Wanneer u met een Google-spreadsheet werkt, moet u vroeg of laat misschien bepaalde functies gebruiken die u nooit eerder hebt gebruikt. Selectievakjes en vervolgkeuzelijsten kunnen tot die functies behoren. Laten we eens kijken hoe nuttig ze kunnen zijn in Google Sheets.

Wat is een vervolgkeuzelijst in Google Sheets en waarom hebt u die nodig?

Heel vaak moeten we in een kolom van onze tabel herhaalde waarden invoegen. Bijvoorbeeld de namen van medewerkers die aan bepaalde bestellingen of bij verschillende klanten werken. Of de status van bestellingen - verzonden, betaald, geleverd, enz. Met andere woorden, we hebben een lijst met varianten en we willen er slechts één selecteren om in een cel in te voeren.

Welke problemen kunnen zich voordoen? Nou, de meest voorkomende is de spelfout. U kunt per ongeluk een andere letter typen of de werkwoordsuitgang missen. Heeft u zich ooit afgevraagd hoe deze kleine typefouten uw werk bedreigen? Wanneer u het aantal bestellingen gaat tellen dat elke werknemer heeft verwerkt, zult u zien dat er meer namen zijn dan mensen. U zult moeten zoeken naar de verkeerd gespelde namen, ze corrigerenen tel opnieuw.

Bovendien is het tijdverlies om steeds weer dezelfde waarde in te voeren.

Daarom hebben Google-tabellen een optie om lijsten met waarden te maken: de waarden waaruit je er slechts één kiest bij het vullen van de cel.

Heb je mijn woordkeuze opgemerkt? Je zult niet... voer in de waarde - u zult kies slechts één uit de lijst.

Het bespaart tijd, versnelt het maken van de tabel en voorkomt typefouten.

Ik hoop dat u nu de voordelen van dergelijke lijsten inziet en bereid bent er een te maken.

Hoe selectievakjes invoegen in Google Sheets

Voeg een checkbox toe aan uw tabel

De meest elementaire en eenvoudige lijst heeft twee antwoordmogelijkheden - ja en nee. En daarvoor biedt Google Sheets aankruisvakjes.

Stel dat we een spreadsheet #1 hebben met de chocoladebestellingen uit verschillende regio's. U ziet het deel van de gegevens hieronder:

We moeten zien welk order door welke manager is geaccepteerd en of het order is uitgevoerd. Daarvoor maken we een spreadsheet #2 aan om daar onze referentie-informatie te plaatsen.

Tip. Aangezien uw hoofdspreadsheet heel veel gegevens kan bevatten met honderden rijen en kolommen, kan het wat lastig zijn om wat overtollige informatie toe te voegen die u in de toekomst in verwarring kan brengen. Daarom adviseren wij u om een ander werkblad te maken en daar uw extra gegevens in te plaatsen.

Selecteer kolom A in uw andere spreadsheet en ga naar Invoegen> Checkbox in het menu Google Sheets. Aan elke geselecteerde cel wordt meteen een leeg selectievakje toegevoegd.

Tip: U kunt het selectievakje in Google Sheets in slechts één cel invoegen, vervolgens deze cel selecteren en dubbelklikken op dat blauwe vierkantje om de hele kolom tot het einde van de tabel te vullen met selectievakjes:

Er is een andere manier om selectievakjes toe te voegen. Plaats de cursor in A2 en voer de volgende formule in:

=CHAR(9744)

Druk op Enter , en u krijgt een leeg selectievakje.

Ga naar cel A3 en voer een soortgelijke formule in:

=CHAR(9745)

Druk op Enter , en krijg een gevuld selectievakje.

Tip. Bekijk in deze blogpost welke andere soorten selectievakjes u kunt toevoegen in Google Sheets.

Laten we de achternamen van onze werknemers in de kolom rechts zetten om ze later te gebruiken:

Nu moeten we de informatie over de orderbeheerders en de orderstatussen toevoegen aan de kolommen H en I van de eerste spreadsheet.

Om te beginnen voegen we kolomkoppen toe. Daarna, aangezien de namen in de lijst zijn opgeslagen, gebruiken we Google Sheets selectievakjes en een keuzelijst om ze in te voeren.

Laten we beginnen met het invullen van de bestelstatusinformatie. Selecteer het cellenbereik voor het invoegen van het selectievakje in Google Sheets - H2:H20. Ga dan naar Gegevens> Gegevensvalidatie :

Kies de Checkbox optie naast Criteria .

Tip. U kunt de optie om Aangepaste celwaarden gebruiken en stel de tekst in achter elk type selectievakje: aangevinkt en niet aangevinkt.

Als je klaar bent, druk je op Sla .

Daardoor wordt elke cel binnen het bereik gemarkeerd met een selectievakje. Nu kunt u deze beheren op basis van de status van uw bestelling.

Een aangepaste Google Sheets vervolgkeuzelijst toevoegen aan uw tabel

De andere manier om een keuzelijst aan een cel toe te voegen is gebruikelijker en biedt meer mogelijkheden.

Selecteer het bereik I2:I20 om namen van managers in te voegen die orders verwerken. Ga naar Gegevens> Gegevensvalidatie Zorg ervoor dat Criteria optie toont Lijst uit een reeks en selecteer het bereik met de gewenste namen:

Tip. U kunt het bereik handmatig invoeren of op het tabelsymbool klikken en het bereik met namen uit de spreadsheet selecteren 2. Klik vervolgens op OK :

Om te eindigen, klikt u op Sla en je krijgt de reeks cellen met driehoekjes die drop-down menu van namen openen in Google SheetsfAlle geselecteerde drop-downs worden verwijderd comp:

Op dezelfde manier kunnen we de lijst met selectievakjes maken. Herhaal de bovenstaande stappen, maar selecteer A2:A3 als criteriabereik.

Hoe kopieer je aankruisvakjes naar een ander cellenbereik

Dus begonnen we onze tabel in Google Sheets snel te vullen met selectievakjes en keuzelijsten. Maar na verloop van tijd zijn er meer bestellingen geplaatst, zodat we extra rijen in de tabel nodig hebben. Bovendien zijn er nog maar twee managers over om deze bestellingen te verwerken.

Wat moeten we doen met onze tafel? Dezelfde stappen opnieuw doorlopen? Nee, het is niet zo moeilijk als het lijkt.

U kunt afzonderlijke cellen met selectievakjes en keuzelijsten kopiëren en ze plakken waar u maar wilt met de combinaties Ctrl+C en Ctrl+V op uw toetsenbord.

Bovendien maakt Google het mogelijk om groepen cellen te kopiëren en te plakken:

Een andere optie is om de rechterbenedenhoek van de geselecteerde cel te verslepen met uw selectievakje of keuzelijst.

Meerdere selectievakjes in Google Sheets uit een bepaald bereik verwijderen

Als het gaat om aankruisvakjes die zich in cellen bevinden zoals ze zijn (die geen deel uitmaken van de keuzelijsten), selecteert u gewoon deze cellen en drukt u op Delete op uw toetsenbord. Alle aankruisvakjes worden onmiddellijk gewist, zodat er lege cellen overblijven.

Maar als u dat probeert te doen met de keuzelijsten (aka Validatie van gegevens ), dan worden alleen de geselecteerde waarden gewist. De lijsten zelf blijven in de cellen staan.

Volg de onderstaande eenvoudige stappen om alles uit cellen te verwijderen, inclusief drop-downs, uit een willekeurig bereik van uw spreadsheet:

1. Selecteer de cellen waarin u selectievakjes en keuzelijsten wilt verwijderen (allemaal tegelijk of selecteer bepaalde cellen terwijl u op Ctrl drukt).
2. Ga naar Gegevens> Gegevensvalidatie in het menu Google Sheets.
3. Klik op de Validatie verwijderen knop in de verschenen Validatie van gegevens pop-up venster:

Dit zal eerst alle drop-downs verwijderen.

En het is klaar! Alle geselecteerde Google Sheets drop-downs worden volledig verwijderd, terwijl de rest van de cellen veilig en gezond blijven.

Meerdere selectievakjes en vervolgkeuzelijsten in Google Sheets uit hele tabel verwijderen

Wat als u alle aankruisvakjes moet verwijderen over de hele tabel waarmee u werkt?

De procedure is hetzelfde, maar u moet elke cel met een selectievakje selecteren. De toetsencombinatie Ctrl+A kan handig zijn.

Selecteer een willekeurige cel van je tabel, druk op Ctrl+A op je toetsenbord en alle gegevens die je hebt worden geselecteerd. De volgende stappen zijn niet anders: Gegevens> Gegevensvalidatie> Verwijder validatie :

Opmerking. De gegevens in kolom H blijven bestaan omdat ze werden ingevoegd met behulp van de keuzelijsten. Met andere woorden, het zijn de keuzelijsten die worden verwijderd en niet de ingevoegde waarden (indien aanwezig) in de cellen.

Om ook de selectievakjes zelf te verwijderen, moet u op Delete drukken op het toetsenbord.

Tip. Leer andere manieren om bepaalde tekens of dezelfde tekst in Google Sheets te verwijderen.

Waarden automatisch toevoegen aan een keuzelijst

Dus, hier is onze Google Sheets drop-down die een tijdje nuttig is geweest. Maar er zijn wat veranderingen geweest en we hebben nu een paar meer werknemers in ons midden. Niet te vergeten dat we nog een pakketstatus moeten toevoegen, zodat we kunnen zien wanneer het "klaar voor verzending" is. Betekent dit dat we de lijsten helemaal opnieuw moeten maken?

U zou kunnen proberen de namen van de nieuwe werknemers in te voeren zonder rekening te houden met de dropdown. Maar omdat er de Waarschuwing optie uitgevinkt voor eventuele ongeldige gegevens in de instellingen van onze lijst, zal de nieuwe naam niet worden opgeslagen. In plaats daarvan verschijnt er een oranje meldingsdriehoek in de hoek van de cel die zegt dat alleen de waarde die aan het begin is opgegeven kan worden gebruikt.

Daarom raad ik je aan om in Google Sheets vervolgkeuzelijsten te maken die automatisch gevuld kunnen worden. De waarde wordt automatisch aan een lijst toegevoegd direct nadat je die in een cel hebt ingevoerd.

Laten we eens kijken hoe we de inhoud van de keuzelijst kunnen wijzigen zonder gebruik te maken van extra scripts.

We gaan naar spreadsheet 2 met de waarden voor onze keuzelijst. Kopieer en plak de namen in een andere kolom:

Nu veranderen we de instellingen van de keuzelijst voor het bereik I2:I20: selecteer deze cellen, ga naar Gegevens> Gegevensvalidatie en verander het bereik voor Criteria in kolom D spreadsheet 2. Vergeet niet de wijzigingen op te slaan:

Zie nu hoe gemakkelijk het is om een naam aan de lijst toe te voegen:

Alle waarden uit kolom D blad 2 werden automatisch onderdeel van de lijst. Erg handig, nietwaar?

Kortom, nu weet u dat zelfs spreadsheet-nieuwelingen vervolgkeuzelijsten kunnen maken, zelfs als ze nog nooit van deze functie hebben gehoord. Volg gewoon de bovenstaande stappen en u brengt die Google Sheets vervolgkeuzelijsten en selectievakjes naar uw tafel!

Veel geluk!