Pri práci s tabuľkovým kalkulátorom Google možno budete skôr či neskôr potrebovať použiť niektoré funkcie, ktoré ste nikdy predtým nepoužívali. Medzi takéto funkcie môžu patriť zaškrtávacie políčka a rozbaľovacie zoznamy. Pozrime sa, aké užitočné môžu byť v tabuľkovom kalkulátore Google.

Čo je rozbaľovací zoznam v hárkoch Google a prečo ho môžete potrebovať

Veľmi často potrebujeme do jedného stĺpca našej tabuľky vložiť opakujúce sa hodnoty. Napríklad mená zamestnancov, ktorí pracujú na niektorých zákazkách alebo s rôznymi klientmi. Alebo stavy zákaziek - odoslaná, zaplatená, doručená atď. Inými slovami, máme zoznam variantov a chceme vybrať len jeden z nich, ktorý chceme vložiť do bunky.

Aké problémy sa môžu vyskytnúť? Nuž, najčastejším je preklep. Môžete omylom napísať iné písmeno alebo vynechať koncovku slovesa. Zamysleli ste sa niekedy nad tým, ako tieto drobné preklepy ohrozujú vašu prácu? Keď príde na počítanie počtu objednávok, ktoré spracoval každý zamestnanec, zistíte, že je tam viac mien ako ľudí, ktorých máte. Budete musieť vyhľadať chybne napísané mená, opraviť icha znovu počítajte.

Navyše je strata času zadávať jednu a tú istú hodnotu znova a znova.

Preto majú tabuľky Google možnosť vytvárať zoznamy s hodnotami: hodnoty, z ktorých pri vypĺňaní bunky vyberiete len jednu.

Všimli ste si, ako som zvolil slová? zadajte hodnotu - budete vyberte si iba jeden zo zoznamu.

Šetrí to čas, urýchľuje proces vytvárania tabuľky a eliminuje preklepy.

Dúfam, že teraz už chápete výhody takýchto zoznamov a ste pripravení skúsiť si takýto zoznam vytvoriť.

Ako vložiť začiarkavacie políčka do hárkov Google

Pridanie začiarkavacieho políčka do tabuľky

Najzákladnejší a najjednoduchší zoznam má dve možnosti odpovede - áno a nie. A na to Google Sheets ponúka zaškrtávacie políčka.

Predpokladajme, že máme tabuľku č. 1 s objednávkami čokolády z rôznych regiónov. Časť údajov môžete vidieť nižšie:

Potrebujeme zistiť, ktorý príkaz bol prijatý ktorým manažérom a či sa príkaz vykonal. Na tento účel vytvoríme tabuľku č. 2, do ktorej umiestnime naše referenčné informácie.

Tip. Keďže vaša hlavná tabuľka môže obsahovať množstvo údajov so stovkami riadkov a stĺpcov, môže byť trochu nepohodlné pridávať niektoré nadbytočné informácie, ktoré vás môžu v budúcnosti zmiasť. Preto vám odporúčame vytvoriť ďalší pracovný hárok a umiestniť doň svoje dodatočné údaje.

Vyberte stĺpec A v druhej tabuľke a prejdite na Vložiť> Začiarkavacie políčko v ponuke Tabuľky Google. Ku každej vybranej bunke sa hneď pridá prázdne zaškrtávacie políčko.

Tip: Zaškrtávacie políčko môžete v hárkoch Google vložiť len do jednej bunky, potom túto bunku vyberte a dvojitým kliknutím na malý modrý štvorček vyplňte celý stĺpec až do konca tabuľky zaškrtávacími políčkami:

Existuje aj iný spôsob pridávania zaškrtávacích políčok. Umiestnite kurzor do A2 a zadajte nasledujúci vzorec:

=CHAR(9744)

Stlačte kláves Enter , čím sa zobrazí prázdne začiarkavacie políčko.

Prejdite do bunky A3 a zadajte podobný vzorec:

=CHAR(9745)

Stlačte kláves Enter , čím sa zobrazí vyplnené začiarkavacie políčko.

Tip. V tomto príspevku na blogu sa dozviete, aké ďalšie typy zaškrtávacích políčok môžete pridať do hárkov Google.

Do stĺpca napravo vložíme priezviská našich zamestnancov, aby sme ich mohli neskôr použiť:

Teraz musíme pridať informácie týkajúce sa správcov objednávok a stavov objednávok do stĺpcov H a I prvej tabuľky.

Na začiatok pridáme záhlavia stĺpcov. Potom, keďže názvy sú uložené v zozname, použijeme na ich zadanie zaškrtávacie políčka a rozbaľovací zoznam z aplikácie Google Sheets.

Začnime s vypĺňaním informácií o stave objednávky. Vyberte rozsah buniek na vloženie zaškrtávacieho políčka v hárkoch Google - H2:H20. Potom prejdite na Overovanie údajov> Overovanie údajov :

Vyberte si Zaškrtávacie políčko možnosť vedľa Kritériá .

Tip. Môžete zaškrtnúť možnosť Používanie vlastných hodnôt buniek a nastavte text za každým typom začiarkavacieho políčka: začiarknuté a nezačiarknuté.

Keď ste pripravení, stlačte Uložiť .

V dôsledku toho bude každá bunka v rámci rozsahu označená zaškrtávacím políčkom. Teraz ich môžete spravovať na základe stavu objednávky.

Pridanie vlastného rozbaľovacieho zoznamu do tabuľky v tabuľkách Google Sheets

Druhý spôsob pridania rozbaľovacieho zoznamu do bunky je bežnejší a ponúka viac možností.

Vyberte rozsah I2:I20 na vloženie mien manažérov, ktorí spracovávajú objednávky. Prejdite na Overovanie údajov> Overovanie údajov Uistite sa, že Kritériá možnosť zobrazuje Zoznam z rozsahu a vyberte rozsah s potrebnými názvami:

Tip: Rozsah môžete zadať ručne alebo kliknúť na symbol tabuľky a vybrať rozsah s názvami z tabuľky. 2. Potom kliknite na tlačidlo OK :

Ak chcete dokončiť, kliknite na tlačidlo Uložiť a získate rozsah buniek s trojuholníkmi, ktoré otvárajú rozbaľovaciu ponuku s názvami v hárkoch GoogleVšetky vybrané rozbaľovacie ponuky sú odstránené comp:

Rovnakým spôsobom môžeme vytvoriť zoznam zaškrtávacích políčok. Stačí zopakovať vyššie uvedené kroky, ale ako rozsah kritérií vybrať A2:A3.

Ako skopírovať začiarkavacie políčka do iného rozsahu buniek

Začali sme teda rýchlo vypĺňať našu tabuľku v tabuľkách Google Sheets zaškrtávacími políčkami a rozbaľovacími zoznamami. Časom však pribudli ďalšie objednávky, takže potrebujeme ďalšie riadky v tabuľke. Navyše na spracovanie týchto objednávok zostávajú už len dvaja manažéri.

Čo máme robiť s naším stolom? Opakovať tie isté kroky? Nie, veci nie sú také ťažké, ako vyzerajú.

Jednotlivé bunky so zaškrtávacími políčkami a rozbaľovacími zoznamami môžete kopírovať a vkladať kamkoľvek potrebujete pomocou kombinácií Ctrl+C a Ctrl+V na klávesnici.

Okrem toho spoločnosť Google umožňuje kopírovať a vkladať skupiny buniek:

Ďalšou možnosťou je potiahnuť pravý dolný roh vybranej bunky so zaškrtávacím políčkom alebo rozbaľovacím zoznamom.

Odstránenie viacerých začiarkavacích políčok z určitého rozsahu

Pokiaľ ide o zaškrtávacie políčka, ktoré sa nachádzajú v bunkách ako také (ktoré nie sú súčasťou rozbaľovacích zoznamov), jednoducho vyberte tieto bunky a stlačte tlačidlo Delete na klávesnici. Všetky zaškrtávacie políčka sa okamžite vymažú a zostanú prázdne bunky.

Ak sa však o to pokúsite pomocou rozbaľovacích zoznamov (tzv. Overovanie údajov ), vymažú sa len vybrané hodnoty. Samotné zoznamy zostanú v bunkách.

Ak chcete odstrániť všetko z buniek vrátane rozbaľovacích zoznamov z ľubovoľného rozsahu tabuľky, postupujte podľa nasledujúcich jednoduchých krokov:

1. Vyberte bunky, v ktorých chcete odstrániť zaškrtávacie políčka a rozbaľovacie zoznamy (všetky naraz alebo vyberte konkrétne bunky so stlačeným klávesom Ctrl ).
2. Prejsť na Overovanie údajov> Overovanie údajov v ponuke Tabuľky Google.
3. Kliknite na tlačidlo Odstránenie overovania sa objavilo tlačidlo Overovanie údajov vyskakovacie okno:

Tým sa najprv zbavíte všetkých rozbaľovacích zoznamov.

A je to hotové! Všetky vybrané rozbaľovacie zoznamy hárkov Google sa úplne odstránia, zatiaľ čo ostatné bunky zostanú v bezpečí.

Odstránenie viacerých začiarkavacích políčok a rozbaľovacích zoznamov v hárkoch Google z celej tabuľky

Čo ak potrebujete odstrániť všetky začiarkavacie políčka v celej tabuľke, s ktorou pracujete?

Postup je rovnaký, hoci musíte vybrať každú jednu bunku so zaškrtávacím políčkom. Môže sa vám hodiť kombinácia kláves Ctrl+A.

Vyberte ľubovoľnú bunku tabuľky, stlačte na klávesnici Ctrl+A a všetky údaje, ktoré máte, budú vybrané. Ďalšie kroky sa už nelíšia: Údaje> Overenie údajov> Odstrániť overenie :

Poznámka: Údaje v stĺpci H zostanú zachované, pretože boli vložené pomocou rozbaľovacích zoznamov. Inými slovami, vymažú sa skôr rozbaľovacie zoznamy než vložené hodnoty (ak nejaké sú) v bunkách.

Ak chcete odstrániť aj samotné začiarkavacie políčka, musíte na klávesnici stlačiť tlačidlo Delete.

Tip. Prečítajte si ďalšie spôsoby odstránenia určitých znakov alebo rovnakého textu v hárkoch Google.

Automatické pridávanie hodnôt do rozbaľovacieho zoznamu

Takže tu je náš rozbaľovací zoznam v tabuľkách Google, ktorý nám už nejaký čas pomáha. Ale došlo k niekoľkým zmenám a teraz máme medzi sebou niekoľko ďalších zamestnancov. Nehovoriac o tom, že potrebujeme pridať ešte jeden stav zásielky, aby sme videli, kedy je "pripravená na odoslanie". Znamená to, že by sme mali vytvoriť zoznamy od začiatku?

Mohli by ste skúsiť zadať mená nových zamestnancov bez ohľadu na rozbaľovací zoznam. Upozornenie možnosť zaškrtnutú pre všetky neplatné údaje v nastaveniach nášho zoznamu, nový názov sa neuloží. Namiesto toho sa v rohu bunky zobrazí oranžový oznamovací trojuholník s informáciou, že je možné použiť len hodnotu zadanú na začiatku.

Preto by som vám odporúčal vytvoriť v hárkoch Google rozbaľovacie zoznamy, ktoré sa dajú vyplniť automaticky. Hodnota sa do zoznamu pridá automaticky hneď po jej zadaní do bunky.

Pozrime sa, ako môžeme zmeniť obsah rozbaľovacieho zoznamu bez toho, aby sme museli použiť ďalšie skripty.

Prejdeme do tabuľky 2 s hodnotami pre náš rozbaľovací zoznam. Názvy skopírujeme a vložíme do iného stĺpca:

Teraz zmeníme nastavenia rozbaľovacieho zoznamu pre rozsah I2:I20: vyberte tieto bunky, prejdite na Overovanie údajov> Overovanie údajov a zmeniť rozsah pre Kritériá do tabuľky stĺpca D 2. Nezabudnite zmeny uložiť:

Teraz sa pozrite, ako ľahko je možné pridať meno do zoznamu:

Všetky hodnoty zo stĺpca D listu 2 sa automaticky stali súčasťou zoznamu. Je to veľmi pohodlné, však?

Ak to všetko zhrnieme, teraz už viete, že aj nováčikovia v tabuľkovom procesore môžu vytvárať rozbaľovacie zoznamy, aj keď o takejto funkcii nikdy predtým nepočuli. Stačí postupovať podľa vyššie uvedených krokov a tieto rozbaľovacie zoznamy a zaškrtávacie políčka v tabuľkovom procesore Google Sheets sa vám zídu!

Veľa šťastia!