तुम्ही Google स्प्रेडशीटसह काम करता तेव्हा, लवकरच किंवा नंतर तुम्हाला काही कार्यक्षमता वापरावी लागेल जी तुम्ही यापूर्वी कधीही वापरली नसेल. चेकबॉक्सेस आणि ड्रॉप-डाउन अशा वैशिष्ट्यांपैकी असू शकतात. Google Sheets मध्ये ते किती उपयुक्त ठरू शकतात ते पाहू या.

Google Sheets मधील ड्रॉप-डाउन सूची काय आहे आणि तुम्हाला ती का आवश्यक असू शकते

बर्याचदा आपल्याला आपल्या सारणीच्या एका स्तंभात पुनरावृत्ती मूल्ये घालण्याची आवश्यकता आहे. उदाहरणार्थ, काही ऑर्डरवर किंवा विविध क्लायंटसह काम करणाऱ्या कर्मचाऱ्यांची नावे. किंवा ऑर्डर स्थिती — पाठवलेले, पैसे दिलेले, वितरित केलेले, इ. दुसऱ्या शब्दांत, आमच्याकडे व्हेरियंटची सूची आहे आणि आम्हाला सेलमध्ये इनपुट करण्यासाठी त्यापैकी फक्त एक निवडायचा आहे.

कोणत्या समस्या येऊ शकतात? बरं, सर्वात सामान्य म्हणजे चुकीचे शब्दलेखन. तुम्ही दुसरे अक्षर टाइप करू शकता किंवा चुकून क्रियापदाचा शेवट चुकवू शकता. तुम्ही कधी विचार केला आहे का की या छोट्या टायपोमुळे तुमच्या कामाला धोका कसा निर्माण होतो? जेव्हा प्रत्येक कर्मचाऱ्याने प्रक्रिया केलेल्या ऑर्डरची संख्या मोजली जाते, तेव्हा तुम्हाला दिसेल की तुमच्याकडे असलेल्या लोकांपेक्षा जास्त नावे आहेत. तुम्हाला चुकीची नावं शोधावी लागतील, त्यांना दुरुस्त करा आणि पुन्हा मोजा.

अधिक काय, एक आणि तेच मूल्य पुन्हा टाकण्यात वेळ वाया जातो.

म्हणजे Google सारण्यांमध्ये मूल्यांसह सूची तयार करण्याचा पर्याय का आहे: सेल भरताना तुम्ही ज्या मूल्यांमधून फक्त एक निवडाल.

माझी शब्द निवड लक्षात घेतली आहे का? तुम्ही मूल्य प्रविष्ट करणार नाही — तुम्ही यामधून फक्त एक निवडाल सूची.

हे वेळेची बचत करते, टेबल तयार करण्याच्या प्रक्रियेला गती देते आणि टायपोज दूर करते.

मला आशा आहे की तुम्ही आता अशा याद्यांचे फायदे समजून घ्याल आणि तयार करण्याचा प्रयत्न कराल.

Google Sheets मध्ये चेकबॉक्स कसे घालायचे

तुमच्या टेबलवर एक चेकबॉक्स जोडा

सर्वात मूलभूत आणि सोप्या सूचीमध्ये दोन उत्तर पर्याय आहेत — होय आणि नाही. आणि त्यासाठी Google Sheets चेकबॉक्सेस ऑफर करते.

समजा आमच्याकडे विविध प्रदेशांमधून चॉकलेट ऑर्डर असलेली स्प्रेडशीट #1 आहे. तुम्ही खालील डेटाचा भाग पाहू शकता:

कोणत्या व्यवस्थापकाने कोणती ऑर्डर स्वीकारली आणि ऑर्डरची अंमलबजावणी झाली की नाही हे आम्हाला पाहावे लागेल. त्यासाठी, आमची संदर्भ माहिती तिथे ठेवण्यासाठी आम्ही स्प्रेडशीट #2 तयार करतो.

टीप. तुमच्या मुख्य स्प्रेडशीटमध्ये शेकडो पंक्ती आणि स्तंभांसह भरपूर डेटा असू शकतो, त्यामुळे भविष्यात तुम्हाला गोंधळात टाकणारी काही अतिरिक्त माहिती जोडणे काहीसे गैरसोयीचे असू शकते. अशा प्रकारे, आम्ही तुम्हाला दुसरे वर्कशीट तयार करण्याचा सल्ला देतो आणि तेथे तुमचा अतिरिक्त डेटा ठेवतो.

तुमच्या इतर स्प्रेडशीटमध्ये स्तंभ A निवडा आणि Insert > वर जा. चेकबॉक्स Google पत्रक मेनूमध्ये. प्रत्येक निवडलेल्या सेलमध्ये एक रिक्त चेकबॉक्स लगेच जोडला जाईल.

टीप. तुम्ही Google Sheets मध्ये फक्त एका सेलमध्ये चेकबॉक्स टाकू शकता, त्यानंतर हा सेल निवडा आणि टेबलच्या शेवटपर्यंत संपूर्ण कॉलम चेकबॉक्ससह भरण्यासाठी त्या छोट्या निळ्या चौकोनावर डबल-क्लिक करा:

आहेचेकबॉक्स जोडण्याचा दुसरा मार्ग. A2 मध्ये कर्सर ठेवा आणि खालील सूत्र एंटर करा:

=CHAR(9744)

एंटर दाबा, आणि तुम्हाला एक रिकामा चेकबॉक्स मिळेल.

A3 सेलमध्ये खाली जा आणि एक समान प्रविष्ट करा सूत्र:

=CHAR(9745)

एंटर दाबा आणि एक भरलेला चेकबॉक्स मिळवा.

टीप. या ब्लॉग पोस्टमध्ये तुम्ही Google Sheets मध्ये इतर कोणत्या प्रकारचे चेकबॉक्स जोडू शकता ते पहा.

आमच्या कर्मचार्‍यांची आडनावे नंतर वापरण्यासाठी उजवीकडे कॉलममध्ये ठेवूया:

आता आम्हाला पहिल्या स्प्रेडशीटच्या कॉलम H आणि I मध्ये ऑर्डर मॅनेजर आणि ऑर्डर स्टेटस संबंधित माहिती जोडायची आहे.

सुरुवातीसाठी, आम्ही कॉलम हेडर जोडतो. नंतर, नावे सूचीमध्ये संग्रहित केल्यामुळे, आम्ही Google Sheets चेकबॉक्सेस आणि ड्रॉप-डाउन सूची वापरतो.

ऑर्डर स्थिती माहिती भरण्यापासून सुरुवात करूया. Google Sheets — H2:H20 मध्ये चेकबॉक्स घालण्यासाठी सेलची श्रेणी निवडा. नंतर डेटा > वर जा; डेटा प्रमाणीकरण :

निकष च्या पुढील चेकबॉक्स पर्याय निवडा.

टीप. तुम्ही कस्टम सेल व्हॅल्यूज वापरा या पर्यायावर खूण करू शकता आणि प्रत्येक प्रकारच्या चेकबॉक्सच्या मागे मजकूर सेट करू शकता: चेक केलेले आणि अनचेक केलेले.

जेव्हा तुम्ही तयार असाल, तेव्हा सेव्ह करा<2 दाबा>.

परिणामी, श्रेणीतील प्रत्येक सेल चेकबॉक्सने चिन्हांकित केला जाईल. आता तुम्ही तुमच्या ऑर्डरच्या स्थितीनुसार हे व्यवस्थापित करू शकता.

तुमच्यामध्ये सानुकूल Google पत्रक ड्रॉप-डाउन सूची जोडाटेबल

सेलमध्ये ड्रॉप-डाउन सूची जोडण्याचा दुसरा मार्ग अधिक सामान्य आहे आणि तुम्हाला अधिक पर्याय ऑफर करतो.

ऑर्डरवर प्रक्रिया करणाऱ्या व्यवस्थापकाची नावे समाविष्ट करण्यासाठी I2:I20 श्रेणी निवडा. डेटा > वर जा; डेटा प्रमाणीकरण . निकष पर्याय श्रेणीतील सूची दर्शवत असल्याची खात्री करा आणि आवश्यक नावांसह श्रेणी निवडा:

टीप. तुम्ही एकतर स्वहस्ते श्रेणी प्रविष्ट करू शकता किंवा टेबल चिन्हावर क्लिक करू शकता आणि स्प्रेडशीट 2 मधून नावांसह श्रेणी निवडा. नंतर ठीक आहे :

वर क्लिक करा समाप्त करा, जतन करा वर क्लिक करा आणि तुम्हाला त्रिकोणासह सेलची श्रेणी मिळेल जी Google शीटमध्ये नावांचा ड्रॉप-डाउन मेनू उघडेल

त्याच प्रकारे आपण चेकबॉक्सेसची यादी तयार करू शकतो. फक्त वरील चरणांची पुनरावृत्ती करा परंतु निकष श्रेणी म्हणून A2:A3 निवडा.

सेल्सच्या दुसर्‍या श्रेणीमध्ये चेकबॉक्स कसे कॉपी करायचे

म्हणून, आम्ही आमचे टेबल चेकबॉक्सेससह Google शीटमध्ये द्रुतपणे भरण्यास सुरुवात केली. आणि ड्रॉप-डाउन सूची. परंतु कालांतराने आणखी ऑर्डर देण्यात आल्या आहेत ज्यामुळे आम्हाला टेबलमध्ये अतिरिक्त पंक्ती आवश्यक आहेत. आणखी काय, या ऑर्डरवर प्रक्रिया करण्यासाठी फक्त दोन व्यवस्थापक शिल्लक आहेत.

आम्ही आमच्या टेबलचे काय करावे? पुन्हा त्याच पायऱ्यांवर जा? नाही, गोष्टी दिसतात तितक्या कठिण नाहीत.

तुम्ही चेकबॉक्सेस आणि ड्रॉप-डाउन सूचीसह वैयक्तिक सेल कॉपी करू शकता आणि Ctrl+C आणि Ctrl+V संयोजन वापरून ते पेस्ट करू शकता.तुमचा कीबोर्ड.

याशिवाय, Google सेलचे गट कॉपी आणि पेस्ट करणे शक्य करते:

दुसरा पर्याय म्हणजे खाली उजवीकडे ड्रॅग आणि ड्रॉप करणे तुमच्या चेकबॉक्स किंवा ड्रॉप-डाउन सूचीसह निवडलेल्या सेलचा कोपरा.

विशिष्ट श्रेणीतून एकापेक्षा जास्त Google पत्रक चेकबॉक्सेस काढा

जेव्हा सेलमध्ये जसेच्या तसे राहतात (ते नाही) ड्रॉप-डाउन सूचीचा भाग), फक्त हे सेल निवडा आणि तुमच्या कीबोर्डवरील हटवा दाबा. सर्व चेकबॉक्सेस ताबडतोब साफ केले जातील, रिकामे सेल मागे ठेवून.

तथापि, जर तुम्ही ड्रॉप-डाउन सूची (उर्फ डेटा प्रमाणीकरण ) वापरून असे करण्याचा प्रयत्न केला तर, हे फक्त साफ करेल निवडलेली मूल्ये. याद्या स्वतःच सेलमध्ये राहतील.

तुमच्या स्प्रेडशीटच्या कोणत्याही श्रेणीतील ड्रॉप-डाउनसह सेलमधून सर्वकाही काढून टाकण्यासाठी, खालील सोप्या चरणांचे अनुसरण करा:

1. सेल निवडा जिथे तुम्हाला चेकबॉक्सेस आणि ड्रॉप-डाउन हटवायचे आहेत (त्या सर्व एकाच वेळी किंवा Ctrl दाबताना विशिष्ट सेल निवडा).
2. डेटा > वर जा. Google Sheets मेनूमध्ये डेटा प्रमाणीकरण .
3. दिसलेल्या डेटा प्रमाणीकरण पॉप-अप विंडोमधील प्रमाणीकरण काढा बटणावर क्लिक करा:

हे प्रथम सर्व ड्रॉप-डाउन्सपासून मुक्त होईल.

आणि ते पूर्ण झाले! सर्व निवडलेले Google Sheets ड्रॉप-डाउन पूर्णपणे हटवले आहेत,उर्वरित सेल सुरक्षित आणि सुरळीत राहतात.

संपूर्ण टेबलमधून Google शीटमधील एकाधिक चेकबॉक्स आणि ड्रॉप-डाउन सूची काढा

तुम्हाला संपूर्ण टेबलवरील सर्व चेकबॉक्स हटवायचे असल्यास काय करावे तुम्ही काम करता?

प्रक्रिया सारखीच आहे, जरी तुम्हाला प्रत्येक सेल चेकबॉक्ससह निवडण्याची आवश्यकता आहे. Ctrl+A की संयोजन सुलभ होऊ शकते.

तुमच्या टेबलचा कोणताही सेल निवडा, तुमच्या कीबोर्डवर Ctrl+A दाबा आणि तुमच्याकडे असलेला सर्व डेटा निवडला जाईल. पुढील पायऱ्या यापेक्षा वेगळ्या नाहीत: डेटा > डेटा प्रमाणीकरण > प्रमाणीकरण काढा :

टीप. स्तंभ H मधील डेटा ड्रॉप-डाउन सूची वापरून घातला गेल्यापासून तो तसाच राहील. दुसर्‍या शब्दात, ही ड्रॉप-डाउन सूची आहे जी सेलमधील समाविष्ट केलेल्या मूल्यांपेक्षा (असल्यास) हटविली जाते.

चेकबॉक्सेस स्वतः हटवण्यासाठी, तुम्हाला कीबोर्डवरील हटवा दाबणे आवश्यक आहे.

टीप. Google Sheets मधील विशिष्ट वर्ण किंवा समान मजकूर काढण्याचे इतर मार्ग जाणून घ्या.

ड्रॉप-डाउन सूचीमध्ये आपोआप मूल्य जोडा

म्हणून, येथे आमचे Google पत्रक ड्रॉप-डाउन आहे जे यासाठी उपयुक्त ठरले आहे थोडा वेळ पण काही बदल झाले आहेत आणि आता आमच्यामध्ये आणखी काही कर्मचारी आहेत. आम्हाला आणखी एक पार्सल स्थिती जोडण्याची आवश्यकता आहे हे सांगायला नको, जेणेकरुन ते "पाठवण्यास तयार" असेल तेव्हा आम्ही पाहू शकू. याचा अर्थ आम्ही सुरवातीपासून याद्या तयार केल्या पाहिजेत का?

ठीक आहे, तुम्ही प्रयत्न करू शकता आणि नवीन कर्मचार्‍यांची नावे दुर्लक्षित करू शकता.ड्रॉप-डाउन. परंतु आमच्या सूचीच्या सेटिंग्जमध्ये कोणत्याही अवैध डेटासाठी चेतावणी पर्याय टिकला असल्याने, नवीन नाव जतन केले जाणार नाही. त्याऐवजी, सेलच्या कोपऱ्यात एक नारिंगी सूचना त्रिकोण दिसेल ज्यामध्ये फक्त सुरुवातीला निर्दिष्ट केलेले मूल्य वापरले जाऊ शकते.

म्हणूनच मी तुम्हाला Google शीटमध्ये ड्रॉप-डाउन सूची तयार करण्याची शिफारस करतो. आपोआप भरता येईल. तुम्ही सेलमध्ये इनपुट केल्यानंतर लगेच सूचीमध्ये मूल्य स्वयंचलितपणे जोडले जाईल.

आम्ही कोणत्याही अतिरिक्त स्क्रिप्टकडे न वळता ड्रॉप-डाउन सूचीची सामग्री कशी बदलू शकतो ते पाहूया.

आम्ही आमच्या ड्रॉप-डाउन सूचीच्या मूल्यांसह स्प्रेडशीट 2 वर जातो. नावे दुसर्‍या कॉलममध्ये कॉपी आणि पेस्ट करा:

आता आम्ही I2:I20 श्रेणीसाठी ड्रॉप-डाउन सूची सेटिंग्ज बदलतो: हे सेल निवडा, डेटा वर जा > डेटा प्रमाणीकरण , आणि निकष साठी श्रेणी डी स्प्रेडशीट 2 मध्ये बदला. बदल जतन करण्यास विसरू नका:

आता पहा सूचीमध्ये नाव जोडणे किती सोपे आहे:

स्तंभ डी शीट 2 मधील सर्व मूल्ये आपोआप सूचीचा भाग बनली. हे खूप सोयीस्कर आहे, नाही का?

सर्वांचा सारांश सांगायचा तर, आता तुम्हाला माहित आहे की स्प्रेडशीट नवशिक्या देखील ड्रॉप-डाउन सूची तयार करू शकतात जरी त्यांनी या वैशिष्ट्याबद्दल यापूर्वी कधीही ऐकले नसेल. फक्त वरील चरणांचे अनुसरण करा आणि तुम्ही ते Google Sheets ड्रॉप-डाउन आणि चेकबॉक्स तुमच्याकडे आणालटेबल!

शुभेच्छा!