Trong hướng dẫn này, bạn sẽ tìm hiểu cách lọc dữ liệu trong Excel theo nhiều cách khác nhau: cách tạo bộ lọc cho giá trị văn bản, số và ngày, cách sử dụng bộ lọc với tìm kiếm và cách lọc theo màu hoặc theo giá trị của ô đã chọn. Bạn cũng sẽ tìm hiểu cách xóa bộ lọc và cách khắc phục lỗi Bộ lọc tự động của Excel không hoạt động.

Nếu làm việc với tập dữ liệu lớn, có thể là một thách thức không chỉ trong việc tính toán dữ liệu mà còn để tìm thông tin liên quan. May mắn thay, Microsoft Excel giúp bạn dễ dàng thu hẹp phạm vi tìm kiếm bằng một công cụ Lọc đơn giản nhưng mạnh mẽ. Để tìm hiểu thêm về cách lọc trong Excel, vui lòng nhấp vào các liên kết bên dưới.

Bộ lọc trong Excel là gì?

Bộ lọc Excel , hay còn gọi là Tự động lọc , là cách nhanh chóng để chỉ hiển thị thông tin có liên quan tại một thời điểm nhất định và xóa tất cả dữ liệu khác khỏi chế độ xem. Bạn có thể lọc các hàng trong trang tính Excel theo giá trị, theo định dạng và theo tiêu chí. Sau khi áp dụng bộ lọc, bạn chỉ có thể sao chép, chỉnh sửa, lập biểu đồ hoặc in các hàng hiển thị mà không phải sắp xếp lại toàn bộ danh sách.

Bộ lọc Excel so với Sắp xếp Excel

Ngoài nhiều tùy chọn lọc, Bộ lọc tự động của Excel còn cung cấp các tùy chọn Sắp xếp có liên quan đến một cột nhất định:

• Đối với giá trị văn bản: Sắp xếp từ A đến Z , Sắp xếp từ Z đến A và Sắp xếp theo màu sắc .
• Đối với các số: Sắp xếp từ nhỏ nhất đến lớn nhất , Sắp xếp từ lớn nhất đến nhỏ nhất và Sắp xếp theo Màu sắc .
• Dành chotạm ẩn:

  

  Để biết thêm thông tin, vui lòng xem Cách lọc và sắp xếp theo màu ô trong Excel.

  Cách lọc trong Excel bằng tìm kiếm

  Bắt đầu với Excel 2010, giao diện Bộ lọc bao gồm hộp tìm kiếm hỗ trợ điều hướng trong các tập dữ liệu lớn cho phép bạn lọc nhanh các hàng chứa văn bản, số hoặc ngày chính xác.

  Giả sử bạn muốn xem các bản ghi cho tất cả các vùng " phía đông ". Chỉ cần nhấp vào menu thả xuống của bộ lọc tự động và bắt đầu nhập từ " East " vào hộp tìm kiếm. Bộ lọc Excel sẽ ngay lập tức hiển thị cho bạn tất cả các mục phù hợp với tìm kiếm. Để chỉ hiển thị những hàng đó, hãy nhấp vào OK trong menu Bộ lọc tự động của Excel hoặc nhấn phím Enter trên bàn phím của bạn.

  

  Để lọc nhiều tìm kiếm , áp dụng bộ lọc theo cụm từ tìm kiếm đầu tiên của bạn như được trình bày ở trên, sau đó nhập cụm từ thứ hai và ngay khi kết quả tìm kiếm xuất hiện, hãy chọn hộp Thêm lựa chọn hiện tại vào bộ lọc và nhấp vào OK . Trong ví dụ này, chúng tôi đang thêm các bản ghi " tây " vào các mục " đông " đã được lọc:

  

  Điều đó thật tuyệt nhanh, phải không? Chỉ ba lần nhấp chuột!

  Lọc theo giá trị hoặc định dạng ô đã chọn

  Một cách nữa để lọc dữ liệu trong Excel là tạo bộ lọc có tiêu chí bằng với nội dung hoặc định dạng của ô đã chọn . Đây là cách thực hiện:

  1. Nhấp chuột phải vào ô chứa giá trị,màu sắc hoặc biểu tượng mà bạn muốn lọc dữ liệu của mình theo.
  2. Trong menu ngữ cảnh, hãy trỏ tới Bộ lọc .
  3. Chọn tùy chọn mong muốn: lọc theo <1 của ô đã chọn>giá trị , màu , màu phông chữ hoặc biểu tượng .

  Trong ví dụ này, chúng tôi đang lọc dữ liệu theo biểu tượng của ô đã chọn:

  

  Áp dụng lại bộ lọc sau khi thay đổi dữ liệu

  Khi bạn chỉnh sửa hoặc xóa dữ liệu trong các ô đã lọc, Bộ lọc tự động của Excel không tự động cập nhật để phản ánh những thay đổi. Để áp dụng lại bộ lọc, hãy nhấp vào bất kỳ ô nào trong tập dữ liệu của bạn, sau đó:

  1. Nhấp vào Áp dụng lại trên tab Dữ liệu , trong Sắp xếp & Lọc nhóm .

  

• Nhấp vào Sắp xếp & Lọc > Đăng ký lại trên tab Trang chủ , trong nhóm Chỉnh sửa .



Cách sao chép dữ liệu đã lọc trong Excel

Cách nhanh nhất để sao chép phạm vi dữ liệu đã lọc sang trang tính hoặc sổ làm việc khác là sử dụng 3 phím tắt sau.

1. Chọn bất kỳ ô đã lọc nào và sau đó nhấn Ctrl + A để chọn tất cả dữ liệu đã lọc bao gồm tiêu đề cột .

   Để chọn dữ liệu đã lọc không bao gồm tiêu đề cột , hãy chọn ô đầu tiên (phía trên bên trái) có dữ liệu và nhấn Ctrl + Shift + End để mở rộng lựa chọn đến ô cuối cùng.

2. Nhấn Ctrl + C để sao chép dữ liệu đã chọn.
3. Chuyển sang trang tính/sổ làm việc khác, chọn ô phía trên bên trái của phạm vi đích và nhấn Ctrl+V đểdán dữ liệu đã lọc.

Lưu ý. Thông thường, khi bạn sao chép dữ liệu đã lọc sang nơi khác, các hàng đã lọc ra sẽ bị bỏ qua. Trong một số trường hợp hiếm hoi, chủ yếu là trên các sổ làm việc rất lớn, Excel có thể sao chép các hàng ẩn bên cạnh các hàng hiển thị. Để ngăn điều này xảy ra, hãy chọn một dải ô đã lọc và nhấn Alt + ; để chỉ chọn các ô hiển thị bỏ qua các hàng ẩn. Nếu không quen sử dụng phím tắt, bạn có thể sử dụng tính năng Chuyển đến Đặc biệt thay thế (tab Trang chủ > Nhóm Chỉnh sửa > Tìm & Chọn > Chuyển đến Đặc biệt... > Chỉ các ô hiển thị ).

Cách xóa bộ lọc

Sau khi áp dụng bộ lọc cho một cột nhất định, bạn có thể muốn xóa bộ lọc đó để hiển thị lại tất cả thông tin hoặc lọc dữ liệu của mình theo cách khác.

Để xóa bộ lọc trong một cột nhất định, nhấp vào nút bộ lọc trong tiêu đề của cột rồi nhấp vào Xóa bộ lọc khỏi :



Cách xóa bộ lọc trong Excel

Để xóa tất cả bộ lọc trong trang tính, hãy thực hiện một trong các thao tác sau:

• Chuyển đến tab Dữ liệu > Sắp xếp & Lọc nhóm và nhấp vào Xóa .
• Chuyển đến tab Trang chủ > Chỉnh sửa nhóm và nhấp vào Sắp xếp & Bộ lọc > Xóa .



Bộ lọc không hoạt động trong Excel

Nếu Bộ lọc tự động của Excel ngừng hoạt động giữa chừng một trang tính, rất có thể là do một số dữ liệu mới đã đượcđược nhập bên ngoài phạm vi ô được lọc. Để khắc phục điều này, chỉ cần áp dụng lại bộ lọc. Nếu cách đó không hiệu quả và các bộ lọc Excel của bạn vẫn không hoạt động, hãy xóa tất cả các bộ lọc trong bảng tính, rồi áp dụng chúng một lần nữa. Nếu tập dữ liệu của bạn chứa bất kỳ hàng trống nào, hãy chọn thủ công toàn bộ phạm vi bằng chuột, sau đó áp dụng bộ lọc tự động. Ngay sau khi bạn thực hiện việc này, dữ liệu mới sẽ được thêm vào phạm vi ô được lọc.

Về cơ bản, đây là cách bạn thêm, áp dụng và sử dụng bộ lọc trong Excel. Nhưng có nhiều hơn nữa cho nó! Trong hướng dẫn tiếp theo, chúng ta sẽ khám phá các khả năng của Bộ lọc nâng cao và xem cách lọc dữ liệu với nhiều bộ tiêu chí. Hãy chú ý theo dõi!

ngày: Sắp xếp từ Cũ nhất đến Mới nhất, Sắp xếp Mới nhất đến Cũ nhất và Sắp xếp theo Màu sắc .

Sự khác biệt giữa sắp xếp và lọc trong Excel như sau:

• Khi bạn sắp xếp dữ liệu trong Excel, toàn bộ bảng sẽ được sắp xếp lại, ví dụ như theo thứ tự abc hoặc từ giá trị thấp nhất đến giá trị cao nhất. Tuy nhiên, sắp xếp không ẩn bất kỳ mục nhập nào, nó chỉ sắp xếp dữ liệu theo thứ tự mới.
• Khi bạn lọc dữ liệu trong Excel, chỉ những mục nhập bạn thực sự muốn xem mới được hiển thị và tất cả các mục không liên quan tạm thời bị xóa khỏi chế độ xem.

Cách thêm bộ lọc trong Excel

Để Bộ lọc tự động của Excel hoạt động chính xác, tập dữ liệu của bạn phải bao gồm một hàng tiêu đề có tên cột như được hiển thị trong ảnh chụp màn hình bên dưới:

Khi các tiêu đề cột đã ổn định, hãy chọn bất kỳ ô nào trong tập dữ liệu của bạn và sử dụng một trong các phương pháp sau để chèn bộ lọc.

3 cách thêm bộ lọc trong Excel

1. Trên tab Dữ liệu , trong phần Sắp xếp & Lọc nhóm, hãy nhấp vào nút Bộ lọc .

   

   Xem thêm: Hàm MAXIFS trong Excel – tìm giá trị max với nhiều tiêu chí
2. Trên tab Trang chủ , trong phần Chỉnh sửa , hãy nhấp vào Sắp xếp & Bộ lọc > Bộ lọc .

   

3. Sử dụng phím tắt Bộ lọc Excel để bật/tắt bộ lọc: Ctrl+Shift+L

Dù bạn sử dụng phương pháp nào, các mũi tên thả xuống sẽ xuất hiện trong mỗi ô tiêu đề:

Cách áp dụng bộ lọc trong Excel

Mũi tên thả xuống trong tiêu đề cột có nghĩa là tính năng lọc đã được thêm nhưng chưa được áp dụng. Khi bạn di chuột qua mũi tên, một mẹo màn hình sẽ hiển thị (Hiển thị tất cả).

Để lọc dữ liệu trong Excel, hãy làm như sau:

1. Nhấp vào biểu tượng thả -mũi tên xuống cho cột bạn muốn lọc.
2. Bỏ chọn hộp Chọn tất cả để nhanh chóng bỏ chọn tất cả dữ liệu.
3. Chọn các hộp bên cạnh dữ liệu bạn muốn lọc hiển thị và nhấp vào OK.

Ví dụ: đây là cách chúng tôi có thể lọc dữ liệu trong cột Khu vực để chỉ xem doanh số cho Miền Đông và Bắc :

Xong! Bộ lọc được áp dụng cho cột A, tạm thời ẩn bất kỳ vùng nào ngoài Đông và Bắc .

Mũi tên thả xuống trong cột được lọc thay đổi thành Nút bộ lọc và di chuột qua nút đó sẽ hiển thị mẹo màn hình cho biết bộ lọc nào được áp dụng:

Lọc nhiều cột

Tới áp dụng bộ lọc Excel cho nhiều cột, chỉ cần lặp lại các bước trên cho bao nhiêu cột tùy ý.

Ví dụ: chúng tôi có thể thu hẹp kết quả của mình để chỉ hiển thị Táo cho Khu vực Đông và Bắc . Khi bạn áp dụng nhiều bộ lọc trong Excel, nút bộ lọc sẽ xuất hiện trong mỗi cột được lọc:

Mẹo. Để làm cho cửa sổ Bộ lọc Excel rộng hơn và/hoặc dài hơn, hãy di chuột qua tay nắm ở dưới cùng và ngay khi mũi tên hai đầu xuất hiện, hãy kéo nó xuốnghoặc sang phải.

Lọc ô trống/không trống

Để lọc dữ liệu trong Excel bỏ qua ô trống hoặc ô không trống, hãy thực hiện một trong các thao tác sau:

Để lọc ô trống , tức là hiển thị ô không trống, hãy nhấp vào mũi tên tự động lọc, đảm bảo rằng hộp (Select All) được chọn, sau đó bỏ chọn (Trống) ở cuối danh sách. Điều này sẽ chỉ hiển thị những hàng có bất kỳ giá trị nào trong một cột nhất định.

Để lọc ra các ô không trống , tức là chỉ hiển thị các ô trống, xóa (Chọn tất cả), rồi chọn (Trống). Thao tác này sẽ chỉ hiển thị các hàng có ô trống trong một cột nhất định.

Lưu ý:

• Tùy chọn (Trống) chỉ khả dụng cho các cột chứa ít nhất một ô trống.
• Nếu bạn muốn xóa hàng trống dựa trên trên một số cột chính, bạn có thể lọc ra các phần không trống trong cột đó, chọn các hàng đã lọc, nhấp chuột phải vào lựa chọn và nhấp Xóa hàng . Nếu bạn chỉ muốn xóa những hàng hoàn toàn trống và để lại những hàng có một số nội dung và một số ô trống, hãy tham khảo giải pháp này.

Cách sử dụng bộ lọc trong Excel

Ngoài các tùy chọn lọc cơ bản đã thảo luận ở trên, Bộ lọc Tự động trong Excel còn cung cấp một số công cụ nâng cao có thể giúp bạn lọc các loại dữ liệu cụ thể như văn bản , số và ngày chính xác theo cách bạn muốn.

Lưu ý:

• Bộ lọc Excel khácloại là loại trừ lẫn nhau. Ví dụ: bạn có thể lọc một cột nhất định theo giá trị hoặc theo màu ô, nhưng không thể lọc cả hai cùng một lúc.
• Để có kết quả chính xác, không trộn lẫn các loại giá trị khác nhau trong một cột vì chỉ có một loại bộ lọc là có sẵn cho mỗi cột. Nếu một cột chứa nhiều loại giá trị, thì bộ lọc sẽ được thêm cho dữ liệu xuất hiện nhiều nhất. Ví dụ: nếu bạn lưu số trong một cột nhất định nhưng hầu hết các số được định dạng dưới dạng văn bản, thì Bộ lọc văn bản sẽ xuất hiện cho cột đó chứ không phải Bộ lọc số.

Và bây giờ, hãy xem xét kỹ hơn ở mỗi tùy chọn và xem cách bạn có thể tạo bộ lọc phù hợp nhất cho loại dữ liệu của mình.

Lọc dữ liệu văn bản

Khi bạn muốn lọc một cột văn bản cho một thứ gì đó rất cụ thể, bạn có thể tận dụng một số lượng tùy chọn nâng cao do Excel Bộ lọc văn bản cung cấp, chẳng hạn như:

• Lọc các ô bắt đầu bằng hoặc kết thúc bằng một ký tự cụ thể (s).
• Lọc các ô chứa hoặc không chứa một ký tự hoặc từ nhất định ở bất kỳ vị trí nào trong văn bản.
• Lọc các ô chứa chính xác bằng hoặc không bằng với (các) ký tự được chỉ định.

Ngay khi bạn thêm bộ lọc vào cột chứa giá trị văn bản, Bộ lọc văn bản sẽ tự động xuất hiện trong menu Bộ lọc tự động:

Ví dụ: để lọc ra các hàng chứa Chuối , hãy thực hiện fo llowing:

1. Nhấp vàomũi tên thả xuống trong tiêu đề cột và trỏ tới Bộ lọc văn bản .
2. Trong menu thả xuống, chọn bộ lọc mong muốn ( Không chứa… trong ví dụ này).
3. Hộp thoại Bộ lọc tự động tùy chỉnh sẽ hiển thị. Trong hộp ở bên phải bộ lọc, hãy nhập văn bản hoặc chọn mục mong muốn từ danh sách thả xuống.
4. Nhấp vào OK.

Do đó, tất cả các hàng Chuối , bao gồm Chuối xanh và Chuối ngón tay vàng , sẽ bị ẩn.

Cột lọc với 2 tiêu chí

Để lọc dữ liệu trong Excel với hai tiêu chí văn bản, hãy thực hiện các bước trên để định cấu hình tiêu chí đầu tiên rồi thực hiện như sau:

• Kiểm tra Và hoặc Nút radio Hoặc tùy thuộc vào việc cả hai hoặc một trong hai tiêu chí có phải đúng hay không.
• Chọn toán tử so sánh cho tiêu chí thứ hai và nhập giá trị văn bản vào hộp bên phải tiêu chí đó.

Ví dụ: đây là cách bạn có thể lọc các hàng chứa Chuối hoặc Chanh :

Cách tạo bộ lọc trong Excel bằng các ký tự đại diện

Nếu bạn không nhớ tìm kiếm chính xác hoặc muốn lọc các hàng có thông tin tương tự, bạn có thể tạo bộ lọc bằng một trong các ký tự đại diện sau:

Mẹo. Trong nhiều trường hợp, bạn có thể sử dụng toán tử Contains thay cho ký tự đại diện. Ví dụ: để lọc các ô chứa tất cả các loại Chuối , bạn có thể chọn toán tử Bằng và nhập *chuối* hoặc sử dụng hàm Chứa và chỉ cần gõ bananas .

Cách lọc số trong Excel

Bộ lọc số của Excel cho phép bạn thao tác dữ liệu số theo nhiều cách khác nhau, bao gồm:

• Lọc số bằng hoặc không bằng với một số nhất định.
• Lọc số, lớn hơn , nhỏ hơn hoặc giữa các số đã chỉ định.
• Lọc 10 số trên cùng hoặc 10 số dưới cùng .
• Lọc các ô có số ở trên trung bình hoặc bên dưới trung bình .

Ảnh chụp màn hình sau đây hiển thị toàn bộ danh sách các bộ lọc số có sẵn trong Excel.

Ví dụ: để tạo bộ lọc chỉ hiển thị các đơn hàng từ $250 đến $300, hãy thực hiện theo các bước sau:

1. Nhấp vào mũi tên bộ lọc tự động trong tiêu đề cột và trỏ tới Bộ lọc số .
2. Chọnmột toán tử so sánh thích hợp từ danh sách, Between… trong ví dụ này.
3. Trong hộp thoại Custom AutoFilter , hãy nhập các giá trị cận dưới và cận trên. Theo mặc định, Excel đề xuất sử dụng các toán tử so sánh " Lớn hơn hoặc bằng" và " Nhỏ hơn hoặc bằng" . Bạn có thể thay đổi chúng thành " Lớn hơn" và " Nhỏ hơn' nếu bạn không muốn bao gồm các giá trị ngưỡng.
4. Nhấp vào OK.

Kết quả là chỉ hiển thị các đơn đặt hàng từ $250 đến $300:

Cách lọc ngày trong Excel

Excel Bộ lọc Ngày cung cấp nhiều lựa chọn nhất cho phép bạn lọc các bản ghi trong một khoảng thời gian nhất định một cách nhanh chóng và dễ dàng.

Theo mặc định, Bộ lọc Tự động của Excel nhóm tất cả các ngày trong một cột nhất định theo thứ bậc năm, tháng và ngày. Bạn có thể mở rộng hoặc thu gọn các cấp độ khác nhau bằng cách nhấp vào dấu cộng hoặc dấu trừ bên cạnh một nhóm nhất định. Việc chọn hoặc xóa nhóm cấp độ cao hơn sẽ chọn hoặc xóa dữ liệu trong tất cả các cấp độ lồng nhau. Chẳng hạn, nếu bạn xóa hộp bên cạnh năm 2016, tất cả các ngày trong năm 2016 sẽ bị ẩn.

Ngoài ra, Bộ lọc ngày cho phép bạn hiển thị hoặc ẩn dữ liệu cho một ngày cụ thể , tuần, tháng, quý, năm, trước hoặc sau một ngày cụ thể hoặc giữa hai ngày. Ảnh chụp màn hình bên dưới minh họa tất cả các bộ lọc ngày có sẵn:

Trong hầu hết các trường hợp, Excel lọc theo ngàyhoạt động trong một cú nhấp chuột duy nhất. Ví dụ: để lọc các hàng chứa bản ghi cho tuần hiện tại, bạn chỉ cần trỏ tới Bộ lọc ngày và nhấp vào Tuần này .

Nếu bạn chọn Bằng Toán tử , Trước , Sau , Giữa hoặc Bộ lọc tùy chỉnh , hộp thoại Bộ lọc tự động tùy chỉnh vốn đã quen thuộc cửa sổ sẽ hiển thị, nơi bạn chỉ định tiêu chí mong muốn.

Ví dụ: để hiển thị tất cả các mục trong 10 ngày đầu tiên của tháng 4 năm 2016, hãy nhấp vào Giữa… và định cấu hình bộ lọc theo cách này :

Cách lọc theo màu trong Excel

Nếu dữ liệu trong trang tính của bạn được định dạng thủ công hoặc thông qua định dạng có điều kiện, bạn cũng có thể lọc dữ liệu đó theo màu.

Nhấp vào mũi tên thả xuống bộ lọc tự động sẽ hiển thị Lọc theo màu với một hoặc nhiều tùy chọn, tùy thuộc vào định dạng được áp dụng cho cột:

• Lọc theo màu ô
• Lọc theo màu phông chữ
• Lọc theo biểu tượng ô

Ví dụ: nếu bạn định dạng các ô trong một cột nhất định với 3 b khác nhau màu nền (xanh lục, đỏ và cam) và bạn chỉ muốn hiển thị các ô màu cam, bạn có thể thực hiện theo cách này:

1. Nhấp vào mũi tên bộ lọc trong ô tiêu đề và trỏ tới Lọc theo màu .
2. Nhấp vào màu mong muốn - màu cam trong ví dụ này.

Tuyệt! Chỉ các giá trị được định dạng bằng màu phông chữ màu cam mới hiển thị và tất cả các hàng khác đều hiển thị