ô hiện hoạt, tức là ô nào chứa công thức tham chiếu đến một ô nhất định.

Trong ảnh chụp màn hình sau, ô D2 được chọn và màu xanh lamcác đường theo dõi trỏ đến các công thức chứa tham chiếu D2:

Một cách khác để hiển thị dòng phụ thuộc là nhấp vào phím tắt Alt+T U D.

Mẹo. Để ẩn các mũi tên theo dõi, hãy nhấp vào nút Xóa mũi tên nằm ngay bên dưới Trace Dependents .

Theo dõi các công thức và giá trị được tính toán của chúng (Cửa sổ theo dõi)

Khi bạn đang làm việc với một tập dữ liệu lớn, bạn có thể muốn theo dõi các công thức quan trọng nhất trong sổ làm việc của mình và xem các giá trị được tính toán của chúng thay đổi như thế nào khi bạn chỉnh sửa dữ liệu nguồn. Cửa sổ theo dõi của Excel được tạo ra chỉ dành cho mục đích này.

Cửa sổ theo dõi hiển thị các thuộc tính của ô, chẳng hạn như sổ làm việc và tên trang tính, tên ô hoặc phạm vi nếu có , địa chỉ ô, giá trị và công thức, trong một cửa sổ riêng biệt. Bằng cách này, bạn luôn có thể xem nhanh dữ liệu quan trọng nhất, ngay cả khi bạn đang chuyển đổi giữa các sổ làm việc khác nhau!

Cách thêm ô vào cửa sổ Xem

Để hiển thị Cửa sổ theo dõi và thêm các ô để theo dõi, hãy thực hiện các bước sau:

1. Chọn (các) ô mà bạn muốn xem.

   Mẹo. Nếu bạn muốn theo dõi tất cả các ô có công thức trên một trang tính đang hoạt động, hãy chuyển đến nhóm Trang chủ > Chỉnh sửa , nhấp vào Tìm & Thay thế , sau đó nhấp vào Chuyển đến Đặc biệt và chọn Công thức .

2. Chuyển sang tab Công thức > Kiểm tra công thức