Kun työskentelet Google-taulukon kanssa, saatat ennemmin tai myöhemmin joutua käyttämään joitakin toimintoja, joita et ole ennen käyttänyt. Valintaruudut ja pudotusvalikot voivat olla tällaisia toimintoja. Katsotaanpa, miten hyödyllisiä ne voivat olla Google Sheetsissä.

Mikä on Google Sheetsin pudotusluettelo ja miksi saatat tarvita sitä?

Hyvin usein meidän on lisättävä toistuvia arvoja yhteen taulukon sarakkeeseen. Esimerkiksi työntekijöiden nimet, jotka työskentelevät joidenkin tilausten parissa tai eri asiakkaiden kanssa. Tai tilauksen tilat - lähetetty, maksettu, toimitettu jne. Toisin sanoen meillä on luettelo vaihtoehdoista ja haluamme valita niistä vain yhden syötettäväksi soluun.

Mitä ongelmia voi ilmetä? No, yleisin on kirjoitusvirhe. Voit kirjoittaa vahingossa toisen kirjaimen tai jättää pois verbin lopun. Oletko koskaan miettinyt, miten nämä pienet kirjoitusvirheet uhkaavat työtäsi? Kun haluat laskea, kuinka monta tilausta kukin työntekijä on käsitellyt, huomaat, että nimiä on enemmän kuin henkilöitä. Sinun on etsittävä kirjoitusvirheitä, oikaistava neja laske uudelleen.

Lisäksi on ajanhukkaa syöttää yksi ja sama arvo uudestaan ja uudestaan.

Siksi Google-taulukoissa on mahdollisuus luoda arvoluetteloita: arvot, joista voit valita vain yhden, kun täytät solua.

Oletko huomannut sanavalintani? Et huomaa. kirjoita arvo - teillä on valitse vain yksi luettelosta.

Se säästää aikaa, nopeuttaa taulukon luomisprosessia ja poistaa kirjoitusvirheet.

Toivottavasti nyt ymmärrät tällaisten listojen edut ja olet valmis yrittämään sellaisen luomista.

Miten lisätä valintaruutuja Google Sheets -taulukkoon?

Lisää valintaruutu taulukkoon

Yksinkertaisimmassa ja yksinkertaisimmassa luettelossa on kaksi vastausvaihtoehtoa - kyllä ja ei. Google Sheets tarjoaa tähän tarkoitukseen valintaruudut.

Oletetaan, että meillä on taulukko #1, jossa on suklaatilaukset eri alueilta. Näet osan tiedoista alla:

Meidän on nähtävä, minkä tilauksen mikäkin johtaja on hyväksynyt ja onko tilaus toteutettu. Tätä varten luomme laskentataulukon #2, johon sijoitamme viitetietomme.

Vihje. Koska päätaulukkolaskentaikkunasi voi sisältää paljon tietoja, joissa on satoja rivejä ja sarakkeita, voi olla hieman hankalaa lisätä ylimääräisiä tietoja, jotka voivat hämmentää sinua tulevaisuudessa. Siksi suosittelemme, että luot toisen laskentataulukon ja sijoitat lisätiedot sinne.

Valitse toisen laskentataulukkosi sarake A ja siirry kohtaan Lisää> Valintaruutu Tyhjä valintaruutu lisätään heti jokaiseen valittuun soluun.

Vihje: Voit lisätä valintaruudun Google Sheetsissä vain yhteen soluun, valita tämän solun ja kaksoisnapsauttaa sinistä neliötä, jolloin koko sarake täyttyy valintaruuduilla taulukon loppuun asti:

Voit lisätä valintaruutuja myös toisella tavalla. Aseta kursori kohtaan A2 ja kirjoita seuraava kaava:

=CHAR(9744)

Paina Enteriä, ja saat tyhjän valintaruudun.

Siirry A3-soluun ja kirjoita samanlainen kaava:

=CHAR(9745)

Paina Enter , ja saat täytetyn valintaruudun.

Vinkki: Katso tästä blogikirjoituksesta, minkälaisia muita valintaruutuja voit lisätä Google Sheetsissä.

Laitetaan työntekijöidemme sukunimet oikeanpuoleiseen sarakkeeseen, jotta voimme käyttää niitä myöhemmin:

Nyt meidän on lisättävä tilausten hallinnoijia ja tilaustiloja koskevat tiedot ensimmäisen laskentataulukon sarakkeisiin H ja I.

Aluksi lisäämme sarakeotsikot. Koska nimet on tallennettu luetteloon, käytämme Google Sheetsin valintaruutuja ja pudotusluetteloa niiden syöttämiseen.

Aloitetaan tilauksen tilatietojen täyttämisellä. Valitse Google Sheetsissä valintaruudun lisäämistä varten solualue H2:H20. Siirry sitten osoitteeseen Data> Tietojen validointi :

Valitse Valintaruutu vaihtoehdon vieressä Kriteerit .

Vihje. Voit poistaa vaihtoehdon, joka koskee Käytä mukautettuja solujen arvoja ja aseta teksti kunkin valintaruututyypin taakse: valittuna ja valitsematta.

Kun olet valmis, paina Tallenna .

Tämän seurauksena jokainen solu alueella on merkitty valintaruudulla. Nyt voit hallita näitä tilauksen tilan perusteella.

Lisää taulukkoon mukautettu Google Sheetsin pudotusluettelo.

Toinen tapa lisätä soluun pudotusluettelo on yleisempi ja tarjoaa enemmän vaihtoehtoja.

Valitse alue I2:I20 lisätäksesi tilauksia käsittelevien esimiesten nimet. Siirry kohtaan Data> Tietojen validointi Varmista, että Kriteerit vaihtoehto näyttää Luettelo alueesta ja valitse alue, jossa on tarvittavat nimet:

Vihje. Voit joko syöttää alueen manuaalisesti tai napsauttaa taulukkosymbolia ja valita alueen nimineen laskentataulukosta 2. Napsauta sitten OK :

Lopeta valitsemalla Tallenna ja saat valikoiman soluja, joissa on kolmioita, jotka avaavat Google Sheetsin nimien pudotusvalikon.Kaikki valitut pudotusvalikot poistetaan comp:

Samalla tavalla voimme luoda valintaruutujen luettelon. Toista yllä olevat vaiheet, mutta valitse kriteerialueeksi A2:A3.

Kuinka kopioida valintaruutuja toiseen solualueeseen?

Niinpä aloimme nopeasti täyttää Google Sheetsissä olevaa taulukkoamme valintaruuduilla ja pudotusluetteloilla. Ajan myötä tilauksia on kuitenkin tullut lisää, joten tarvitsemme lisää rivejä taulukkoon. Lisäksi tilausten käsittelyyn on enää kaksi esimiestä jäljellä.

Mitä meidän pitäisi tehdä pöydällemme? Käydä samat vaiheet läpi uudelleen? Ei, asiat eivät ole niin vaikeita kuin miltä ne näyttävät.

Voit kopioida yksittäisiä soluja, joissa on valintaruutuja ja pudotusluetteloita, ja liittää ne minne haluat, käyttämällä näppäimistön Ctrl+C- ja Ctrl+V-yhdistelmiä.

Lisäksi Google mahdollistaa soluryhmien kopioinnin ja liittämisen:

Toinen vaihtoehto olisi vetää ja pudottaa valitun solun oikeaan alakulmaan valintaruutu tai pudotusluettelo.

Poista useita Google Sheetsin valintaruutuja tietystä alueesta

Kun kyseessä ovat valintaruudut, jotka sijaitsevat soluissa sellaisenaan (jotka eivät ole osa pudotusluetteloita), valitse nämä solut ja paina näppäimistölläsi Delete. Kaikki valintaruudut poistetaan välittömästi, jolloin jäljelle jäävät tyhjät solut.

Jos kuitenkin yrität tehdä niin pudotusluetteloilla (eli ns. Tietojen validointi ), tämä tyhjentää vain valitut arvot. Itse luettelot säilyvät soluissa.

Voit poistaa kaiken soluista, myös pudotusvalikot, mistä tahansa laskentataulukon alueesta noudattamalla seuraavia yksinkertaisia ohjeita:

1. Valitse solut, joista haluat poistaa valintaruudut ja pudotusvalikot (kaikki kerralla tai valitse tietyt solut painamalla Ctrl ).
2. Siirry osoitteeseen Data> Tietojen validointi Google Sheets -valikossa.
3. Napsauta Poista validointi painiketta ilmestyi Tietojen validointi ponnahdusikkuna:

Tämä poistaa ensin kaikki pudotusvalikot.

Kaikki valitut Google Sheetsin pudotusvalikot poistetaan kokonaan, kun taas muut solut pysyvät ehjinä ja turvallisina.

Poista useita valintaruutuja ja pudotusluetteloita Google Sheetsissä koko taulukosta.

Entä jos sinun on poistettava kaikki valintaruudut koko taulukosta, jonka kanssa työskentelet?

Menettely on sama, mutta sinun on valittava jokainen solu, jossa on valintaruutu. Ctrl+A-näppäinyhdistelmä voi olla kätevä.

Valitse mikä tahansa solu taulukosta, paina näppäimistöllä Ctrl+A ja kaikki tiedot valitaan. Seuraavat vaiheet eivät poikkea tästä: Data> Tietojen validointi> Poista validointi :

Huomautus: Sarakkeen H tiedot säilyvät, koska ne on lisätty pudotusluetteloiden avulla. Toisin sanoen pudotusluettelot poistetaan eikä soluihin lisättyjä arvoja (jos niitä on).

Voit poistaa myös valintaruudut painamalla näppäimistön Delete-näppäintä.

Vihje. Opi muita tapoja poistaa tiettyjä merkkejä tai samaa tekstiä Google Sheetsissä.

Lisää arvoja pudotusluetteloon automaattisesti

Tässä on siis Google Sheetsin pudotusluettelo, joka on ollut hyödyllinen jo jonkin aikaa. Mutta on tapahtunut joitakin muutoksia, ja meillä on nyt pari työntekijää enemmän keskuudessamme. Puhumattakaan siitä, että meidän on lisättävä yksi paketin tila lisää, jotta näemme, milloin se on "valmis lähetettäväksi". Tarkoittaako se, että meidän pitäisi luoda luettelot alusta alkaen?

Voisit yrittää syöttää uusien työntekijöiden nimet ottamatta huomioon pudotusvalikkoa, mutta koska on olemassa Varoitus valintaruutu on pois päältä, jos luettelon asetuksissa on virheellisiä tietoja, uutta nimeä ei tallenneta. Sen sijaan solun kulmaan ilmestyy oranssi ilmoituskolmio, joka kertoo, että vain alussa määritettyä arvoa voidaan käyttää.

Siksi suosittelen luomaan Google Sheetsissä pudotusluetteloita, jotka voidaan täyttää automaattisesti. Arvo lisätään luetteloon automaattisesti heti, kun syötät sen soluun.

Katsotaanpa, miten voimme muuttaa avattavan luettelon sisältöä ilman ylimääräisiä skriptejä.

Siirrytään taulukkolaskentataulukkoon 2, jossa on pudotusluettelon arvot. Kopioi ja liitä nimet toiseen sarakkeeseen:

Nyt muutamme pudotusluettelon asetuksia I2:I20-alueelle: valitse nämä solut, siirry kohtaan Data> Tietojen validointi , ja vaihda vaihteluväliä Kriteerit sarakkeeseen D taulukkolaskenta 2. Muista tallentaa muutokset:

Katso nyt, kuinka helppoa on lisätä nimi luetteloon:

Kaikki arvot sarakkeesta D arkki 2 tulivat automaattisesti osaksi luetteloa. Eikö olekin kätevää?

Yhteenvetona voidaan todeta, että nyt tiedät, että jopa taulukkolaskennan aloittelijat voivat luoda pudotusluetteloita, vaikka he eivät olisikaan koskaan aiemmin kuulleet tällaisesta ominaisuudesta. Seuraa vain yllä olevia ohjeita, niin saat Google Sheetsin pudotusluettelot ja valintaruudut pöydällesi!

Onnea!