Hướng dẫn giải thích cách viết công thức trong Excel, bắt đầu bằng những công thức rất đơn giản. Bạn sẽ học cách tạo công thức trong Excel bằng cách sử dụng hằng số, tham chiếu ô và tên đã xác định. Ngoài ra, bạn sẽ thấy cách tạo công thức bằng cách sử dụng trình hướng dẫn hàm hoặc nhập hàm trực tiếp vào một ô.

Trong bài viết trước, chúng ta đã bắt đầu khám phá một từ hấp dẫn trong công thức Microsoft Excel. Tại sao hấp dẫn? Vì Excel cung cấp công thức cho hầu hết mọi thứ. Vì vậy, bất kể vấn đề hay thách thức nào bạn đang đối mặt, rất có thể nó có thể được giải quyết bằng cách sử dụng một công thức. Bạn chỉ cần biết cách tạo một công thức phù hợp :) Và đó chính xác là những gì chúng ta sẽ thảo luận trong hướng dẫn này.

Đối với người mới bắt đầu, bất kỳ công thức Excel nào cũng bắt đầu bằng dấu bằng (=). Vì vậy, bất kể bạn định viết công thức nào, hãy bắt đầu bằng cách nhập = vào ô đích hoặc trong thanh công thức Excel. Và bây giờ, chúng ta hãy xem xét kỹ hơn cách bạn có thể tạo các công thức khác nhau trong Excel.

Cách tạo một công thức Excel đơn giản bằng cách sử dụng hằng số và toán tử

Trong Microsoft Công thức Excel, hằng số là các số, ngày tháng hoặc giá trị văn bản mà bạn nhập trực tiếp vào công thức. Để tạo một công thức Excel đơn giản bằng cách sử dụng các hằng số, bạn chỉ cần làm như sau:

• Chọn một ô mà bạn muốn xuất kết quả.
• Nhập ký hiệu bằng (=) rồi sau đó nhập nhập phương trình bạn muốn tính.
• Nhấnphím Enter để hoàn thành công thức của bạn. Xong!

Dưới đây là ví dụ về công thức trừ đơn giản trong Excel:

=100-50

Cách viết công thức trong Excel bằng cách sử dụng ô tham chiếu

Thay vì nhập giá trị trực tiếp vào công thức Excel, bạn có thể tham chiếu đến ô chứa các giá trị đó.

Ví dụ: nếu bạn muốn trừ một giá trị trong ô B2 từ giá trị trong ô A2, bạn viết công thức trừ sau: =A2-B2

Khi tạo công thức như vậy, bạn có thể nhập trực tiếp tham chiếu ô vào công thức, hoặc nhấp vào ô và Excel sẽ chèn tham chiếu ô tương ứng vào công thức của bạn. Để thêm dải ô tham chiếu , hãy chọn dải ô trong trang tính.

Lưu ý. Theo mặc định, Excel thêm tham chiếu ô tương đối. Để chuyển sang loại tham chiếu khác, nhấn phím F4.

Một lợi thế lớn của việc sử dụng tham chiếu ô trong công thức Excel là bất cứ khi nào bạn thay đổi giá trị trong ô được tham chiếu, công thức sẽ tự động tính toán lại mà bạn không cần phải cập nhật thủ công tất cả các phép tính và công thức trên bảng tính của mình.

Cách tạo công thức Excel bằng cách sử dụng các tên đã xác định

Để tiến thêm một bước, bạn có thể tạo tên cho một một ô hoặc một dải ô nhất định, sau đó tham chiếu đến (các) ô đó trong công thức Excel của bạn bằng cách chỉ cần nhập tên.

Cách nhanh nhất để tạo tên trong Excel là chọn một(các) ô và nhập tên trực tiếp vào Hộp Tên . Ví dụ: đây là cách bạn tạo tên cho ô A2:

Một cách chuyên nghiệp để xác định tên là thông qua tab Công thức > ; Nhóm tên đã xác định hoặc phím tắt Ctrl+F3. Để biết các bước chi tiết, vui lòng xem phần tạo tên xác định trong Excel.

Trong ví dụ này, tôi đã tạo 2 tên sau:

• revenue cho ô A2
• chi phí cho ô B2

Và bây giờ, để tính thu nhập ròng, bạn có thể nhập công thức sau vào bất kỳ ô nào trên bất kỳ trang tính nào trong ô sổ làm việc trong đó các tên đó được tạo: =revenue-expenses

Theo cách tương tự, bạn có thể sử dụng tên thay vì tham chiếu ô hoặc phạm vi trong các đối số của hàm Excel.

Ví dụ: nếu bạn tạo tên 2015_sales cho ô A2:A100, bạn có thể tìm tổng của các ô đó bằng cách sử dụng công thức SUM sau: =SUM(2015_sales)

Tất nhiên, bạn có thể lấy kết quả tương tự bằng cách cung cấp phạm vi cho hàm SUM: =SUM(A2:A100)

Tuy nhiên, các tên được xác định làm cho các công thức Excel dễ hiểu hơn. Ngoài ra, chúng có thể đẩy nhanh đáng kể việc tạo công thức trong Excel, đặc biệt là khi bạn đang sử dụng cùng một phạm vi ô trong nhiều công thức. Thay vì điều hướng giữa các bảng tính khác nhau để tìm và chọn phạm vi, bạn chỉ cần nhập trực tiếp tên của nó vào công thức.

Cách tạo công thức Excel bằng cách sử dụng các hàm

Các hàm Excel làkhông có gì khác ngoài các công thức được xác định trước thực hiện các phép tính cần thiết ở phía sau.

Mỗi công thức bắt đầu bằng dấu bằng (=), theo sau là tên hàm và các đối số của hàm được nhập trong dấu ngoặc đơn. Mỗi hàm có các đối số và cú pháp cụ thể (thứ tự cụ thể của các đối số).

Để biết thêm thông tin, vui lòng xem danh sách các hàm Excel phổ biến nhất cùng với các ví dụ về công thức và ảnh chụp màn hình.

Trong bảng tính Excel của bạn , bạn có thể tạo công thức dựa trên hàm theo 2 cách:

Tạo công thức trong Excel bằng Trình hướng dẫn Hàm

Nếu bạn không cảm thấy thoải mái lắm với Excel công thức bảng tính nào, trình hướng dẫn Chèn Hàm sẽ hỗ trợ bạn rất nhiều.

1. Chạy trình hướng dẫn hàm.

Để chạy trình hướng dẫn, hãy nhấp vào nút Chèn hàm trên tab Công thức > Thư viện hàm nhóm hoặc chọn một hàm từ một trong các danh mục:

Ngoài ra, bạn có thể nhấp vào nút Chèn hàm ở bên trái của thanh công thức.

Hoặc, nhập dấu bằng (=) vào một ô và chọn một hàm từ trình đơn thả xuống ở bên trái của thanh công thức. Theo mặc định, trình đơn thả xuống hiển thị 10 chức năng được sử dụng gần đây nhất, để xem danh sách đầy đủ, hãy nhấp vào Chức năng khác...

2 . Tìm chức năng bạn muốn sử dụng.

Khi trình hướng dẫn Chèn chức năng xuất hiện,bạn làm như sau:

• Nếu bạn biết tên hàm, hãy nhập nó vào trường Tìm kiếm hàm và nhấp vào Go .
• Nếu bạn không chắc mình cần sử dụng chức năng nào, hãy nhập mô tả ngắn gọn về nhiệm vụ bạn muốn giải quyết trong trường Tìm kiếm chức năng và nhấp vào Go . Ví dụ: bạn có thể nhập nội dung như sau: " tổng các ô" hoặc " đếm các ô trống" .
• Nếu bạn biết hàm thuộc về danh mục nào, nhấp vào mũi tên nhỏ màu đen bên cạnh Chọn danh mục và chọn một trong 13 danh mục được liệt kê ở đó. Các chức năng thuộc danh mục đã chọn sẽ xuất hiện trong Chọn chức năng

Bạn có thể đọc mô tả ngắn về chức năng đã chọn ngay dưới Chọn chức năng hộp. Nếu bạn cần thêm thông tin chi tiết về chức năng đó, hãy nhấp vào liên kết Trợ giúp về chức năng này ở gần cuối hộp thoại.

Khi bạn đã tìm thấy chức năng mình muốn sử dụng, hãy chọn chức năng đó và nhấp vào OK.

3. Chỉ định các đối số của hàm.

Trong bước thứ hai của trình hướng dẫn hàm Excel, bạn phải chỉ định các đối số của hàm. Tin tốt là bạn không cần biết về cú pháp của hàm. Bạn chỉ cần nhập tham chiếu ô hoặc phạm vi vào hộp của đối số và trình hướng dẫn sẽ lo phần còn lại.

Để nhập đối số , bạn có thể nhập tham chiếu ô hoặcphạm vi trực tiếp vào hộp. Ngoài ra, hãy nhấp vào biểu tượng chọn phạm vi bên cạnh đối số (hoặc chỉ cần đặt con trỏ vào hộp của đối số), sau đó chọn một ô hoặc một dải ô trong trang tính bằng chuột. Trong khi thực hiện việc này, trình hướng dẫn chức năng sẽ co lại thành một cửa sổ lựa chọn phạm vi hẹp. Khi bạn nhả nút chuột, hộp thoại sẽ được khôi phục về kích thước đầy đủ.

Một lời giải thích ngắn gọn cho đối số hiện được chọn được hiển thị ngay bên dưới phần mô tả của hàm. Để biết thêm chi tiết, hãy nhấp vào liên kết Trợ giúp về hàm này ở gần cuối.

Các hàm Excel cho phép bạn thực hiện phép tính với ô nằm trên cùng một trang tính , các trang tính khác nhau và thậm chí các sổ làm việc khác nhau. Trong ví dụ này, chúng tôi đang tính toán doanh thu trung bình cho năm 2014 và 2015 nằm trong hai bảng tính khác nhau, đó là lý do tại sao các tham chiếu phạm vi trong ảnh chụp màn hình ở trên bao gồm tên trang tính. Tìm hiểu thêm về cách tham chiếu một trang tính hoặc sổ làm việc khác trong Excel.

Ngay sau khi bạn chỉ định một đối số, giá trị hoặc mảng giá trị trong (các) ô đã chọn sẽ được hiển thị ngay bên cạnh hộp của đối số .

4. Hoàn thành công thức.

Khi bạn đã chỉ định tất cả các đối số, hãy nhấp vào nút OK (hoặc chỉ cần nhấn phím Enter) và công thức đã hoàn thành sẽ được nhập vào ô.

Viết công thức trực tiếp trong một ô hoặcthanh công thức

Như bạn vừa thấy, việc tạo một công thức trong Excel bằng cách sử dụng trình hướng dẫn hàm thật dễ dàng, tuy nhiên đây là một quá trình gồm nhiều bước khá dài. Khi bạn có một số kinh nghiệm với các công thức Excel, bạn có thể muốn một cách nhanh hơn - nhập một hàm trực tiếp vào một ô hoặc thanh công thức.

Như thường lệ, bạn bắt đầu bằng cách nhập dấu bằng (=) theo sau là hàm Tên. Khi bạn thực hiện việc này, Excel sẽ thực hiện một số loại tìm kiếm gia tăng và hiển thị danh sách các hàm khớp với phần tên hàm mà bạn đã nhập:

Vì vậy, bạn có thể tự gõ xong tên hàm hoặc chọn từ danh sách hiển thị. Dù bằng cách nào, ngay khi bạn nhập dấu ngoặc đơn mở, Excel sẽ hiển thị mẹo màn hình hàm làm nổi bật đối số bạn cần nhập tiếp theo. Bạn có thể nhập đối số vào công thức theo cách thủ công hoặc nhấp vào một ô (chọn một dải ô) trong trang tính và thêm tham chiếu ô hoặc dải ô tương ứng vào đối số.

Sau khi bạn nhập đối số cuối cùng, hãy nhập dấu ngoặc đơn đóng và nhấn Enter để hoàn thành công thức.

Mẹo. Nếu bạn chưa quen lắm với cú pháp của hàm, hãy nhấp vào tên hàm và Chủ đề trợ giúp Excel sẽ bật lên ngay lập tức.

Đây là cách bạn tạo công thức trong Excel. Không có gì khó khăn cả phải không nào? Trong những bài viết tiếp theo, chúng ta sẽ tiếp tục cuộc hành trình của mình trong những điều thú vịlĩnh vực của các công thức Microsoft Excel, nhưng đó sẽ là những mẹo nhỏ giúp bạn làm việc với các công thức Excel hiệu quả và năng suất hơn. Hãy chú ý theo dõi!