Kapag nagtatrabaho ka sa isang spreadsheet ng Google, maaga o huli ay maaaring kailanganin mong gumamit ng ilang functionality na hindi mo pa nagamit dati. Maaaring kabilang sa mga naturang feature ang mga checkbox at drop-down. Tingnan natin kung gaano kapaki-pakinabang ang mga ito sa Google Sheets.

Ano ang isang drop-down na listahan sa Google Sheets at kung bakit maaaring kailanganin mo ito

Napakadalas kailangan naming magpasok ng mga paulit-ulit na halaga sa isang column ng aming talahanayan. Halimbawa, ang mga pangalan ng mga empleyado na nagtatrabaho sa ilang mga order o sa iba't ibang mga kliyente. O ang mga katayuan ng order — ipinadala, binayaran, inihatid, atbp. Sa madaling salita, mayroon kaming listahan ng mga variant at gusto naming pumili lamang ng isa sa mga ito na ilalagay sa isang cell.

Anong mga problema ang maaaring mangyari? Well, ang pinaka-karaniwan ay ang maling spelling. Maaari kang mag-type ng isa pang titik o makaligtaan ang pandiwa na nagtatapos nang hindi sinasadya. Naisip mo na ba kung paano nagbabanta ang maliliit na typo na ito sa iyong trabaho? Pagdating sa pagbibilang ng bilang ng mga order na naproseso ng bawat empleyado, makikita mo na mas maraming pangalan kaysa sa mga taong mayroon ka. Kakailanganin mong hanapin ang mga maling pagbabaybay ng mga pangalan, itama ang mga ito at bilangin muli.

Higit pa rito, sayang ang oras upang muling ilagay ang isa at ang parehong halaga.

Iyon ay bakit may opsyon ang mga Google table na gumawa ng mga listahan na may mga value: ang mga value kung saan pipili ka lang ng isa kapag pinupunan ang cell.

Napansin mo ba ang aking piniling salita? Hindi mo ipasok ang halaga — pipili ka isa lang mula salist.

Ito ay nakakatipid ng oras, nagpapabilis sa proseso ng paggawa ng talahanayan at nag-aalis ng mga typo.

Sana ngayon ay naiintindihan mo na ang mga bentahe ng naturang mga listahan at handang sumubok at gumawa ng isa.

Paano maglagay ng mga checkbox sa Google Sheets

Magdagdag ng checkbox sa iyong talahanayan

Ang pinakasimple at simpleng listahan ay may dalawang pagpipilian sa sagot — oo at hindi. At para doon nag-aalok ang Google Sheets ng mga checkbox.

Ipagpalagay na mayroon kaming spreadsheet #1 na may mga order na tsokolate mula sa iba't ibang rehiyon. Makikita mo ang bahagi ng data sa ibaba:

Kailangan nating makita kung aling order ang tinanggap ng kung sinong manager at kung ang order ay naisakatuparan. Para diyan, gumawa kami ng spreadsheet #2 para ilagay ang aming reference na impormasyon doon.

Tip. Dahil ang iyong pangunahing spreadsheet ay maaaring maglaman ng maraming data na may daan-daang mga row at column, maaaring medyo hindi maginhawang magdagdag ng ilang labis na impormasyon na maaaring makalito sa iyo sa hinaharap. Kaya, ipinapayo namin sa iyo na lumikha ng isa pang worksheet at ilagay ang iyong karagdagang data doon.

Piliin ang column A sa iyong iba pang spreadsheet at pumunta sa Ipasok > Checkbox sa menu ng Google Sheets. Isang walang laman na checkbox ang idaragdag kaagad sa bawat napiling cell.

Tip. Maaari mong ipasok ang checkbox sa Google Sheets sa isang cell lamang, pagkatapos ay piliin ang cell na ito at i-double click ang maliit na asul na parisukat na iyon upang punan ang buong column hanggang sa dulo ng talahanayan ng mga checkbox:

Meronisa pang paraan ng pagdaragdag ng mga checkbox. Ilagay ang cursor sa A2 at ilagay ang sumusunod na formula:

=CHAR(9744)

Pindutin ang Enter , at makakakuha ka ng walang laman na checkbox.

Bumaba sa A3 cell at maglagay ng katulad formula:

=CHAR(9745)

Pindutin ang Enter , at kumuha ng punong checkbox.

Tip. Tingnan kung anong iba pang uri ng mga checkbox ang maaari mong idagdag sa Google Sheets sa post sa blog na ito.

Ilagay natin ang mga apelyido ng aming mga empleyado sa column sa kanan upang magamit ang mga ito sa ibang pagkakataon:

Ngayon kailangan naming idagdag ang impormasyon tungkol sa mga tagapamahala ng order at ang mga katayuan ng order sa mga column H at I ng unang spreadsheet.

Upang magsimula, nagdaragdag kami ng mga header ng column. Pagkatapos, dahil naka-store ang mga pangalan sa listahan, ginagamit namin ang mga checkbox ng Google Sheets at isang drop-down na listahan para ilagay ang mga ito.

Magsimula tayo sa pagpuno sa impormasyon ng status ng order. Piliin ang hanay ng mga cell na ilalagay na checkbox sa Google Sheets — H2:H20. Pagkatapos ay pumunta sa Data > Pagpapatunay ng data :

Piliin ang opsyong Checkbox sa tabi ng Mga Pamantayan .

Tip. Maaari mong lagyan ng tsek ang opsyon na Gumamit ng mga custom na halaga ng cell at itakda ang teksto sa likod ng bawat uri ng checkbox: may check at hindi naka-check.

Kapag handa ka na, pindutin ang I-save .

Bilang resulta, ang bawat cell sa loob ng hanay ay mamarkahan ng checkbox. Maaari mo na ngayong pamahalaan ang mga ito batay sa katayuan ng iyong order.

Magdagdag ng custom na drop-down na listahan ng Google Sheets sa iyongtalahanayan

Ang iba pang paraan upang magdagdag ng drop-down na listahan sa isang cell ay mas karaniwan at nag-aalok sa iyo ng higit pang mga opsyon.

Piliin ang I2:I20 range para maglagay ng mga pangalan ng manager na nagpoproseso ng mga order. Pumunta sa Data > Pagpapatunay ng data . Siguraduhin na ang Criteria na opsyon ay nagpapakita ng Listahan mula sa isang range at piliin ang range na may mga kinakailangang pangalan:

Tip. Maaari mong manu-manong ipasok ang hanay, o i-click ang simbolo ng talahanayan at piliin ang hanay na may mga pangalan mula sa spreadsheet 2. Pagkatapos ay i-click ang OK :

Para tapusin, i-click ang I-save at makukuha mo ang hanay ng mga cell na may mga tatsulok na nagbubukas ng drop-down na menu ng mga pangalan sa Google SheetsfAng lahat ng napiling drop-down ay tinanggal comp:

Sa parehong paraan na maaari naming gawin ang listahan ng mga checkbox. Ulitin lang ang mga hakbang sa itaas ngunit piliin ang A2:A3 bilang isang hanay ng pamantayan.

Paano kopyahin ang mga checkbox sa isa pang hanay ng mga cell

Kaya, sinimulan naming mabilis na punan ang aming talahanayan sa Google Sheets ng mga checkbox at mga drop-down na listahan. Ngunit sa paglipas ng panahon, mas maraming mga order ang nailagay upang kailangan namin ng karagdagang mga hilera sa talahanayan. Higit pa rito, dalawang manager na lang ang natitira upang iproseso ang mga order na ito.

Ano ang dapat nating gawin sa ating mesa? Balikan muli ang parehong mga hakbang? Hindi, ang mga bagay ay hindi kasing hirap ng hitsura nila.

Maaari mong kopyahin ang mga indibidwal na cell na may mga checkbox at may mga drop-down na listahan at i-paste ang mga ito saanman kailangan mong gumamit ng mga kumbinasyon ng Ctrl+C at Ctrl+V saiyong keyboard.

Sa karagdagan, ginagawang posible ng Google na kopyahin at i-paste ang mga pangkat ng mga cell:

Ang isa pang opsyon ay ang pag-drag at pag-drop sa kanang ibaba sulok ng napiling cell kasama ang iyong checkbox o drop-down na listahan.

Mag-alis ng maramihang mga checkbox ng Google Sheets mula sa isang partikular na hanay

Pagdating sa mga checkbox na naninirahan sa mga cell bilang ay (na hindi bahagi ng mga drop-down na listahan), piliin lamang ang mga cell na ito at pindutin ang Tanggalin sa iyong keyboard. Ang lahat ng mga checkbox ay aalisin kaagad, mag-iiwan ng mga walang laman na cell.

Gayunpaman, kung susubukan mo at gagawin ito gamit ang mga drop-down na listahan (aka Pagpapatunay ng data ), iki-clear lang nito ang mga napiling halaga. Ang mga listahan mismo ay mananatili sa mga cell.

Upang alisin ang lahat mula sa mga cell, kabilang ang mga drop-down, mula sa anumang hanay ng iyong spreadsheet, sundin ang mga simpleng hakbang sa ibaba:

1. Piliin ang mga cell kung saan mo gustong tanggalin ang mga checkbox at drop-down (lahat ng mga ito nang sabay-sabay o pumili ng partikular na mga cell habang pinindot ang Ctrl ).
2. Pumunta sa Data > Pagpapatunay ng data sa menu ng Google Sheets.
3. I-click ang button na Alisin ang pagpapatunay sa lumabas na Pagpapatunay ng data pop-up window:

Aalisin muna nito ang lahat ng drop-down.

At tapos na! Ang lahat ng napiling drop-down ng Google Sheets ay ganap na tinanggal,habang ang iba pang mga cell ay nananatiling ligtas at maayos.

Mag-alis ng maraming checkbox at drop-down na listahan sa Google Sheets mula sa buong talahanayan

Paano kung kailangan mong tanggalin ang lahat ng mga checkbox sa buong talahanayan nagtatrabaho ka?

Pareho ang pamamaraan, bagama't kailangan mong piliin ang bawat cell na may checkbox. Maaaring magamit ang Ctrl+A key combination.

Pumili ng anumang cell ng iyong table, pindutin ang Ctrl+A sa iyong keyboard at pipiliin ang lahat ng data na mayroon ka. Ang mga susunod na hakbang ay hindi na naiiba: Data > Pagpapatunay ng data > Alisin ang pagpapatunay :

Tandaan. Ang data sa column H ay mananatili mula noong ipinasok ito gamit ang mga drop-down na listahan. Sa madaling salita, ito ay mga drop-down na listahan na tinatanggal sa halip na ang mga ipinasok na halaga (kung mayroon man) sa mga cell.

Upang tanggalin din ang mga checkbox mismo, kakailanganin mong pindutin ang Delete sa keyboard.

Tip. Matuto ng iba pang paraan para mag-alis ng ilang partikular na character o parehong text sa Google Sheets.

Awtomatikong magdagdag ng mga value sa isang drop-down na listahan

Kaya, narito ang aming drop-down sa Google Sheets na naging kapaki-pakinabang para sa isang sandali. Ngunit may ilang mga pagbabago at mayroon pa kaming ilang empleyado sa gitna namin ngayon. Not to mention na kailangan naming magdagdag ng isa pang parcel status, para makita namin kung kailan ito "ready to dispatch". Nangangahulugan ba ito na dapat nating gawin ang mga listahan mula sa simula?

Buweno, maaari mong subukang ilagay ang mga pangalan ng mga bagong empleyado nang hindi pinapansinang drop-down. Ngunit dahil may opsyon na Babala na naka-check off para sa anumang di-wastong data sa mga setting ng aming listahan, hindi mase-save ang bagong pangalan. Sa halip, may lalabas na orange na notification triangle sa sulok ng cell na nagsasabing ang value lang na tinukoy sa simula ang magagamit.

Kaya't inirerekumenda kong gumawa ka ng mga drop-down na listahan sa Google Sheets na maaaring awtomatikong mapunan. Awtomatikong idaragdag ang halaga sa isang listahan pagkatapos mong ipasok ito sa isang cell.

Tingnan natin kung paano natin mababago ang nilalaman ng drop-down na listahan nang hindi lumilipat sa anumang karagdagang mga script.

Pumunta kami sa spreadsheet 2 kasama ang mga halaga para sa aming drop-down na listahan. Kopyahin at i-paste ang mga pangalan sa isa pang column:

Ngayon ay binago namin ang mga setting ng drop-down na listahan para sa hanay ng I2:I20: piliin ang mga cell na ito, pumunta sa Data > Pag-validate ng data , at baguhin ang hanay para sa Mga Pamantayan sa column D spreadsheet 2. Huwag kalimutang i-save ang mga pagbabago:

Ngayon tingnan gaano kadaling magdagdag ng pangalan sa listahan:

Awtomatikong naging bahagi ng listahan ang lahat ng value mula sa column D sheet 2. Ito ay napaka-maginhawa, hindi ba?

Sa kabuuan, ngayon alam mo na kahit na ang mga baguhan sa spreadsheet ay maaaring lumikha ng mga drop-down na listahan kahit na hindi pa nila narinig ang tampok na tulad nito dati. Sundin lang ang mga hakbang sa itaas at dadalhin mo ang mga drop-down at checkbox ng Google Sheets na iyon sa iyongmesa!

Good luck!