Tutorial pokazuje, jak śledzić zmiany w Excelu: podświetlać zmiany na ekranie, wypisywać zmiany w osobnym arkuszu, akceptować i odrzucać zmiany, a także monitorować ostatnio zmienioną komórkę.

Podczas współpracy nad skoroszytem programu Excel możesz chcieć śledzić zmiany, które zostały w nim wprowadzone. Może to być szczególnie przydatne, gdy dokument jest prawie gotowy, a Twój zespół wprowadza ostatnie poprawki.

Na wydrukowanej kopii możesz użyć czerwonego długopisu, aby zaznaczyć edycje. W pliku Excela możesz przeglądać, akceptować lub odrzucać zmiany elektronicznie, korzystając ze specjalnie zaprojektowanej funkcji Śledzenie zmian. Ponadto możesz monitorować najnowsze zmiany, korzystając z okna Obserwacja.

Śledzenie zmian w programie Excel - podstawy

Korzystając z wbudowanej funkcji śledzenia zmian w programie Excel, możesz łatwo przejrzeć swoje edycje bezpośrednio w edytowanym arkuszu lub na osobnym arkuszu, a następnie zaakceptować lub odrzucić każdą zmianę z osobna lub wszystkie zmiany naraz. Aby jak najefektywniej korzystać z funkcji śledzenia zmian w programie Excel, należy pamiętać o kilku kwestiach.

1. funkcja Śledzenie zmian jest dostępna tylko w udostępnionych skoroszytach

Funkcja śledzenia zmian w programie Excel działa tylko we współdzielonych skoroszytach. Zatem po włączeniu śledzenia zmian w programie Excel skoroszyt staje się współdzielony, co oznacza, że wielu użytkowników może dokonywać edycji jednocześnie. Brzmi to świetnie, ale współdzielenie pliku ma też swoje wady. Nie wszystkie funkcje programu Excel są w pełni obsługiwane we współdzielonych skoroszytach, w tym formatowanie warunkowe, sprawdzanie poprawności danych, sortowanie i filtrowanie według formatu,scalanie komórek, by wymienić tylko kilka. Więcej informacji znajdziesz w naszym tutorialu dotyczącym współdzielonego skoroszytu Excela.

2) Śledzenie zmian nie może być używane w skoroszytach zawierających tabele

Jeśli przycisk Śledź zmiany jest niedostępny (wyszarzony) w Twoim Excelu, najprawdopodobniej Twój skoroszyt zawiera jedną lub więcej tabel lub map XML, które nie są obsługiwane w skoroszytach współdzielonych. W takim przypadku przekonwertuj swoje tabele na zakresy i usuń mapy XML.

3) Nie ma możliwości cofnięcia zmian w Excelu

W programie Microsoft Excel nie można cofnąć arkusza w czasie poprzez cofnięcie zmian, tak jak można to zrobić w programie Microsoft Word. Funkcja Śledzenie zmian w programie Excel jest raczej plikiem dziennika, w którym zapisywane są informacje o zmianach dokonanych w skoroszycie. Można ręcznie przejrzeć te zmiany i wybrać, które z nich zachować, a które nadpisać.

4. nie wszystkie zmiany są śledzone w programie Excel

Excel nie śledzi każdej pojedynczej zmiany. Wszelkie zmiany dokonywane przez użytkownika w wartościach komórek są śledzone, ale niektóre inne zmiany, takie jak formatowanie, ukrywanie/ukrywanie wierszy i kolumn, przeliczanie formuł, nie są.

5. historia zmian jest domyślnie przechowywana przez 30 dni

Domyślnie Excel przechowuje historię zmian przez 30 dni. Jeśli otworzysz edytowany skoroszyt, powiedzmy za 40 dni, zobaczysz historię zmian dla wszystkich 40 dni, ale tylko do momentu zamknięcia skoroszytu. Po zamknięciu skoroszytu wszelkie zmiany starsze niż 30 dni znikną. Można jednak zmienić liczbę dni przechowywania historii zmian.

Jak śledzić zmiany w programie Excel

Teraz, gdy znasz podstawy Excel Track Changes, porozmawiajmy o tym, jak włączyć i używać tej funkcji w swoich arkuszach.

Włącz funkcję śledzenia zmian w programie Excel

Aby wyświetlić zmiany wprowadzone w danym skoroszycie przez Ciebie lub innych użytkowników, wykonaj następujące kroki:

1. Na Przegląd zakładka, w Zmiany grupę, kliknij przycisk Śledzenie zmian a następnie wybierz Podkreślić zmiany... .

   

2. W Podkreślić zmiany okna dialogowego, wykonaj następujące czynności:
   • Sprawdź. Śledzenie zmian podczas edycji. To także udostępnia twój skoroszyt. skrzynka
   • Pod adresem Podkreśl, które zmiany , wybierz żądany okres czasu w Kiedy i których zmiany chcesz zobaczyć w polu Kto (poniższy zrzut ekranu pokazuje ustawienia domyślne).
   • Wybierz Podkreślanie zmian na ekranie opcja.
   • Kliknij OK .

   

3. Jeśli zostanie wyświetlony monit, pozwól programowi Excel zapisać swój skoroszyt i gotowe!

Excel podświetli edycje dokonywane przez różnych użytkowników różnymi kolorami, jak pokazano w następnym punkcie. Wszelkie nowe zmiany będą podświetlane w trakcie wpisywania.

Wskazówka. Jeśli włączasz funkcję Śledzenie zmian w programie Excel w udostępnionym skoroszycie (co jest sygnalizowane słowem [Udostępniony] dodanym do nazwy skoroszytu), to w tym przypadku nie ma możliwości sprawdzenia, czy funkcja Śledzenie zmian w programie Excel jest włączona. Wypisanie zmian na nowym arkuszu Można również zaznaczyć to pole, aby wyświetlić pełne informacje o każdej zmianie na osobnym arkuszu.

Podkreślanie zmian na ekranie

Z Podkreślanie zmian na ekranie po wybraniu, Microsoft Excel cieniuje litery kolumn i numery wierszy, w których dokonano zmian, ciemnoczerwonym kolorem. Na poziomie komórki edycje dokonane przez różnych użytkowników są oznaczone różnymi kolorami - kolorowym obramowaniem komórki i małym trójkątem w lewym górnym rogu. Aby uzyskać więcej informacji o konkretnej zmianie, wystarczy najechać na komórkę:

Wyświetlanie historii śledzonych zmian w osobnym arkuszu

Oprócz podświetlania zmian na ekranie, możesz również wyświetlić ich listę na osobnym arkuszu. Aby to zlecić, wykonaj następujące kroki:

1. Podziel się zeszytem ćwiczeń.

   W tym celu należy udać się do Przegląd tab> Zmiany grupę, kliknij przycisk Share Workbook a następnie wybrać przycisk Zezwalaj na zmiany przez więcej niż jednego użytkownika w tym samym czasie Aby uzyskać bardziej szczegółowe kroki, zobacz Jak udostępnić skoroszyt w programie Excel.

2. Włącz funkcję śledzenia zmian w programie Excel ( Przegląd > Śledzenie zmian > Podkreślić zmiany ).
3. W Podkreślić zmiany okno dialogowe, skonfiguruj Podkreśl, które zmiany (poniższy zrzut ekranu pokazuje zalecane ustawienia), wybierz Wypisanie zmian na nowym arkuszu i kliknij przycisk OK.

Spowoduje to wyświetlenie listy wszystkich śledzonych zmian w nowym arkuszu, zwanym Historia arkusz, który pokazuje wiele szczegółów dotyczących każdej zmiany, w tym kiedy została dokonana, kto jej dokonał, jakie dane zostały zmienione, czy zmiana została zachowana czy nie.

Na stronie sprzeczne zmiany (tj. różne zmiany dokonane w tej samej komórce przez różnych użytkowników), które zostały zachowane mają Won w Rodzaj działania Liczby w kolumnie. Przegrana akcja kolumny odnoszą się do odpowiednich Numery akcji z informacją o sprzecznych zmianach, które zostały nadpisane. Jako przykład, proszę zobaczyć akcję numer 5 (Won) i akcję numer 2 (Lost) na poniższym zrzucie ekranu:

Wskazówki i uwagi:

1. Na arkuszu Historia wyświetlane są tylko zapisane zmiany , więc pamiętaj, aby zapisać swoją ostatnią pracę (Ctrl + S) przed użyciem tej opcji.
2. Jeśli arkusz historii nie zawiera wszystkie zmiany które zostały wprowadzone do skoroszytu, wybierz Wszystkie w Kiedy a następnie wyczyść pole Kto oraz Gdzie pola wyboru.
3. Do usunąć aby usunąć arkusz Historia z skoroszytu, zapisz ponownie skoroszyt lub usuń zaznaczenie z listy. Wypisanie zmian na nowym arkuszu pole w Podkreślić zmiany okno dialogowe.
4. Jeśli chcesz, aby zmiany w ścieżkach Excela wyglądały jak zmiany w ścieżkach Worda, czyli usunięte wartości sformatowane za pomocą przekreślenie , możesz użyć tego makra zamieszczonego na blogu Microsoft Excel Support Team.

Akceptacja lub odrzucenie zmian

Aby zaakceptować lub odrzucić zmiany wprowadzone przez różnych użytkowników, przejdź do Przegląd tab> Zmiany grupę, a następnie kliknij Śledzenie zmian > Akceptacja/odrzucenie zmian .

W Wybierz zmiany do zaakceptowania lub odrzucenia okna dialogowego, skonfigurować następujące opcje, a następnie kliknąć OK :

• W Kiedy z listy, wybierz Jeszcze nie recenzowane lub Od dnia .
• W Kto wybierz użytkownika, którego zmiany chcesz przejrzeć ( Wszyscy , Wszyscy oprócz mnie lub konkretnego użytkownika) .
• Wyczyść Gdzie pudełko.

Excel pokaże Ci zmiany jedna po drugiej, a Ty klikasz Przyjmij lub Odrzuć aby zachować lub anulować każdą zmianę z osobna.

Jeśli w danej komórce dokonano kilku edycji, zostaniesz zapytany, które ze zmian chcesz zachować:

Alternatywnie można kliknąć Przyjmij wszystkie lub Odrzuć wszystko aby zatwierdzić lub anulować wszystkie zmiany za jednym zamachem.

Uwaga. Nawet po zaakceptowaniu lub odrzuceniu śledzonych zmian, będą one nadal podświetlone w Twoim skoroszycie. Aby je całkowicie usunąć, wyłącz funkcję Track Changes w Excelu.

Ustaw, jak długo ma być przechowywana historia zmian

Domyślnie Excel zachowuje historię zmian przez 30 dni i trwale usuwa wszelkie starsze zmiany. Aby zachować historię zmian przez dłuższy okres, wykonaj następujące czynności:

1. Na Przegląd zakładka, w Zmiany grupę, kliknij przycisk Share Workbook przycisk.
2. W Share Workbook okno dialogowe, przejdź do Zaawansowane na zakładce, wprowadź żądaną liczbę dni w polu obok Zachowaj historię zmian dla i kliknij OK .

Jak wyłączyć funkcję śledzenia zmian w programie Excel

Gdy nie chcesz już, aby zmiany były wyróżniane w Twoim skoroszycie, wyłącz opcję Excel Track Changes.Oto jak:

1. Na Przegląd zakładka, w Zmiany grupa, kliknij Śledzenie zmian > Podkreślić zmiany .
2. W Podkreślić zmiany w oknie dialogowym, usuń zaznaczenie Śledzenie zmian podczas edycji. To także udostępnia twój skoroszyt pole wyboru.

Uwaga: Wyłączenie śledzenia zmian w programie Excel powoduje trwałe usunięcie historii zmian. Aby zachować te informacje do późniejszego wykorzystania, można Wylistować zmiany w nowym arkuszu, a następnie skopiować arkusz Historia do innego skoroszytu i zapisać ten skoroszyt.

Jak śledzić ostatnio zmienioną komórkę w programie Excel

W niektórych sytuacjach możesz nie chcieć przeglądać wszystkich zmian dokonanych w skoroszycie, a jedynie monitorować ostatnią edycję. Można to zrobić za pomocą funkcji CELL w połączeniu z funkcją Watch Window.

Jak zapewne wiesz, funkcja CELL w Excelu służy do pobierania informacji o komórce:

Argument info_type określa, jakiego typu informacje chcemy zwrócić, takie jak wartość komórki, adres, formatowanie itp. Ogólnie dostępnych jest 12 typów info, ale w tym zadaniu użyjemy tylko dwóch z nich:

• Spis treści - aby pobrać wartość komórki.
• Adres - aby uzyskać adres komórki.

Opcjonalnie można wykorzystać inne typy into, aby uzyskać dodatkowe informacje, na przykład:

• Kol. - aby uzyskać numer kolumny komórki.
• Wiersz - aby uzyskać numer wiersza komórki.
• Nazwa pliku - aby wyświetlić ścieżkę do pliku, który zawiera interesującą nas komórkę.

Przez pominięcie odnośnik argument, instruujesz Excela, aby zwrócił informację o ostatnio zmienionej komórce.

Mając ustalone informacje ogólne, wykonaj następujące czynności, aby śledzić ostatnio zmienioną komórkę w swoich skoroszytach:

1. W dowolnych pustych komórkach wprowadź poniższe formuły:

   =CELL("adres")

   =CELL("zawartość")

   Jak pokazano na poniższym zrzucie ekranu, formuły będą wyświetlać adres i aktualną wartość ostatniej zmienionej komórki:

   

   To świetne rozwiązanie, ale co jeśli oddalisz się od arkusza z komórkami formuł? Aby móc monitorować najnowsze zmiany z dowolnego arkusza, który masz aktualnie otwarty, dodaj komórki formuł do okna obserwacyjnego programu Excel.

2. Dodaj komórki z formułą do Watch Window:
   • Zaznacz komórki, w których właśnie wprowadziłeś formuły Komórki.
   • Idź do Formuły tab> Audyt wzorów grupę, a następnie kliknij przycisk Okno obserwacyjne przycisk.
   • W Oglądaj Okno , kliknij Dodaj zegarek... .
   • Mały Dodaj zegarek Pojawi się okno z dodanymi już odwołaniami do komórek, w którym należy kliknąć przycisk Dodaj przycisk.

W ten sposób komórki formuły zostaną umieszczone w oknie obserwacyjnym. Możesz przenieść lub zadokować pasek narzędziowy okna obserwacyjnego w dowolne miejsce, na przykład na górze arkusza. Teraz, niezależnie od tego, do jakiego arkusza lub skoroszytu przejdziesz, informacje o ostatnio zmienionej komórce będą dostępne na wyciągnięcie ręki.

Uwaga. Formuły komórek uwzględniają ostatnie zmiany wprowadzone do dowolny otwarty skoroszyt Jeśli zmiana została dokonana w innym skoroszycie, jego nazwa zostanie wyświetlona jak na poniższym zrzucie ekranu:

Tak właśnie śledzi się zmiany w Excelu. Dziękuję za przeczytanie i mam nadzieję, że zobaczymy się na naszym blogu za tydzień!