Vejledningen viser, hvordan du kan spore ændringer i Excel: fremhæve ændringer på skærmen, liste over ændringer i et separat ark, acceptere og afvise ændringer samt overvåge den senest ændrede celle.

Når du samarbejder om en Excel-arbejdsmappe, kan det være nyttigt at holde styr på de ændringer, der er blevet foretaget i den. Dette kan især være nyttigt, når dokumentet er næsten færdigt, og dit team foretager de sidste revisioner.

På en udskrevet kopi kan du bruge en rød pen til at markere ændringer. I en Excel-fil kan du gennemgå, acceptere eller afvise ændringer elektronisk ved hjælp af funktionen Spor ændringer, der er specielt udviklet til dette formål. Desuden kan du overvåge de seneste ændringer ved hjælp af overvågningsvinduet.

Excel-sporing af ændringer - det grundlæggende

Ved at bruge den indbyggede funktion Spor ændringer i Excel kan du nemt gennemgå dine redigeringer direkte i det redigerede regneark eller på et separat ark og derefter acceptere eller afvise hver enkelt ændring eller alle ændringer ad gangen. For at bruge Excel-sporingsfunktionen mest effektivt er der nogle få punkter, du skal huske.

1. Spor ændringer er kun tilgængelig i delte arbejdsmapper

Excel's sporing af ændringer fungerer kun i delte arbejdsmapper. Så når du aktiverer sporing i Excel, bliver arbejdsmappen delt, hvilket betyder, at flere brugere kan foretage deres redigeringer samtidig. Det lyder godt, men deling af en fil har også sine ulemper. Ikke alle Excel-funktioner understøttes fuldt ud i delte arbejdsmapper, herunder betinget formatering, datavalidering, sortering og filtrering efter format,sammenlægning af celler, for blot at nævne nogle få. Du kan få flere oplysninger i vores vejledning om delte arbejdsbøger i Excel.

2. Spor ændringer kan ikke bruges i arbejdsmapper, der indeholder tabeller

Hvis knappen Spor ændringer ikke er tilgængelig (gråtonet) i Excel, indeholder din projektmappe sandsynligvis en eller flere tabeller eller XML-mapper, som ikke understøttes i delte projektmapper. I så fald skal du konvertere dine tabeller til intervaller og fjerne XML-mapper.

3. Det er ikke muligt at fortryde ændringer i Excel

I Microsoft Excel kan du ikke vende regnearket tilbage i tiden ved at fortryde ændringer, som du kan gøre i Microsoft Word. Excels Spor ændringer er snarere en logfil, der registrerer oplysninger om de ændringer, der er foretaget i et regneark. Du kan manuelt gennemgå disse ændringer og vælge, hvilke der skal bevares, og hvilke der skal tilsidesættes.

4. Ikke alle ændringer spores i Excel

Excel registrerer ikke alle ændringer. Alle ændringer, du foretager i celleværdierne, registreres, men andre ændringer som formatering, skjul/afdækning af rækker og kolonner og genberegning af formler registreres ikke.

5. Ændringshistorik opbevares som standard i 30 dage

Som standard gemmer Excel ændringshistorikken i 30 dage. Hvis du åbner et redigeret regneark, f.eks. om 40 dage, vil du se ændringshistorikken for alle 40 dage, men kun indtil du lukker regnearket. Når du lukker regnearket, er alle ændringer, der er ældre end 30 dage, væk. Det er dog muligt at ændre antallet af dage, hvor ændringshistorikken gemmes.

Sådan sporer du ændringer i Excel

Nu hvor du kender det grundlæggende i Excel-sporing af ændringer, kan vi tale om, hvordan du aktiverer og bruger denne funktion i dine regneark.

Slå funktionen Excel-sporing af ændringer til

Hvis du vil se de ændringer, som du eller andre brugere har foretaget i en given projektmappe, skal du udføre følgende trin:

1. På den Anmeldelse under fanen, i fanen Ændringer gruppe, skal du klikke på Spor ændringer knappen, og vælg derefter Fremhæv ændringer... .

   

2. I den Fremhæv ændringer dialogboksen, skal du gøre følgende:
   • Kontroller den Spor ændringer under redigering. Dette deler også din projektmappe. boks
   • Under Fremhæv hvilke ændringer , vælg den ønskede periode i Når boksen, og hvis ændringer du ønsker at se i Hvem feltet (skærmbilledet nedenfor viser standardindstillingerne).
   • Vælg den Fremhæv ændringer på skærmen mulighed.
   • Klik på OK .

   

3. Hvis du bliver bedt om det, skal du tillade Excel at gemme din projektmappe, og så er du færdig!

Excel fremhæver redigeringer foretaget af forskellige brugere i forskellige farver som vist i næste afsnit. Alle nye ændringer fremhæves, mens du skriver.

Tip. Hvis du aktiverer Excel-sporing af ændringer i en delt arbejdsmappe (hvilket er angivet ved ordet [Shared] i tilknytning til arbejdsmappens navn), skal Liste over ændringer på et nyt ark Du kan også markere dette felt for at få vist alle detaljer om hver enkelt ændring på et separat ark.

Fremhæv ændringer på skærmen

Med Fremhæv ændringer på skærmen valgt, skygger Microsoft Excel de kolonnebogstaver og rækketal, hvor der er foretaget ændringer, med en mørkerød farve. På celleniveau er ændringer fra forskellige brugere markeret i forskellige farver - en farvet cellekant og en lille trekant i øverste venstre hjørne. Hvis du vil have flere oplysninger om en specifik ændring, skal du bare holde musen over cellen:

Se historik over sporede ændringer i et separat ark

Ud over at fremhæve ændringer på skærmen kan du også få vist en liste over ændringer på et separat ark. For at få det gjort, skal du udføre disse trin:

1. Del en arbejdsbog.

   Du kan gå til Anmeldelse faneblad> Ændringer gruppe, skal du klikke på Del arbejdsbog knappen, og vælg derefter den Tillad ændringer af flere brugere på samme tid Du kan finde mere detaljerede trin i Sådan deler du en projektmappe i Excel.

2. Slå funktionen Excel-sporing af ændringer til ( Anmeldelse > Spor ændringer > Fremhæv ændringer ).
3. I den Fremhæv ændringer dialogvinduet skal du konfigurere Fremhæv hvilke ændringer bokse (skærmbilledet nedenfor viser de anbefalede indstillinger), vælg Liste over ændringer på et nyt ark feltet, og klik på OK.

Dette vil vise alle sporede ændringer på et nyt regneark, kaldet Historie ark, som viser mange detaljer om hver ændring, herunder hvornår den blev foretaget, hvem der foretog den, hvilke data der blev ændret, og om ændringen blev bibeholdt eller ej.

modstridende ændringer (dvs. forskellige ændringer, som forskellige brugere har foretaget i den samme celle), der blev beholdt, har Won i den Handlingstype kolonne. Tallene i kolonnen Tab af handling kolonne henviser til den tilsvarende Handlingsnumre med oplysninger om de modstridende ændringer, der blev tilsidesat. Som eksempel kan du se handling nummer 5 (vundet) og handling nummer 2 (tabt) i skærmbilledet nedenfor:

Tips og noter:

1. I historikarket vises kun gemte ændringer , så sørg for at gemme dit seneste arbejde (Ctrl + S), før du bruger denne mulighed.
2. Hvis der ikke er anført følgende i historikarket alle ændringer der er blevet foretaget i arbejdsbogen, skal du vælge Alle i den Når feltet, og derefter rydder du Hvem og Hvor afkrydsningsfelter.
3. Til fjerne arbejdsarket Historik fra din projektmappe, skal du enten gemme projektmappen igen eller fjerne markeringen af Liste over ændringer på et nyt ark i boksen i Fremhæv ændringer dialogvindue.
4. Hvis du ønsker, at Excels sporændringer skal se ud som Word-sporændringer, dvs. slettede værdier formateret med gennemstregning kan du bruge denne makro, der er offentliggjort på Microsoft Excel Support Team-bloggen.

Acceptere eller afvise ændringer

Hvis du vil acceptere eller afvise ændringer, der er foretaget af forskellige brugere, skal du gå til Anmeldelse faneblad> Ændringer gruppe, og klik på Spor ændringer > Accepter/afvise ændringer .

I den Vælg Ændringer, der skal accepteres eller afvises dialogboksen, konfigurer følgende indstillinger, og klik derefter på OK :

• I den Når listen, vælg enten Endnu ikke gennemgået eller Siden dato .
• I den Hvem listen, skal du vælge den bruger, hvis ændringer du vil gennemgå ( Alle , Alle undtagen mig eller en specifik bruger) .
• Ryd den Hvor boks.

Excel viser dig ændringerne en efter en, og du klikker på Accepter eller Afvis for at beholde eller annullere hver enkelt ændring individuelt.

Hvis der er foretaget flere ændringer i en given celle, bliver du spurgt, hvilke af ændringerne du vil beholde:

Alternativt kan du klikke på Accepter alle eller Afvis alle for at godkende eller annullere alle ændringer på én gang.

Bemærk: Selv efter at du har accepteret eller afvist de sporede ændringer, vil de stadig være markeret i din projektmappe. Hvis du vil fjerne dem helt, skal du slå Spor ændringer i Excel fra.

Indstil, hvor længe ændringshistorikken skal bevares

Som standard gemmer Excel ændringshistorikken i 30 dage og sletter alle ældre ændringer permanent. Hvis du vil gemme ændringshistorikken i en længere periode, skal du udføre disse trin:

1. På den Anmeldelse under fanen, i fanen Ændringer gruppe, skal du klikke på Del arbejdsbog knap.
2. I den Del arbejdsbog dialogvinduet, skal du skifte til Avanceret skal du indtaste det ønskede antal dage i feltet ud for Opbevare ændringshistorik for , og klik på OK .

Sådan slår du Spor ændringer fra i Excel

Når du ikke længere ønsker, at ændringer skal fremhæves i din projektmappe, skal du slå Excel-sporing af ændringer fra. Sådan gør du:

1. På den Anmeldelse under fanen, i fanen Ændringer gruppe, klik på Spor ændringer > Fremhæv ændringer .
2. I den Fremhæv ændringer dialogboksen, skal du fjerne Spor ændringer, mens du redigerer. Dette deler også din projektmappe afkrydsningsfeltet.

Bemærk. Når du slår ændringssporing fra i Excel, slettes ændringshistorikken permanent. Hvis du vil beholde disse oplysninger til senere brug, kan du Noter ændringer på et nyt ark, derefter kopiere historikarket til et andet regneark og gemme dette regneark.

Sådan sporer du den senest ændrede celle i Excel

I nogle situationer ønsker du måske ikke at se alle de ændringer, der er foretaget i en projektmappe, men kun at overvåge den seneste redigering. Dette kan gøres ved at bruge CELL-funktionen i kombination med funktionen Vagtvindue.

Som du sikkert ved, er CELL-funktionen i Excel beregnet til at hente oplysninger om en celle:

Argumentet info_type angiver, hvilken type information du ønsker at returnere, f.eks. celleværdi, adresse, formatering osv. Der er i alt 12 info-typer til rådighed, men i denne opgave vil vi kun bruge to af dem:

• Indhold - for at hente cellens værdi.
• Adresse - for at få cellens adresse.

Du kan eventuelt bruge andre typer til at hente yderligere oplysninger, f.eks:

• Oberst - for at få kolonnenummeret for cellen.
• Række - for at få cellens rækkenummer.
• Filenavn - for at vise stien til det filnavn, der indeholder den pågældende celle.

Ved at udelade den reference argumentet giver du Excel besked om at returnere oplysninger om den senest ændrede celle.

Med baggrundsoplysningerne på plads kan du udføre følgende trin for at spore den senest ændrede celle i dine arbejdsbøger:

1. Indtast nedenstående formler i alle tomme celler:

   =CELL("adresse")

   =CELL("indhold")

   Som vist i skærmbilledet nedenfor viser formlerne adressen og den aktuelle værdi af den senest ændrede celle:

   

   Det er godt, men hvad hvis du bevæger dig væk fra arket med dine celleformler? Hvis du vil kunne overvåge de seneste ændringer fra et hvilket som helst ark, som du har åbent, skal du tilføje formelcellerne til Excel-overvågningsvinduet.

2. Tilføj formelcellerne til Vagtvinduet:
   • Vælg de celler, hvor du lige har indtastet celleformlerne.
   • Gå til Formler faneblad> Revision af formler gruppe, og klik på Vindue knap.
   • I den Se Vindue , klik Tilføj se... .
   • Den lille Tilføj ur vinduet vises, hvor cellereferencerne allerede er tilføjet, og du klikker på Tilføj knap.

Dette placerer formelcellerne i overvågningsvinduet. Du kan flytte eller docke værktøjslinjen i overvågningsvinduet, hvor du vil, f.eks. øverst i arket. Og uanset hvilket regneark eller arbejdsbog du navigerer til, er oplysningerne om den senest ændrede celle kun et øjeblik væk.

Bemærk. Celleformlerne fanger den seneste ændring, der er foretaget i enhver åben arbejdsbog Hvis ændringen er foretaget i en anden projektmappe, vises navnet på den pågældende projektmappe som vist i skærmbilledet nedenfor:

Sådan sporer du ændringer i Excel. Jeg takker for din læsning og håber at se dig på vores blog i næste uge!