В учебнике показано, как отслеживать изменения в Excel: выделять изменения на экране, перечислять изменения на отдельном листе, принимать и отклонять изменения, а также отслеживать последнюю измененную ячейку.

При совместной работе над рабочей книгой Excel вы можете захотеть отслеживать изменения, внесенные в нее. Это может быть особенно полезно, когда документ почти готов и ваша команда вносит последние правки.

На печатной копии вы можете использовать красную ручку, чтобы отметить правки. В файле Excel вы можете просмотреть, принять или отклонить изменения в электронном виде, используя специально разработанную для этого функцию Track Changes. Кроме того, вы можете отслеживать последние изменения с помощью окна Watch Window.

Отслеживание изменений в Excel - основы

Используя встроенную функцию отслеживания изменений в Excel, вы можете легко просмотреть свои правки непосредственно в редактируемом рабочем листе или на отдельном листе, а затем принять или отклонить каждое изменение по отдельности или все изменения за раз. Чтобы использовать функцию отслеживания изменений в Excel наиболее эффективно, необходимо запомнить несколько моментов.

1. функция отслеживания изменений доступна только в общих рабочих книгах

Функция отслеживания изменений в Excel работает только в общих рабочих книгах. Поэтому, когда вы включаете функцию отслеживания в Excel, рабочая книга становится общей, что означает, что несколько пользователей могут вносить свои правки одновременно. Это звучит здорово, но у общего доступа к файлу есть и свои недостатки. Не все функции Excel полностью поддерживаются в общих рабочих книгах, включая условное форматирование, проверку данных, сортировку и фильтрацию по формату,объединение ячеек и т.д. Более подробную информацию можно найти в нашем учебнике по работе с общей рабочей книгой Excel.

2. Отслеживание изменений нельзя использовать в рабочих книгах, содержащих таблицы

Если кнопка Отследить изменения недоступна (выделена серым цветом) в вашем Excel, скорее всего, ваша рабочая книга содержит одну или несколько таблиц или XML-карт, которые не поддерживаются в общих рабочих книгах. В этом случае преобразуйте ваши таблицы в диапазоны и удалите XML-карты.

3. Невозможно отменить изменения в Excel

В Microsoft Excel нельзя вернуть рабочий лист в прошлое, отменив изменения, как это можно сделать в Microsoft Word. Отслеживание изменений в Excel - это скорее файл журнала, в который записывается информация об изменениях, внесенных в рабочую книгу. Вы можете вручную просмотреть эти изменения и выбрать, какие из них оставить, а какие отменить.

4. не все изменения отслеживаются в Excel

Excel не отслеживает каждое изменение. Любые изменения, которые вы вносите в значения ячеек, отслеживаются, но некоторые другие изменения, такие как форматирование, скрытие/открытие строк и столбцов, пересчет формул - нет.

5. история изменений по умолчанию хранится в течение 30 дней

По умолчанию Excel хранит историю изменений в течение 30 дней. Если вы откроете отредактированную рабочую книгу, скажем, через 40 дней, вы увидите историю изменений за все 40 дней, но только до закрытия рабочей книги. После закрытия рабочей книги все изменения старше 30 дней исчезнут. Однако можно изменить количество дней для хранения истории изменений.

Как отслеживать изменения в Excel

Теперь, когда вы знаете основы Excel Track Changes, давайте поговорим о том, как включить и использовать эту функцию в ваших рабочих листах.

Включите функцию отслеживания изменений в Excel

Чтобы просмотреть изменения, внесенные в данную рабочую книгу вами или другими пользователями, выполните следующие действия:

1. На Обзор во вкладке Изменения группу, нажмите кнопку Отслеживание изменений нажмите кнопку , а затем выберите Выделите изменения... .

   

2. В Выделите изменения диалогового окна, выполните следующие действия:
   • Проверьте Отслеживайте изменения во время редактирования. Это также позволяет совместно использовать рабочую книгу. ящик
   • Под Выделите, какие изменения , выберите нужный период времени в Когда и чьи изменения вы хотите увидеть в окне Кто (на скриншоте ниже показаны настройки по умолчанию).
   • Выберите Выделите изменения на экране вариант.
   • Нажмите OK .

   

3. Если появится запрос, разрешите Excel сохранить рабочую книгу, и все готово!

Excel выделит правки разных пользователей разными цветами, как показано в следующем разделе. Любые новые изменения будут выделяться по мере ввода.

Совет. Если вы включаете функцию Excel Track Changes в общей рабочей книге (на это указывает слово [Shared], добавленное к имени рабочей книги), то в поле Перечислите изменения на новом листе Вы также можете выбрать это поле, чтобы просмотреть полную информацию о каждом изменении на отдельном листе.

Выделите изменения на экране

С Выделите изменения на экране Выбранный вариант, Microsoft Excel закрашивает буквы столбцов и номера строк, в которых были сделаны изменения, темно-красным цветом. На уровне ячеек правки разных пользователей отмечаются разными цветами - цветной границей ячейки и маленьким треугольником в левом верхнем углу. Чтобы получить более подробную информацию о конкретном изменении, просто наведите курсор на ячейку:

Просмотр истории отслеживаемых изменений на отдельном листе

Помимо выделения изменений на экране, вы также можете просмотреть список изменений на отдельном листе. Чтобы сделать это, выполните следующие действия:

1. Поделитесь рабочей тетрадью.

   Для этого перейдите в раздел Обзор вкладка> Изменения группу, нажмите кнопку Поделиться Рабочая тетрадь нажмите кнопку , а затем выберите Разрешить одновременное внесение изменений несколькими пользователями Более подробные шаги описаны в разделе Как открыть общий доступ к рабочей книге в Excel.

2. Включите функцию отслеживания изменений в Excel ( Обзор > Отслеживание изменений > Выделите изменения ).
3. В Выделите изменения диалоговое окно, настройте Выделите, какие изменения (на скриншоте ниже показаны рекомендуемые настройки), выберите параметр Перечислите изменения на новом листе и нажмите OK.

В результате все отслеживаемые изменения будут перечислены на новом рабочем листе, называемом История лист, который показывает множество деталей о каждом изменении, включая время, когда оно было сделано, кто его сделал, какие данные были изменены, было ли изменение сохранено или нет.

Сайт противоречивые изменения (т.е. различные изменения, внесенные в одну и ту же ячейку разными пользователями), которые были сохранены, имеют Вон в Тип действия столбец. Числа в Потеря действия столбца относятся к соответствующему Номера действий с информацией о конфликтующих изменениях, которые были отменены. В качестве примера, пожалуйста, смотрите действие номер 5 (Выиграно) и действие номер 2 (Проиграно) на скриншоте ниже:

Советы и примечания:

1. На листе "История" отображаются только сохранённые изменения , поэтому перед использованием этой опции обязательно сохраните недавнюю работу (Ctrl + S).
2. Если в листе истории не указаны все изменения которые были внесены в рабочую книгу, выберите Все в Когда поле, а затем снимите флажок Кто и Где флажки.
3. На удалить рабочего листа "История" из рабочей книги, либо сохраните рабочую книгу снова, либо снимите флажок Перечислите изменения на новом листе поле в Выделите изменения диалоговое окно.
4. Если вы хотите, чтобы изменения дорожки в Excel выглядели как изменения дорожки в Word, т.е. удаленные значения форматировались в формате зачеркивание Вы можете использовать этот макрос, опубликованный в блоге Microsoft Excel Support Team.

Принять или отклонить изменения

Чтобы принять или отклонить изменения, сделанные разными пользователями, перейдите в раздел Обзор вкладка> Изменения группу, и нажмите кнопку Отслеживание изменений > Принять/отклонить изменения .

В Выберите изменения для принятия или отклонения диалоговое окно, настройте следующие параметры, а затем нажмите кнопку OK :

• В Когда выберите в списке Пока не рассмотрено или С даты .
• В Кто выберите пользователя, изменения которого вы хотите просмотреть ( Все , Все, кроме меня или конкретного пользователя) .
• Очистить Где коробка.

Excel покажет вам изменения одно за другим, и вы нажмете кнопку Принять или Отклонить чтобы сохранить или отменить каждое изменение в отдельности.

Если в данной ячейке было сделано несколько правок, вам будет задан вопрос, какие из изменений вы хотите сохранить:

В качестве альтернативы вы можете нажать Принять все или Отклонить все чтобы утвердить или отменить все изменения за один раз.

Примечание. Даже после принятия или отклонения отслеживаемых изменений они все равно будут выделены в рабочей книге. Чтобы полностью удалить их, выключите функцию "Отслеживание изменений" в Excel.

Установите, как долго хранить историю изменений

По умолчанию Excel хранит историю изменений в течение 30 дней и навсегда стирает все старые изменения. Чтобы сохранить историю изменений на более длительный срок, выполните следующие действия:

1. На Обзор во вкладке Изменения группу, нажмите кнопку Поделиться Рабочая тетрадь кнопка.
2. В Поделиться Рабочая тетрадь диалогового окна, переключитесь на Расширенный на закладке, введите желаемое количество дней в поле рядом с надписью Сохраните историю изменений для , и нажмите OK .

Как отключить отслеживание изменений в Excel

Если вы больше не хотите, чтобы изменения выделялись в рабочей книге, отключите опцию Excel Track Changes. Вот как это сделать:

1. На Обзор во вкладке Изменения группу, нажмите Отслеживание изменений > Выделите изменения .
2. В Выделите изменения диалогового окна, снимите флажок Отслеживайте изменения во время редактирования. Это также позволяет совместно использовать вашу рабочую книгу флажок.

Примечание. Отключение отслеживания изменений в Excel навсегда удаляет историю изменений. Чтобы сохранить эту информацию для дальнейшего использования, вы можете внести изменения в список на новом листе, затем скопировать лист "История" в другую рабочую книгу и сохранить эту рабочую книгу.

Как отследить последнюю измененную ячейку в Excel

В некоторых ситуациях вы можете не просматривать все изменения, внесенные в рабочую книгу, а только отслеживать последнее редактирование. Это можно сделать с помощью функции CELL в сочетании с функцией Watch Window.

Как вы, вероятно, знаете, функция CELL в Excel предназначена для получения информации о ячейке:

Аргумент info_type указывает, какой тип информации вы хотите вернуть, например, значение ячейки, адрес, форматирование и т.д. Всего доступно 12 типов информации, но для данной задачи мы будем использовать только два из них:

• Содержание - для получения значения ячейки.
• Адрес - чтобы получить адрес ячейки.

По желанию вы можете использовать другие типы into для получения дополнительной информации, например:

• Col - чтобы получить номер столбца ячейки.
• Строка - чтобы получить номер строки ячейки.
• Имя файла - для отображения пути к имени файла, содержащего интересующую ячейку.

Опуская ссылка аргумент, вы даете команду Excel вернуть информацию о последней измененной ячейке.

Получив исходную информацию, выполните следующие действия для отслеживания последней измененной ячейки в рабочих книгах:

1. Введите приведенные ниже формулы в любые пустые ячейки:

   =CELL("адрес")

   =CELL("contents")

   Как показано на скриншоте ниже, формулы будут отображать адрес и текущее значение последней измененной ячейки:

   

   Это прекрасно, но что если вы отойдете от листа с формулами Cell? Чтобы иметь возможность отслеживать последние изменения на любом листе, который открыт в данный момент, добавьте ячейки с формулами в окно наблюдения Excel.

2. Добавьте ячейки с формулами в окно Watch Window:
   • Выберите ячейки, в которые вы только что ввели формулы Cell.
   • Перейти к Формулы вкладка> Аудит формул группу, и нажмите кнопку Окно часов кнопка.
   • В Смотреть Окно , нажмите Добавить часы... .
   • Маленький Добавить часы появится окно с уже добавленными ссылками на ячейки, и вы нажмете кнопку Добавить кнопка.

Вы можете переместить или прикрепить панель инструментов окна Watch Window куда угодно, например, в верхнюю часть листа. И теперь, на какой бы рабочий лист или рабочую книгу вы ни перешли, информация о последней измененной ячейке находится всего лишь на расстоянии одного взгляда.

Примечание. Формулы ячеек отражают последние изменения, которые были внесены в любая открытая рабочая книга Если изменения были внесены в другую рабочую книгу, будет показано имя этой рабочей книги, как показано на скриншоте ниже:

Вот так можно отслеживать изменения в Excel. Я благодарю вас за прочтение и надеюсь увидеть вас в нашем блоге на следующей неделе!