Mục lục
Hướng dẫn ngắn này giải thích AutoSum là gì và chỉ ra những cách hiệu quả nhất để sử dụng AutoSum trong Excel. Bạn sẽ thấy cách tự động tính tổng các cột hoặc hàng bằng phím tắt Sum, chỉ tính tổng các ô hiển thị, tính tổng một phạm vi đã chọn theo chiều dọc và chiều ngang trong một lần và tìm hiểu lý do phổ biến nhất khiến tính năng Tự động tính tổng của Excel không hoạt động.
Bạn có biết rằng Hàm SUM trong Excel là hàm được mọi người đọc nhiều nhất không? Để chắc chắn, chỉ cần xem danh sách 10 hàm Excel phổ biến nhất của Microsoft. Không có gì ngạc nhiên khi họ quyết định thêm một nút đặc biệt vào dải băng Excel để tự động chèn hàm SUM. Vì vậy, nếu bạn muốn biết "AutoSum trong Excel là gì?" bạn đã có câu trả lời rồi :)
Về bản chất, Excel AutoSum sẽ tự động nhập công thức để tính tổng các số trong trang tính của bạn. Để biết thêm chi tiết, hãy xem các phần sau của hướng dẫn này.
Nút Tự động tính tổng ở đâu trong Excel?
Nút Tự động tính tổng có sẵn ở 2 vị trí trên Excel ruy băng.
- Tab Trang chủ > Chỉnh sửa nhóm > Tự động tính tổng :
<13 Nhóm
- Công thức > Thư viện hàm > Tự động tính tổng:
Cách tính tổng tự động trong Excel
Bất cứ khi nào bạn cần tính tổng một phạm vi ô, cho dù là một cột, hàng hay nhiều ô liền kề cột hoặc hàng, bạn có thể có Excel AutoSum để tự động tạo công thức tính tổng phù hợp cho bạn.
Để sử dụngTự động tính tổng trong Excel, chỉ cần làm theo 3 bước đơn giản sau:
- Chọn một ô bên cạnh các số bạn muốn tính tổng:
- Để tính tổng một cột , hãy chọn ô ngay bên dưới giá trị cuối cùng trong cột.
- Để tính tổng một hàng , hãy chọn ô bên phải của số cuối cùng trong hàng.
- Nhấp vào nút Tự động tính tổng trên tab Trang chủ hoặc Công thức .
Công thức tính tổng xuất hiện trong ô đã chọn và một dải ô bạn đang thêm sẽ được đánh dấu (B2:B6 trong ví dụ này):
Trong hầu hết các trường hợp , Excel chọn phạm vi chính xác để tính tổng. Trong một số ít trường hợp khi chọn sai phạm vi, bạn có thể sửa phạm vi đó theo cách thủ công bằng cách nhập phạm vi mong muốn vào công thức hoặc bằng cách kéo con trỏ qua các ô bạn muốn tính tổng.
Mẹo. Để tính tổng nhiều cột hoặc hàng cùng một lúc, hãy chọn một số ô ở cuối hoặc bên phải bảng của bạn, tương ứng, rồi nhấp vào nút Tự động tính tổng . Để biết thêm chi tiết, vui lòng xem Cách sử dụng AutoSum trên nhiều ô cùng một lúc.
- Nhấn phím Enter để hoàn thành công thức.
Bây giờ, bạn có thể thấy tổng được tính trong ô và công thức SUM trong thanh công thức:
Phím tắt tính Tổng trong Excel
Nếu bạn là một trong những người dùng Excel thích làm việc với bàn phím hơn là chuột, bạn có thể sử dụng cách sau Phím tắt Excel AutoSum thành tổng số ô:
Nhấn phím Dấu bằng trong khi giữ phím Alt sẽ chèn công thức Tổng vào (các) ô đã chọn giống hệt như nhấn Tự động tính tổng trên ruy-băng thực hiện, sau đó bạn nhấn phím Enter để hoàn thành công thức.
Cách sử dụng Tự động tính tổng với các chức năng khác
Ngoài việc thêm ô, bạn có thể sử dụng nút Tự động tính tổng của Excel để chèn các hàm khác, chẳng hạn như:
- AVERAGE - để trả về giá trị trung bình (trung bình cộng) của các số.
- COUNT - để đếm các ô có số.
- MAX - để lấy giá trị lớn nhất.
- MIN - để lấy giá trị nhỏ nhất.
Tất cả những gì bạn cần làm là chọn một ô mà bạn muốn chèn công thức, nhấp vào AutoSum mũi tên thả xuống và chọn chức năng mong muốn từ danh sách.
Ví dụ: đây là cách bạn có thể lấy số lớn nhất trong cột B:
Nếu bạn chọn Chức năng khác từ danh sách thả xuống Tự động tính tổng, Microsoft Excel sẽ mở hộp thoại Chèn hàm, giống như khi bạn c nhấp vào nút Chèn hàm trên tab Công thức hoặc nút fx trên thanh Công thức.
Cách chỉ hiển thị Tự động tính tổng (đã lọc ) trong Excel
Bạn đã biết cách sử dụng AutoSum trong Excel để tính tổng một cột hoặc một hàng. Nhưng bạn có biết rằng bạn có thể sử dụng nó để tính tổng chỉ các ô hiển thị trong danh sách đã lọc không?
Nếu dữ liệu của bạn được sắp xếp trong một bảng Excel (có thể dễ dàng thực hiệnbằng cách nhấn phím tắt Ctrl + T), nhấp vào nút AutoSum sẽ chèn hàm SUBTOTAL chỉ thêm các ô hiển thị.
Trong trường hợp bạn đã lọc dữ liệu của mình bằng cách áp dụng một trong các Các tùy chọn lọc , nhấp vào nút Tự động tính tổng cũng sẽ chèn công thức SUBTOTAL thay vì SUM, như minh họa trong ảnh chụp màn hình bên dưới:
Để biết giải thích chi tiết hơn về các đối số của hàm SUBTOTAL , vui lòng xem Cách tính tổng các ô đã lọc trong Excel.
Mẹo về AutoSum trong Excel
Làm thế nào để bạn biết cách sử dụng AutoSum trong Excel để tự động cộng các ô, bạn có thể muốn tìm hiểu một vài lần -tiết kiệm các thủ thuật có thể giúp công việc của bạn hiệu quả hơn nữa.
Cách sử dụng Tự động tính tổng trên nhiều ô cùng một lúc
Nếu bạn muốn tính tổng các giá trị trong nhiều cột hoặc hàng, hãy chọn tất cả các ô mà bạn muốn chèn công thức tính Tổng, sau đó nhấp vào nút Tự động tính tổng trên ruy-băng hoặc nhấn phím tắt Tính tổng trong Excel.
Ví dụ: bạn có thể chọn các ô A10, B10 và C10, nhấp vào Tự động tính tổng , và tổng cộng 3 cột cùng một lúc. Như được hiển thị trong ảnh chụp màn hình bên dưới, các giá trị trong từng cột trong số 3 cột được cộng riêng lẻ:
Cách cộng các ô đã chọn theo chiều dọc và chiều ngang
Tính tổng chỉ một số ô nhất định trong một cột, chọn các ô đó và nhấp vào nút Tự động tính tổng . Thao tác này sẽ tính tổng các ô đã chọn theo chiều dọc từng cột một và đặt (các) công thức SUMbên dưới vùng chọn:
Nếu bạn muốn tính tổng các ô từng hàng một , hãy chọn các ô bạn muốn tính tổng và một cột trống cho bên phải. Excel sẽ tính tổng các ô đã chọn theo chiều ngang và chèn các công thức SUM vào cột trống có trong vùng chọn:
Tính tổng các ô từng cột một và từng hàng một , chọn các ô bạn muốn thêm, cộng với một hàng trống bên dưới và một cột trống bên phải, và Excel sẽ tính tổng các ô đã chọn theo chiều dọc và chiều ngang:
Cách sao chép công thức AutoSum sang các ô khác
Sau khi AutoSum đã thêm hàm SUM (hoặc hàm khác) vào ô đã chọn, công thức được chèn sẽ hoạt động giống như một công thức Excel bình thường . Do đó, bạn có thể sao chép công thức đó sang các ô khác theo cách thông thường, chẳng hạn như bằng cách kéo núm điều khiển điền. Để biết thêm thông tin, vui lòng xem Cách sao chép công thức trong Excel.
Chỉ cần lưu ý rằng Tự động tính tổng của Excel sử dụng các tham chiếu ô tương đối (không có $) để điều chỉnh vị trí công thức mới dựa trên vị trí tương đối của các hàng và cột.
Ví dụ: bạn có thể có AutoSum để chèn công thức sau vào ô A10 để tính tổng các giá trị trong cột A: =SUM(A1:A9) . Và khi bạn sao chép công thức đó vào ô B10, nó sẽ chuyển thành =SUM(B1:B9) và tổng các số trong cột B.
Trong hầu hết các trường hợp, đó chính xác là những gì bạn cần. Nhưng nếu bạn muốn sao chép công thức sang một ô khác mà khôngthay đổi tham chiếu ô, bạn cần sửa tham chiếu bằng cách thêm ký hiệu $. Vui lòng xem Tại sao nên sử dụng $ trong công thức Excel để biết đầy đủ chi tiết.
Tính năng Tự động Tính tổng của Excel không hoạt động
Lý do phổ biến nhất khiến tính năng Tự động Tính tiền không hoạt động trong Excel là các số được định dạng dưới dạng văn bản . Thoạt nhìn, các giá trị đó có thể trông giống như các số bình thường, nhưng Excel coi chúng là các chuỗi văn bản và không đưa vào phép tính.
Các dấu hiệu rõ ràng nhất của các số được định dạng dưới dạng văn bản là căn trái mặc định của chúng và các hình tam giác nhỏ màu xanh lá cây ở góc trên bên trái của các ô. Để sửa các số văn bản như vậy, hãy chọn tất cả các ô có vấn đề, nhấp vào dấu hiệu cảnh báo rồi nhấp vào Chuyển đổi thành Số .
Các số có thể được định dạng thành văn bản vì nhiều lý do, chẳng hạn như nhập tập dữ liệu từ nguồn bên ngoài hoặc đặt giá trị số trong dấu ngoặc kép trong công thức Excel của bạn. Nếu là trường hợp thứ hai, cả hình tam giác màu xanh lá cây và dấu hiệu cảnh báo sẽ không xuất hiện trong các ô, vì Excel cho rằng bạn muốn xuất một chuỗi văn bản có mục đích.
Ví dụ: công thức IF sau đây có vẻ hoạt động tốt:
=IF(A1="OK", "1", "0")
Nhưng số 1 và số 0 được trả về là giá trị văn bản, không phải số! Và do đó, khi bạn cố gắng thực hiện tính năng Tự động tính tổng trên các ô chứa các công thức như vậy, bạn sẽ luôn nhận được kết quả là '0'.
Ngay sau khi bạn xóa "" xung quanh 1 và 0 trong công thức trên, Excel AutoSum sẽ điều trịxuất ra dưới dạng số và chúng sẽ được cộng chính xác.
Nếu không phải là số văn bản, bạn có thể tìm hiểu về các lý do có thể khác trong hướng dẫn này: Excel SUM không hoạt động - lý do và giải pháp.
* **Đây là cách bạn thực hiện tính năng Tự động tính tổng trong Excel. Và nếu ai đó từng hỏi bạn "AutoSum làm gì?", thì bạn có thể giới thiệu họ với hướng dẫn này :)
Ngoài hàm SUM phổ biến, bạn có biết rằng Excel còn có một số hàm khác để tính tổng theo điều kiện tế bào? Nếu bạn tò mò muốn tìm hiểu chúng, hãy xem các tài nguyên ở cuối trang này. Tôi cảm ơn bạn đã đọc và hy vọng sẽ gặp bạn trên blog của chúng tôi vào tuần tới!
