Hướng dẫn ngắn này cho biết cách sao chép định dạng trong Excel bằng các tùy chọn Format Painter, Fill Handle và Paste Special. Những kỹ thuật này hoạt động trong tất cả các phiên bản Excel, từ 2007 đến Excel 365.

Sau khi bạn đã nỗ lực rất nhiều trong việc tính toán một trang tính, bạn thường muốn thêm một số thao tác hoàn thiện để làm cho nó nhìn đẹp và đoan trang. Cho dù bạn đang tạo một repot cho trụ sở chính của mình hay xây dựng một bảng tính tóm tắt cho ban giám đốc, thì định dạng phù hợp là yếu tố làm nổi bật dữ liệu quan trọng và truyền tải thông tin liên quan hiệu quả hơn.

Thật may mắn, Microsoft Excel có một cách sao chép định dạng cực kỳ đơn giản, thường bị bỏ qua hoặc đánh giá thấp. Như bạn có thể đoán ra, tôi đang nói về Excel Format Painter giúp bạn dễ dàng lấy định dạng của một ô và áp dụng nó cho một ô khác.

Hơn nữa trong hướng dẫn này, bạn sẽ tìm thấy cách hiệu quả nhất cách sử dụng Format Painter trong Excel và tìm hiểu một số kỹ thuật khác để sao chép định dạng trong trang tính của bạn.

Excel Format Painter

Khi nói đến việc sao chép định dạng trong Excel, Format Painter là một trong những tính năng hữu ích và ít được sử dụng nhất. Nó hoạt động bằng cách sao chép định dạng của một ô và áp dụng nó cho các ô khác.

Chỉ với một vài cú nhấp chuột, nó có thể giúp bạn sao chép hầu hết, nếu không muốn nói là tất cả các cài đặt định dạng,bao gồm:

• Định dạng số (Chung, Tỷ lệ phần trăm, Tiền tệ, v.v.)
• Khung chữ, kích thước và màu sắc
• Các đặc điểm của phông chữ như đậm, nghiêng, và gạch dưới
• Màu tô (màu nền của ô)
• Căn chỉnh, hướng và định hướng văn bản
• Đường viền ô

Trong tất cả các phiên bản Excel, Nút Trình vẽ định dạng nằm trên tab Trang chủ , trong nhóm Bảng tạm , ngay bên cạnh nút Dán :

Cách sử dụng Format Painter trong Excel

Để sao chép định dạng ô bằng Excel Format Painter, chỉ cần làm như sau:

1. Chọn ô có định dạng bạn muốn sao chép.
2. Trên tab Trang chủ , trong nhóm Bảng tạm , nhấp vào nút Trình vẽ định dạng . Con trỏ sẽ chuyển thành cọ sơn.
3. Di chuyển đến ô mà bạn muốn áp dụng định dạng và nhấp vào ô đó.

Hoàn tất! Định dạng mới được sao chép vào ô mục tiêu của bạn.

Mẹo Excel Format Painter

Nếu bạn cần thay đổi định dạng của nhiều ô, hãy nhấp vào từng ô cá nhân sẽ rất tẻ nhạt và tốn thời gian. Các mẹo sau đây sẽ tăng tốc mọi thứ.

1. Cách sao chép định dạng cho một dải ô.

Để sao chép định dạng cho một số ô liền kề, hãy chọn ô mẫu có định dạng mong muốn, nhấp vào nút Trình vẽ định dạng rồi kéo cọ vẽ con trỏ qua các ô mà bạn muốnđịnh dạng.

2. Cách sao chép định dạng sang các ô không liền kề.

Để sao chép định dạng sang các ô không liền kề, nhấp đúp vào nút Trình vẽ định dạng thay vì nhấp một lần vào nút đó. Thao tác này sẽ "khóa" Trình vẽ định dạng Excel bật và định dạng đã sao chép sẽ được áp dụng cho tất cả các ô và phạm vi mà bạn nhấp/chọn cho đến khi bạn nhấn Esc hoặc nhấp vào nút Trình vẽ định dạng lần cuối.

3. Cách sao chép định dạng của cột này sang cột khác theo từng hàng

Để sao chép nhanh định dạng của toàn bộ cột, hãy chọn tiêu đề của cột có định dạng bạn muốn sao chép, nhấp vào Định dạng Painter , rồi nhấp vào tiêu đề của cột mục tiêu.

Như được minh họa trong ảnh chụp màn hình sau đây, định dạng mới được áp dụng cho từng hàng của cột mục tiêu, bao gồm chiều rộng cột :

Theo cách tương tự, bạn có thể sao chép định dạng của toàn bộ hàng , theo từng cột. Đối với điều này, hãy nhấp vào tiêu đề hàng mẫu, nhấp vào Trình vẽ định dạng , sau đó nhấp vào tiêu đề của hàng mục tiêu.

Như bạn vừa thấy, Trình vẽ định dạng giúp sao chép định dạng dễ dàng như nó có thể được. Tuy nhiên, như thường xảy ra với Microsoft Excel, có nhiều cách để làm điều tương tự. Dưới đây, bạn sẽ tìm thấy hai phương pháp khác để sao chép định dạng trong Excel.

Cách sao chép định dạng xuống một cột bằng cách sử dụng Fill Handle

Chúng tôi thườngsử dụng núm điều khiển điền để sao chép công thức hoặc tự động điền dữ liệu vào các ô. Nhưng bạn có biết rằng nó cũng có thể sao chép các định dạng Excel chỉ với một vài cú nhấp chuột? Đây là cách thực hiện:

1. Định dạng ô đầu tiên theo cách bạn muốn.
2. Chọn ô được định dạng đúng và di chuột qua núm điều khiển điền (hình vuông nhỏ ở góc dưới bên phải) . Khi bạn thực hiện việc này, con trỏ sẽ thay đổi từ dấu thập lựa chọn màu trắng sang dấu thập màu đen.
3. Giữ và kéo núm điều khiển qua các ô mà bạn muốn áp dụng định dạng:

   

   Thao tác này cũng sẽ sao chép giá trị của ô đầu tiên sang các ô khác, nhưng đừng lo lắng về điều đó, chúng tôi sẽ hoàn tác nó ở bước tiếp theo.

4. Nhả núm điều khiển điền, nhấp vào Trình đơn thả xuống Tùy chọn tự động điền và chọn Chỉ định dạng điền :

   

Vậy là xong! Các giá trị ô hoàn nguyên về giá trị ban đầu và định dạng mong muốn được áp dụng cho các ô khác trong cột:

Mẹo. Để sao chép định dạng xuống cột cho đến ô trống đầu tiên , bấm đúp vào núm điều khiển điền thay vì kéo nó, sau đó nhấp vào Tùy chọn Tự động Điền và chọn Chỉ Định dạng Điền .

Cách sao chép định dạng ô sang toàn bộ cột hoặc hàng

Trình vẽ định dạng Excel và Xử lý điền hoạt động hiệu quả với các vùng chọn nhỏ. Nhưng làm cách nào để sao chép định dạng của một ô cụ thể sang toàn bộ cột hoặc hàng để định dạng mới được áp dụng cho tất cả các ô trong mộtcột/hàng bao gồm các ô trống? Giải pháp là sử dụng tùy chọn Định dạng của Excel Paste Special.

1. Chọn ô có định dạng mong muốn rồi nhấn Ctrl+C để sao chép nội dung và định dạng của ô đó.
2. Chọn toàn bộ cột hoặc hàng mà bạn muốn định dạng bằng cách nhấp vào tiêu đề của nó.
3. Nhấp chuột phải vào lựa chọn rồi nhấp vào Dán Đặc biệt .
4. Trong hộp thoại Dán Đặc biệt , nhấp vào Định dạng rồi nhấp vào OK .

Ngoài ra, hãy chọn tùy chọn Định dạng từ menu bật lên Dán Đặc biệt . Thao tác này sẽ hiển thị bản xem trước trực tiếp của định dạng mới, như minh họa trong ảnh chụp màn hình bên dưới:

Các phím tắt để sao chép định dạng trong Excel

Rất tiếc, Microsoft Excel không có 'không cung cấp một phím tắt duy nhất mà bạn có thể sử dụng để sao chép các định dạng ô. Tuy nhiên, điều này có thể được thực hiện bằng cách sử dụng một chuỗi các phím tắt. Vì vậy, nếu bạn thích làm việc với bàn phím trong hầu hết thời gian, bạn có thể sao chép định dạng trong Excel theo một trong các cách sau.

Phím tắt Excel Format Painter

Thay vì nhấp vào nút Format Painter trên ruy-băng, hãy thực hiện như sau:

1. Chọn ô chứa định dạng được yêu cầu.
2. Nhấn các phím Alt, H, F, P.
3. Nhấp vào mục tiêu ô mà bạn muốn áp dụng định dạng.

Xin lưu ý, các phím tắt cho Format Painter trong Excel phải được nhấn từng phím một, không phải nhấn tất cả cùng một lúc:

• Alt kích hoạt phím tắt cho các lệnh trên dải băng.
• H chọn tab Trang chủ trên dải băng.
• F , P chọn nút Trình vẽ định dạng.

Dán phím tắt định dạng Đặc biệt

Một cách nhanh chóng khác để sao chép định dạng trong Excel là sử dụng phím tắt cho Dán Đặc biệt > Định dạng :

1. Chọn ô mà bạn muốn sao chép định dạng.
2. Nhấn Ctrl + C để sao chép ô đã chọn vào Clipboard.
3. Chọn (các) ô cần sao chép định dạng nào sẽ được áp dụng.
4. Trong Excel 2016, 2013 hoặc 2010, hãy nhấn Shift + F10, S, R rồi nhấp vào Enter .

Nếu ai đó vẫn sử dụng Excel 2007 , nhấn Shift + F10, S, T, Enter .

Dãy phím này thực hiện các chức năng sau:

• Shift + F10 hiển thị menu ngữ cảnh.
• Shift + S chọn lệnh Dán đặc biệt.
• Shift + R chọn chỉ dán định dạng.

Đây là những cách nhanh nhất để sao chép định dạng trong Excel. Nếu bạn vô tình sao chép sai định dạng, không vấn đề gì, bài viết tiếp theo của chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách xóa nó :) Tôi cảm ơn bạn đã đọc và hy vọng sớm gặp lại bạn trên blog của chúng tôi!