Atunci când lucrați cu o foaie de calcul Google, mai devreme sau mai târziu s-ar putea să aveți nevoie să utilizați unele funcționalități pe care nu le-ați mai folosit până acum. Casetele de selectare și drop-down-urile pot fi printre aceste funcționalități. Să vedem cât de utile pot fi în Google Sheets.

Ce este o listă derulantă în Google Sheets și de ce ați putea avea nevoie de una

De foarte multe ori avem nevoie să introducem valori repetate într-o coloană a tabelului nostru. De exemplu, numele angajaților care lucrează la anumite comenzi sau cu diferiți clienți. Sau statusul comenzii - trimisă, plătită, livrată etc. Cu alte cuvinte, avem o listă de variante și dorim să selectăm doar una dintre ele pentru a o introduce într-o celulă.

Ce probleme pot apărea? Ei bine, cea mai frecventă este cea a greșelilor de ortografie. Puteți scrie o literă în plus sau puteți omite din greșeală terminația verbului. V-ați întrebat vreodată cum aceste mici greșeli de scriere vă amenință munca? Când vine vorba de a număra numărul de comenzi pe care fiecare angajat le-a procesat, veți vedea că sunt mai multe nume decât persoane pe care le aveți. Va trebui să căutați numele scrise greșit, să le corectațiși numărați din nou.

În plus, este o pierdere de timp să introduceți din nou aceeași valoare.

Acesta este motivul pentru care tabelele Google au o opțiune pentru a crea liste cu valori: valorile din care veți alege doar una atunci când umpleți celula.

Ați observat ce cuvinte am ales? Nu veți... introduceți valoarea - veți alege numai unul din listă.

Aceasta economisește timp, accelerează procesul de creare a tabelului și elimină greșelile de scriere.

Sper că până acum ați înțeles avantajele unor astfel de liste și sunteți gata să încercați să creați una.

Cum să inserați casete de verificare în Google Sheets

Adăugați o casetă de selectare la tabel

Cea mai elementară și mai simplă listă are două opțiuni de răspuns - da și nu. Pentru aceasta, Google Sheets oferă căsuțe de selectare.

Să presupunem că avem o foaie de calcul #1 cu comenzile de ciocolată din diferite regiuni. Puteți vedea o parte din datele de mai jos:

Trebuie să vedem ce ordin a fost acceptat de către ce manager și dacă ordinul este executat. Pentru aceasta, creăm o foaie de calcul nr. 2 pentru a plasa acolo informațiile noastre de referință.

Sfat. Deoarece foaia de calcul principală poate conține o mulțime de date cu sute de rânduri și coloane, poate fi oarecum incomod să adăugați unele informații în exces care vă pot încurca în viitor. Astfel, vă sfătuim să creați o altă foaie de calcul și să plasați acolo datele suplimentare.

Selectați coloana A în cealaltă foaie de calcul și accesați Insert> Caseta de verificare din meniul Google Sheets. În fiecare celulă selectată se va adăuga imediat o căsuță de selectare goală.

Sfat: Puteți insera caseta de selectare în Google Sheets într-o singură celulă, apoi selectați această celulă și faceți dublu clic pe acel mic pătrat albastru pentru a umple întreaga coloană până la sfârșitul tabelului cu casete de selectare:

Există o altă modalitate de a adăuga casete de selectare. Plasați cursorul în A2 și introduceți următoarea formulă:

=CHAR(9744)

Apăsați Enter , și veți obține o casetă de verificare goală.

Coborâți în celula A3 și introduceți o formulă similară:

=CHAR(9745)

Apăsați Enter , și obțineți o casetă de verificare umplută.

Sfat. Vedeți ce alte tipuri de căsuțe de selectare puteți adăuga în Google Sheets în acest articol de blog.

Să punem numele de familie ale angajaților noștri în coloana din dreapta pentru a le folosi mai târziu:

Acum trebuie să adăugăm informațiile referitoare la managerii de comenzi și la statusurile comenzilor în coloanele H și I din prima foaie de calcul.

Pentru început, adăugăm antetele coloanelor. Apoi, deoarece numele sunt stocate în listă, folosim casetele de selectare din Google Sheets și o listă derulantă pentru a le introduce.

Să începem cu completarea informațiilor despre starea comenzii. Selectați intervalul de celule pentru a insera caseta de selectare în Google Sheets - H2:H20. Apoi mergeți la Date> Validarea datelor :

Alegeți Caseta de control de lângă opțiunea Criterii .

Sfat. Puteți bifa opțiunea de a Utilizați valori de celule personalizate și setați textul din spatele fiecărui tip de căsuță de bifat: bifat și debifat.

Când sunteți gata, apăsați Salvați .

Ca urmare, fiecare celulă din interval va fi marcată cu o casetă de selectare. Acum puteți gestiona aceste celule în funcție de starea comenzii dvs.

Adăugați o listă derulantă personalizată din Google Sheets la tabelul dvs.

Celălalt mod de a adăuga o listă derulantă la o celulă este mai frecvent și vă oferă mai multe opțiuni.

Selectați intervalul I2:I20 pentru a introduce numele managerilor care procesează comenzile. Accesați Date> Validarea datelor Asigurați-vă că Criterii opțiunea arată Lista dintr-un interval și selectați intervalul cu denumirile necesare:

Sfat. Puteți introduce intervalul manual sau puteți face clic pe simbolul tabelului și selecta intervalul cu nume din foaia de calcul 2. Apoi faceți clic pe OK :

Pentru a finaliza, faceți clic pe Salvați și veți obține intervalul de celule cu triunghiuri care deschid meniuri derulante de nume în Google SheetsfToate meniurile derulante selectate sunt șterse comp:

În același mod putem crea lista de casete de selectare. Repetați pașii de mai sus, dar selectați A2:A3 ca interval de criterii.

Cum se copiază casetele de selectare în alt interval de celule

Astfel, am început să completăm rapid tabelul nostru din Google Sheets cu casete de selectare și liste derulante. Dar, în timp, au fost plasate mai multe comenzi, astfel încât avem nevoie de rânduri suplimentare în tabel. În plus, au mai rămas doar doi manageri pentru a procesa aceste comenzi.

Ce ar trebui să facem cu masa noastră? Să reluăm din nou aceiași pași? Nu, lucrurile nu sunt atât de dificile pe cât par.

Puteți să copiați celule individuale cu casete de selectare și cu liste derulante și să le lipiți acolo unde aveți nevoie folosind combinațiile Ctrl+C și Ctrl+V de pe tastatură.

În plus, Google face posibilă copierea și lipirea grupurilor de celule:

O altă opțiune ar fi să trageți și să fixați colțul din dreapta jos al celulei selectate cu caseta de selectare sau lista derulantă.

Eliminați mai multe casete de selectare din Google Sheets dintr-un anumit interval

Când vine vorba de căsuțele de selectare care se află în celule ca atare (care nu fac parte din listele derulante), selectați pur și simplu aceste celule și apăsați Ștergere pe tastatură. Toate căsuțele de selectare vor fi șterse imediat, lăsând în urmă celule goale.

Cu toate acestea, dacă încercați să faceți acest lucru cu listele derulante (aka Validarea datelor ), aceasta va șterge doar valorile selectate. Listele în sine vor rămâne în celule.

Pentru a elimina totul din celule, inclusiv drop-down-uri, din orice interval din foaia de calcul, urmați pașii simpli de mai jos:

1. Selectați celulele în care doriți să ștergeți casetele de selectare și drop-down-urile (toate deodată sau selectați anumite celule în timp ce apăsați Ctrl ).
2. Mergeți la Date> Validarea datelor din meniul Google Sheets.
3. Faceți clic pe butonul Eliminarea validării în butonul apărut Validarea datelor fereastra pop-up:

Acest lucru va elimina mai întâi toate drop-down-urile.

Și gata! Toate drop-down-urile selectate din Google Sheets sunt șterse complet, în timp ce restul celulelor rămân în siguranță.

Eliminați mai multe casete de selectare și listele derulante din Google Sheets din întregul tabel

Ce se întâmplă dacă trebuie să ștergeți toate casetele de selectare din întregul tabel cu care lucrați?

Procedura este aceeași, deși trebuie să selectați fiecare celulă cu o casetă de selectare. Combinația de taste Ctrl+A poate fi utilă.

Selectați orice celulă din tabel, apăsați Ctrl+A pe tastatură și toate datele pe care le aveți vor fi selectate. Următorii pași nu sunt mai diferiți: Date> Validarea datelor> Eliminarea validării :

Notă. Datele din coloana H vor rămâne, deoarece au fost inserate cu ajutorul listelor derulante. Cu alte cuvinte, listele derulante sunt cele care se șterg și nu valorile inserate (dacă există) în celule.

Pentru a șterge căsuțele de selectare, va trebui să apăsați Delete pe tastatură.

Sfat. Aflați alte modalități de a elimina anumite caractere sau același text în Google Sheets.

Adăugați automat valori la o listă derulantă

Deci, iată lista noastră derulantă din Google Sheets, care a fost utilă pentru o vreme. Dar au avut loc unele schimbări și avem câțiva angajați în plus în mijlocul nostru acum. Ca să nu mai spunem că trebuie să adăugăm încă o stare a coletului, astfel încât să putem vedea când este "gata de expediere". Înseamnă că ar trebui să creăm listele de la zero?

Ei bine, ați putea încerca să introduceți numele noilor angajați fără să țineți cont de lista derulantă. Dar, din moment ce există Avertisment bifată pentru orice date invalide din setările listei noastre, noul nume nu va fi salvat. În schimb, în colțul celulei va apărea un triunghi portocaliu de notificare care va spune că poate fi utilizată doar valoarea specificată la început.

De aceea, vă recomand să creați liste derulante în Google Sheets care pot fi completate automat. Valoarea va fi adăugată automat la o listă imediat după ce o introduceți într-o celulă.

Să vedem cum putem modifica conținutul listei derulante fără a apela la scripturi suplimentare.

Mergem la foaia de calcul 2 cu valorile pentru lista noastră derulantă. Copiem și lipim numele într-o altă coloană:

Acum modificăm setările listei derulante pentru intervalul I2:I20: selectați aceste celule, mergeți la Date> Validarea datelor , și modificați intervalul pentru Criterii în coloana D din foaia de calcul 2. Nu uitați să salvați modificările:

Acum vedeți cât de ușor este să adăugați un nume în listă:

Toate valorile din coloana D foaia 2 au devenit automat o parte a listei. Este foarte convenabil, nu-i așa?

Ca să rezumăm, acum știi că și începătorii din foaia de calcul pot crea liste derulante, chiar dacă nu au mai auzit de o astfel de funcție până acum. Urmează pașii de mai sus și vei aduce pe masa ta acele drop-down-uri și casete de selectare din Google Sheets!

Mult noroc!