Mọi thứ bạn cần biết về định dạng có điều kiện cho các ô trống trong Excel

Nghe có vẻ đơn giản nhưng việc đánh dấu các ô trống với định dạng có điều kiện lại là một việc khá phức tạp. Về cơ bản, đó là do sự hiểu biết của con người về các ô trống không phải lúc nào cũng tương ứng với hiểu biết của Excel. Do đó, các ô trống có thể được định dạng khi chúng không nên và ngược lại. Hướng dẫn này sẽ xem xét kỹ các tình huống khác nhau, chia sẻ một số thông tin hữu ích về những gì đang diễn ra đằng sau hậu trường và chỉ ra cách tạo định dạng có điều kiện cho khoảng trống hoạt động chính xác theo cách bạn muốn.

Tại sao định dạng có điều kiện làm nổi bật các ô trống?

Tóm tắt : định dạng có điều kiện làm nổi bật các ô trống vì nó không tạo ra sự khác biệt giữa khoảng trống và số không. Xem thêm thông tin chi tiết bên dưới.

Trong hệ thống Excel nội bộ, ô trống bằng giá trị 0 . Vì vậy, khi bạn tạo định dạng có điều kiện cho các ô nhỏ hơn một số nhất định, chẳng hạn như 20, thì các ô trống cũng được đánh dấu (vì 0 nhỏ hơn 20, đối với các ô trống thì điều kiện là TRUE).

Một ví dụ khác là làm nổi bật ngày ít hơn ngày hôm nay. Trong Excel, bất kỳ ngày nào cũng là một số nguyên lớn hơn 0, nghĩa là ô trống luôn nhỏ hơn ngày hôm nay, vì vậy điều kiện lại được thỏa mãn đối với ô trống.

Giải pháp : Tạo quy tắc riêng để dừng định dạng có điều kiện nếu ô trống hoặc sử dụng công thức đểbỏ qua các ô trống.

Tại sao các ô trống không được đánh dấu bằng định dạng có điều kiện?

Có thể có nhiều lý do khác nhau khiến các ô trống không được định dạng, chẳng hạn như:

• Có là quy tắc ưu tiên đầu tiên dừng định dạng có điều kiện cho các ô trống.
• Công thức của bạn không đúng.
• Các ô của bạn không hoàn toàn trống.

Nếu công thức định dạng có điều kiện của bạn sử dụng hàm ISBLANK, xin lưu ý rằng nó chỉ xác định các ô thực sự trống , tức là các ô hoàn toàn không chứa gì: không dấu cách, không tab, không xuống dòng, không chuỗi trống, v.v.

Ví dụ: nếu một ô chứa chuỗi có độ dài bằng 0 ("") được trả về bởi một số công thức khác, thì ô đó không được coi là ô trống:

Giải pháp : Nếu bạn muốn đánh dấu các ô trống trực quan chứa các chuỗi có độ dài bằng 0, hãy áp dụng định dạng có điều kiện đặt trước cho các ô trống hoặc tạo quy tắc bằng một trong các công thức này.

Cách đánh dấu các ô trống ô trong Excel

Excel có điều kiện định dạng có quy tắc được xác định trước cho các khoảng trống giúp bạn thực sự dễ dàng đánh dấu các ô trống trong bất kỳ tập dữ liệu nào:

1. Chọn phạm vi mà bạn muốn đánh dấu các ô trống.
2. Trên tab Trang chủ , trong nhóm Kiểu , nhấp vào Định dạng có điều kiện > Quy tắc mới .
3. Trong hộp thoại Quy tắc định dạng mới mở ra, hãy chọn Chỉ định dạng các ôchứa loại quy tắc , rồi chọn Trống từ trình đơn thả xuống Chỉ định dạng ô với :
4. Nhấp vào Định dạng… nút.
5. Trong hộp thoại Định dạng ô, chuyển sang tab Tô màu , chọn màu tô mong muốn và nhấp vào OK .
6. Nhấp OK một lần nữa để đóng cửa sổ hộp thoại trước đó.

Tất cả các ô trống trong phạm vi đã chọn sẽ được đánh dấu:

Mẹo. Để đánh dấu các ô không trống , hãy chọn Chỉ định dạng các ô có chứa > Không có ô trống .

Lưu ý. Định dạng có điều kiện sẵn có cho khoảng trống cũng làm nổi bật các ô có chuỗi có độ dài bằng 0 (""). Nếu bạn chỉ muốn đánh dấu các ô hoàn toàn trống, thì hãy tạo quy tắc tùy chỉnh bằng công thức ISBLANK như minh họa trong ví dụ tiếp theo.

Định dạng có điều kiện cho các ô trống bằng công thức

Để linh hoạt hơn khi tô sáng các khoảng trống, bạn có thể thiết lập quy tắc của riêng mình dựa trên công thức. Các bước chi tiết để tạo quy tắc như vậy có ở đây: Cách tạo định dạng có điều kiện bằng công thức. Dưới đây, chúng ta sẽ thảo luận về bản thân các công thức

Để chỉ đánh dấu các ô thực sự trống hoàn toàn không chứa gì, hãy sử dụng hàm ISBLANK.

Đối với tập dữ liệu bên dưới, công thức là :

=ISBLANK(B3)=TRUE

Hoặc đơn giản:

=ISBLANK(B3)

Trong đó B3 là ô phía trên bên trái của phạm vi đã chọn.

Vui lòng hãy nhớ rằng ISBLANK sẽ trở lạiFALSE đối với các ô chứa chuỗi trống (""), do đó các ô đó sẽ không được đánh dấu. Nếu bạn không muốn hành vi đó, thì:

Kiểm tra các ô trống bao gồm chuỗi có độ dài bằng 0:

=B3=""

Hoặc kiểm tra xem độ dài chuỗi có bằng zero:

=LEN(B3)=0

Ngoài định dạng có điều kiện, bạn có thể đánh dấu các ô trống trong Excel bằng VBA.

Dừng định dạng có điều kiện nếu ô trống

Ví dụ này cho thấy cách loại trừ các ô trống khỏi định dạng có điều kiện bằng cách thiết lập quy tắc đặc biệt cho các ô trống.

Giả sử bạn đã sử dụng quy tắc sẵn có để đánh dấu các ô từ 0 đến 99,99. Vấn đề là các ô trống cũng được đánh dấu (như bạn nhớ, trong định dạng có điều kiện của Excel, một ô trống bằng một giá trị 0):

Để ngăn các ô trống được định dạng, hãy làm như sau:

1. Tạo quy tắc định dạng có điều kiện mới cho các ô mục tiêu bằng cách nhấp vào Định dạng có điều kiện > Quy tắc mới > Chỉ định dạng các ô có chứa > Trống .
2. Nhấp vào OK mà không đặt bất kỳ định dạng nào.
3. Mở Trình quản lý quy tắc ( Định dạng có điều kiện > Quản lý quy tắc ), đảm bảo quy tắc "Trống" ở đầu danh sách và đánh dấu vào hộp kiểm Dừng nếu đúng bên cạnh.
4. Nhấp OK để lưu các thay đổi và đóng hộp thoại.

Kết quả chính xác như bạn mong đợi:

Mẹo:

• Bạn cũng có thể loại trừ khoảng trống bằng cách tạo quy tắc định dạng có điều kiện với công thức kiểm tra các ô trống và chọn tùy chọn Dừng nếu đúng cho nó.
• Ngoài ra, bạn có thể muốn xem video hướng dẫn cách áp dụng định dạng có điều kiện nếu một ô khác trống.

Công thức định dạng có điều kiện để bỏ qua các ô trống

Trong trường hợp bạn đã sử dụng công thức định dạng có điều kiện, thì bạn không thực sự cần tạo quy tắc riêng cho khoảng trống. Thay vào đó, bạn có thể thêm một điều kiện nữa vào công thức hiện tại của mình, cụ thể là:

• Bỏ qua các ô hoàn toàn trống không chứa gì:

  NOT(ISBLANK(A1))

• Bỏ qua các ô trống trực quan bao gồm các chuỗi trống:

  A1""

Trong đó A1 là ô ngoài cùng bên trái của dải ô đã chọn của bạn.

Trong tập dữ liệu bên dưới, hãy cùng giả sử bạn muốn làm nổi bật các giá trị nhỏ hơn 99,99. Điều này có thể được thực hiện bằng cách tạo quy tắc với công thức đơn giản sau:

=$B2<99.99

Để đánh dấu các giá trị nhỏ hơn 99,99 bỏ qua các ô trống, bạn có thể sử dụng hàm AND với hai kiểm tra logic:

=AND($B2"", $B2<99.99)

=AND(NOT(ISBLANK($B2)), $B2<99.99)

Trong trường hợp cụ thể này, cả hai công thức đều bỏ qua các ô có chuỗi trống vì điều kiện thứ hai (<99,99) là SAI đối với các ô đó.

Nếu ô trống, hãy tô sáng hàng

Để tô sáng toàn bộ hàng nếu ô trong một cột cụ thể trống, bạn có thể sử dụng bất kỳ công thức nào cho ô trống. Tuy nhiên, cócó một số thủ thuật bạn cần biết:

• Áp dụng quy tắc cho toàn bộ tập dữ liệu , không chỉ một cột mà bạn tìm kiếm khoảng trống trong đó.
• Trong công thức, khóa tọa độ cột bằng cách sử dụng tham chiếu ô hỗn hợp với cột tuyệt đối và hàng tương đối.

Điều này thoạt nghe có vẻ phức tạp, nhưng thực ra nó đơn giản hơn rất nhiều khi chúng ta xem xét một ví dụ.

Trong tập dữ liệu mẫu bên dưới, giả sử bạn muốn đánh dấu các hàng có ô trống trong cột E. Để thực hiện việc này, hãy làm theo các bước sau:

1. Chọn tập dữ liệu của bạn (A3:E15 trong ví dụ này).
2. Trên tab Trang chủ , nhấp vào Định dạng có điều kiện > Quy tắc mới > Sử dụng công thức để xác định những ô cần định dạng .
3. Trong hộp Định dạng giá trị trong đó công thức này là đúng , hãy nhập một trong các công thức sau:

   Để đánh dấu các ô hoàn toàn trống :

   =ISBLANK($E3)

   Để đánh dấu các ô trống bao gồm các chuỗi trống :

   =$E3=""

   Trong đó $E3 là ô trên cùng của khóa co lumn mà bạn muốn kiểm tra khoảng trống. Xin lưu ý rằng, trong cả hai công thức, chúng tôi khóa cột bằng ký hiệu $.

4. Nhấp vào nút Định dạng và chọn màu tô mà bạn muốn.
5. Nhấp OK hai lần để đóng cả hai cửa sổ.

Kết quả là, định dạng có điều kiện sẽ làm nổi bật toàn bộ hàng nếu một ô trong một cột cụ thể trống.

Đánh dấu hàng nếu không có ôtrống

Định dạng có điều kiện của Excel để đánh dấu hàng nếu một ô trong một cột cụ thể không trống được thực hiện theo cách này:

1. Chọn tập dữ liệu của bạn.
2. Bật tab Trang chủ , nhấp vào Định dạng có điều kiện > Quy tắc mới > Sử dụng công thức để xác định ô cần định dạng .
3. Trong hộp Định dạng giá trị trong đó công thức này là đúng , hãy nhập một trong các công thức sau:

   Để đánh dấu các ô không trống có chứa bất kỳ thứ gì: giá trị, công thức, ô trống chuỗi, v.v.

   =NOT(ISBLANK($E3))

   Để đánh dấu các ô không trống ngoại trừ các ô có chuỗi trống :

   =$E3""

   Trong đó $E3 là ô trên cùng trong cột khóa được kiểm tra để tìm ô trống. Một lần nữa, để định dạng có điều kiện hoạt động chính xác, chúng tôi khóa cột bằng ký hiệu $.

4. Nhấp vào nút Định dạng , chọn màu tô yêu thích của bạn rồi nhấp vào OK .

Kết quả là, toàn bộ hàng được tô sáng nếu một ô trong cột được chỉ định không trống.

Định dạng có điều kiện của Excel cho số 0 chứ không phải khoảng trống

Theo mặc định, định dạng có điều kiện của Excel không phân biệt giữa 0 và ô trống, điều này thực sự gây nhầm lẫn trong nhiều trường hợp. Để giải quyết tình trạng khó khăn này, có hai giải pháp khả thi:

• Tạo 2 quy tắc: một cho các khoảng trống và một cho các giá trị bằng 0.
• Tạo 1 quy tắc kiểm tra cả hai điều kiện trong một công thức duy nhất.

Làmcác quy tắc riêng cho khoảng trống và số không

1. Trước tiên, hãy tạo quy tắc để đánh dấu các giá trị bằng không. Đối với điều này, hãy nhấp vào Định dạng có điều kiện > Quy tắc mới > Chỉ định dạng các ô có chứa , sau đó đặt Giá trị ô bằng 0 như minh họa trên ảnh chụp màn hình bên dưới. Nhấp vào nút Định dạng và chọn màu mong muốn.

   Định dạng có điều kiện này áp dụng nếu một ô trống hoặc không có ô nào :

2. Tạo quy tắc cho ô trống không có định dạng được đặt. Sau đó, mở Trình quản lý quy tắc , di chuyển quy tắc "Trống" lên đầu danh sách (nếu chưa có) và đánh dấu vào hộp kiểm Dừng nếu đúng tiếp theo với nó. Để biết hướng dẫn chi tiết, vui lòng xem Cách dừng định dạng có điều kiện trên các ô trống.

Do đó, định dạng có điều kiện của bạn sẽ bao gồm các số 0 nhưng bỏ qua các khoảng trống . Ngay khi điều kiện đầu tiên được đáp ứng (ô trống), điều kiện thứ hai (ô bằng 0) sẽ không bao giờ được kiểm tra.

Tạo một quy tắc duy nhất để kiểm tra xem ô có phải là số 0, không phải ô trống không

Một cách khác để định dạng số 0 theo điều kiện nhưng không phải ô trống là tạo quy tắc có công thức kiểm tra cả hai điều kiện:

=AND(B3=0, B3"")

=AND(B3=0, LEN(B3)>0)

Trong đó B3 là ô phía trên bên trái của phạm vi đã chọn.

Kết quả hoàn toàn giống với phương pháp trước đó - định dạng có điều kiện làm nổi bật các số không nhưng bỏ qua các ô trống.

Đó là cách sử dụng định dạng có điều kiện cho các ô trống.Tôi cảm ơn bạn đã đọc và mong được gặp bạn vào tuần tới.

Sách bài tập thực hành để tải xuống

Định dạng có điều kiện của Excel cho các ô trống - ví dụ (tệp .xlsx)