Trong bài đăng trên blog trước đây của mình, tôi đã mô tả các phương pháp khác nhau để tìm và xử lý các bản sao trong bảng tính của bạn. Nhưng để phát hiện ra chúng ngay lập tức, tốt nhất bạn nên làm nổi bật chúng bằng màu sắc.

Và hôm nay tôi sẽ cố gắng đề cập đến các trường hợp phổ biến nhất cho bạn. Bạn sẽ đánh dấu các ô trùng lặp trong Google Trang tính không chỉ bằng cách sử dụng định dạng có điều kiện (có các công thức khác nhau dựa trên mức độ phổ biến của các ô trùng lặp trong bảng của bạn) mà còn bằng một tiện ích bổ sung đặc biệt.

Đánh dấu các ô trùng lặp trong một cột Google Trang tính duy nhất

Hãy bắt đầu với ví dụ cơ bản. Đó là khi bạn chỉ có một cột với các giá trị lặp lại:

Mẹo. Hôm nay tôi sẽ sử dụng định dạng có điều kiện trong mọi trường hợp trừ trường hợp cuối cùng. Nếu bạn không quen thuộc với nó, hãy làm quen với nó trong bài đăng trên blog này.

Để đánh dấu các ô trùng lặp trong một cột Google Trang tính, hãy mở định dạng có điều kiện và đặt các tùy chọn sau:

1. áp dụng quy tắc cho dải ô của bạn — A2:A10 trong ví dụ của tôi
2. chọn Công thức tùy chỉnh từ trình đơn thả xuống có điều kiện và nhập công thức sau:

   =COUNTIF($A$2:$A$10,$A2)>1

   Lưu ý. Có một ký hiệu đô la bên cạnh chữ cái cho A2 . Công thức có thể đếm từng ô từ cột A là có chủ ý. Bạn sẽ tìm hiểu thêm về tham chiếu ô trong bài viết này.

3. chọn bất kỳ màu nào từ Kiểu định dạng để đánh dấu các màu trùng lặp đó
4. nhấp Xong

Công thức COUNTIF đó sẽ quét cột A của bạn và cho biết quy tắc bản ghi nào xuất hiện nhiều lần. Tất cả các ô trùng lặp này sẽ được tô màu theo cài đặt của bạn:

Mẹo. Xem cách đếm ô theo màu trong Google Trang tính trong bài viết này.

Đánh dấu các giá trị trùng lặp trong nhiều cột Google Trang tính

Có thể xảy ra trường hợp các giá trị lặp lại sẽ nằm trong nhiều cột:

Làm cách nào để bạn quét và đánh dấu các mục trùng lặp trong cả 3 cột Google Trang tính? Sử dụng định dạng có điều kiện là tốt. Bài tập tương tự như trên với một vài điều chỉnh nhỏ:

1. chọn A2:C10 làm dải ô để tô màu các ô lặp lại trong
2. thay đổi dải ô cho Công thức tùy chỉnh cũng vậy :

   =COUNTIF($A$2:$C$10,A2)>1

   Lưu ý. Lần này, xóa ký hiệu đô la khỏi A2. Điều này sẽ cho phép công thức đếm tất cả các lần xuất hiện của từng ô trong bảng, không chỉ từ cột A.

   Mẹo. Đọc bài viết này để tìm hiểu thêm về tương đối, tuyệt đối, & tham chiếu ô hỗn hợp.

3. chọn một màu trong phần Kiểu định dạng và nhấn Xong

Không giống như đã nói ở trên COUNTIF, cái này quét cả 3 cột và đếm số lần mỗi giá trị từ bảng xuất hiện trong tất cả các cột. Nếu nhiều hơn một lần, định dạng có điều kiện sẽ đánh dấu các ô trùng lặp này trong bảng Google Trang tính của bạn.

Đánh dấu toàn bộ hàng nếu các ô trùng lặp nằm trong mộtcột

Tiếp theo là trường hợp bảng của bạn chứa các bản ghi khác nhau trong mỗi cột. Nhưng toàn bộ hàng trong bảng này được coi là một mục duy nhất, một mẩu thông tin duy nhất:

Như bạn có thể thấy, có các mục trùng lặp trong cột B: mì ống & Mỗi phần gia vị xuất hiện hai lần.

Trong những trường hợp như thế này, bạn có thể coi toàn bộ các hàng này là trùng lặp. Và bạn có thể cần đánh dấu toàn bộ các hàng trùng lặp này trong bảng tính Google của mình.

Nếu đó chính xác là lý do bạn ở đây, hãy đảm bảo đặt các hàng này cho định dạng có điều kiện của bạn:

1. Áp dụng quy tắc cho phạm vi A2:C10
2. Và đây là công thức:

   =COUNTIF($B$2:$B$10,$B2)>1

COUNTIF này đếm các bản ghi từ cột B, vâng, trong cột B :) Và sau đó, quy tắc định dạng có điều kiện sẽ làm nổi bật không chỉ các bản trùng lặp trong cột B, mà cả các bản ghi có liên quan trong các cột khác.

Làm nổi bật các hàng trùng lặp hoàn chỉnh trong bảng tính

Bây giờ, nếu toàn bộ hàng có bản ghi trong tất cả các cột xuất hiện nhiều lần trong bảng của bạn thì sao?

Làm cách nào để bạn kiểm tra tất cả 3 cột trong bảng và đánh dấu các hàng hoàn toàn trùng lặp trong Google trang tính của mình?

Sử dụng công thức này ở định dạng có điều kiện:

=COUNTIF(ArrayFormula($A$2:$A$10&$B$2:$B$10&$C$2:$C$10),$A2&$B2&$C2)>1

Hãy chia nó thành nhiều phần để hiểu cách nó hoạt động:

1. ArrayFormula($A$2:$A$10&$B$2:$B$10&$C$2: $C$10) nối 3 ô từ mỗi hàng thành mộtchuỗi văn bản trông giống như sau: SpaghettiPasta9-RQQ-24

   Vì vậy, trong ví dụ của tôi, có 9 chuỗi như vậy — mỗi chuỗi một chuỗi.

2. Sau đó, COUNTIFS lấy từng chuỗi (bắt đầu từ chuỗi đầu tiên: $A2&$B2&$C2 ) và tìm chuỗi đó trong số 9 chuỗi đó.
3. Nếu có nhiều hơn một chuỗi ( >1 ), các chuỗi trùng lặp này sẽ được đánh dấu.

Mẹo. Bạn có thể tìm hiểu thêm về COUNTIF và phép nối trong Google Trang tính trong các bài viết liên quan.

Làm nổi bật các mục trùng lặp thực tế — các trường hợp 2n, 3d, v.v.

Giả sử bạn muốn giữ nguyên mục nhập đầu tiên của các hàng trùng lặp và xem tất cả các lần xuất hiện khác nếu có.

Chỉ với một thay đổi trong công thức, bạn sẽ có thể đánh dấu các hàng trùng lặp 'thực' này — không phải các mục nhập đầu tiên, mà là các phiên bản thứ 2, 3, 4, v.v. của chúng.

Đây là công thức tôi đã đề xuất ngay phía trên cho tất cả các hàng trùng lặp:

=COUNTIF(ArrayFormula($A$2:$A$10&$B$2:$B$10&$C$2:$C$10),$A2&$B2&$C2)>1

Và đây là công thức bạn cần đánh dấu chỉ các trường hợp trùng lặp trong Google Trang tính:

=COUNTIF(ArrayFormula($A$2:$A2&$B$2:$B2&$C$2:$C2),$A2&$B2&$C2)>1

Có thể bạn có thấy sự khác biệt trong công thức không?

Đó là đối số COUNTIF đầu tiên:

$A$2:$A2&$B$2:$B2&$C$2:$C2

Thay vì đề cập đến tất cả các hàng như trong công thức đầu tiên, tôi chỉ sử dụng hàng đầu tiên ô của mỗi cột.

Tính năng này cho phép mỗi hàng chỉ nhìn phía trên để xem có các hàng giống nhau hay không. Nếu vậy, mọi hàng hiện tại sẽ được coi là một phiên bản khác hay nói cách khác là một bản sao thực sự sẽ đượcđược tô màu.

Cách đánh dấu trùng lặp không cần công thức — Tiện ích Xóa trùng lặp dành cho Google Trang tính

Tất nhiên, bạn có thể có một số trường hợp sử dụng khác yêu cầu công thức khác. Tuy nhiên, bất kỳ công thức và định dạng có điều kiện nào cũng yêu cầu một đường cong học tập. Nếu bạn chưa sẵn sàng dành thời gian của mình cho những việc đó, thì có một giải pháp dễ dàng hơn.

Tiện ích bổ sung Xóa các bản sao cho Google Trang tính sẽ đánh dấu các bản sao cho bạn.

Chỉ cần một vài cú nhấp chuột trên 4 bước và tùy chọn đánh dấu các bản sao được tìm thấy chỉ là một nút radio có bảng màu:

Tiện ích bổ sung cung cấp một cách trực quan để chọn dữ liệu của bạn và chọn các cột bạn muốn kiểm tra các bản sao . Có một bước riêng cho mỗi hành động để bạn không bị nhầm lẫn:

Ngoài ra, nó còn biết cách đánh dấu không chỉ các mục trùng lặp mà cả các mục duy nhất. Và cũng có một tùy chọn để bỏ qua các phiên bản đầu tiên:

Mẹo. Đây là video hiển thị tiện ích bổ sung đang hoạt động. Tiện ích này có thể hơi cũ vì hiện tại tiện ích bổ sung có nhiều thứ hơn để cung cấp, nhưng nó vẫn là tiện ích bổ sung giống nhau:

Làm nổi bật các mục trùng lặp theo lịch trình bằng tiện ích bổ sung

Tất cả các bước với cài đặt của chúng mà bạn chọn trong tiện ích bổ sung có thể được lưu và sử dụng lại sau một cú nhấp chuột hoặc thậm chí được lên lịch đến một thời điểm nhất định để tự khởi động.

Đây là video giới thiệu dài 2 phút để quay lại theo lời tôi (hoặc xem bên dưới để biết một vài hình ảnh động):

Thay vào đó, đây là một hình ảnh động ngắnhiển thị cách lưu và chạy các kịch bản sau khi dữ liệu của bạn thay đổi:

Còn tuyệt hơn nữa, bạn có thể lên lịch để các kịch bản đó tự khởi động vài lần một ngày:

Đừng lo, có sẵn một bảng nhật ký đặc biệt để bạn theo dõi tất cả các lần chạy tự động & đảm bảo chúng hoạt động chính xác:

Chỉ cần cài đặt Xóa bản sao từ cửa hàng Google Trang tính, dùng thử trên dữ liệu của bạn và bạn sẽ thấy mình tiết kiệm được bao nhiêu thời gian và công sức để tô màu chính xác các bản ghi đó. Có, không cần bất kỳ công thức nào và chỉ trong vài cú nhấp chuột;)

Video: Cách đánh dấu các mục trùng lặp trong Google Trang tính

Video dài 1,5 phút này trình bày 3 cách nhanh nhất (có và không có công thức) để tìm & đánh dấu các bản sao trong Google Trang tính. Bạn sẽ thấy cách tô màu 1 cột hoặc toàn bộ hàng dựa trên các mục trùng lặp, thậm chí là tự động.

Bảng tính với các ví dụ về công thức

Đánh dấu các mục trùng lặp trong Google Trang tính - ví dụ về định dạng có điều kiện (tạo một bản sao của tệp )