Þegar þú vinnur með Google töflureikni gætir þú fyrr eða síðar þurft að nota einhverja virkni sem þú hefur aldrei notað áður. Gátreitir og fellivalmyndir geta verið meðal slíkra eiginleika. Við skulum sjá hversu gagnleg þau geta verið í Google Sheets.

Hvað er fellilisti í Google Sheets og hvers vegna þú gætir þurft það

Mjög oft við þurfum að setja inn endurtekin gildi í einn dálk í töflunni okkar. Til dæmis, nöfn starfsmanna sem vinna að einhverjum pöntunum eða hjá ýmsum viðskiptavinum. Eða pöntunarstöðurnar — sendar, greiddar, afhentar osfrv. Með öðrum orðum, við höfum lista yfir afbrigði og við viljum velja aðeins eitt þeirra til að setja inn í reit.

Hvaða vandamál geta komið upp? Jæja, algengasta er stafsetningarvillan. Þú getur slegið inn annan staf eða misst af sögn sem endar fyrir mistök. Hefur þú einhvern tíma velt því fyrir þér hvernig þessar örsmáu innsláttarvillur ógna vinnu þinni? Þegar kemur að því að telja fjölda pantana sem hver starfsmaður hefur afgreitt sérðu að það eru fleiri nöfn en fólk sem þú hefur. Þú þarft að leita að rangstafsettu nöfnunum, leiðrétta þau og telja aftur.

Það sem meira er, það er tímasóun að slá inn eitt og sama gildið aftur.

Þ.e. hvers vegna Google töflur hafa möguleika á að búa til lista með gildum: gildin sem þú velur aðeins eitt úr þegar þú fyllir út reitinn.

Hefurðu tekið eftir orðavali mínu? Þú slærð ekki inn gildið — þú munt velja aðeins eitt úrlisti.

Það sparar tíma, flýtir fyrir því að búa til töfluna og útilokar innsláttarvillur.

Ég vona að þú skiljir nú kosti slíkra lista og tilbúinn til að reyna að búa til einn.

Hvernig á að setja gátreit inn í Google Sheets

Bæta gátreit við töfluna þína

Einfaldasti og einfaldasti listinn hefur tvo svarmöguleika — já og nei. Og fyrir það býður Google Sheets upp á gátreiti.

Segjum að við höfum töflureikni #1 með súkkulaðipantanir frá ýmsum svæðum. Þú getur séð hluta gagnanna hér að neðan:

Við þurfum að sjá hvaða pöntun var samþykkt af hvaða stjórnanda og hvort pöntunin er framkvæmd. Til þess búum við til töflureikni #2 til að setja tilvísunarupplýsingarnar okkar þar.

Ábending. Þar sem aðaltöflureikninn þinn getur innihaldið fullt af gögnum með hundruðum raða og dálka, getur það verið nokkuð óþægilegt að bæta við umframupplýsingum sem geta ruglað þig í framtíðinni. Þannig ráðleggjum við þér að búa til annað vinnublað og setja viðbótargögnin þín þar.

Veldu dálk A í hinum töflureikninum þínum og farðu í Setja inn > Gátreiturinn í valmyndinni Google Sheets. Tómum gátreit verður bætt við hvern valinn reit strax.

Ábending. Þú getur sett gátreitinn í Google Sheets aðeins í einn reit, veldu síðan þennan reit og tvísmelltu á litla bláa ferninginn til að fylla allan dálkinn til enda töflunnar með gátreitum:

Það erönnur leið til að bæta við gátreitum. Settu bendilinn í A2 og sláðu inn eftirfarandi formúlu:

=CHAR(9744)

Ýttu á Enter og þú færð tóman gátreit.

Farðu niður í A3 reit og sláðu inn svipaðan formúla:

=CHAR(9745)

Ýttu á Enter og fáðu útfylltan gátreit.

Ábending. Sjáðu hvaða aðrar tegundir gátreita þú getur bætt við í Google Sheets í þessari bloggfærslu.

Setjum eftirnöfn starfsmanna okkar í dálkinn til hægri til að nota þau síðar:

Nú þurfum við að bæta upplýsingum um pöntunarstjóra og pöntunarstöðu í dálka H og I í fyrsta töflureikni.

Til að byrja með bætum við dálkahausum. Síðan, þar sem nöfnin eru geymd á listanum, notum við Google Sheets gátreiti og fellilista til að slá þá inn.

Við skulum byrja á því að fylla út upplýsingar um pöntunarstöðu. Veldu reitinn sem á að setja inn í Google Sheets — H2:H20. Farðu síðan í Gögn > Gagnaprófun :

Veldu Checkbox valmöguleikann við hliðina á Criteria .

Ábending. Þú getur hakað við valkostinn til að Nota sérsniðin hólfsgildi og stilla textann á bak við hverja tegund gátreits: merkt og ómerkt.

Þegar þú ert tilbúinn skaltu ýta á Vista .

Þar af leiðandi verður hver klefi innan sviðsins merktur með gátreit. Nú geturðu stjórnað þessu út frá stöðu pöntunarinnar.

Bættu sérsniðnum Google Sheets fellilista viðtafla

Önnur leiðin til að bæta fellilista við reit er algengari og býður upp á fleiri valkosti.

Veldu I2:I20 svið til að setja inn nöfn stjórnanda sem vinna pantanir. Farðu í Gögn > Gagnaprófun . Gakktu úr skugga um að Criteria valmöguleikinn sýni Listi úr svið og veldu svið með nauðsynlegum nöfnum:

Ábending. Þú getur annað hvort slegið inn svið handvirkt eða smellt á töflutáknið og valið svið með nöfnum úr töflureikni 2. Smelltu síðan á Í lagi :

Til að kláraðu, smelltu á Vista og þú munt fá svið af hólfum með þríhyrningum sem opna fellivalmynd með nöfnum í Google SheetsfÖllum valnum fellilistanum er eytt saman:

Á sama hátt getum við búið til lista yfir gátreiti. Endurtaktu bara skrefin hér að ofan en veldu A2:A3 sem viðmiðunarsvið.

Hvernig á að afrita gátreiti í annað svið af hólfum

Svo byrjuðum við að fylla töfluna okkar í Google Sheets með gátreitum. og fellilista. En með tímanum hafa fleiri pantanir verið gerðar þannig að við þurfum fleiri raðir í töflunni. Það sem meira er, það eru aðeins tveir stjórnendur eftir til að afgreiða þessar pantanir.

Hvað eigum við að gera við borðið okkar? Fara yfir sömu skrefin aftur? Nei, hlutirnir eru ekki eins erfiðir og þeir líta út.

Þú getur afritað einstaka reiti með gátreitum og með fellilista og límt þá hvar sem þú þarft til að nota Ctrl+C og Ctrl+V samsetningar ályklaborðið þitt.

Að auki gerir Google það mögulegt að afrita og líma hópa af frumum:

Annar valkostur væri að draga og sleppa neðst til hægri horn valins reits með gátreitnum þínum eða fellilistanum.

Fjarlægja marga Google Sheets gátreiti af ákveðnu sviði

Þegar kemur að gátreitum sem eru í hólfum eins og þeir eru (sem eru ekki hluti af fellilistanum), veldu einfaldlega þessar frumur og ýttu á Delete á lyklaborðinu þínu. Allir gátreiti verða hreinsaðir samstundis og skilja eftir tómar reiti.

Hins vegar, ef þú reynir að gera það með fellilistanum (aka Gagnaprófun ), þá hreinsar þetta aðeins valin gildi. Listarnir sjálfir verða áfram í hólfum.

Til að fjarlægja allt úr hólfum, þar með talið fellilistanum, frá hvaða sviði sem er í töflureikninum þínum skaltu fylgja einföldum skrefum hér að neðan:

1. Veldu reitina þar sem þú vilt eyða gátreitum og fellivalmyndum (þeim öllum í einu eða veldu sérstakar reiti á meðan þú ýtir á Ctrl ).
2. Farðu í Gögn > Gagnaprófun í valmyndinni Google Sheets.
3. Smelltu á hnappinn Fjarlægja staðfestingu í sprettiglugganum Gagnaprófun sem birtist:

Þetta losnar fyrst við alla fellilista.

Og það er búið! Öllum valnum Google töflureiknum fellilistum er eytt alveg,meðan restin af hólfunum er örugg og örugg.

Fjarlægðu marga gátreiti og fellilista í Google Sheets úr allri töflunni

Hvað ef þú þarft að eyða öllum gátreitunum yfir alla töfluna vinnur þú með?

Ferlið er það sama, þó þú þurfir að velja hvern einasta reit með gátreit. Ctrl+A lyklasamsetning gæti komið sér vel.

Veldu hvaða reit sem er í töflunni þinni, ýttu á Ctrl+A á lyklaborðinu þínu og öll gögn sem þú átt verða valin. Næstu skref eru ekki lengur frábrugðin: Gögn > Gagnaprófun > Fjarlægðu staðfestingu :

Athugið. Gögnin í dálki H verða eftir síðan þau voru sett inn með fellilistanum. Með öðrum orðum, það eru fellilista sem er eytt frekar en innsettu gildunum (ef einhver er) í hólfum.

Til að eyða gátreitum sjálfum líka þarftu að ýta á Delete á lyklaborðinu.

Ábending. Lærðu aðrar leiðir til að fjarlægja ákveðna stafi eða sama texta í Google Sheets.

Bæta gildum við fellilista sjálfkrafa

Svo, hér er Google Sheets fellivalmyndin okkar sem hefur verið gagnleg fyrir smá stund. En það hafa orðið nokkrar breytingar og við erum með nokkra starfsmenn í viðbót á meðal okkar núna. Svo ekki sé minnst á að við þurfum að bæta við einni pakkastöðu í viðbót, svo við gætum séð hvenær það er "tilbúið til sendingar". Þýðir það að við ættum að búa til listana frá grunni?

Jæja, þú gætir reynt að slá inn nöfn nýju starfsmanna án tillits tilfellilistann. En þar sem valmöguleikinn Viðvörun er merktur af fyrir ógild gögn í stillingum listans okkar, verður nýja nafnið ekki vistað. Í staðinn mun appelsínugulur tilkynningaþríhyrningur birtast í horninu á hólfinu sem segir að aðeins sé hægt að nota gildið sem tilgreint er í upphafi.

Þess vegna mæli ég með að þú búir til fellilista í Google Sheets sem hægt að fylla sjálfkrafa. Gildinu verður bætt við lista sjálfkrafa strax eftir að þú setur það inn í reit.

Við skulum sjá hvernig við getum breytt innihaldi fellilistans án þess að snúa sér að neinum viðbótarforskriftum.

Við förum í töflureikni 2 með gildunum fyrir fellilistann okkar. Afritaðu og límdu nöfnin í annan dálk:

Nú breytum við stillingum fellilistans fyrir I2:I20 sviðið: veldu þessar frumur, farðu í Gögn > Gagnaprófun og breyttu bilinu fyrir Forsendur í D-dálk töflureikni 2. Ekki gleyma að vista breytingarnar:

Sjáðu núna hversu auðvelt er að bæta nafni inn í listann:

Öll gildi úr D-dálki blaði 2 urðu sjálfkrafa hluti af listanum. Það er mjög þægilegt, er það ekki?

Til að draga þetta allt saman, nú veistu að jafnvel nýliðar í töflureiknum geta búið til fellilista jafnvel þó þeir hafi aldrei heyrt um eiginleikann eins og þennan áður. Fylgdu bara skrefunum hér að ofan og þú munt koma þessum Google töflureiknum og gátreitum til þínborð!

Gangi þér vel!