Tutorial menunjukkan cara untuk menjejaki perubahan dalam Excel: serlahkan perubahan pada skrin, senaraikan perubahan dalam helaian berasingan, terima dan tolak perubahan serta pantau sel terakhir yang diubah.

Apabila bekerjasama pada buku kerja Excel, anda mungkin mahu menjejaki perubahan yang telah dibuat padanya. Ini mungkin berguna terutamanya apabila dokumen hampir selesai dan pasukan anda membuat semakan akhir.

Pada salinan bercetak, anda boleh menggunakan pen merah untuk menandakan pengeditan. Dalam fail Excel, anda boleh menyemak, menerima atau menolak perubahan secara elektronik dengan menggunakan ciri Jejak Perubahan yang direka khas untuknya. Selain itu, anda boleh memantau perubahan terkini dengan menggunakan Tetingkap Tonton.

Perubahan Jejak Excel - asas

Dengan menggunakan Perubahan Jejak terbina dalam dalam Excel, anda boleh menyemak suntingan anda dengan mudah dalam lembaran kerja yang diedit atau pada helaian berasingan, dan kemudian menerima atau menolak setiap perubahan secara individu atau semua perubahan pada satu masa. Untuk menggunakan ciri penjejakan Excel dengan paling berkesan, terdapat beberapa perkara yang perlu anda ingat.

1. Jejak Perubahan hanya tersedia dalam buku kerja kongsi

Perubahan Jejak Excel berfungsi hanya dalam buku kerja kongsi. Jadi, apabila anda menghidupkan penjejakan dalam Excel, buku kerja akan dikongsi, bermakna berbilang pengguna boleh membuat pengeditan mereka secara serentak. Bunyinya bagus, tetapi berkongsi fail mempunyai kelemahannya juga. Tidak semua ciri Excel adalahdisokong sepenuhnya dalam buku kerja kongsi termasuk pemformatan bersyarat, pengesahan data, pengisihan dan penapisan mengikut format, penggabungan sel, untuk menamakan beberapa. Untuk mendapatkan maklumat lanjut, sila lihat tutorial buku kerja kongsi Excel kami.

2. Track Changes tidak boleh digunakan dalam buku kerja yang mengandungi jadual

Jika butang Track Changes tidak tersedia (dikelabukan) dalam Excel anda, kemungkinan besar buku kerja anda mengandungi satu atau lebih jadual atau peta XML, yang tidak disokong dalam perkongsian buku kerja. Dalam kes itu, tukar jadual anda kepada julat dan alih keluar peta XML.

3. Anda tidak boleh membuat asal perubahan dalam Excel

Dalam Microsoft Excel, anda tidak boleh mengembalikan lembaran kerja kembali ke masa dengan membuat asal perubahan seperti yang anda boleh lakukan dalam Microsoft Word. Perubahan Trek Excel ialah fail log yang merekodkan maklumat tentang perubahan yang dibuat pada buku kerja. Anda boleh menyemak perubahan tersebut secara manual dan memilih yang mana untuk disimpan dan yang mana untuk ditindih.

4. Tidak semua perubahan dijejaki dalam Excel

Excel tidak menjejaki setiap perubahan. Sebarang pengeditan yang anda buat pada nilai sel dijejaki, tetapi beberapa perubahan lain seperti pemformatan, menyembunyikan/menyahsembunyikan baris dan lajur, pengiraan semula formula tidak.

5. Sejarah perubahan disimpan selama 30 hari secara lalai

Secara lalai, Excel menyimpan sejarah perubahan selama 30 hari. Jika anda membuka buku kerja yang diedit, katakan, dalam 40 hari, anda akan melihat sejarah perubahan untuk semua 40 hari, tetapi hanya sehingga andatutup buku kerja. Selepas menutup buku kerja, sebarang perubahan yang lebih lama daripada 30 hari akan hilang. Walau bagaimanapun, adalah mungkin untuk menukar bilangan hari untuk menyimpan sejarah perubahan.

Cara menjejak perubahan dalam Excel

Setelah anda mengetahui asas Perubahan Jejak Excel, mari kita bincangkan tentang cara mendayakan dan gunakan ciri ini dalam lembaran kerja anda.

Hidupkan ciri Perubahan Jejak Excel

Untuk melihat perubahan yang dibuat pada buku kerja yang diberikan oleh anda atau pengguna lain, lakukan langkah ini:

1. Pada tab Semak , dalam kumpulan Perubahan , klik butang Jejaki Perubahan dan kemudian pilih Serlahkan Perubahan... .

   

2. Dalam kotak dialog Serlahkan Perubahan , lakukan perkara berikut:
   • Semak Jejaki perubahan semasa mengedit . Ini juga berkongsi buku kerja anda. kotak
   • Di bawah Serlahkan yang berubah , pilih tempoh masa yang diingini dalam kotak Bila dan perubahan yang anda mahu lihat dalam kotak Siapa (tangkapan skrin di bawah menunjukkan tetapan lalai).
   • Pilih pilihan Serlahkan perubahan pada skrin .
   • Klik OK .

   

3. Jika digesa, benarkan Excel menyimpan buku kerja anda dan anda telah selesai!

Excel akan menyerlahkan pengeditan oleh pengguna yang berbeza dalam warna yang berbeza seperti yang ditunjukkan dalam bahagian seterusnya. Sebarang perubahan baharu akan diserlahkan semasa anda menaip.

Petua. Jika anda mendayakan Excel Track Changes dalam buku kerja kongsi(yang ditunjukkan dengan perkataan [Dikongsi] yang dilampirkan pada nama buku kerja), Senarai perubahan pada helaian baharu juga akan tersedia. Anda juga boleh memilih kotak ini untuk melihat butiran penuh tentang setiap perubahan pada helaian yang berasingan.

Serlahkan perubahan pada skrin

Dengan Serlahkan perubahan pada skrin dipilih, Microsoft Excel memayungi huruf lajur dan nombor baris di mana perubahan dibuat dalam warna merah gelap. Pada peringkat sel, suntingan daripada pengguna berbeza ditandakan dalam warna yang berbeza - sempadan sel berwarna dan segitiga kecil di penjuru kiri sebelah atas. Untuk mendapatkan maklumat lanjut tentang perubahan tertentu, hanya tuding pada sel:

Lihat sejarah perubahan yang dijejaki dalam helaian berasingan

Selain daripada menyerlahkan perubahan pada skrin , anda juga boleh melihat senarai perubahan pada helaian berasingan. Untuk melakukannya, lakukan langkah berikut:

1. Kongsi buku kerja.

   Untuk ini, pergi ke tab Semak > Perubahan , klik butang Kongsi Buku Kerja dan kemudian pilih Benarkan perubahan oleh lebih daripada satu pengguna pada masa yang sama kotak semak. Untuk langkah yang lebih terperinci, sila lihat Cara berkongsi buku kerja dalam Excel.

2. Hidupkan ciri Perubahan Jejak Excel ( Semak > Jejaki Perubahan > ; Serlahkan Perubahan ).
3. Dalam tetingkap dialog Serlahkan Perubahan , konfigurasikan kotak Serlahkan yang mengubah (tangkapan skrin di bawah menunjukkantetapan yang disyorkan), pilih kotak Senaraikan perubahan pada helaian baharu dan klik OK.

Ini akan menyenaraikan semua perubahan yang dijejaki pada lembaran kerja baharu, dipanggil helaian Sejarah , yang menunjukkan banyak butiran tentang setiap perubahan termasuk apabila ia dibuat, siapa yang membuatnya, data apa yang telah diubah, sama ada perubahan itu disimpan atau tidak.

Perubahan bercanggah (iaitu perubahan berbeza yang dibuat pada sel yang sama oleh pengguna berbeza) yang disimpan mempunyai Menang dalam lajur Jenis Tindakan . Nombor dalam lajur Tindakan Kehilangan merujuk kepada Nombor Tindakan yang sepadan dengan maklumat tentang perubahan bercanggah yang telah ditindih. Sebagai contoh, sila lihat tindakan nombor 5 (Menang) dan tindakan nombor 2 (Kalah) dalam tangkapan skrin di bawah:

Petua dan nota:

1. Helaian Sejarah hanya memaparkan perubahan yang disimpan , jadi pastikan anda menyimpan kerja terbaharu anda (Ctrl + S) sebelum menggunakan pilihan ini.
2. Jika Sejarah helaian tidak menyenaraikan semua perubahan yang telah dibuat pada buku kerja, pilih Semua dalam kotak Bila , dan kemudian kosongkan Siapa dan Di mana kotak semak.
3. Untuk mengalih keluar lembaran kerja Sejarah daripada buku kerja anda, sama ada simpan buku kerja sekali lagi atau nyahtandai Senarai perubahan pada helaian baharu kotak dalam tetingkap dialog Serlahkan Perubahan .
4. Jika anda mahu perubahan runut Excel kelihatanseperti perubahan runut Word, iaitu nilai yang dipadamkan yang diformatkan dengan strikethrough , anda boleh menggunakan makro ini yang disiarkan pada blog Pasukan Sokongan Microsoft Excel.

Terima atau tolak perubahan

Untuk menerima atau menolak perubahan yang dibuat oleh pengguna yang berbeza, pergi ke tab Semak > Perubahan kumpulan dan klik Jejaki Perubahan > Terima/ Tolak Perubahan .

Dalam kotak dialog Pilih Perubahan untuk Terima atau Tolak , konfigurasikan pilihan berikut, dan kemudian klik OK :

• Dalam senarai Bila , pilih sama ada Belum disemak atau Sejak tarikh .
• Dalam senarai Siapa , pilih pengguna yang perubahannya anda mahu semak ( Semua orang , Semua orang kecuali saya atau pengguna tertentu) .
• Kosongkan kotak Where .

Excel akan menunjukkan kepada anda perubahan satu demi satu dan anda mengklik Terima atau Tolak untuk menyimpan atau membatalkan setiap perubahan secara individu.

Jika beberapa pengeditan dibuat pada sel tertentu, anda akan a bertanyakan perubahan yang mana yang ingin anda simpan:

Sebagai alternatif, anda boleh mengklik Terima Semua atau Tolak Semua untuk meluluskan atau batalkan semua perubahan sekali gus.

Nota. Walaupun selepas menerima atau menolak perubahan yang dijejaki, ia masih akan diserlahkan dalam buku kerja anda. Untuk mengalih keluarnya sepenuhnya, matikan Jejaki Perubahan dalam Excel.

Tetapkan tempoh masa untuk menyimpan sejarah perubahan

Olehlalai, Excel menyimpan sejarah perubahan selama 30 hari dan memadamkan sebarang perubahan lama secara kekal. Untuk menyimpan sejarah perubahan dalam tempoh yang lebih lama, lakukan langkah berikut:

1. Pada tab Semak , dalam kumpulan Perubahan , klik Kongsi Butang Buku Kerja .
2. Dalam tetingkap dialog Kongsi Buku Kerja , tukar kepada tab Lanjutan , masukkan bilangan hari yang diingini dalam kotak bersebelahan Simpan sejarah perubahan untuk dan klik OK .

Cara mematikan Jejaki Perubahan dalam Excel

Apabila anda tidak lagi mahu perubahan diserlahkan dalam buku kerja anda, matikan pilihan Excel Track Changes. Begini caranya:

1. Pada tab Semak , dalam kumpulan Perubahan , klik Jejaki Perubahan > Serlahkan Perubahan .
2. Dalam kotak dialog Serlahkan Perubahan , kosongkan Jejaki perubahan semasa mengedit. Ini turut berkongsi kotak semak buku kerja anda .

Nota. Mematikan penjejakan perubahan dalam Excel akan memadamkan sejarah perubahan secara kekal. Untuk menyimpan maklumat itu untuk rujukan lanjut, anda boleh Senaraikan perubahan pada helaian baharu, kemudian salin helaian Sejarah ke buku kerja lain dan simpan buku kerja itu.

Cara menjejak sel terakhir yang ditukar dalam Excel

Dalam sesetengah situasi, anda mungkin tidak mahu melihat semua perubahan yang dibuat pada buku kerja, tetapi hanya untuk memantau pengeditan terakhir. Ini boleh dilakukan dengan menggunakan fungsi CELL dalam kombinasi dengan Jam TanganCiri tetingkap.

Seperti yang mungkin anda ketahui, fungsi CELL dalam Excel direka untuk mendapatkan semula maklumat tentang sel:

Argumen info_type menentukan jenis maklumat anda ingin kembali seperti nilai sel, alamat, pemformatan, dll. Secara keseluruhan, 12 jenis maklumat tersedia, tetapi untuk tugas ini, kami akan menggunakan hanya dua daripadanya:

• Kandungan - untuk mendapatkan semula nilai sel.
• Alamat - untuk mendapatkan alamat sel.

Secara pilihan, anda boleh menggunakan yang lain ke dalam jenis untuk mendapatkan tambahan maklumat, contohnya:

• Kol - untuk mendapatkan nombor lajur sel.
• Baris - untuk mendapatkan nombor baris daripada sel.
• Nama Fail - untuk memaparkan laluan nama fail yang mengandungi sel yang diminati.

Dengan meninggalkan rujukan argumen, anda mengarahkan Excel untuk mengembalikan maklumat tentang sel yang terakhir diubah.

Dengan maklumat latar belakang yang ditetapkan, lakukan langkah berikut untuk menjejaki las t menukar sel dalam buku kerja anda:

1. Masukkan formula di bawah dalam mana-mana sel kosong:

   =CELL("address")

   =CELL("contents")

   Seperti ditunjukkan dalam tangkapan skrin di bawah, formula akan memaparkan alamat dan nilai semasa sel terakhir yang diubah:

   

   Itu bagus, tetapi bagaimana jika anda beralih daripada helaian dengan formula Sel anda? Untuk dapat memantau perubahan terkini daripada mana-mana helaian yang anda milikisedang dibuka, tambahkan sel formula pada Tetingkap Awas Excel.

2. Tambahkan sel formula pada Tetingkap Tonton:
   • Pilih sel yang anda baru masukkan formula Sel.
   • Pergi ke tab Formula > Pengaudit Formula dan klik butang Tetingkap Tontonan .
   • Dalam Tonton Tetingkap , klik Tambah Jam Tangan... .
   • Tetingkap kecil Tambah Jam Tangan akan dipaparkan, dengan rujukan sel telah ditambahkan dan anda mengklik butang Tambah .

Ini meletakkan sel formula ke dalam Jam Tangan Tingkap. Anda boleh mengalihkan atau dok bar alat Tetingkap Tontonan di mana-mana yang anda mahu, contohnya di bahagian atas helaian. Dan sekarang, apa sahaja lembaran kerja atau buku kerja yang anda navigasi ke, maklumat tentang sel terakhir yang ditukar hanya sekilas pandang.

Nota. Formula Sel menangkap perubahan terkini yang telah dibuat pada mana-mana buku kerja terbuka . Jika perubahan dibuat pada buku kerja lain, nama buku kerja itu akan dipaparkan seperti yang ditunjukkan dalam tangkapan skrin di bawah:

Beginilah anda menjejaki perubahan dalam Excel. Saya berterima kasih kerana membaca dan berharap dapat berjumpa anda di blog kami minggu hadapan!