Quando si lavora con un foglio di calcolo di Google, prima o poi potrebbe essere necessario utilizzare alcune funzionalità mai usate prima. Le caselle di controllo e i menu a tendina possono essere tra queste funzionalità. Vediamo come possono essere utili in Google Fogli.

Che cos'è un elenco a discesa in Google Fogli e perché potrebbe esservi utile

Molto spesso abbiamo bisogno di inserire valori ripetuti in una colonna della nostra tabella. Ad esempio, i nomi dei dipendenti che lavorano su alcuni ordini o con diversi clienti, oppure gli stati degli ordini: inviato, pagato, consegnato, ecc. In altre parole, abbiamo un elenco di varianti e vogliamo selezionarne solo una da inserire in una cella.

Quali sono i problemi che possono verificarsi? Il più comune è l'errore di battitura: si può digitare una lettera in più o sbagliare la desinenza del verbo. Vi siete mai chiesti come questi piccoli errori di battitura minaccino il vostro lavoro? Quando si tratta di contare il numero di ordini che ogni dipendente ha elaborato, vi accorgerete che ci sono più nomi che persone. Dovrete cercare i nomi sbagliati e correggerli.e contare di nuovo.

Inoltre, è una perdita di tempo inserire sempre lo stesso valore.

Per questo motivo, le tabelle di Google hanno l'opzione di creare elenchi di valori: valori tra i quali se ne sceglierà solo uno quando si riempirà la cella.

Hai notato la mia scelta di parole? entrare il valore - si scegliere solo uno dall'elenco.

Si risparmia tempo, si accelera il processo di creazione della tabella e si eliminano gli errori di battitura.

Spero che a questo punto abbiate compreso i vantaggi di tali liste e siate pronti a provare a crearne una.

Come inserire caselle di controllo in Google Sheets

Aggiungere una casella di controllo alla tabella

L'elenco più semplice e basilare ha due opzioni di risposta - sì e no - e per questo Google Sheets offre caselle di controllo.

Supponiamo di avere un foglio di calcolo n. 1 con gli ordini di cioccolato provenienti da varie regioni. È possibile vedere la parte dei dati qui sotto:

Dobbiamo vedere quale ordine è stato accettato da quale gestore e se l'ordine è stato eseguito. A tal fine, creiamo un foglio di calcolo #2 per inserirvi le informazioni di riferimento.

Suggerimento: poiché il foglio di lavoro principale può contenere un sacco di dati con centinaia di righe e colonne, può essere un po' scomodo aggiungere informazioni in eccesso che potrebbero confondere l'utente in futuro. Pertanto, si consiglia di creare un altro foglio di lavoro e di inserirvi i dati aggiuntivi.

Selezionate la colonna A nell'altro foglio di calcolo e andate su Inserisci> Casella di controllo nel menu di Google Fogli. A ogni cella selezionata verrà subito aggiunta una casella di controllo vuota.

Suggerimento: è possibile inserire la casella di controllo in Google Fogli in una sola cella, quindi selezionare questa cella e fare doppio clic sul quadratino blu per riempire l'intera colonna fino alla fine della tabella con le caselle di controllo:

C'è un altro modo per aggiungere le caselle di controllo. Posizionare il cursore in A2 e inserire la seguente formula:

=CHAR(9744)

Premete Invio e otterrete una casella di controllo vuota.

Passate alla cella A3 e inserite una formula simile:

=CHAR(9745)

Premete Invio e otterrete una casella di controllo riempita.

Suggerimento: per scoprire quali altri tipi di caselle di controllo è possibile aggiungere in Google Sheets, consultate questo post del blog.

Inseriamo i cognomi dei nostri dipendenti nella colonna a destra per utilizzarli in seguito:

Ora dobbiamo aggiungere le informazioni relative ai gestori degli ordini e agli stati degli ordini nelle colonne H e I del primo foglio di calcolo.

Per cominciare, aggiungiamo le intestazioni delle colonne. Poi, poiché i nomi sono memorizzati nell'elenco, utilizziamo le caselle di controllo di Google Sheets e un elenco a discesa per inserirli.

Iniziamo con la compilazione delle informazioni sullo stato dell'ordine. Selezionate l'intervallo di celle in cui inserire la casella di controllo in Google Fogli - H2:H20. Poi andate su Dati; Convalida dei dati :

Scegliere il Casella di controllo accanto a Criteri .

Suggerimento: è possibile disattivare l'opzione di Utilizzare valori di cella personalizzati e impostare il testo dietro ogni tipo di casella di controllo: selezionata e non selezionata.

Quando si è pronti, premere Risparmiare .

Di conseguenza, ogni cella dell'intervallo sarà contrassegnata da una casella di controllo. Ora è possibile gestirla in base allo stato dell'ordine.

Aggiungere un elenco a discesa personalizzato di Google Sheets alla tabella

L'altro modo per aggiungere un elenco a discesa a una cella è più comune e offre più opzioni.

Selezionare l'intervallo I2:I20 per inserire i nomi dei manager che elaborano gli ordini. Andare a Dati; Convalida dei dati Assicurarsi che Criteri l'opzione mostra Elenco da un intervallo e selezionare l'intervallo con i nomi necessari:

Suggerimento: è possibile inserire manualmente l'intervallo, oppure fare clic sul simbolo della tabella e selezionare l'intervallo con i nomi dal foglio di calcolo 2. Quindi fare clic su OK :

Per terminare, fare clic su Risparmiare e otterrete l'intervallo di celle con i triangoli che aprono il menu a discesa dei nomi in Google SheetsTutti i menu a discesa selezionati vengono eliminati:

Allo stesso modo possiamo creare un elenco di caselle di controllo. Ripetiamo i passaggi precedenti, ma selezioniamo A2:A3 come intervallo di criteri.

Come copiare le caselle di controllo in un altro intervallo di celle

Abbiamo quindi iniziato a riempire rapidamente la nostra tabella in Google Sheets con caselle di controllo ed elenchi a discesa, ma con il tempo sono arrivati altri ordini e abbiamo bisogno di ulteriori righe nella tabella. Inoltre, sono rimasti solo due manager per elaborare questi ordini.

Cosa dobbiamo fare con il nostro tavolo? Ripetere gli stessi passi? No, non è così difficile come sembra.

È possibile copiare singole celle con caselle di controllo ed elenchi a discesa e incollarle ovunque sia necessario utilizzando le combinazioni Ctrl+C e Ctrl+V sulla tastiera.

Inoltre, Google consente di copiare e incollare gruppi di celle:

Un'altra opzione potrebbe essere quella di trascinare e rilasciare l'angolo inferiore destro della cella selezionata con la casella di controllo o l'elenco a discesa.

Rimuovere più caselle di controllo di Google Sheets da un determinato intervallo

Per quanto riguarda le caselle di controllo che risiedono nelle celle come sono (che non fanno parte degli elenchi a discesa), è sufficiente selezionare queste celle e premere Canc sulla tastiera. Tutte le caselle di controllo verranno eliminate immediatamente, lasciando le celle vuote.

Tuttavia, se si cerca di farlo con gli elenchi a discesa (alias Convalida dei dati ), cancellerà solo i valori selezionati, mentre gli elenchi rimarranno nelle celle.

Per rimuovere tutto dalle celle, compresi i menu a tendina, da qualsiasi intervallo del foglio di calcolo, seguite i semplici passaggi riportati di seguito:

1. Selezionare le celle in cui si desidera eliminare le caselle di controllo e i menu a discesa (tutte insieme o selezionando determinate celle premendo Ctrl).
2. Vai a Dati; Convalida dei dati nel menu Fogli di Google.
3. Fare clic sul pulsante Rimuovere la convalida nel pulsante apparso Convalida dei dati finestra pop-up:

In questo modo si eliminano prima tutti i menu a tendina.

Tutte le caselle a discesa di Google Sheets selezionate vengono eliminate completamente, mentre il resto delle celle rimane sano e salvo.

Rimuovete le caselle di controllo multiple e gli elenchi a discesa in Google Fogli dall'intera tabella

E se fosse necessario eliminare tutte le caselle di controllo dell'intera tabella con cui si lavora?

La procedura è la stessa, anche se è necessario selezionare ogni singola cella con una casella di controllo. La combinazione di tasti Ctrl+A può essere utile.

Selezionate una cella qualsiasi della tabella, premete Ctrl+A sulla tastiera e tutti i dati saranno selezionati. I passi successivi non sono diversi: Dati> Convalida dei dati> Rimuovere la convalida :

Nota: i dati della colonna H rimangono perché sono stati inseriti con gli elenchi a discesa. In altre parole, sono gli elenchi a discesa a essere eliminati e non i valori inseriti (se presenti) nelle celle.

Per eliminare anche le caselle di controllo, è necessario premere Canc sulla tastiera.

Suggerimento. Scoprite altri modi per rimuovere determinati caratteri o lo stesso testo in Google Fogli.

Aggiungere automaticamente valori a un elenco a discesa

Ecco il nostro elenco a discesa di Google Sheets che è stato utile per un po' di tempo. Ma ci sono stati alcuni cambiamenti e ora abbiamo un paio di dipendenti in più. Per non parlare del fatto che abbiamo bisogno di aggiungere un altro stato del pacco, in modo da poter vedere quando è "pronto per la spedizione". Significa che dobbiamo creare gli elenchi da zero?

Si potrebbe provare a inserire i nomi dei nuovi dipendenti senza tenere conto del menu a tendina, ma dato che c'è l'opzione Avvertenze Se nelle impostazioni dell'elenco è spuntata l'opzione per i dati non validi, il nuovo nome non verrà salvato, ma apparirà un triangolo di notifica arancione nell'angolo della cella che indica che è possibile utilizzare solo il valore specificato all'inizio.

Per questo motivo vi consiglio di creare elenchi a discesa in Google Fogli che possono essere riempiti automaticamente. Il valore verrà aggiunto automaticamente all'elenco subito dopo averlo inserito in una cella.

Vediamo come modificare il contenuto dell'elenco a discesa senza ricorrere a script aggiuntivi.

Passiamo al foglio di calcolo 2 con i valori del nostro elenco a discesa. Copiamo e incolliamo i nomi in un'altra colonna:

Ora modifichiamo le impostazioni dell'elenco a discesa per l'intervallo I2:I20: selezioniamo queste celle, andiamo su Dati; Convalida dei dati e modificare l'intervallo per Criteri alla colonna D del foglio di calcolo 2. Non dimenticate di salvare le modifiche:

Ora vediamo come è facile aggiungere un nome all'elenco:

Tutti i valori della colonna D del foglio 2 entrano automaticamente a far parte dell'elenco. È molto comodo, vero?

Per riassumere il tutto, ora sapete che anche i neofiti dei fogli di calcolo possono creare elenchi a discesa anche se non hanno mai sentito parlare di questa funzione. Seguite i passaggi sopra descritti e porterete sul vostro tavolo gli elenchi a discesa e le caselle di controllo di Google Sheets!

Buona fortuna!