Tutorial ini menunjukkan cara melacak perubahan di Excel: sorot perubahan di layar, daftar perubahan di lembar terpisah, menerima dan menolak perubahan, serta memantau sel yang terakhir diubah.

Saat berkolaborasi pada buku kerja Excel, Anda mungkin ingin melacak perubahan yang telah dibuat untuk itu. Ini bisa sangat berguna ketika dokumen hampir selesai dan tim Anda membuat revisi akhir.

Pada salinan tercetak, Anda bisa menggunakan pena merah untuk menandai pengeditan. Dalam file Excel, Anda bisa meninjau, menerima atau menolak perubahan secara elektronik dengan menggunakan fitur Track Changes yang didesain khusus untuk itu. Lebih jauh lagi, Anda bisa memonitor perubahan terbaru dengan menggunakan Watch Window.

Excel Melacak Perubahan - dasar-dasarnya

Dengan menggunakan Track Changes bawaan di Excel, Anda dapat dengan mudah meninjau hasil edit Anda secara langsung di lembar kerja yang diedit atau pada lembar terpisah, lalu menerima atau menolak setiap perubahan satu per satu atau semua perubahan sekaligus. Untuk menggunakan fitur pelacakan Excel secara paling efektif, ada beberapa poin yang perlu Anda ingat.

1. Lacak Perubahan hanya tersedia di buku kerja bersama

Track Changes Excel hanya berfungsi di buku kerja bersama. Jadi, setiap kali Anda mengaktifkan pelacakan di Excel, buku kerja menjadi dibagikan, yang berarti bahwa beberapa pengguna dapat melakukan pengeditan secara bersamaan. Kedengarannya bagus, tetapi berbagi file juga memiliki kekurangan. Tidak semua fitur Excel didukung sepenuhnya dalam buku kerja bersama termasuk pemformatan bersyarat, validasi data, pengurutan, dan pemfilteran berdasarkan format,menggabungkan sel, untuk beberapa nama. Untuk informasi lebih lanjut, silakan lihat tutorial buku kerja bersama Excel kami.

2. Track Changes tidak bisa digunakan dalam buku kerja yang berisi tabel

Jika tombol Lacak Perubahan tidak tersedia (berwarna abu-abu) di Excel Anda, kemungkinan besar buku kerja Anda berisi satu atau lebih tabel atau peta XML, yang tidak didukung di buku kerja bersama. Dalam hal ini, ubah tabel Anda menjadi rentang dan hapus peta XML.

3. Tidak mungkin membatalkan perubahan di Excel

Di Microsoft Excel, Anda tidak dapat mengembalikan lembar kerja ke masa lalu dengan membatalkan perubahan seperti yang dapat Anda lakukan di Microsoft Word. Track Changes Excel lebih merupakan file log yang mencatat informasi tentang perubahan yang dibuat pada buku kerja. Anda dapat meninjau perubahan tersebut secara manual dan memilih mana yang akan disimpan dan mana yang akan ditimpa.

4. Tidak semua perubahan dilacak di Excel

Excel tidak melacak setiap perubahan. Setiap pengeditan yang Anda lakukan pada nilai sel dilacak, tetapi beberapa perubahan lain seperti pemformatan, menyembunyikan/menyembunyikan baris dan kolom, perhitungan ulang formula tidak.

5. Riwayat perubahan disimpan selama 30 hari secara default

Secara default, Excel menyimpan riwayat perubahan selama 30 hari. Jika Anda membuka buku kerja yang diedit, katakanlah, dalam 40 hari, Anda akan melihat riwayat perubahan selama 40 hari, tetapi hanya sampai Anda menutup buku kerja. Setelah menutup buku kerja, setiap perubahan yang lebih lama dari 30 hari akan hilang. Namun, dimungkinkan untuk mengubah jumlah hari untuk menyimpan riwayat perubahan.

Cara melacak perubahan di Excel

Sekarang setelah Anda mengetahui dasar-dasar Excel Track Changes, mari kita bicara tentang cara mengaktifkan dan menggunakan fitur ini di lembar kerja Anda.

Aktifkan fitur Excel Track Changes

Untuk melihat perubahan yang dibuat ke buku kerja tertentu oleh Anda atau pengguna lain, lakukan langkah-langkah ini:

1. Pada Ulasan tab, di tab Perubahan kelompok, klik tombol Lacak Perubahan tombol, kemudian pilih Sorot Perubahan... .

   

2. Dalam Soroti Perubahan kotak dialog, lakukan hal berikut ini:
   • Periksa Lacak perubahan saat mengedit. Ini juga berbagi buku kerja Anda. kotak
   • Di bawah Soroti perubahan yang mana , pilih periode waktu yang diinginkan dalam Kapan dan yang perubahannya ingin Anda lihat di kotak Siapa (tangkapan layar di bawah ini menunjukkan pengaturan default).
   • Pilih Sorot perubahan pada layar pilihan.
   • Klik OK .

   

3. Jika diminta, izinkan Excel untuk menyimpan buku kerja Anda, dan Anda selesai!

Excel akan menyoroti pengeditan oleh pengguna yang berbeda dalam warna yang berbeda seperti yang ditunjukkan di bagian berikutnya. Setiap perubahan baru akan disorot saat Anda mengetik.

Tip. Jika Anda mengaktifkan Excel Lacak Perubahan di buku kerja bersama (yang ditunjukkan dengan kata [Shared] yang ditambahkan ke nama buku kerja), file Daftar perubahan pada lembar baru Anda juga bisa memilih kotak ini juga untuk melihat rincian lengkap mengenai setiap perubahan pada lembar terpisah.

Sorot perubahan pada layar

Dengan Sorot perubahan pada layar Pada level sel, pengeditan dari pengguna yang berbeda ditandai dengan warna yang berbeda - batas sel berwarna dan segitiga kecil di sudut kiri atas. Untuk mendapatkan informasi lebih lanjut tentang perubahan tertentu, cukup arahkan kursor ke sel:

Melihat riwayat perubahan yang dilacak dalam lembar terpisah

Selain menyoroti perubahan pada layar, Anda juga dapat melihat daftar perubahan pada lembar terpisah. Untuk melakukannya, lakukan langkah-langkah ini:

1. Bagikan buku kerja.

   Untuk ini, buka Ulasan tab> Perubahan kelompok, klik tombol Bagikan Buku Kerja tombol, kemudian pilih tombol Mengizinkan perubahan oleh lebih dari satu pengguna pada saat yang sama Untuk langkah-langkah lebih rinci, silakan lihat Cara berbagi buku kerja di Excel.

2. Aktifkan fitur Excel Track Changes ( Ulasan > Lacak Perubahan > Soroti Perubahan ).
3. Dalam Soroti Perubahan jendela dialog, konfigurasikan Soroti perubahan yang mana (tangkapan layar di bawah ini menunjukkan pengaturan yang disarankan), pilih Daftar perubahan pada lembar baru kotak, dan klik OK.

Ini akan mencantumkan semua perubahan yang dilacak pada lembar kerja baru, yang disebut Sejarah sheet, yang menunjukkan banyak detail tentang setiap perubahan termasuk kapan dibuat, siapa yang membuatnya, data apa yang diubah, apakah perubahan itu disimpan atau tidak.

The perubahan yang bertentangan (yaitu perubahan berbeda yang dilakukan pada sel yang sama oleh pengguna yang berbeda) yang disimpan telah Menang di Jenis Tindakan Angka-angka dalam kolom Kehilangan Tindakan kolom merujuk ke kolom Nomor Tindakan dengan informasi mengenai perubahan yang bertentangan yang ditimpa. Sebagai contoh, lihat tindakan nomor 5 (Won) dan tindakan nomor 2 (Lost) pada gambar di bawah ini:

Kiat dan catatan:

1. Lembar Riwayat hanya menampilkan perubahan yang disimpan Jadi, pastikan untuk menyimpan pekerjaan terbaru Anda (Ctrl + S) sebelum menggunakan opsi ini.
2. Jika lembar Riwayat tidak mencantumkan semua perubahan yang telah dibuat ke buku kerja, pilih Semua di Kapan kotak, lalu kosongkan kotak Siapa dan Di mana kotak centang.
3. Untuk hapus lembar kerja Riwayat dari buku kerja Anda, simpan kembali buku kerja atau hapus centang pada Daftar perubahan pada lembar baru kotak di dalam Soroti Perubahan jendela dialog.
4. Jika Anda ingin perubahan trek Excel terlihat seperti perubahan trek Word, yaitu nilai yang dihapus diformat dengan coret Anda dapat menggunakan makro ini yang diposting di blog Tim Dukungan Microsoft Excel.

Menerima atau menolak perubahan

Untuk menerima atau menolak perubahan yang dibuat oleh pengguna yang berbeda, buka Ulasan tab> Perubahan kelompok, dan klik Lacak Perubahan > Terima/Tolak Perubahan .

Dalam Pilih Perubahan untuk Menerima atau Menolak kotak dialog, konfigurasikan opsi-opsi berikut ini, lalu klik OK :

• Dalam Kapan daftar, pilih salah satu Belum ditinjau atau Sejak tanggal .
• Dalam Siapa pilih pengguna yang perubahannya ingin Anda tinjau ( Semua orang , Semua orang kecuali aku atau pengguna tertentu) .
• Hapus Di mana kotak.

Excel akan menunjukkan perubahan satu per satu, dan Anda klik Terima atau Tolak untuk mempertahankan atau membatalkan setiap perubahan secara individual.

Jika beberapa suntingan dibuat pada sel tertentu, Anda akan ditanyai perubahan mana yang ingin Anda simpan:

Atau, Anda bisa mengklik Terima Semua atau Tolak Semua untuk menyetujui atau membatalkan semua perubahan sekaligus.

Catatan. Bahkan setelah menerima atau menolak perubahan yang dilacak, perubahan tersebut masih akan disorot di buku kerja Anda. Untuk menghapusnya sepenuhnya, matikan Track Changes di Excel.

Atur berapa lama untuk menyimpan riwayat perubahan

Secara default, Excel menyimpan riwayat perubahan selama 30 hari dan secara permanen menghapus perubahan yang lebih lama. Untuk menyimpan riwayat perubahan untuk jangka waktu yang lebih lama, lakukan langkah-langkah ini:

1. Pada Ulasan tab, di tab Perubahan kelompok, klik tombol Bagikan Buku Kerja tombol.
2. Dalam Bagikan Buku Kerja jendela dialog, beralih ke jendela Lanjutan masukkan jumlah hari yang diinginkan dalam kotak di samping Simpan riwayat perubahan untuk , dan klik OK .

Cara mematikan Lacak Perubahan di Excel

Ketika Anda tidak lagi ingin perubahan disorot di buku kerja Anda, matikan opsi Excel Track Changes. Begini caranya:

1. Pada Ulasan tab, di tab Perubahan kelompok, klik Lacak Perubahan > Soroti Perubahan .
2. Dalam Soroti Perubahan kotak dialog, kosongkan Lacak perubahan saat mengedit. Ini juga membagikan buku kerja Anda kotak centang.

Catatan. Mematikan pelacakan perubahan di Excel secara permanen akan menghapus riwayat perubahan. Untuk menyimpan informasi tersebut untuk referensi lebih lanjut, Anda dapat Mendaftar perubahan pada lembar baru, lalu menyalin lembar Riwayat ke buku kerja lain dan menyimpan buku kerja itu.

Cara melacak sel yang terakhir diubah di Excel

Dalam beberapa situasi, Anda mungkin tidak ingin melihat semua perubahan yang dibuat pada buku kerja, tetapi hanya untuk memantau suntingan terakhir. Ini dapat dilakukan dengan menggunakan fungsi CELL yang dikombinasikan dengan fitur Watch Window.

Seperti yang mungkin Anda ketahui, fungsi CELL di Excel dirancang untuk mengambil informasi tentang sel:

Argumen info_type menentukan jenis informasi apa yang ingin Anda kembalikan seperti nilai sel, alamat, pemformatan, dll. Secara keseluruhan, 12 jenis info tersedia, tetapi untuk tugas ini, kami hanya akan menggunakan dua di antaranya:

• Isi - untuk mengambil nilai sel.
• Alamat - untuk mendapatkan alamat sel.

Secara opsional, Anda bisa memanfaatkan jenis-jenis lain ke dalam untuk mengambil informasi tambahan, misalnya:

• Col - untuk mendapatkan nomor kolom sel.
• Baris - untuk mendapatkan nomor baris sel.
• Nama file - untuk menampilkan jalur nama file yang berisi sel yang diinginkan.

Dengan menghilangkan referensi argumen, Anda menginstruksikan Excel untuk mengembalikan informasi tentang sel yang terakhir diubah.

Dengan informasi latar belakang yang sudah dibuat, lakukan langkah-langkah berikut untuk melacak cell yang terakhir diubah di buku kerjamu:

1. Masukkan rumus di bawah ini di sel kosong mana pun:

   =CELL ("alamat")

   =CELL ("isi")

   Seperti yang ditunjukkan pada gambar di bawah ini, rumus akan menampilkan alamat dan nilai saat ini dari sel terakhir yang diubah:

   

   Itu bagus, tetapi bagaimana jika Anda menjauh dari sheet dengan rumus Cell Anda? Untuk dapat memantau perubahan terbaru dari lembar mana pun yang saat ini Anda buka, tambahkan sel rumus ke Jendela Excel Watch.

2. Tambahkan sel rumus ke Jendela Tontonan:
   • Pilih sel tempat Anda baru saja memasukkan rumus Sel.
   • Pergi ke Rumus tab> Audit Formula kelompok, dan klik tombol Jendela Pengamatan tombol.
   • Dalam Perhatikan Jendela , klik Tambahkan Watch... .
   • Kecil Tambahkan Jam Tangan akan muncul, dengan referensi sel yang sudah ditambahkan, dan Anda mengklik tombol Tambahkan tombol.

Ini menempatkan sel formula ke dalam Jendela Tontonan. Anda dapat memindahkan atau memasang bilah alat Jendela Tontonan di mana pun Anda inginkan, misalnya di bagian atas lembar. Dan sekarang, lembar kerja atau buku kerja apa pun yang Anda navigasikan, informasi tentang sel yang terakhir diubah hanya dengan sekilas pandang.

Catatan. Rumus Sel menangkap perubahan terbaru yang telah dibuat untuk buku kerja terbuka apa pun Jika perubahan dilakukan ke buku kerja yang berbeda, nama buku kerja itu akan ditampilkan seperti yang ditunjukkan pada gambar di bawah ini:

Demikianlah cara Anda melacak perubahan di Excel. Saya ucapkan terima kasih telah membaca dan berharap bisa bertemu Anda di blog kami minggu depan!