जब आप Google स्प्रेडशीट के साथ काम करते हैं, तो देर-सवेर आपको कुछ ऐसी कार्यक्षमता का उपयोग करने की आवश्यकता हो सकती है जिसका आपने पहले कभी उपयोग नहीं किया हो। चेकबॉक्स और ड्रॉप-डाउन ऐसी विशेषताओं में से हो सकते हैं। आइए देखें कि वे Google पत्रक में कितने उपयोगी हो सकते हैं।

Google पत्रक में ड्रॉप-डाउन सूची क्या है और आपको इसकी आवश्यकता क्यों हो सकती है

अक्सर हमें अपनी तालिका के एक कॉलम में बार-बार मान डालने की आवश्यकता है। उदाहरण के लिए, कर्मचारियों के नाम जो कुछ ऑर्डर पर या विभिन्न ग्राहकों के साथ काम करते हैं। या आदेश की स्थिति - भेजा, भुगतान, वितरित, आदि। दूसरे शब्दों में, हमारे पास विविधताओं की एक सूची है और हम सेल में इनपुट करने के लिए उनमें से केवल एक का चयन करना चाहते हैं।

क्या समस्याएं हो सकती हैं? खैर, सबसे आम गलत वर्तनी है। आप दूसरे अक्षर में टाइप कर सकते हैं या गलती से समाप्त होने वाली क्रिया को याद कर सकते हैं। क्या आपने कभी सोचा है कि ये छोटे टाइपो आपके काम को कैसे खतरे में डालते हैं? जब प्रत्येक कर्मचारी द्वारा संसाधित किए गए आदेशों की संख्या की गणना करने की बात आती है, तो आप देखेंगे कि आपके पास जितने लोग हैं, उससे कहीं अधिक नाम हैं। आपको गलत वर्तनी वाले नामों की खोज करनी होगी, उन्हें सही करना होगा और फिर से गिनना होगा।

और तो और, एक ही मान को बार-बार दर्ज करना समय की बर्बादी है।

यानी Google तालिकाओं में मानों के साथ सूचियाँ बनाने का विकल्प क्यों होता है: वे मान जिनमें से आप सेल भरते समय केवल एक का चयन करेंगे।

क्या आपने मेरी शब्द पसंद पर ध्यान दिया है? आप मान दर्ज नहीं करेंगे - आप चुनेंगे केवल एकlist.

इससे समय की बचत होती है, तालिका बनाने की प्रक्रिया में तेजी आती है और टाइपिंग की त्रुटियाँ समाप्त हो जाती हैं।

मुझे उम्मीद है कि अब तक आप ऐसी सूचियों के लाभों को समझ चुके हैं और इसे बनाने का प्रयास करने के लिए तैयार हैं।

Google पत्रक में चेकबॉक्स कैसे सम्मिलित करें

अपनी तालिका में एक चेकबॉक्स जोड़ें

सबसे बुनियादी और सरल सूची में दो उत्तर विकल्प हैं — हां और नहीं। और उसके लिए Google पत्रक चेकबॉक्स प्रदान करता है।

मान लीजिए कि हमारे पास विभिन्न क्षेत्रों से चॉकलेट ऑर्डर के साथ एक स्प्रेडशीट #1 है। आप नीचे दिए गए डेटा का हिस्सा देख सकते हैं:

हमें यह देखने की जरूरत है कि कौन सा आदेश किस प्रबंधक द्वारा स्वीकार किया गया था और क्या आदेश निष्पादित किया गया है। उसके लिए, हम अपनी संदर्भ जानकारी वहां रखने के लिए एक स्प्रेडशीट #2 बनाते हैं।

युक्ति। चूंकि आपकी मुख्य स्प्रैडशीट में सैकड़ों पंक्तियों और स्तंभों के साथ डेटा का भार हो सकता है, इसलिए कुछ अतिरिक्त जानकारी जोड़ना थोड़ा असुविधाजनक हो सकता है जो आपको भविष्य में भ्रमित कर सकता है। इस प्रकार, हम आपको एक अन्य वर्कशीट बनाने और अपना अतिरिक्त डेटा वहां रखने की सलाह देते हैं।

अपनी अन्य स्प्रेडशीट में कॉलम A चुनें और Insert > चेकबॉक्स Google पत्रक मेनू में। प्रत्येक चयनित सेल में तुरंत एक खाली चेकबॉक्स जोड़ दिया जाएगा।

युक्ति। आप Google पत्रक में चेकबॉक्स को केवल एक सेल में सम्मिलित कर सकते हैं, फिर इस सेल का चयन करें और चेकबॉक्स के साथ तालिका के अंत तक पूरे कॉलम को भरने के लिए उस छोटे नीले वर्ग पर डबल-क्लिक करें:

वहाँ हैचेकबॉक्स जोड़ने का दूसरा तरीका। कर्सर को A2 में रखें और निम्न सूत्र दर्ज करें:

=CHAR(9744)

Enter दबाएं, और आपको एक खाली चेकबॉक्स मिलेगा।

नीचे A3 सेल पर जाएं और एक समान दर्ज करें सूत्र:

=CHAR(9745)

Enter दबाएं, और एक भरा हुआ चेकबॉक्स प्राप्त करें।

युक्ति। इस ब्लॉग पोस्ट में देखें कि आप Google पत्रक में किस प्रकार के चेकबॉक्स जोड़ सकते हैं।

आइए बाद में उपयोग करने के लिए दाईं ओर कॉलम में हमारे कर्मचारियों के उपनाम रखें:

अब हमें पहली स्प्रैडशीट के कॉलम H और I में ऑर्डर मैनेजर और ऑर्डर की स्थिति के बारे में जानकारी जोड़ने की आवश्यकता है।

शुरू करने के लिए, हम कॉलम हेडर जोड़ते हैं। फिर, चूंकि नाम सूची में संग्रहीत हैं, हम उन्हें दर्ज करने के लिए Google पत्रक चेकबॉक्स और एक ड्रॉप-डाउन सूची का उपयोग करते हैं।

आदेश स्थिति जानकारी भरने के साथ शुरू करते हैं। Google पत्रक — H2:H20 में चेकबॉक्स सम्मिलित करने के लिए कक्षों की श्रेणी का चयन करें। इसके बाद डेटा > डेटा सत्यापन :

मानदंड के आगे चेकबॉक्स विकल्प चुनें।

युक्ति। आप कस्टम सेल मानों का उपयोग करने के विकल्प को बंद कर सकते हैं और प्रत्येक प्रकार के चेकबॉक्स के पीछे टेक्स्ट सेट कर सकते हैं: चेक किया हुआ और अनचेक किया गया।

जब आप तैयार हों, तो सहेजें<2 हिट करें>.

परिणामस्वरूप, रेंज के भीतर प्रत्येक सेल को एक चेकबॉक्स के साथ चिह्नित किया जाएगा। अब आप इन्हें अपने आदेश की स्थिति के आधार पर प्रबंधित कर सकते हैं।

अपनी कस्टम Google पत्रक ड्रॉप-डाउन सूची जोड़ेंतालिका

सेल में ड्रॉप-डाउन सूची जोड़ने का दूसरा तरीका अधिक सामान्य है और आपको अधिक विकल्प प्रदान करता है।

आदेशों को संसाधित करने वाले प्रबंधक के नाम सम्मिलित करने के लिए I2:I20 श्रेणी का चयन करें। डेटा > डेटा सत्यापन । सुनिश्चित करें कि मापदंड विकल्प श्रेणी से सूची दिखाता है और आवश्यक नामों के साथ श्रेणी का चयन करें:

युक्ति। आप या तो मैन्युअल रूप से सीमा दर्ज कर सकते हैं, या तालिका प्रतीक पर क्लिक कर सकते हैं और स्प्रेडशीट 2 से नामों के साथ श्रेणी का चयन कर सकते हैं। फिर ठीक :

प्रति समाप्त करें, सहेजें पर क्लिक करें और आपको त्रिभुजों के साथ सेल की श्रेणी मिलेगी जो Google पत्रक में नामों के ड्रॉप-डाउन मेनू को खोलती है। सभी चयनित ड्रॉप-डाउन हटा दिए गए हैं:

इसी तरह हम चेकबॉक्स की सूची बना सकते हैं। बस ऊपर दिए गए चरणों को दोहराएं लेकिन मापदंड श्रेणी के रूप में A2:A3 का चयन करें।

चेकबॉक्स को सेल की अन्य श्रेणी में कैसे कॉपी करें

इसलिए, हमने चेकबॉक्स के साथ Google पत्रक में अपनी तालिका को जल्दी से भरना शुरू किया और ड्रॉप-डाउन सूचियाँ। लेकिन समय के साथ और आदेश दिए गए हैं ताकि हमें तालिका में अतिरिक्त पंक्तियों की आवश्यकता हो। और तो और, इन आदेशों को संसाधित करने के लिए केवल दो प्रबंधक बचे हैं।

हमें अपनी तालिका के साथ क्या करना चाहिए? एक ही चरण पर फिर से जाएं? नहीं, चीज़ें उतनी कठिन नहीं हैं जितनी वे दिखती हैं।

आप अलग-अलग सेल को चेकबॉक्स और ड्रॉप-डाउन सूचियों के साथ कॉपी कर सकते हैं और जहाँ भी आपको आवश्यकता हो, उन्हें Ctrl+C और Ctrl+V संयोजनों का उपयोग करके पेस्ट कर सकते हैंआपका कीबोर्ड।

इसके अलावा, Google कोशिकाओं के समूहों को कॉपी और पेस्ट करना संभव बनाता है:

एक अन्य विकल्प नीचे दाईं ओर खींचना और छोड़ना होगा आपके चेकबॉक्स या ड्रॉप-डाउन सूची के साथ चयनित सेल का कोना।

एक निश्चित श्रेणी से कई Google पत्रक चेकबॉक्स हटाएं

जब उन चेकबॉक्स की बात आती है जो सेल में रहते हैं (जो नहीं हैं) ड्रॉप-डाउन सूचियों का हिस्सा), बस इन सेल का चयन करें और अपने कीबोर्ड पर डिलीट दबाएं। सभी चेकबॉक्स तुरंत हटा दिए जाएंगे, खाली सेल पीछे छोड़ दिए जाएंगे। चयनित मान। सूचियाँ स्वयं कक्षों में रहेंगी।

अपनी स्प्रैडशीट की किसी भी श्रेणी से, ड्रॉप-डाउन सहित, कक्षों से सब कुछ निकालने के लिए, नीचे दिए गए सरल चरणों का पालन करें:

1. कोशिकाओं का चयन करें जहां आप चेकबॉक्स और ड्रॉप-डाउन को हटाना चाहते हैं (वे सभी एक साथ या Ctrl दबाते हुए विशेष सेल का चयन करें)।
2. डेटा > Google पत्रक मेनू में डेटा सत्यापन ।
3. दिखाई देने वाले डेटा सत्यापन पॉप-अप विंडो में सत्यापन हटाएं बटन पर क्लिक करें:

यह पहले सभी ड्रॉप-डाउन से छुटकारा दिलाएगा।

और यह हो गया! सभी चयनित Google पत्रक ड्रॉप-डाउन पूरी तरह से हटा दिए गए हैं,जबकि बाकी सेल सुरक्षित और स्वस्थ रहते हैं।

पूरी तालिका से Google पत्रक में एकाधिक चेकबॉक्स और ड्रॉप-डाउन सूचियां निकालें

क्या होगा यदि आपको संपूर्ण तालिका पर सभी चेकबॉक्स हटाने की आवश्यकता है आप किसके साथ काम करते हैं?

प्रक्रिया समान है, हालांकि आपको चेकबॉक्स के साथ हर एक सेल का चयन करना होगा। Ctrl+A कुंजी संयोजन काम आ सकता है।

अपनी तालिका के किसी भी सेल का चयन करें, अपने कीबोर्ड पर Ctrl+A दबाएं और आपके पास मौजूद सभी डेटा का चयन किया जाएगा। अगले चरण अब अलग नहीं हैं: डेटा > डेटा सत्यापन > मान्यता हटाएं :

ध्यान दें। कॉलम एच में डेटा तब तक बना रहेगा जब इसे ड्रॉप-डाउन सूचियों का उपयोग करके डाला गया था। दूसरे शब्दों में, यह ड्रॉप-डाउन सूचियाँ हैं जो सेल में डाले गए मानों (यदि कोई हो) के बजाय हटा दी जाती हैं।

चेकबॉक्स को स्वयं भी हटाने के लिए, आपको कीबोर्ड पर डिलीट को दबाना होगा।

युक्ति। Google पत्रक में कुछ वर्णों या समान पाठ को निकालने के अन्य तरीके सीखें।

स्वचालित रूप से ड्रॉप-डाउन सूची में मान जोड़ें

इसलिए, यहां हमारा Google पत्रक ड्रॉप-डाउन है जो इसके लिए मददगार रहा है कुछ समय। लेकिन कुछ बदलाव हुए हैं और अब हमारे बीच कुछ और कर्मचारी हैं। यह कहने की बात नहीं है कि हमें एक और पार्सल स्थिति जोड़ने की आवश्यकता है, ताकि हम देख सकें कि यह कब "प्रेषण के लिए तैयार" है। क्या इसका मतलब है कि हमें शुरुआत से सूचियां बनानी चाहिए?

ठीक है, आप कोशिश कर सकते हैं और नए कर्मचारियों के नामों को दर्ज कर सकते हैं।ड्रॉप-डाउन। लेकिन चूंकि हमारी सूची की सेटिंग में किसी भी अमान्य डेटा के लिए चेतावनी विकल्प चुना गया है, इसलिए नया नाम सहेजा नहीं जाएगा। इसके बजाय, सेल के कोने पर एक नारंगी अधिसूचना त्रिकोण यह कहते हुए दिखाई देगा कि केवल शुरुआत में निर्दिष्ट मान का उपयोग किया जा सकता है।

इसीलिए मैं आपको Google पत्रक में ड्रॉप-डाउन सूची बनाने की सलाह दूंगा जो स्वतः भरा जा सकता है। आपके द्वारा सेल में इनपुट करने के ठीक बाद सूची में मान अपने आप जुड़ जाएगा।

आइए देखते हैं कि हम बिना किसी अतिरिक्त स्क्रिप्ट को बदले ड्रॉप-डाउन सूची की सामग्री को कैसे बदल सकते हैं।

हम अपनी ड्रॉप-डाउन सूची के मानों के साथ स्प्रेडशीट 2 पर जाते हैं। नामों को दूसरे कॉलम में कॉपी और पेस्ट करें:

अब हम I2:I20 रेंज के लिए ड्रॉप-डाउन सूची सेटिंग्स बदलते हैं: इन सेल का चयन करें, डेटा पर जाएं > डेटा सत्यापन , और मानदंड के लिए श्रेणी को कॉलम D स्प्रेडशीट 2 में बदलें। परिवर्तनों को सहेजना न भूलें:

अब देखें सूची में नाम जोड़ना कितना आसान है:

कॉलम डी शीट 2 से सभी मान स्वचालित रूप से सूची का हिस्सा बन गए। यह बहुत सुविधाजनक है, है ना?

कुल मिलाकर, अब आप जानते हैं कि स्प्रेडशीट के नए लोग भी ड्रॉप-डाउन सूची बना सकते हैं, भले ही उन्होंने इस तरह की सुविधा के बारे में पहले कभी नहीं सुना हो। बस ऊपर दिए गए चरणों का पालन करें और आप उन Google पत्रक ड्रॉप-डाउन और चेकबॉक्स को अपनेटेबल!

शुभकामनाएं!