Mục lục
Hướng dẫn ngắn này mô tả 4 cách khả thi để chuyển đổi tệp Excel sang PDF - bằng cách sử dụng tính năng Lưu dưới dạng của Excel, phần mềm Adobe, trình chuyển đổi Excel sang PDF trực tuyến và các công cụ trên máy tính.
Chuyển đổi tệp Bảng tính Excel sang PDF thường là cần thiết nếu bạn muốn cho phép người dùng khác xem dữ liệu của mình nhưng không chỉnh sửa dữ liệu đó. Bạn cũng có thể muốn chuyển đổi bảng tính Excel của mình thành định dạng PDF gọn gàng hơn cho bộ phương tiện, bản trình bày và báo cáo hoặc tạo một tệp mà tất cả người dùng có thể mở và đọc được, ngay cả khi họ chưa cài đặt Microsoft Excel, chẳng hạn trên máy tính bảng hoặc điện thoại.
Ngày nay, PDF được cho là một trong những định dạng tệp phổ biến nhất. Theo Google, có hơn 153 triệu tệp PDF trên web và chỉ có 2,5 triệu tệp Excel (.xls và .xlsx).
Hơn nữa trong bài viết này, tôi sẽ giải thích một số cách có thể xuất Excel sang PDF với các bước chi tiết và ảnh chụp màn hình:
Lưu tài liệu Excel dưới dạng tệp PDF
Mặc dù định dạng .pdf và .xls đã xuất hiện từ khá lâu và cả hai đều có luôn được người dùng ưa chuộng, khả năng xuất tệp Excel trực tiếp sang PDF đã xuất hiện trong Excel 2007. Vì vậy, nếu bạn có bất kỳ phiên bản Excel 2007 đến 365 nào, bạn có thể thực hiện chuyển đổi PDF một cách nhanh chóng và đơn giản.
Microsoft Excel cho phép xuất các phạm vi hoặc bảng đã chọn cũng như lưu một hoặc một số trang tính hoặc toàn bộ sổ làm việc dưới dạng PDFhoặc ẩn đường lưới, v.v.
Khi tất cả chỉnh sửa hoàn tất , nhấp vào nút In để lưu tệp. Thao tác này sẽ mở cửa sổ hộp thoại Lưu dưới dạng Excel tiêu chuẩn nơi bạn chọn thư mục đích và nhập tên tệp.
Primo PDF - máy in giả để chuyển đổi Excel sang PDF
PrimoPDF là một máy in giả nữa có thể giúp bạn xuất tài liệu Excel của mình sang định dạng PDF. Các tính năng và tùy chọn được cung cấp bởi phần mềm này rất giống với Foxit Reader's và bạn thiết lập nó theo cách chính xác - chọn PrimoPDF trong Printer và thao tác với các cài đặt.
Hy vọng rằng bài đánh giá nhanh về máy tính để bàn và trình chuyển đổi Excel sang PDF trực tuyến này đã giúp bạn chọn được phần mềm phù hợp nhất. Nếu không có công cụ nào được trình bày phù hợp với nhiệm vụ của bạn, thì bạn có thể thử một số phương pháp thay thế, chẳng hạn như tải tệp Excel của bạn lên Google Trang tính rồi xuất chúng thành PDF hoặc chuyển đổi Excel thành PDF qua Open Office.
Trong một số trường hợp, bạn có thể thấy hữu ích khi chuyển đổi trang tính Excel thành hình ảnh JPG, PNG hoặc GIF.
Trong bài viết tiếp theo, chúng ta sẽ xử lý tác vụ ngược lại và khám phá các đặc điểm của việc nhập tập tin PDF sang Excel. Tôi cảm ơn bạn đã đọc và hy vọng sẽ gặp lại bạn vào tuần tới!
tệp.- Mở sổ làm việc Excel của bạn và chọn các phạm vi hoặc trang tính bạn muốn chuyển đổi thành tệp PDF.
- Nếu bạn muốn xuất một bảng , hãy đặt con trỏ vào bất kỳ ô nào trong bảng.
- Để xuất một trang tính nhất định , chỉ cần thực hiện nó hoạt động bằng cách nhấp vào tab của trang tính này.
- Để chuyển đổi một số trang tính , hãy chọn tất cả. Để chọn các trang tính liền kề, hãy nhấp vào tab dành cho trang tính đầu tiên, giữ phím Shift và nhấp vào tab dành cho trang tính cuối cùng mà bạn muốn chọn. Để chọn các trang tính không liền kề, hãy giữ phím Ctrl trong khi nhấp vào các tab của từng trang tính mà bạn muốn lưu dưới dạng PDF.
- Nếu bạn muốn lưu toàn bộ sổ làm việc dưới dạng một tệp PDF duy nhất, bỏ qua bước này : )
- Nhấp vào Tệp > Lưu dưới dạng .
- Trong cửa sổ hộp thoại Lưu dưới dạng , chọn PDF (.*pdf) từ " Lưu dưới dạng" danh sách thả xuống.
Nếu bạn muốn xem tệp PDF thu được sau khi lưu, hãy đảm bảo hộp kiểm Mở tệp sau khi xuất bản được chọn.
Chọn một trong các tùy chọn sau trong Tối ưu hóa cho :
- Nếu tài liệu PDF thu được yêu cầu chất lượng in cao, hãy nhấp vào Chuẩn (xuất bản trực tuyến và in).
- Nếu kích thước tệp PDF quan trọng hơn chất lượng in, hãy chọn Kích thước tối thiểu (xuất bản trực tuyến).
- Nhấp nút Tùy chọn... ở phần dưới bên trái của cửa sổ(vui lòng xem ảnh chụp màn hình ở trên).
- Hộp thoại Tùy chọn sẽ mở ra và bạn chọn một trong các tùy chọn theo nhu cầu của mình:
- Lựa chọn - thao tác này sẽ xuất tệp (các) dải ô hiện được chọn.
- (Các) trang tính đang hoạt động - thao tác này sẽ lưu trang tính hiện tại hoặc tất cả các trang tính đã chọn trong một tệp PDF.
- Bảng - thao tác này sẽ xuất các trang tính đang hoạt động bảng, tức là bảng nơi con trỏ chuột của bạn hiện đang nằm.
- Toàn bộ sổ làm việc - tự giải thích : )
- Nhấp nút OK để đóng hộp thoại và bạn đã hoàn tất.
Như bạn thấy, việc xuất các tệp Excel sang PDF bằng các phương tiện Excel tích hợp rất dễ dàng. Tất nhiên, Microsoft Excel chỉ cung cấp một vài cài đặt cơ bản, nhưng chỉ với một chút kinh nghiệm, người ta có thể học cách chuẩn bị các tệp nguồn theo cách mà không cần điều chỉnh thêm. Dù sao, nếu bạn không hài lòng với khả năng của tính năng Lưu dưới dạng của Excel, hãy xem xét các dịch vụ của Adobe.
Xuất tệp Excel sang PDF bằng các công cụ của Adobe
Rất tiếc, Adobe không hào phóng như Microsoft khi chuyển đổi Excel sang PDF và không cung cấp bất kỳ phương tiện miễn phí nào cho việc này. Tuy nhiên, chúng có tích hợp tính năng này trong các công cụ hoặc đăng ký trả phí, những tính năng này - một người nên cung cấp cho chúng đúng hạn - thực hiện công việc thực sự tốt.
Adobe Reader
Bao gồm cả Adobe Reader X và các phiên bản cũ hơn tùy chọn đểcài đặt Adobe PDF Printer, có thể được sử dụng để xuất các tệp Excel sang PDF. Tuy nhiên, tính năng này không khả dụng trong phiên bản Adobe Reader XI mới nhất.
Thay vào đó, họ đã giới thiệu tab Tạo PDF cho phép bạn tạo PDF từ tệp .xls hoặc .xlsx ở định dạng một nút bấm duy nhất, miễn là bạn có đăng ký trả phí.
Adobe Acrobat XI Pro
Nếu bạn là một trong số ít người dùng may mắn của bộ ứng dụng mạnh mẽ này , tạo tệp PDF từ trang tính Excel dễ dàng bằng cách nhấp vào PDF từ Tệp... dưới thanh công cụ Tạo .
Ngoài ra, Adobe Acrobat Pro cho phép bạn tạo tệp PDF trực tiếp từ Excel theo một trong các cách sau:
- Nhấp vào nút Tạo PDF trên Acrobat trên dải băng Excel.
- Chuyển sang tab Tệp và nhấp vào Lưu dưới dạng Adobe PDF.
- Nhấp vào Tệp > ; In, chọn Adobe PDF và định cấu hình cài đặt.
Nếu bạn muốn có phiên bản dùng thử 30 ngày của Adobe Acrobat XI, bạn có thể tải xuống tại đây. Nếu bạn không sẵn sàng trả khoản phí 20 đô la hàng tháng cho đăng ký Acrobat XI Pro, hãy xem những trình chuyển đổi Excel sang PDF miễn phí nào cung cấp.
Trình chuyển đổi Excel sang PDF trực tuyến miễn phí
Thật may mắn cho bạn chúng tôi, có rất nhiều Trình chuyển đổi Excel sang PDF trực tuyến miễn phí cung cấp nhiều tùy chọn khác nhau để chuyển đổi tài liệu Excel thành tệp PDF. Dưới đây bạn sẽ tìm thấybài đánh giá về 4 trình chuyển đổi trực tuyến phổ biến nhất.
Để kiểm tra khả năng của các trình chuyển đổi PDF trực tuyến trên các loại dữ liệu khác nhau, tôi đã tạo hai sổ làm việc sau:
Sổ làm việc thử nghiệm 1: một vài bảng trong các định dạng khác nhau
Test Workbook 2: Mẫu Công cụ lập kế hoạch quà tặng ngày lễ của Microsoft
Bây giờ, quá trình chuẩn bị đã hoàn tất, hãy cùng xem trình chuyển đổi Excel sang PDF trực tuyến sẽ đối phó với thách thức như thế nào.
Trình chuyển đổi PDF
Một trình chuyển đổi Excel sang PDF trực tuyến khác hiện có tại www.freepdfconvert.com. Ngoài trang tính Excel, công cụ này còn có thể chuyển đổi tài liệu Word, bản trình bày PowerPoint cũng như các trang web và hình ảnh sang PDF.
Như bạn thấy trong hình trên, giao diện cũng rất rõ ràng và hầu như không cần bất kỳ lời giải thích nào. Bạn chỉ cần điều hướng giữa các tab để chọn loại chuyển đổi phù hợp, sau đó duyệt tìm tệp gốc, chọn định dạng mong muốn và nhấp vào Chuyển đổi .
Khi quá trình chuyển đổi hoàn tất, bạn có thể tải xuống PDF kết quả vào máy tính của bạn hoặc lưu vào tài liệu Google:
Trình chuyển đổi Excel sang PDF này có phiên bản miễn phí và đăng ký trả phí. Dưới đây là những hạn chế chính của phiên bản miễn phí:
- Bạn phải đợi 30 phút để chuyển đổi tệp khác.
- Số lượng chuyển đổi hạn chế - 10 chuyển đổi mỗi tháng.
Nếu muốn tìm hiểu thêm về công cụ này, bạn có thểtìm danh sách tính năng đầy đủ cũng như danh sách các gói đăng ký và giá có sẵn tại đây.
Kết quả:
Không giống như trình chuyển đổi PDF trước đây, trình chuyển đổi này đã tạo ra kết quả rất tốt trên sổ làm việc đầu tiên mà không cần bất kỳ biến dạng hoặc lỗi định dạng nào.
Đối với sổ làm việc thứ 2, nó đã được chuyển đổi chính xác và hoàn hảo... thành tài liệu Word (.docx). Tuy nhiên, lần đầu tiên của tôi là do tôi đã chọn nhầm định dạng chuyển đổi, vì vậy tôi đã lặp lại quy trình và nhận được kết quả tương tự, như bạn có thể thấy trong ảnh chụp màn hình bên dưới:
Nghĩ đi nghĩ lại, tôi đi đến kết luận sau. Trình chuyển đổi không thể xuất đúng định dạng tùy chỉnh của trang tính Excel của tôi sang PDF, do đó, nó đã chuyển đổi nó sang định dạng gần nhất. Thực sự chỉ mất vài giây để lưu tài liệu Word dưới dạng PDF bằng hộp thoại Save As của Word và kết quả là nhận được tệp PDF có định dạng đẹp mắt.
Soda PDF Online Converter
Trình chuyển đổi PDF trực tuyến này cho phép bạn tạo tài liệu PDF từ nhiều định dạng, bao gồm Microsoft Excel, Word và PowerPoint, cũng như các hình ảnh JPEG, PNG và trang HTML.
Soda PDF Online Services cung cấp tư cách thành viên miễn phí và trả phí. Miễn phí, bạn có thể tạo PDF không giới hạn và Chuyển đổi PDF giới hạn, một tệp cứ sau 30 phút. Nếu muốn nhiều hơn, bạn sẽ phải nâng cấp lên Premium (khoảng 10$/3 tháng). Trong trường hợp này, bạn cũng sẽ có khả năng hợp nhất vàchia nhỏ các tệp PDF.
Kết quả:
Trình chuyển đổi Excel sang PDF trực tuyến này gần như hoàn hảo. Sổ làm việc thứ nhất đã được chuyển đổi thành PDF mà không gặp lỗi, sổ làm việc thứ 2 cũng được chuyển đổi mà không có bất kỳ lỗi nào, nhưng chữ cái đầu tiên trong một từ bị cắt bớt:
Như bạn thấy, không có lỗi nào trình chuyển đổi trực tuyến Excel sang PDF miễn phí là hoàn hảo, mặc dù Soda PDF rất gần. Ai đó có thể nghĩ rằng vấn đề là do tài liệu Excel gốc của tôi. Tôi đồng ý, sổ làm việc thứ hai có định dạng tùy chỉnh khá phức tạp. Điều này là do mục đích của tôi là thực hiện một số loại "thử nghiệm căng thẳng" để tiết lộ tiềm năng thực sự của trình chuyển đổi PDF sang Excel trực tuyến vì sổ làm việc thực tế của bạn có thể phức tạp và phức tạp hơn nhiều về nội dung và định dạng.
Để thử nghiệm, tôi đã chuyển đổi cả hai sổ làm việc thử nghiệm thành PDF bằng cách sử dụng hộp thoại Lưu dưới dạng của Excel và nó hoàn toàn xử lý tốt nhiệm vụ - các tệp PDF thu được là bản sao chính xác của tài liệu Excel gốc.
Excel sang PDF trình chuyển đổi trên máy tính để bàn
Bên cạnh các trình chuyển đổi Excel sang PDF trực tuyến, còn có nhiều công cụ trên máy tính để bàn để chuyển đổi tệp Excel thành tài liệu PDF cung cấp các tùy chọn khác nhau tùy thuộc vào những gì bạn mong đợi trong tài liệu cuối cùng: từ các tiện ích một cú nhấp chuột miễn phí đến gói chuyên nghiệp cấp doanh nghiệp. Vì chúng tôi chủ yếu quan tâm đến các trình chuyển đổi Excel sang PDF miễn phí, chúng ta hãy xem xét kỹ hơn mộtmột vài công cụ như vậy.
Foxit Reader - trình chuyển đổi Excel sang PDF miễn phí trên máy tính để bàn
Foxit Reader là trình xem PDF nhỏ cho phép bạn xem, ký và in các tệp PDF cũng như tạo tài liệu PDF từ sổ làm việc Excel. Nó cho phép bạn chuyển đổi bảng tính Excel sang PDF từ Foxit Reader hoặc trực tiếp từ Excel.
Chuyển đổi Excel sang PDF từ Foxit Reader
Đây là cách nhanh nhất để chuyển đổi sổ làm việc Excel sang PDF yêu cầu chỉ với 3 bước nhanh chóng.
- Mở tệp Excel của bạn.
Trên tab Tệp , hãy nhấp vào Tạo > Từ tệp , sau đó Từ tệp lần nữa và duyệt tìm tài liệu Excel mà bạn muốn chuyển đổi.
- Xem lại tệp PDF .
Khi bạn đã chọn một tệp Excel, Foxit Reader sẽ ngay lập tức mở tệp đó ở định dạng PDF. Một tính năng thực sự thú vị là bạn có thể mở nhiều tệp PDF cùng lúc, mỗi tệp nằm trên tab riêng, như bạn thấy trong ảnh chụp màn hình bên dưới:
Hãy chú ý rằng Danh sách quà tặng ngày lễ của Excel, vốn là một công cụ khó bẻ khóa đối với hầu hết các trình chuyển đổi Excel sang PDF trực tuyến, không gây khó khăn gì cho công cụ dành cho máy tính để bàn này!
- Lưu tệp PDF .
Nếu mọi thứ đều ổn, hãy nhấp vào Lưu dưới dạng trên tab Tệp hoặc nhấn Ctrl + S để lưu tệp. Đúng, nó dễ dàng như vậy!
Lưu ý. Foxit Reader lưu tất cả các trang tính của sổ làm việc đã chọn thành PDF. Vì vậy, nếu bạnmuốn chỉ chuyển đổi một trang tính nhất định, trước tiên hãy lưu nó dưới dạng một sổ làm việc riêng lẻ.
Chuyển đổi tệp Excel thành PDF từ Excel
Phương pháp này được khuyến nghị nếu bạn muốn có nhiều tùy chọn hơn để xem trước và tùy chỉnh tài liệu PDF thu được.
Sau khi cài đặt, Foxit Reader thêm " Foxit Reader PDF Printer " vào danh sách máy in của bạn, trên thực tế, đây là một máy in giả có thể được sử dụng để định cấu hình giao diện cuối cùng của tài liệu PDF của bạn.
- Mở tệp Excel cần chuyển đổi sang PDF.
Mở sổ làm việc Excel, chuyển sang tab Tệp , nhấp vào In và chọn Foxit Reader PDF Printer trong danh sách máy in.
- Định cấu hình cài đặt.
Trong phần Cài đặt , bạn có các lựa chọn sau:
- Chuyển đổi trang tính đang hoạt động, toàn bộ sổ làm việc hoặc lựa chọn thành PDF.
- Chọn hướng tài liệu - dọc hoặc ngang.
- Xác định định dạng giấy và lề.
- Cân chỉnh trang tính, tất cả các cột hoặc tất cả các hàng trên một trang.
Khi bạn thực hiện các thay đổi , chúng được phản ánh ngay lập tức ed trong tài liệu Xem trước ở bên phải.
Nếu bạn muốn có thêm tùy chọn, hãy nhấp vào liên kết Thiết lập trang trong Cài đặt .
- Định cấu hình cài đặt bổ sung (tùy chọn).
Sử dụng cửa sổ hộp thoại Thiết lập trang , bạn có thể thêm tiêu đề tùy chỉnh hoặc/và chân trang, thay đổi thứ tự trang, hiển thị
