Hướng dẫn trình bày cách thực hiện kiểm tra chính tả trong Excel theo cách thủ công, bằng mã VBA và bằng cách sử dụng một công cụ đặc biệt. Bạn sẽ tìm hiểu cách kiểm tra chính tả trong các ô và phạm vi riêng lẻ, trang tính đang hoạt động và toàn bộ sổ làm việc.

Mặc dù Microsoft Excel không phải là chương trình xử lý văn bản nhưng nó có một vài tính năng để làm việc với văn bản, bao gồm cả cơ sở kiểm tra chính tả. Tuy nhiên, kiểm tra chính tả trong Excel không hoàn toàn giống như trong Word. Nó không cung cấp các khả năng nâng cao như kiểm tra ngữ pháp, cũng như không gạch dưới các từ sai chính tả khi bạn nhập. Tuy nhiên, Excel vẫn cung cấp chức năng kiểm tra chính tả cơ bản và hướng dẫn này sẽ hướng dẫn bạn cách tận dụng tối đa chức năng này.

Cách thực hiện kiểm tra chính tả trong Excel

Bất kể là gì bạn đang sử dụng, Excel 2016, Excel 2013, Excel 2010 trở xuống, có 2 cách để kiểm tra chính tả trong Excel: nút ruy-băng và phím tắt.

Chỉ cần chọn ô đầu tiên hoặc ô từ mà bạn muốn bắt đầu kiểm tra và thực hiện một trong các thao tác sau:

• Nhấn phím F7 trên bàn phím của bạn.
• Nhấp vào nút Chính tả trên tab Đánh giá , trong nhóm Đánh giá .

Thao tác này sẽ thực hiện kiểm tra chính tả trên trang tính đang hoạt động :

Khi tìm thấy lỗi, cửa sổ hộp thoại Chính tả sẽ hiển thị:

Tới sửa lỗi , chọn tùy chọn thích hợp trong Đề xuất và nhấp vào nút Thay đổi . Từ sai chính tả sẽ được thay thế bằng từ đã chọn và lỗi tiếp theo sẽ được thông báo cho bạn.

Nếu "lỗi" không thực sự là lỗi, hãy chọn một trong các tùy chọn sau:

• Để bỏ qua lỗi hiện tại , hãy nhấp vào Bỏ qua một lần .
• Để bỏ qua tất cả các lỗi giống như lỗi hiện tại, hãy nhấp Bỏ qua tất cả .
• Để thêm từ hiện tại vào từ điển , hãy nhấp vào Thêm vào từ điển . Điều này sẽ đảm bảo rằng cùng một từ sẽ không bị coi là lỗi khi bạn kiểm tra chính tả vào lần tới.
• Để thay thế tất cả các lỗi giống như lỗi hiện tại bằng gợi ý đã chọn , hãy nhấp vào Thay đổi tất cả .
• Để cho phép Excel sửa lỗi khi thấy phù hợp, hãy nhấp vào Tự động sửa lỗi .
• Để đặt ngôn ngữ soát lỗi khác , hãy chọn ngôn ngữ đó từ hộp thả xuống Ngôn ngữ từ điển .
• Để xem hoặc thay đổi cài đặt kiểm tra chính tả , hãy nhấp vào Nút Tùy chọn… .
• Để dừng quá trình chỉnh sửa và đóng hộp thoại, hãy nhấp vào nút Hủy .

Khi kiểm tra chính tả hoàn tất, Excel sẽ hiển thị cho bạn thông báo tương ứng:

Kiểm tra chính tả từng ô và phạm vi

Tùy thuộc vào lựa chọn của bạn, Excel Spell kiểm tra quy trình các khu vực khác nhau của trang tính:

Bằng cách chọn một ô đơn lẻ , bạn yêu cầu Excel thực hiệnkiểm tra chính tả trên trang tính đang hoạt động , bao gồm văn bản trong tiêu đề, chân trang, nhận xét và đồ họa của trang. Ô được chọn là điểm bắt đầu:

• Nếu bạn chọn ô đầu tiên (A1), toàn bộ trang tính sẽ được chọn.
• Nếu bạn chọn một số ô khác, Excel sẽ bắt đầu đánh vần kiểm tra từ ô đó trở đi cho đến hết trang tính. Khi ô cuối cùng được chọn, bạn sẽ được nhắc tiếp tục kiểm tra ở đầu trang tính.

Để kiểm tra chính tả một ô cụ thể , hãy nhấp đúp vào ô đó để nhập chế độ chỉnh sửa rồi bắt đầu kiểm tra chính tả.

Để kiểm tra chính tả trong dải ô , hãy chọn dải ô đó rồi chạy trình kiểm tra chính tả.

Để kiểm tra chỉ một phần nội dung ô , nhấp vào ô và chọn văn bản cần kiểm tra trong thanh công thức hoặc nhấp đúp vào ô và chọn văn bản trong ô.

Cách kiểm tra chính tả trong nhiều trang tính

Để kiểm tra lỗi chính tả cho nhiều trang tính cùng một lúc, hãy làm như sau:

1. Chọn các tab trang tính bạn muốn kiểm tra. Đối với điều này, hãy nhấn và giữ phím Ctrl trong khi nhấp vào các tab.
2. Nhấn phím tắt kiểm tra chính tả ( F7 ) hoặc nhấp vào nút Chính tả trên tab Xem lại .

Excel sẽ kiểm tra lỗi chính tả trong tất cả các trang tính đã chọn:

Khi kiểm tra chính tả hoàn tất, hãy nhấp chuột phải vào các tab đã chọn và nhấp vào Rút nhóm các trang tính .

Cách thực hiệnkiểm tra chính tả toàn bộ sổ làm việc

Để kiểm tra chính tả trong tất cả các trang tính của sổ làm việc hiện tại, nhấp chuột phải vào tab trang tính bất kỳ và chọn Chọn tất cả Trang tính từ menu ngữ cảnh. Với tất cả các trang tính được chọn, hãy nhấn F7 hoặc nhấp vào nút Chính tả trên dải băng. Vâng, thật dễ dàng!

Cách đánh vần văn bản kiểm tra trong công thức

Thông thường, Excel không kiểm tra văn bản định hướng công thức vì một ô thực sự chứa một công thức, không phải giá trị văn bản:

Tuy nhiên, nếu bạn vào chế độ chỉnh sửa và sau đó chạy kiểm tra chính tả, nó sẽ hoạt động:

Tất nhiên, bạn sẽ cần kiểm tra từng ô riêng lẻ, điều này không tốt lắm nhưng phương pháp này vẫn có thể giúp bạn loại bỏ lỗi chính tả trong các công thức lớn, chẳng hạn như trong các câu lệnh IF lồng nhau nhiều cấp độ.

Kiểm tra chính tả trong Excel bằng cách sử dụng macro

Nếu thích tự động hóa mọi thứ, bạn có thể dễ dàng tự động hóa quy trình tìm các từ viết sai chính tả trong trang tính của mình.

Macro để kiểm tra chính tả trong trang tính đang hoạt động

Điều gì có thể đơn giản hơn một nút bấm? Có thể, dòng mã này :)

Sub SpellCheckActiveSheet() ActiveSheet.CheckSpelling End Sub

Macro để kiểm tra chính tả tất cả các trang tính của sổ làm việc đang hoạt động

Bạn đã biết rằng để tìm kiếm lỗi chính tả trong nhiều sheet, bạn chọn các tab sheet tương ứng. Nhưng làm thế nào để bạn kiểm tra các trang bị ẩn?

Tùy thuộc vào mục tiêu của bạn, hãy sử dụng một trong cáccác macro sau.

Để kiểm tra tất cả trang tính hiển thị:

Sub SpellCheckAllVisibleSheets() Cho mỗi tuần trong ActiveWorkbook.Worksheets Nếu wks.Visible = True Then wks.Activate wks.CheckSpelling End If Tuần tiếp theo Kết thúc Phụ

Để kiểm tra tất cả các trang tính trong sổ làm việc đang hoạt động, hiển thị và ẩn :

Phụ SpellCheckAllSheets() Cho mỗi tuần Trong ActiveWorkbook.Worksheets wks.CheckSpelling Tuần tiếp theo Kết thúc Phụ

Đánh dấu các từ sai chính tả trong Excel

Macro này cho phép bạn tìm các từ sai chính tả chỉ bằng cách xem trang tính. Nó làm nổi bật các ô chứa một hoặc nhiều lỗi chính tả bằng màu đỏ. Để sử dụng màu nền khác, hãy thay đổi mã RGB trong dòng này: cell.Interior.Color = RGB(255, 0, 0).

Sub HighlightMispelledCells() Dim count As Integer count = 0 For Each cell In ActiveSheet.UsedRange Nếu không phải Application.CheckSpelling(Word:=cell.Text) Then cell.Interior.Color = RGB(255, 0, 0) đếm = đếm + 1 Kết thúc Nếu Ô tiếp theo Nếu đếm > 0 Sau đó MsgBox đếm & " các ô chứa từ sai chính tả đã được tìm thấy và đánh dấu." Khác MsgBox "Không tìm thấy từ sai chính tả." End If End Sub

Cách sử dụng macro kiểm tra chính tả

Tải xuống sổ làm việc mẫu của chúng tôi có macro Kiểm tra chính tả và thực hiện các bước sau:

1. Mở sổ làm việc đã tải xuống và bật macro nếu được nhắc.
2. Mở sổ làm việc của riêng bạn và chuyển sang trang tính bạn muốn kiểm tra.
3. Nhấn Alt + F8, chọn macro và nhấp vào Chạy .

Sổ làm việc mẫu chứa các macro sau:

• SpellCheckActiveSheet - thực hiện kiểm tra chính tả trong trang tính đang hoạt động.
• SpellCheckAllVisibleSheets - kiểm tra tất cả các trang tính hiển thị trong sổ làm việc đang hoạt động.
• SpellCheckAllSheets - kiểm tra các trang tính hiển thị và ẩn trong sổ làm việc đang hoạt động.
• HighlightMispelledCells - thay đổi màu nền của các ô chứa các từ viết sai chính tả.

Bạn cũng có thể thêm macro vào trang tính của mình bằng cách làm theo các hướng dẫn sau: Cách chèn và chạy mã VBA trong Excel.

Ví dụ: để đánh dấu tất cả các ô có lỗi chính tả trong bảng tính hiện tại, hãy chạy macro này:

Và nhận được kết quả sau:

Thay đổi cài đặt kiểm tra chính tả của Excel

Nếu bạn muốn điều chỉnh hành vi của chính tả kiểm tra trong Excel, nhấp vào Tệp > Tùy chọn > Kiểm chứng , rồi chọn hoặc bỏ chọn các tùy chọn sau:

• Bỏ qua lại các từ viết hoa
• Bỏ qua các từ chứa số
• Bỏ qua các tệp và địa chỉ internet
• Gắn cờ các từ lặp lại

Tất cả các tùy chọn đều tự giải thích, có thể ngoại trừ những ngôn ngữ cụ thể (tôi có thể giải thích về việc thực thi ё nghiêm ngặt bằng tiếng Nga nếu ai đó quan tâm :)

Ảnh chụp màn hình bên dưới hiển thị các cài đặt mặc định:

Không kiểm tra chính tả excelđang hoạt động

Nếu tính năng kiểm tra chính tả không hoạt động bình thường trong trang tính của bạn, hãy thử các mẹo khắc phục sự cố đơn giản sau:

Nút chính tả bị mờ đi

Rất có thể trang tính của bạn đã được bảo vệ. Tính năng kiểm tra chính tả trong Excel không hoạt động trong các trang tính được bảo vệ, vì vậy, trước tiên, bạn sẽ phải bỏ bảo vệ trang tính của mình.

Bạn đang ở chế độ chỉnh sửa

Khi ở chế độ chỉnh sửa, chỉ ô bạn đang chỉnh sửa mới được hiển thị đã kiểm tra lỗi chính tả. Để kiểm tra toàn bộ trang tính, hãy thoát khỏi chế độ chỉnh sửa rồi chạy kiểm tra chính tả.

Văn bản trong công thức không được kiểm tra

Không kiểm tra các ô chứa công thức. Để kiểm tra chính tả văn bản trong công thức, hãy chuyển sang chế độ chỉnh sửa.

Tìm lỗi đánh máy và in sai bằng Fuzzy Duplicate Finder

Ngoài chức năng kiểm tra chính tả tích hợp trong Excel, người dùng của chúng tôi Ultimate Suite có thể nhanh chóng tìm và sửa lỗi chính tả bằng cách sử dụng một công cụ đặc biệt nằm trên tab Ablebits Tools trong Find and Replace :

Nhấp vào nút Tìm kiếm lỗi đánh máy sẽ mở ngăn Trình tìm kiếm trùng lặp mờ ở bên trái cửa sổ Excel của bạn. Bạn phải chọn phạm vi để kiểm tra lỗi chính tả và định cấu hình cài đặt cho tìm kiếm của mình:

• Số ký tự khác nhau tối đa - giới hạn số lượng khác biệt cần tìm.
• Số ký tự tối thiểu trong một từ/ô - loại trừ các giá trị rất ngắn khỏi tìm kiếm.
• Các ô chứa các từ riêng biệtđược phân cách bằng - chọn hộp này nếu các ô của bạn có thể chứa nhiều hơn một từ.

Với cài đặt được định cấu hình đúng, hãy nhấp vào nút Tìm lỗi chính tả .

Phần bổ trợ bắt đầu tìm kiếm các giá trị khác nhau ở 1 hoặc nhiều ký tự, do bạn chỉ định. Sau khi quá trình tìm kiếm kết thúc, bạn sẽ thấy một danh sách các kết quả khớp mờ được tìm thấy được nhóm trong các nút như minh họa trong ảnh chụp màn hình bên dưới.

Bây giờ, bạn phải đặt giá trị chính xác cho từng nút. Đối với điều này, hãy mở rộng nhóm và nhấp vào biểu tượng kiểm tra trong cột Hành động bên cạnh giá trị phù hợp:

Nếu nút không chứa từ phù hợp, hãy nhấp vào hộp Giá trị chính xác bên cạnh mục gốc, nhập từ đó và nhấn Enter .

Sau khi gán giá trị chính xác cho tất cả các nút, hãy nhấp vào nút Áp dụng và tất cả lỗi chính tả trong trang tính của bạn sẽ được sửa trong một lần:

Đó là cách bạn thực hiện chính tả kiểm tra trong Excel với Fuzzy Duplicate Finder. Nếu bạn tò mò muốn dùng thử công cụ này và hơn 70 công cụ chuyên nghiệp khác dành cho Excel, bạn có thể tải xuống phiên bản dùng thử của Ultimate Suite của chúng tôi.