Mục lục
Bài đăng này xem xét tính năng Tự động điền của Excel. Bạn sẽ tìm hiểu cách điền chuỗi số, ngày tháng và dữ liệu khác, tạo và sử dụng danh sách tùy chỉnh trong Excel 365, 2021, 2019, 2016, 2013 trở xuống. Bài viết này cũng cho phép bạn đảm bảo rằng bạn biết mọi thứ về núm điều khiển điền, vì bạn có thể ngạc nhiên về sức mạnh của tùy chọn nhỏ bé này.
Khi bạn bị ép thời gian, mỗi phút đều có giá trị. Vì vậy, bạn cần biết mọi cách để tự động hóa các tác vụ bảng tính hàng ngày. Tự động điền trong Excel là một tính năng phổ biến và tôi chắc rằng hầu hết các bạn đã sử dụng nó. Tuy nhiên, có thể bạn mới biết rằng đó không chỉ là việc sao chép các giá trị xuống một cột hoặc lấy một chuỗi số hoặc ngày tháng. Đó cũng là cách tạo danh sách tùy chỉnh, nhấp đúp để điền vào một phạm vi lớn và hơn thế nữa. Nếu bạn biết vị trí của chốt điền, thì đã đến lúc tìm hiểu tất cả những lợi ích mà nó lưu trữ.
Dưới đây, bạn sẽ thấy sơ đồ của bài đăng. Chỉ cần nhấp vào liên kết mà bạn thấy đặc biệt thú vị để đi thẳng vào vấn đề.
Sử dụng tùy chọn Tự động điền Excel để điền một phạm vi trong Excel
Cho dù bạn chỉ muốn sao chép xuống cùng một giá trị hoặc cần lấy một chuỗi số hoặc giá trị văn bản, fill handle trong Excel là tính năng trợ giúp. Đó là một phần không thể thay thế của tùy chọn Tự động điền . Fill handle là một hình vuông nhỏ xuất hiện ở góc dưới cùng bên phải khi bạn chọn một ô hoặcphạm vi.
Có thể khó tin rằng phần lựa chọn nhỏ bé, gần như không đáng chú ý này lại cung cấp cho bạn nhiều tùy chọn hữu ích để sử dụng hàng ngày.
Chương trình Thì đơn giản. Bất cứ khi nào bạn cần lấy một loạt giá trị trong các ô liền kề, chỉ cần nhấp vào ô điều khiển điền của Excel để thấy một chữ thập nhỏ màu đen và kéo nó theo chiều dọc hoặc chiều ngang. Khi bạn nhả nút chuột, bạn sẽ thấy các ô đã chọn được điền các giá trị tùy thuộc vào mẫu mà bạn chỉ định.
Một trong những câu hỏi phổ biến nhất là cách tự động điền số là Excel. Đây cũng có thể là ngày, giờ, ngày trong tuần, tháng, năm, v.v. Ngoài ra, tính năng Tự động điền của Excel sẽ tuân theo bất kỳ mẫu nào.
Ví dụ: nếu bạn cần tiếp tục một chuỗi, chỉ cần nhập hai giá trị đầu tiên vào ô bắt đầu và lấy núm điều khiển điền để sao chép dữ liệu trong phạm vi đã chỉ định .
Bạn cũng có thể tự động điền vào bất kỳ chuỗi cấp số cộng nào có hiệu giữa các số không đổi.
Tính năng này thậm chí sẽ luân phiên các chuỗi nếu các ô đã chọn không liên quan với nhau về mặt số học, như trong hình bên dưới.
Và hiển nhiên là bạn có thể sử dụng tính năng Tự động điền tùy chọn để sao chép một giá trị trên phạm vi của bạn. Tôi nghĩ bạn đã biết cách làm cho cùng một giá trị xuất hiện trong các ô liền kề trong Excel. Bạn chỉ cần nhập số này, văn bản, hoặc của họvà kéo nó qua các ô bằng núm điều khiển điền.
Giả sử bạn đã nghe nói về các tính năng mà tôi đã mô tả ở trên. Tôi vẫn tin rằng, một số trong số họ xuất hiện mới đối với bạn. Vì vậy, hãy tiếp tục đọc để tìm hiểu thêm về công cụ phổ biến nhưng chưa được khám phá này.
Tất cả các tùy chọn Tự động điền Excel - hãy xem bộ điều khiển điền ở mức tốt nhất
Nhấp đúp chuột để tự động điền một phạm vi lớn
Giả sử bạn có một cơ sở dữ liệu khổng lồ với các tên. Bạn cần chỉ định một số sê-ri cho mỗi tên. Bạn có thể làm điều đó trong nháy mắt bằng cách nhập hai số đầu tiên và nhấp đúp vào ô điều khiển điền của Excel.
Lưu ý. Gợi ý này sẽ chỉ hoạt động nếu bạn có các giá trị ở bên trái hoặc bên phải của cột mà bạn cần điền khi Excel nhìn vào cột liền kề để xác định ô cuối cùng trong phạm vi cần điền. Cũng xin lưu ý rằng nó sẽ được điền theo cột dài nhất trong trường hợp bạn có các giá trị ở bên phải và bên trái của phạm vi trống mà bạn muốn điền vào.
Excel - Điền vào một loạt giá trị chứa văn bản
Tùy chọn Tự động điền không thành vấn đề khi sao chép qua các giá trị chứa cả văn bản và giá trị số. Hơn nữa, Excel khá thông minh khi biết rằng chỉ có 4 phần tư hoặc một số số thứ tự cần các hậu tố chữ cái tương ứng.
Tạo chuỗi danh sách tùy chỉnh để tự động điền
Nếu thỉnh thoảng bạn sử dụng cùng một danh sách, bạn có thể lưunó dưới dạng một tùy chỉnh và làm cho Excel điền xử lý điền các ô với các giá trị từ danh sách tùy chỉnh của bạn một cách tự động. Vui lòng làm theo các bước bên dưới để thực hiện việc này:
- Nhập tiêu đề và hoàn thành danh sách của bạn.
Lưu ý. Danh sách tùy chỉnh chỉ có thể chứa văn bản hoặc văn bản có giá trị số. Nếu bạn chỉ cần nó để lưu trữ các số, vui lòng tạo một danh sách các chữ số được định dạng dưới dạng văn bản.
Trong Excel 2007, nhấp vào nút Office -> Tùy chọn Excel -> Nâng cao -> cuộn xuống cho đến khi bạn thấy nút Chỉnh sửa danh sách tùy chỉnh… trong phần Chung .
Trong Excel 2010-2013, hãy nhấp vào Tệp -> Tùy chọn -> Nâng cao -> cuộn đến phần Chung để tìm nút Chỉnh sửa danh sách tùy chỉnh… .
Khi bạn cần tự động điền danh sách này, hãy nhập tên của tiêu đề vào ô cần thiết. Excel sẽ nhận dạng mục và khi bạn kéo núm điều khiển điền trong Excel qua phạm vi của bạn, nó sẽ điền vào mục đó các giá trị từdanh sách.
Sử dụng tùy chọn Tự động điền để nhận chuỗi giá trị lặp lại
Nếu cần chuỗi giá trị lặp lại, bạn vẫn có thể sử dụng núm điều khiển điền . Ví dụ: bạn cần lặp lại trình tự CÓ, KHÔNG, TRUE, FALSE. Trước tiên, hãy nhập tất cả các giá trị này theo cách thủ công để cung cấp cho Excel một mẫu. Sau đó, chỉ cần nắm lấy núm điều khiển điền và kéo nó đến ô cần thiết.
Tự động điền theo chiều ngang và chiều dọc
Rất có thể bạn sử dụng tính năng Tự động điền để điền các ô xuống một ô cột. Tuy nhiên, tính năng này cũng hoạt động nếu bạn cần mở rộng phạm vi theo chiều ngang, sang trái hoặc lên trên. Chỉ cần chọn các ô có (các) giá trị và kéo núm điều khiển điền theo hướng cần thiết.
Tự động điền nhiều hàng hoặc cột
Tính năng Tự động điền của Excel có thể xử lý dữ liệu trong nhiều hàng hoặc cột. Nếu bạn chọn hai, ba ô trở lên và kéo núm điều khiển điền, tất cả các ô đó sẽ được điền.
Chèn các ô trống khi điền vào một chuỗi
Tự động điền cũng cho phép bạn tạo một chuỗi có các ô trống như trên ảnh chụp màn hình bên dưới.
Sử dụng danh sách Tùy chọn Tự động điền để tinh chỉnh cách nhập dữ liệu
Bạn có thể điều chỉnh cài đặt với sự trợ giúp của danh sách Tùy chọn Tự động điền để có được kết quả chính xác. Có hai cách để lấy danh sách này.
- Nhấp chuột phải vào núm điều khiển điền, kéo và thả nó. Sau đó, bạn sẽ thấy một danh sách với các tùy chọn tự động bật lên như trênảnh chụp màn hình bên dưới:
Hãy xem những tùy chọn này cung cấp những gì.
- Sao chép ô - điền một phạm vi có cùng giá trị.
- Chuỗi điền vào - hoạt động nếu bạn chọn nhiều ô và các giá trị khác nhau. Tự động điền sẽ tạo phạm vi theo một mẫu nhất định.
- Chỉ định dạng điền - tùy chọn Tự động điền trong Excel này sẽ chỉ lấy định dạng của (các) ô mà không lấy bất kỳ giá trị nào. Nó có thể hữu ích nếu bạn cần sao chép nhanh định dạng rồi nhập các giá trị theo cách thủ công.
- Điền mà không cần định dạng - chỉ sao chép các giá trị. Nếu nền của các ô bắt đầu có màu đỏ, tùy chọn sẽ không giữ nguyên.
- Điền ngày / Ngày trong tuần / Tháng / Năm - các tính năng này thực hiện đúng như tên gọi của chúng. Nếu ô bắt đầu của bạn chứa một trong các ô đó, bạn có thể nhanh chóng hoàn thành phạm vi đó bằng cách nhấp vào một trong các tùy chọn.
- Xu hướng tuyến tính - tạo một chuỗi tuyến tính hoặc xu hướng tuyến tính phù hợp nhất.
- Xu hướng tăng trưởng - tạo chuỗi tăng trưởng hoặc xu hướng tăng trưởng hình học.
- Flash Fill - giúp bạn nhập nhiều thông tin lặp lại và định dạng dữ liệu của mình theo đúng cách.
- Sê-ri … - tùy chọn này bật lên hộp thoại Sê-ri với một số khả năng nâng cao để bạn lựa chọn.
Khi nhấp vào biểu tượng này, bạn sẽ nhận được một danh sách có các tùy chọn Tự động điền.
Danh sách này chỉ lặp lại một số tính năng từ phần trước.
Excel - Công thức tự động điền
Tự động điền công thức là một quá trình khá giống với việc sao chép các giá trị xuống hoặc lấy một chuỗi của những con số. Nó liên quan đến việc kéo và thả núm điều khiển điền. Bạn sẽ tìm thấy một số mẹo và thủ thuật hữu ích trong một trong những bài đăng trước của chúng tôi có tên là Cách nhanh nhất để chèn công thức vào toàn bộ cột.
Điền flash trong Excel 2013
Nếu bạn sử dụng Office 2013, bạn có thể dùng thử Flash Fill, một tính năng mới được giới thiệu trong phiên bản Excel mới nhất.
Bây giờ tôi sẽ cố gắng mô tả ngắn gọn chức năng của tính năng này. Flash Fill ngay lập tức nghiên cứu dữ liệu bạn nhập và định dạng bạn sử dụng, đồng thời kiểm tra xem những dữ liệu này đã có trong trang tính của bạn chưa. Nếu Flash Fill nhận ra các giá trị này và lấy mẫu, nó sẽ cung cấp cho bạn một danh sách dựa trên chế độ này. Bạn có thể nhấp vào Enter để dán hoặc bỏ qua ưu đãi. Vui lòng xem hoạt động của nó trong hình bên dưới:
Flash Fill cho phép bạn định dạng nhiều tên, ngày sinh và số điện thoại chỉ bằng một cú nhấp chuột. Bạn chỉ cần nhập dữ liệu ban đầu, Excel sẽ nhanh chóng nhận ra và sử dụng. Tôi hứa rằng một trong những bài viết sắp tới của chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn nhiều chi tiết nhất có thể về tính năng thú vị và hữu ích này.
Bật hoặctắt tính năng Tự động điền trong Excel
Tùy chọn xử lý điền được bật trong Excel theo mặc định. Vì vậy, bất cứ khi nào bạn chọn một phạm vi, bạn có thể nhìn thấy phạm vi đó ở góc dưới cùng bên phải. Trong trường hợp bạn cần để tính năng Tự động điền của Excel không hoạt động, bạn có thể tắt tính năng này bằng cách thực hiện như sau:
- Nhấp vào Tệp trong Excel 2010-2013 hoặc trên Nút Office trong phiên bản 2007.
- Đi tới Tùy chọn -> Nâng cao và bỏ chọn hộp kiểm Bật xử lý điền và kéo và thả ô .
Lưu ý. Để ngăn việc thay thế dữ liệu hiện tại khi bạn kéo núm điều khiển điền, hãy đảm bảo rằng hộp kiểm Cảnh báo trước khi ghi đè ô được chọn. Nếu bạn không muốn Excel hiển thị thông báo về việc ghi đè lên các ô không trống, chỉ cần bỏ chọn hộp kiểm này.
Bật hoặc tắt Tùy chọn điền tự động
Nếu bạn không muốn hiển thị nút Tùy chọn điền tự động mỗi khi bạn kéo núm điều khiển điền, chỉ cần tắt nó đi. Tương tự, nếu nút không hiển thị khi bạn sử dụng núm điều khiển điền, bạn có thể bật nút này.
- Chuyển đến Nút Tệp / Office -> Tùy chọn -> Nâng cao và tìm phần Cắt, sao chép và dán .
- Xóa hộp kiểm Hiển thị các nút Tùy chọn Dán khi nội dung được dán .
Trong Microsoft Excel, Tự động điền là một tính năng cho phép người dùng mở rộng một chuỗi số, ngày tháng hoặc thậm chí là văn bản vào phạm vi ô cần thiết. nhỏ nàytùy chọn cung cấp cho bạn rất nhiều khả năng. Sử dụng Flash Fill trong Excel, tự động điền ngày và số, điền nhiều ô và nhận các giá trị danh sách tùy chỉnh.
Vậy là xong! Cảm ơn bạn đã đọc đến cùng. Bây giờ bạn đã biết tất cả hoặc gần như tất cả về tùy chọn Tự động điền. Đăng ký blog của chúng tôi để tìm hiểu thêm về điều này và các tính năng hữu ích khác của Excel.
Hãy cho tôi biết nếu tôi không thể giải quyết hết các câu hỏi và vấn đề mà bạn gặp phải. Tôi rất sẵn lòng trợ giúp bạn. Chỉ cần thả cho tôi một dòng trong các ý kiến. Hãy vui vẻ và xuất sắc trong Excel!
