Cách bôi đen và chọn ô trống trong Excel

Michael Brown

11-09-2023 Excel
  • Chia Sẻ Cái Này
Michael Brown

Bài viết hướng dẫn cách tìm và đánh dấu khoảng trống trong Excel với sự trợ giúp của định dạng có điều kiện và VBA. Tùy thuộc vào nhu cầu của mình, bạn chỉ có thể tô màu cho các ô thực sự trống hoặc những ô chứa chuỗi có độ dài bằng 0.

Khi bạn nhận tệp Excel từ ai đó hoặc nhập tệp đó từ cơ sở dữ liệu bên ngoài, nó luôn bạn nên kiểm tra dữ liệu để đảm bảo không có khoảng trống hoặc thiếu điểm dữ liệu. Trong một tập dữ liệu nhỏ, bạn có thể dễ dàng phát hiện ra tất cả các khoảng trống bằng chính mắt mình. Nhưng nếu bạn có một tệp lớn chứa hàng trăm hoặc thậm chí hàng nghìn hàng, thì việc xác định chính xác các ô trống theo cách thủ công là gần như không thể.

Hướng dẫn này sẽ hướng dẫn bạn 4 cách nhanh chóng và dễ dàng để tô sáng các ô trống trong Excel để bạn có thể xác định chúng một cách trực quan. Phương pháp nào là tốt nhất? Chà, điều đó phụ thuộc vào cấu trúc dữ liệu, mục tiêu của bạn và định nghĩa của bạn về "khoảng trống".

    Chọn và đánh dấu các ô trống bằng Go To Special

    Phương pháp đơn giản này chọn tất cả các ô trống trong một phạm vi nhất định, sau đó bạn có thể tô bất kỳ màu nào bạn chọn.

    Để chọn các ô trống trong Excel, bạn cần làm như sau:

    1. Chọn phạm vi mà bạn muốn tô sáng chỗ trống. Để chọn tất cả các ô có dữ liệu, hãy nhấp vào ô phía trên bên trái và nhấn Ctrl + Shift + End để mở rộng vùng chọn đến ô được sử dụng cuối cùng.
    2. Trên tab Trang chủ , trong thẻ Chỉnh sửa nhóm, nhấp vào Tìm & Chọn > Đi tới Đặc biệt . Hoặc nhấn F5 và nhấp vào Đặc biệt… .

    3. Trong hộp thoại Chuyển đến Đặc biệt , chọn Trống và nhấp vào OK . Thao tác này sẽ chọn tất cả các ô trống trong phạm vi.

    4. Với các ô trống được chọn, hãy nhấp vào biểu tượng Điền màu trên Trang chủ , trong nhóm Phông chữ và chọn màu mong muốn. Xong!

    Mẹo và lưu ý:

    • Tính năng Chuyển đến Đặc biệt chỉ chọn thực sự các ô trống , tức là các ô hoàn toàn không chứa gì. Các ô chứa chuỗi trống, dấu cách, ký tự xuống dòng, ký tự không in được, v.v. không được coi là ô trống và không được chọn. Để đánh dấu các ô có công thức trả về kết quả là một chuỗi trống (""), hãy sử dụng Định dạng có điều kiện hoặc macro VBA.
    • Phương thức này là tĩnh và tốt nhất nên được sử dụng làm phương thức giải pháp một lần. Những thay đổi mà bạn thực hiện sau này sẽ không được phản ánh tự động: các khoảng trống mới sẽ không được tô sáng và các khoảng trống cũ mà bạn điền giá trị sẽ giữ nguyên màu. Nếu đang tìm kiếm một giải pháp động, bạn nên sử dụng phương pháp Định dạng có điều kiện.

    Lọc và đánh dấu các ô trống trong một cột cụ thể

    Nếu bạn không quan tâm đến các ô trống bất cứ nơi nào trong bảng nhưng muốn tìm và tô sáng các ô hoặc toàn bộ hàng có khoảng trống trong một cột nhất định, Bộ lọc Excel có thể phù hợpgiải pháp.

    Để hoàn thành, hãy thực hiện các bước sau:

    1. Chọn bất kỳ ô nào trong tập dữ liệu của bạn và nhấp vào Sắp xếp & Bộ lọc > Bộ lọc trên tab Trang chủ . Hoặc nhấn phím tắt CTRL + Shift + L để bật bộ lọc tự động.
    2. Nhấp vào mũi tên thả xuống cho cột mục tiêu và lọc các giá trị trống. Đối với điều này, hãy xóa hộp Chọn tất cả rồi chọn (Trống) .
    3. Chọn các ô đã lọc trong cột chính hoặc toàn bộ hàng và chọn Điền màu mà bạn muốn áp dụng.

    Trong bảng mẫu của chúng tôi, đây là cách chúng tôi có thể lọc, sau đó đánh dấu các hàng có ô SKU trống:

    Lưu ý:

    • Không giống như phương pháp trước, phương pháp này coi các công thức trả về chuỗi trống ("") là ô trống.
    • Giải pháp này không phù hợp với dữ liệu thay đổi thường xuyên vì bạn sẽ phải dọn dẹp và đánh dấu lại với mỗi thay đổi.

    Cách đánh dấu các ô trống trong Excel với định dạng có điều kiện

    Cả hai kỹ thuật được thảo luận trước đó đều đơn giản và ngắn gọn, nhưng chúng có một nhược điểm đáng kể - không phương pháp nào phản ứng với những thay đổi được thực hiện đối với tập dữ liệu. Không giống như chúng, Định dạng có điều kiện là một giải pháp động, nghĩa là bạn chỉ cần thiết lập quy tắc một lần. Ngay khi một ô trống được điền với bất kỳ giá trị nào, màu sẽ ngay lập tức biến mất. Và ngược lại, khi một khoảng trống mới xuất hiện, nósẽ tự động được đánh dấu.

    Ví dụ 1. Đánh dấu tất cả các ô trống trong một dải ô

    Để đánh dấu tất cả các ô trống trong một dải ô nhất định, hãy định cấu hình quy tắc định dạng có điều kiện của Excel theo cách này:

    1. Chọn phạm vi mà bạn muốn đánh dấu các ô trống (trong trường hợp của chúng tôi là A2:E6).
    2. Trên tab Trang chủ , trong phần Kiểu , hãy nhấp vào Quy tắc mới > Sử dụng công thức để xác định ô cần định dạng .
    3. Trong Định dạng các giá trị mà công thức này đúng , hãy nhập một trong các công thức bên dưới, trong đó A2 là ô phía trên bên trái của phạm vi đã chọn:

      Để đánh dấu các ô hoàn toàn trống không chứa gì:

      =ISBLANK(A2)

      Cũng để đánh dấu các ô có vẻ trống chứa các chuỗi có độ dài bằng 0 ("") do công thức của bạn trả về:

      =LEN(A2)=0

      hoặc

      =A2=""

    4. Nhấp vào nút Định dạng , chuyển sang tab Điền , chọn màu nền bạn muốn và nhấp vào OK.
    5. Nhấp OK để lưu quy tắc và đóng hộp thoại chính ow.

    Để biết các bước chi tiết, vui lòng xem Tạo quy tắc định dạng có điều kiện dựa trên công thức trong Excel.

    Ví dụ 2. Đánh dấu các hàng có ô trống trong một cột cụ thể

    Trong trường hợp bạn muốn đánh dấu toàn bộ hàng có ô trống trong một cột cụ thể, chỉ cần thực hiện một thay đổi nhỏ trong các công thức đã thảo luận ở trên để chúng tham chiếu đến ô trong đócột cụ thể và đảm bảo khóa tọa độ cột bằng ký hiệu $.

    Ví dụ: để đánh dấu các hàng có khoảng trống trong cột B, hãy chọn toàn bộ bảng không có tiêu đề cột (A2:E6 trong ví dụ này) và tạo quy tắc bằng một trong các công thức sau:

    Để tô sáng các ô hoàn toàn trống :

    =ISBLANK($B2)

    Để tô sáng ô trống và các ô chứa chuỗi rỗng :

    =LEN($B2)=0

    or

    =$B2=""

    Kết quả là chỉ các hàng có ô SKU ô trống được đánh dấu:

    Để biết thêm thông tin, vui lòng xem định dạng có điều kiện của Excel cho các ô trống.

    Đánh dấu nếu trống bằng VBA

    Nếu bạn thích tự động hóa mọi thứ, bạn có thể thấy hữu ích với các mã VBA sau để tô màu các ô trống trong Excel.

    Macro 1: Tô màu các ô trống

    Macro này có thể giúp bạn đánh dấu thực sự các ô trống hoàn toàn không chứa gì.

    Để tô màu tất cả các ô trống trong phạm vi đã chọn, bạn chỉ cần một dòng mã:

    Sub Highlight_Blank_Cells() Selectio n.SpecialCells(xlCellTypeBlanks).Interior.Color = RGB(255, 181, 106) End Sub

    Để tô sáng các khoảng trống trong một trang tính và phạm vi được xác định trước (phạm vi A2:E6 trên Trang 1 trong ví dụ bên dưới), đây là mã để sử dụng:

    Sub Highlight_Blank_Cells() Dim rng As Range Set rng = Sheet1.Range( "A2:E6" ) rng.SpecialCells(xlCellTypeBlanks).Interior.Color = RGB(255, 181, 106) End Sub

    Thay vì màu RGB, bạncó thể áp dụng một trong 8 màu cơ bản chính bằng cách nhập "vb" trước tên màu, ví dụ:

    Selection.SpecialCells(xlCellTypeBlanks).Interior.Color = vbBlue

    Hoặc bạn có thể chỉ định chỉ số màu như:

    Selection.SpecialCells(xlCellTypeBlanks).Interior.ColorIndex = 6

    Macro 2: Khoảng trống màu và chuỗi trống

    Để nhận dạng trực quan các ô trống chứa công thức trả về chuỗi trống dưới dạng khoảng trống, hãy kiểm tra xem thuộc tính Văn bản của từng ô trong phạm vi đã chọn = "", và nếu TRUE, hãy áp dụng màu.

    Đây là mã để đánh dấu tất cả khoảng trống và chuỗi trống trong phạm vi đã chọn:

    Sub Highlight_Blanks_Empty_Strings() Dim rng As Range Set rng = Lựa chọn cho từng ô Trong rng If cell.Text = "" Then cell.Interior.Color = RGB(255, 181, 106) Else cell.Interior.ColorIndex = xlNone End If Next End Sub

    Cách chèn và chạy macro

    Để thêm macro vào sổ làm việc của bạn, hãy thực hiện các bước sau:

    1. Nhấn Alt + F11 để mở Trình soạn thảo Visual Basic.
    2. Trong Project Explorer ở bên trái, bấm chuột phải vào sổ làm việc đích, rồi bấm Chèn > Mô-đun .
    3. Trong cửa sổ Mã ở bên phải, hãy dán mã VBA.

    Để chạy macro , bạn cần làm như sau:

    1. Chọn phạm vi trong trang tính của bạn.
    2. Nhấn Alt + F8 để mở hộp thoại Macro .
    3. Chọn macro và nhấp vào Chạy .

    Để biết hướng dẫn chi tiết từng bước, vui lòng xem:

    • Cách chèn và chạy mã VBA trong Excel
    • Cáchchạy macro trong Excel

    Đó là cách tìm, chọn và tô sáng các ô trống trong Excel. Tôi cảm ơn bạn đã đọc và hy vọng sẽ gặp bạn trên blog của chúng tôi vào tuần tới!

    Có sẵn các bản tải xuống

    Đánh dấu khoảng trống bằng Định dạng có điều kiện (tệp .xlsx)

    Macro VBA để tô màu các ô trống (tệp .xlsm)

    Bài trước Xoay biểu đồ trong Excel - biểu đồ thanh xoay, cột, hình tròn và đường
    Bài tiếp theo Cách tính trung bình trong Excel: ví dụ về công thức

    Michael Brown là một người đam mê công nghệ chuyên dụng với niềm đam mê đơn giản hóa các quy trình phức tạp bằng các công cụ phần mềm. Với hơn một thập kỷ kinh nghiệm trong ngành công nghệ, anh ấy đã trau dồi kỹ năng của mình trong Microsoft Excel và Outlook, cũng như Google Trang tính và Tài liệu. Blog của Michael dành để chia sẻ kiến ​​thức và chuyên môn của anh ấy với những người khác, cung cấp các mẹo và hướng dẫn dễ thực hiện để cải thiện năng suất và hiệu quả. Cho dù bạn là một chuyên gia dày dạn kinh nghiệm hay người mới bắt đầu, blog của Michael đều cung cấp những hiểu biết có giá trị và lời khuyên thiết thực để tận dụng tối đa những công cụ phần mềm thiết yếu này.