El tutorial muestra cómo hacer un seguimiento de los cambios en Excel: resaltar los cambios en pantalla, listar los cambios en una hoja aparte, aceptar y rechazar cambios, así como hacer un seguimiento de la última celda modificada.

Cuando colabores en un libro de Excel, es posible que quieras llevar un registro de los cambios que se le han hecho. Esto puede ser especialmente útil cuando el documento está casi terminado y tu equipo está haciendo las revisiones finales.

En una copia impresa, puede utilizar un bolígrafo rojo para marcar las ediciones. En un archivo Excel, puede revisar, aceptar o rechazar los cambios electrónicamente utilizando la función Seguimiento de cambios especialmente diseñada para ello. Además, puede supervisar los últimos cambios utilizando la ventana de control.

Seguimiento de cambios en Excel: conceptos básicos

Utilizando la función de seguimiento de cambios incorporada en Excel, puedes revisar fácilmente tus ediciones directamente en la hoja de cálculo editada o en una hoja aparte y, a continuación, aceptar o rechazar cada cambio individualmente o todos los cambios a la vez. Para utilizar la función de seguimiento de Excel de la forma más eficaz, debes recordar algunos puntos.

1. El seguimiento de cambios sólo está disponible en los libros de trabajo compartidos

El seguimiento de cambios de Excel sólo funciona en libros compartidos. Por lo tanto, siempre que actives el seguimiento en Excel, el libro se convierte en compartido, lo que significa que varios usuarios pueden realizar sus ediciones simultáneamente. Eso suena muy bien, pero compartir un archivo también tiene sus inconvenientes. No todas las funciones de Excel son totalmente compatibles con los libros compartidos, incluidos el formato condicional, la validación de datos, la ordenación y el filtrado por formato,combinar celdas, por nombrar algunos. Para obtener más información, consulte nuestro tutorial sobre libros compartidos de Excel.

2. El seguimiento de cambios no puede utilizarse en libros de trabajo que contengan tablas

Si el botón Seguimiento de cambios no está disponible (en gris) en su Excel, lo más probable es que su libro contenga una o más tablas o mapas XML, que no son compatibles con los libros compartidos. En ese caso, convierta sus tablas en rangos y elimine los mapas XML.

3. No es posible deshacer cambios en Excel

En Microsoft Excel, no se puede revertir la hoja de trabajo en el tiempo deshaciendo los cambios como se puede hacer en Microsoft Word. El Seguimiento de cambios de Excel es más bien un archivo de registro que registra información sobre los cambios realizados en un libro de trabajo. Puedes revisar manualmente esos cambios y elegir cuáles conservar y cuáles anular.

4. No todos los cambios se registran en Excel

Excel no realiza un seguimiento de todos y cada uno de los cambios. Se realiza un seguimiento de cualquier edición que realice en los valores de las celdas, pero no de otros cambios como el formato, ocultar/desocultar filas y columnas, o los recálculos de fórmulas.

5. El historial de cambios se guarda por defecto durante 30 días

Por defecto, Excel mantiene el historial de cambios durante 30 días. Si abre un libro editado, digamos, dentro de 40 días, verá el historial de cambios de los 40 días, pero sólo hasta que cierre el libro. Después de cerrar el libro, cualquier cambio anterior a 30 días desaparecerá. Sin embargo, es posible cambiar el número de días para mantener el historial de cambios.

Cómo seguir los cambios en Excel

Ahora que conoce los fundamentos del Seguimiento de cambios de Excel, vamos a hablar de cómo activar y utilizar esta función en sus hojas de cálculo.

Activar la función Seguimiento de cambios de Excel

Para ver los cambios realizados en un libro de trabajo determinado por ti o por otros usuarios, sigue estos pasos:

1. En el Consulte en la pestaña Cambios haga clic en el botón Seguimiento de cambios y, a continuación, seleccione Resaltar cambios... .

   

2. En el Cambios destacados haga lo siguiente:
   • Compruebe el Rastrea los cambios mientras editas. Esto también comparte tu libro de trabajo. caja
   • En Resalte qué cambios seleccione el período de tiempo que desee en el menú En y cuyos cambios desea ver en el cuadro Quién (la captura de pantalla siguiente muestra la configuración por defecto).
   • Seleccione Resaltar los cambios en pantalla opción.
   • Haga clic en OK .

   

3. Si se le solicita, permita que Excel guarde el libro y ¡listo!

Excel resaltará las ediciones realizadas por diferentes usuarios en diferentes colores, como se muestra en la siguiente sección. Cualquier cambio nuevo se resaltará a medida que escriba.

Sugerencia: Si está activando el Seguimiento de cambios de Excel en un libro compartido (que se indica con la palabra [Compartido] añadida al nombre del libro), el botón Enumerar los cambios en una nueva hoja También puede seleccionar esta casilla para ver todos los detalles de cada cambio en una hoja aparte.

Resaltar los cambios en pantalla

Con Resaltar los cambios en pantalla seleccionado, Microsoft Excel sombrea en rojo oscuro las letras de las columnas y los números de las filas en las que se han realizado cambios. A nivel de celda, las ediciones de los distintos usuarios se marcan en distintos colores: un borde de celda coloreado y un pequeño triángulo en la esquina superior izquierda. Para obtener más información sobre un cambio concreto, basta con pasar el ratón por encima de la celda:

Ver el historial de cambios rastreados en una hoja aparte

Además de resaltar los cambios en pantalla, también puede ver una lista de los cambios en una hoja aparte. Para ello, siga estos pasos:

1. Comparte un cuaderno de trabajo.

   Para ello, vaya a la página Consulte tab> Cambios haga clic en el botón Compartir cuaderno de trabajo y, a continuación, seleccione el botón Permitir cambios por más de un usuario al mismo tiempo Para obtener información más detallada, consulte Cómo compartir un libro en Excel.

2. Active la función Seguimiento de cambios de Excel ( Consulte > Seguimiento de cambios > Cambios destacados ).
3. En el Cambios destacados configure el Resalte qué cambios (la captura de pantalla siguiente muestra la configuración recomendada), seleccione la casilla Enumerar los cambios en una nueva hoja y haga clic en Aceptar.

Esto listará todos los cambios rastreados en una nueva hoja de cálculo, llamada Historia que muestra muchos detalles sobre cada cambio, como cuándo se hizo, quién lo hizo, qué datos se cambiaron y si el cambio se mantuvo o no.

En cambios contradictorios (es decir, diferentes cambios realizados en la misma celda por diferentes usuarios) que se mantuvieron tienen Won en el Tipo de acción Los números de la columna Acción perdedora remiten a la columna Números de acción Como ejemplo, vea la acción número 5 (Ganada) y la acción número 2 (Perdida) en la siguiente captura de pantalla:

Consejos y notas:

1. La hoja Historial sólo muestra cambios guardados Así que asegúrese de guardar su trabajo reciente (Ctrl + S) antes de utilizar esta opción.
2. Si en el Historial no aparece todos los cambios que se han realizado en el libro de trabajo, seleccione Todos en el En y, a continuación, desactive la casilla Quién y Dónde casillas de verificación.
3. A eliminar la hoja de cálculo Historial de su libro de trabajo, guarde de nuevo el libro de trabajo o desmarque la opción Enumerar los cambios en una nueva hoja en la casilla Cambios destacados ventana de diálogo.
4. Si desea que los cambios de pista de Excel tengan el mismo aspecto que los cambios de pista de Word, es decir, valores eliminados formateados con tachado puede utilizar esta macro publicada en el blog del equipo de soporte técnico de Microsoft Excel.

Aceptar o rechazar cambios

Para aceptar o rechazar los cambios realizados por diferentes usuarios, vaya a la sección Consulte tab> Cambios y haga clic en Seguimiento de cambios > Aceptar/Rechazar cambios .

En el Seleccione los cambios que desea aceptar o rechazar configure las siguientes opciones y, a continuación, haga clic en OK :

• En el En seleccione Aún no revisado o Desde la fecha .
• En el Quién seleccione el usuario cuyos cambios desea revisar ( Todo el mundo , Todos menos yo o un usuario específico) .
• Borrar el Dónde caja.

Excel te mostrará los cambios uno a uno, y tú pulsas Acepte o Rechazar para mantener o cancelar cada cambio individualmente.

Si se han realizado varias ediciones en una celda determinada, se le preguntará cuál de los cambios desea conservar:

También puede hacer clic en Aceptar todo o Rechazar todo para aprobar o cancelar todos los cambios de una sola vez.

Nota. Incluso después de aceptar o rechazar los cambios rastreados, seguirán resaltados en su libro de trabajo. Para eliminarlos completamente, desactive Rastrear cambios en Excel.

Establece durante cuánto tiempo se guardará el historial de cambios

Por defecto, Excel mantiene el historial de cambios durante 30 días y borra permanentemente los cambios más antiguos. Para mantener el historial de cambios durante un período más largo, realice estos pasos:

1. En el Consulte en la pestaña Cambios haga clic en el botón Compartir cuaderno de trabajo botón.
2. En el Compartir cuaderno de trabajo pase a la ventana de diálogo Avanzado introduzca el número de días que desee en la casilla situada junto a Conservar el historial de cambios para y haga clic en OK .

Cómo desactivar el seguimiento de cambios en Excel

Cuando ya no quieras que se resalten los cambios en tu libro, desactiva la opción Seguimiento de cambios de Excel. A continuación te explicamos cómo hacerlo:

1. En el Consulte en la pestaña Cambios grupo, haga clic en Seguimiento de cambios > Cambios destacados .
2. En el Cambios destacados desactive la casilla Seguimiento de los cambios durante la edición. Esto también comparte su libro de trabajo casilla de verificación.

Nota: Al desactivar el seguimiento de cambios en Excel, se elimina permanentemente el historial de cambios. Para conservar esa información para futuras consultas, puede Listar los cambios en una hoja nueva y, a continuación, copiar la hoja Historial en otro libro y guardar ese libro.

Cómo rastrear la última celda modificada en Excel

En algunas situaciones, es posible que no desee ver todos los cambios realizados en un libro de trabajo, sino sólo supervisar la última edición. Para ello, puede utilizar la función CELDA en combinación con la función Watch Window.

Como probablemente sepa, la función CELDA de Excel está diseñada para recuperar información sobre una celda:

El argumento info_type especifica qué tipo de información desea devolver, como el valor de una celda, la dirección, el formato, etc. En total, hay 12 tipos de información disponibles, pero para esta tarea sólo utilizaremos dos de ellos:

• Contenido - para recuperar el valor de la celda.
• Dirección - para obtener la dirección de la célula.

Opcionalmente, puede utilizar otros tipos into para recuperar información adicional, por ejemplo:

• Col - para obtener el número de columna de la celda.
• Fila - para obtener el número de fila de la celda.
• Archivo - para mostrar la ruta del nombre de archivo que contiene la celda de interés.

Al omitir el referencia se indica a Excel que devuelva información sobre la última celda modificada.

Con la información de fondo establecida, realice los siguientes pasos para rastrear la última celda modificada en sus libros de trabajo:

1. Introduzca las siguientes fórmulas en las celdas vacías:

   =CELL("dirección")

   =CELDA("contenido")

   Como se muestra en la siguiente captura de pantalla, las fórmulas mostrarán la dirección y el valor actual de la última celda modificada:

   

   Eso está muy bien, pero ¿qué pasa si te alejas de la hoja con tus fórmulas de celdas? Para poder controlar los últimos cambios de cualquier hoja que tengas abierta en ese momento, añade las celdas de fórmulas a la ventana de vigilancia de Excel.

2. Añada las celdas de la fórmula a Watch Window:
   • Selecciona las celdas en las que acabas de introducir las fórmulas de Celda.
   • Ir a la Fórmulas tab> Auditoría de fórmulas y haga clic en el botón Escaparate botón.
   • En el Ver Ventana pulse Añadir reloj... .
   • El pequeño Añadir reloj con las referencias de celda ya añadidas, y haga clic en el botón Añadir botón.

Esto coloca las celdas de la fórmula en la Watch Window. Puede mover o acoplar la barra de herramientas de la Watch Window donde quiera, por ejemplo, en la parte superior de la hoja. Y ahora, sea cual sea la hoja de cálculo o el libro de trabajo al que navegue, la información sobre la última celda modificada está a un vistazo.

Nota: Las fórmulas de celda recogen el último cambio realizado en cualquier libro abierto Si el cambio se realizó en un libro de trabajo diferente, el nombre de ese libro se mostrará como se muestra en la siguiente captura de pantalla:

Así es como se hace el seguimiento de los cambios en Excel. Gracias por leer y ¡espero verte en nuestro blog la semana que viene!