Hướng dẫn này sẽ hướng dẫn bạn cách xóa các khoảng trống trong Excel để mang lại cho trang tính của bạn một giao diện rõ ràng và chuyên nghiệp.

Các ô trống không có gì xấu nếu bạn cố tình để chúng ở đúng vị trí những nơi vì lý do thẩm mỹ. Nhưng các ô trống ở sai vị trí chắc chắn là điều không mong muốn. May mắn thay, có một cách tương đối dễ dàng để xóa các ô trống trong Excel và trong giây lát, bạn sẽ biết tất cả chi tiết về kỹ thuật này.

Cách xóa các ô trống trong Excel

Xóa các ô trống trong Excel thật dễ dàng. Tuy nhiên, không phải trường hợp nào cũng áp dụng được phương pháp này. Để đảm bảo an toàn cho bản thân, vui lòng đảm bảo tạo một bản sao dự phòng cho trang tính của bạn và đọc những lưu ý này trước khi bạn làm bất kỳ điều gì khác.

Với bản sao dự phòng được lưu trữ ở một vị trí lưu , hãy thực hiện các bước sau để xóa ô trống trong Excel:

1. Chọn phạm vi mà bạn muốn xóa ô trống. Để nhanh chóng chọn tất cả các ô có dữ liệu, nhấp vào ô phía trên bên trái và nhấn Ctrl + Shift + End . Thao tác này sẽ mở rộng lựa chọn đến ô được sử dụng cuối cùng.
2. Nhấn F5 và nhấp vào Đặc biệt… . Hoặc chuyển đến nhóm Trang chủ > Định dạng và nhấp vào Tìm & Chọn > Chuyển tới Đặc biệt :

   

3. Trong hộp thoại Chuyển tới Đặc biệt , chọn Trống và nhấp vào OK . Thao tác này sẽ chọn tất cả các ô trống trong phạm vi.

   

4. Nhấp chuột phải vào bất kỳ ô nào đã chọnkhoảng trống và chọn Xóa… từ menu ngữ cảnh:

   

5. Tùy thuộc vào bố cục dữ liệu của bạn, hãy chọn chuyển các ô sang trái hoặc di chuyển các ô lên trên và nhấp vào OK . Trong ví dụ này, chúng tôi chọn tùy chọn đầu tiên:

   

Vậy là xong. Bạn đã xóa thành công các khoảng trống trong bảng của mình:

Lời khuyên:

• Nếu có điều gì đó không ổn, đừng hoảng sợ và hãy nhấn Ctrl ngay + Z để lấy lại dữ liệu của bạn.
• Nếu bạn chỉ muốn đánh dấu các ô trống thay vì xóa, bạn sẽ tìm thấy một vài phương pháp khác nhau trong bài viết này: Cách chọn và đánh dấu các ô trống trong Excel.

Khi không xóa ô trống bằng cách chọn ô trống

Kỹ thuật Chuyển đến Đặc biệt > Trống hoạt động tốt cho một cột hoặc một hàng. Nó cũng có thể loại bỏ thành công các ô trống trong một loạt các hàng hoặc cột độc lập như trong ví dụ trên. Tuy nhiên, nó có thể gây bất lợi cho dữ liệu có cấu trúc. Để ngăn điều này xảy ra, vui lòng hết sức cẩn thận khi xóa các khoảng trống trong trang tính của bạn và ghi nhớ những lưu ý sau:

1. Xóa các hàng và cột trống thay vì ô

Nếu dữ liệu của bạn được sắp xếp trong một bảng trong đó các cột và hàng chứa thông tin liên quan, việc xóa các ô trống sẽ làm rối dữ liệu. Trong trường hợp này, bạn chỉ nên xóa hàng trống và cột trống. Các hướng dẫn được liên kết giải thích cách thực hiện việc này một cách nhanh chóng vàmột cách an toàn.

2. Không hoạt động đối với bảng Excel

Không thể xóa bất kỳ ô riêng lẻ nào trong bảng Excel (so với một dải ô), bạn chỉ được phép xóa toàn bộ hàng của bảng. Hoặc bạn có thể chuyển đổi bảng thành dải ô trước rồi xóa các ô trống.

3. Có thể làm hỏng công thức và phạm vi đã đặt tên

Công thức Excel có thể điều chỉnh theo nhiều thay đổi đối với dữ liệu được tham chiếu. Nhiều, nhưng không phải tất cả. Trong một số trường hợp, các công thức tham chiếu đến các ô đã xóa có thể bị hỏng. Vì vậy, sau khi loại bỏ khoảng trống, hãy xem nhanh các công thức liên quan và/hoặc phạm vi đã đặt tên để đảm bảo chúng hoạt động bình thường.

Cách trích xuất danh sách dữ liệu bỏ qua khoảng trống

Nếu bạn sợ rằng việc xóa các ô trống trong một cột có thể làm xáo trộn dữ liệu của bạn, hãy để nguyên cột ban đầu và trích xuất các ô không trống sang một nơi khác. Phương pháp này hữu ích khi bạn đang tạo danh sách tùy chỉnh hoặc danh sách xác thực dữ liệu thả xuống và muốn đảm bảo không có khoảng trống nào trong đó.

Với danh sách nguồn trong A2:A11, hãy nhập mảng bên dưới trong C2, nhấn Ctrl + Shift + Enter để hoàn thành chính xác, sau đó sao chép công thức xuống một vài ô nữa. Số ô mà bạn sao chép công thức phải bằng hoặc lớn hơn số mục trong danh sách của bạn.

Công thức để trích xuất các ô không trống:

=IFERROR(INDEX($A$2:$A$11, SMALL(IF(NOT(ISBLANK($A$2:$A$11)), ROW($A$1:$A$10),""), ROW(A1))),"")

Ảnh chụp màn hình sau đây cho thấy kết quả:

Cách tính công thứchoạt động

Thoạt nhìn hơi rắc rối, nhưng khi xem xét kỹ hơn thì logic của công thức rất dễ hiểu. Nói một cách dễ hiểu, công thức trong C2 đọc như sau: trả về giá trị đầu tiên trong phạm vi A2:A11 nếu ô đó không trống. Trong trường hợp có lỗi, hãy trả về một chuỗi trống ("").

Đối với những người dùng Excel chu đáo, những người tò mò muốn biết các chi tiết cơ bản của mọi công thức mới, đây là bảng phân tích chi tiết:

Bạn có hàm INDEX trả về giá trị từ $A$2:$A$11 dựa trên số hàng đã chỉ định (không phải số hàng thực, số hàng tương đối trong phạm vi). Trong một kịch bản đơn giản hơn, chúng ta có thể đặt INDEX($A$2:$A$11, 1) vào C2 và nó sẽ lấy cho chúng ta một giá trị trong A2. Vấn đề là chúng ta cần phục vụ cho 2 điều nữa:

• Đảm bảo A2 không trống
• Trả về giá trị không trống thứ 2 trong C3, giá trị không trống thứ 3 trong C4, v.v.

Cả hai tác vụ này đều được xử lý bởi hàm SMALL(array,k):

SMALL(IF(NOT(ISBLANK($A$2:$A$11)), ROW($A$1:$A$10),""), ROW(A1))

Trong trường hợp của chúng tôi, <Đối số 1>mảng được tạo động theo cách sau:

• NOT(ISBLANK($A$2:$A$11)) xác định ô nào trong phạm vi mục tiêu không trống và trả về TRUE cho chúng, nếu không thì FALSE. Mảng kết quả của TRUE và FALSE đi đến kiểm tra logic của hàm IF.
• IF đánh giá từng phần tử của mảng TRUE/FALSE và trả về một số tương ứng cho TRUE, một chuỗi trống cho FALSE:

  IF({TRUE;FALSE;TRUE;FALSE;TRUE;TRUE;FALSE;TRUE;FALSE;TRUE}, ROW($A$1:$A$10),"")

ROW($A$1:$A$10) chỉ cần trả về một mảng số 1đến 10 (vì có 10 ô trong phạm vi của chúng tôi) mà từ đó IF có thể chọn một số cho các giá trị TRUE.

Kết quả là, chúng ta nhận được mảng {1;"";3;"";5;6;"";8;"";10} và hàm SMALL phức tạp của chúng ta biến thành một hàm đơn giản như sau:

SMALL({1;"";3;"";5;6;"";8;"";10}, ROW(A1))

Như bạn thấy, đối số mảng chỉ chứa số ô không trống (xin lưu ý bạn, đây là các vị trí tương đối của các phần tử trong mảng, tức là A2 là phần tử 1, A3 là phần tử 2, v.v.).

Trong đối số k , chúng ta đặt ROW(A1) chỉ thị hàm SMALL để trả về số nhỏ nhất của 1. Do việc sử dụng tham chiếu ô tương đối, số hàng tăng lên theo gia số 1 khi bạn sao chép công thức xuống. Vì vậy, trong C3, k sẽ thay đổi thành ROW(A2) và công thức sẽ trả về số của ô không trống thứ 2, v.v.

Tuy nhiên, chúng tôi không thực sự cần số ô không trống, chúng tôi cần giá trị của chúng. Vì vậy, chúng ta tiếp tục và lồng hàm SMALL vào đối số row_num của INDEX để buộc hàm này trả về một giá trị từ hàng tương ứng trong dải ô.

Để hoàn thiện, chúng ta đính kèm toàn bộ cấu trúc trong hàm IFERROR để thay thế lỗi bằng chuỗi trống. Lỗi là không thể tránh khỏi vì bạn không thể biết có bao nhiêu ô không trống trong phạm vi mục tiêu, do đó bạn sao chép công thức sang số lượng ô lớn hơn.

Với những điều trên, chúng ta có thể xây dựng công thức chung này để trích xuấtcác giá trị bỏ qua khoảng trống:

Trong đó "phạm vi" là phạm vi có dữ liệu gốc của bạn. Xin lưu ý rằng ROW($A$1:$A$10) và ROW(A1) là những phần cố định và không bao giờ thay đổi bất kể dữ liệu của bạn bắt đầu từ đâu và bao gồm bao nhiêu ô.

Cách xóa các ô trống sau ô cuối cùng chứa dữ liệu

Các ô trống chứa các ký tự định dạng hoặc không in được có thể gây ra nhiều vấn đề trong Excel. Ví dụ: cuối cùng, bạn có thể có kích thước tệp lớn hơn nhiều so với mức cần thiết hoặc có một vài trang trống được in. Để tránh những sự cố này, chúng tôi sẽ xóa (hoặc xóa) các hàng và cột trống có chứa định dạng, dấu cách hoặc các ký tự ẩn không xác định.

Cách định vị ô được sử dụng cuối cùng trên trang tính

Cách di chuyển đến ô cuối cùng trên trang tính có chứa dữ liệu hoặc định dạng, hãy nhấp vào ô bất kỳ và nhấn Ctrl + End .

Nếu phím tắt ở trên đã chọn ô cuối cùng chứa dữ liệu của bạn, điều đó có nghĩa là các hàng và cột còn lại thực sự trống và không cần thao tác thêm. Nhưng nếu nó đưa bạn đến một ô trống trực quan, hãy biết rằng Excel không coi ô đó là ô trống. Nó có thể chỉ là một ký tự khoảng trắng được tạo bởi một lần nhấn phím ngẫu nhiên, một định dạng số tùy chỉnh được đặt cho ô đó hoặc một ký tự không in được được nhập từ cơ sở dữ liệu bên ngoài. tùy theolý do, ô đó không trống.

Xóa các ô sau ô cuối cùng có dữ liệu

Để xóa tất cả nội dung và định dạng sau ô cuối cùng có dữ liệu, hãy làm như sau:

1. Nhấp vào tiêu đề của cột trống đầu tiên ở bên phải dữ liệu của bạn và nhấn Ctrl + Shift + End . Thao tác này sẽ chọn một dải ô giữa dữ liệu của bạn và ô được sử dụng gần đây nhất trên trang tính.
2. Trên tab Trang chủ , trong nhóm Chỉnh sửa , hãy nhấp vào Xóa > Xóa tất cả . Hoặc nhấp chuột phải vào lựa chọn và nhấp vào Xóa… > Toàn bộ cột :

   

3. Nhấp vào tiêu đề của hàng trống đầu tiên bên dưới dữ liệu của bạn và nhấn Ctrl + Shift + End .
4. Nhấp vào Xóa > Xóa tất cả trên tab Trang chủ hoặc nhấp chuột phải vào chọn và chọn Xóa… > Toàn bộ hàng.
5. Nhấn Ctrl + S để lưu sổ làm việc.

Kiểm tra phạm vi đã sử dụng để đảm bảo rằng nó hiện chỉ chứa các ô có dữ liệu và không có ô trống. Nếu phím tắt Ctrl + End chọn lại một ô trống, hãy lưu và đóng sổ làm việc. Khi bạn mở lại trang tính, ô được sử dụng gần đây nhất phải là ô chứa dữ liệu cuối cùng.

Mẹo. Cho rằng Microsoft Excel 2007 trở lên chứa hơn 1.000.000 hàng và hơn 16.000 cột, bạn có thể muốn giảm kích thước không gian làm việc để ngăn người dùng của mình vô tình nhập dữ liệu vào các ô sai. Đối với điều này, bạn có thể chỉ cần xóa các ô trống khỏixem như được giải thích trong Cách ẩn hàng và cột (trống) không sử dụng.

Đó là cách bạn xóa hàng trống trong Excel. Tôi cảm ơn bạn đã đọc và hy vọng sẽ gặp bạn trên blog của chúng tôi vào tuần tới!