Mae'r tiwtorial yn dangos sut i olrhain newidiadau yn Excel: amlygu newidiadau ar y sgrin, rhestru newidiadau mewn dalen ar wahân, derbyn a gwrthod newidiadau, yn ogystal â monitro'r gell a newidiwyd ddiwethaf.

Wrth gydweithio ar lyfr gwaith Excel, efallai y byddwch am gadw golwg ar y newidiadau sydd wedi'u gwneud iddo. Gallai hyn fod yn arbennig o ddefnyddiol pan fydd y ddogfen bron wedi'i gorffen a'ch tîm yn gwneud y diwygiadau terfynol.

Ar gopi printiedig, gallech ddefnyddio beiro goch i farcio golygiadau. Mewn ffeil Excel, gallwch adolygu, derbyn neu wrthod newidiadau yn electronig trwy ddefnyddio'r nodwedd Track Changes sydd wedi'i dylunio'n arbennig ar ei chyfer. Ar ben hynny, gallwch fonitro'r newidiadau diweddaraf drwy ddefnyddio'r Ffenest Gwylio.

Drwy ddefnyddio'r Newidiadau Trac adeiledig yn Excel, rydych chi yn gallu adolygu eich golygiadau yn hawdd yn uniongyrchol yn y daflen waith olygedig neu ar ddalen ar wahân, ac yna derbyn neu wrthod pob newid yn unigol neu bob newid ar y tro. Er mwyn defnyddio'r nodwedd olrhain Excel yn fwyaf effeithiol, mae rhai pwyntiau i chi eu cofio.

1. Dim ond mewn llyfrau gwaith a rennir mae Track Changes ar gael

Mae Excel's Track Changes yn gweithio mewn llyfrau gwaith a rennir yn unig. Felly, pryd bynnag y bydd eich tro ar olrhain yn Excel, mae'r llyfr gwaith yn cael ei rannu, sy'n golygu y gall defnyddwyr lluosog wneud eu golygiadau ar yr un pryd. Mae hynny'n swnio'n wych, ond mae anfanteision i rannu ffeil hefyd. Nid yw pob nodwedd Excelcefnogi'n llawn mewn llyfrau gwaith a rennir gan gynnwys fformatio amodol, dilysu data, didoli a hidlo yn ôl fformat, uno celloedd, i enwi ond ychydig. I gael rhagor o wybodaeth, gweler ein tiwtorial llyfr gwaith a rennir Excel.

2. Ni ellir defnyddio Track Changes mewn llyfrau gwaith sy'n cynnwys tablau

Os nad yw'r botwm Track Changes ar gael (wedi'i lwydo allan) yn eich Excel, mae'n debyg bod eich gweithlyfr yn cynnwys un neu fwy o dablau neu fapiau XML, nad ydynt yn cael eu cefnogi yn y rhan a rennir llyfrau gwaith. Os felly, trowch eich tablau yn ystodau a dileu mapiau XML.

3. Nid yw'n bosibl dadwneud newidiadau yn Excel

Yn Microsoft Excel, ni allwch ddychwelyd y daflen waith yn ôl mewn amser trwy ddadwneud newidiadau fel y gallwch eu gwneud yn Microsoft Word. Mae Excel's Track Changes yn hytrach yn ffeil log sy'n cofnodi gwybodaeth am y newidiadau a wneir i lyfr gwaith. Gallwch adolygu'r newidiadau hynny â llaw a dewis pa rai i'w cadw a pha rai i'w diystyru.

4. Nid yw pob newid yn cael ei olrhain yn Excel

Nid yw Excel yn olrhain pob newid unigol. Mae unrhyw olygiadau a wnewch i werthoedd cell yn cael eu holrhain, ond nid yw rhai newidiadau eraill fel fformatio, cuddio/datguddio rhesi a cholofnau, a ailgyfrifiadau fformiwla.

5. Mae hanes newid yn cael ei gadw am 30 diwrnod yn ddiofyn

Yn ddiofyn, mae Excel yn cadw'r hanes newid am 30 diwrnod. Os byddwch yn agor llyfr gwaith wedi'i olygu, dywedwch, mewn 40 diwrnod, fe welwch yr hanes newid am bob 40 diwrnod, ond dim ond tan i chicau'r llyfr gwaith. Ar ôl cau'r llyfr gwaith, bydd unrhyw newidiadau sy'n hŷn na 30 diwrnod wedi diflannu. Fodd bynnag, mae'n bosibl newid nifer y dyddiau ar gyfer cadw hanes newid.

Sut i olrhain newidiadau yn Excel

Nawr eich bod yn gwybod hanfodion Excel Track Changes, gadewch i ni siarad am sut i alluogi a defnyddiwch y nodwedd hon yn eich taflenni gwaith.

Trowch nodwedd Excel Track Changes ymlaen

I weld y newidiadau a wnaed i lyfr gwaith penodol gennych chi neu ddefnyddwyr eraill, dilynwch y camau hyn:

Bydd Excel yn amlygu golygiadau gan wahanol ddefnyddwyr mewn gwahanol liwiau fel y dangosir yn yr adran nesaf. Bydd unrhyw newidiadau newydd yn cael eu hamlygu wrth i chi deipio.

Awgrym. Os ydych chi'n galluogi Excel Track Changes mewn llyfr gwaith a rennir(sy'n cael ei nodi gan y gair [Rhannu] sydd wedi'i atodi i enw'r llyfr gwaith), bydd y newidiadau Rhestr ar ddalen newydd ar gael hefyd. Gallwch ddewis y blwch hwn hefyd i weld manylion llawn pob newid ar ddalen ar wahân.

Tynnu sylw at newidiadau ar y sgrin

Gyda Amlygu newidiadau ar y sgrin wedi'u dewis, mae Microsoft Excel yn lliwio llythrennau'r golofn a rhifau rhesi lle gwnaed newidiadau mewn lliw coch tywyll. Ar lefel y gell, mae golygiadau gan wahanol ddefnyddwyr wedi'u marcio mewn gwahanol liwiau - ffin gell lliw a thriongl bach yn y gornel chwith uchaf. I gael rhagor o wybodaeth am newid penodol, hofranwch dros y gell:

Gweld hanes y newidiadau a draciwyd ar ddalen ar wahân

Ar wahân i amlygu newidiadau ar y sgrin , gallwch hefyd weld rhestr o newidiadau ar ddalen ar wahân. Er mwyn ei wneud, dilynwch y camau hyn:

1. Rhannu llyfr gwaith.

   Ar gyfer hyn, ewch i'r tab Adolygu > Grŵp Newidiadau , cliciwch y botwm Rhannu Llyfr Gwaith , ac yna dewiswch y Caniatáu newidiadau erbyn mwy nag un defnyddiwr ar yr un pryd blwch ticio. Am gamau manylach, gweler Sut i rannu llyfr gwaith yn Excel.

2. Trowch y nodwedd Excel Track Changes ymlaen ( Adolygu > Newidiadau Trac > ; Amlygwch Newidiadau ).
3. Yn y ffenestr ddeialog Amlygwch Newidiadau , ffurfweddwch y blychau Amlygwch sy'n newid (mae'r sgrinlun isod yn dangos ygosodiadau a argymhellir), dewiswch y blwch Rhestr o newidiadau ar ddalen newydd , a chliciwch Iawn.

Bydd hwn yn rhestru'r holl newidiadau a draciwyd ar a taflen waith newydd, a elwir yn ddalen Hanes , sy'n dangos llawer o fanylion am bob newid gan gynnwys pryd y'i gwnaed, pwy a'i gwnaeth, pa ddata a newidiwyd, a gadwyd y newid ai peidio.

Mae'r newidiadau gwrthdaro (h.y. newidiadau gwahanol a wnaed i'r un gell gan wahanol ddefnyddwyr) a gadwyd wedi Ennill yn y golofn Math o Weithredu . Mae'r rhifau yn y golofn Colli Gweithred yn cyfeirio at y Rhifau Gweithredu cyfatebol gyda gwybodaeth am y newidiadau gwrthgyferbyniol a ddiystyrwyd. Er enghraifft, gweler rhif gweithredu 5 (Ennill) a rhif gweithredu 2 (Colli) yn y sgrinlun isod:

Awgrymiadau a nodiadau:

1. Dim ond newidiadau sydd wedi'u cadw y mae'r daflen Hanes yn eu dangos, felly gwnewch yn siŵr eich bod yn cadw eich gwaith diweddar (Ctrl+S) cyn defnyddio'r opsiwn hwn.
2. Os yw'r Hanes nid yw'r ddalen yn rhestru yr holl newidiadau sydd wedi'u gwneud i'r llyfr gwaith, dewiswch Pawb yn y blwch Pan , ac yna cliriwch y Pwy a Lle ticio blychau.
3. I tynnu y daflen waith History o'ch llyfr gwaith, naill ai cadwch y llyfr gwaith eto neu dad-diciwch y Newidiadau Rhestr ar ddalen newydd blwch yn y ffenestr ddeialog Amlygwch Newidiadau .
4. Os hoffech i newidiadau trac Excel edrychfel newidiadau trac Word, h.y. gwerthoedd wedi'u dileu wedi'u fformatio â strikethrough , gallwch ddefnyddio'r macro hwn sydd wedi'i bostio ar flog Tîm Cymorth Microsoft Excel.

Derbyn neu wrthod newidiadau

I dderbyn neu wrthod newidiadau a wneir gan wahanol ddefnyddwyr, ewch i'r tab Adolygu > Newidiadau grŵp, a chliciwch Trac Changes > Derbyn/ Gwrthod Newidiadau .

Yn y blwch deialog Dewiswch Newidiadau i Dderbyn neu Gwrthod , ffurfweddwch yr opsiynau canlynol, ac yna cliciwch Iawn :

• Yn y rhestr Pan , dewiswch naill ai Heb ei hadolygu eto neu Ers dyddiad .
• Yn y rhestr Who , dewiswch y defnyddiwr yr ydych am adolygu ei newidiadau ( Pawb , Pawb ond fi neu ddefnyddiwr penodol) .
• Cliriwch y blwch Lle .

Bydd Excel yn dangos y newidiadau fesul un i chi, a byddwch yn clicio Derbyn neu Gwrthod i gadw neu ganslo pob newid yn unigol.

Os gwnaed sawl golygiad i gell benodol, byddwch a wedi gofyn pa rai o'r newidiadau rydych am eu cadw:

Fel arall, gallwch glicio Derbyn Pob Un neu Gwrthod Pob Un i gymeradwyo neu canslo pob newid ar yr un pryd.

Sylwch. Hyd yn oed ar ôl derbyn neu wrthod y newidiadau a draciwyd, byddant yn dal i gael eu hamlygu yn eich llyfr gwaith. I gael gwared arnynt yn gyfan gwbl, diffoddwch Track Changes yn Excel.

Gosodwch am ba mor hir i gadw hanes newid

Erbynrhagosodedig, mae Excel yn cadw'r hanes newid am 30 diwrnod ac yn dileu unrhyw newidiadau hŷn yn barhaol. I gadw hanes newidiadau am gyfnod hirach, dilynwch y camau hyn:

1. Ar y tab Adolygu , yn y grŵp Newidiadau , cliciwch ar y Rhannu Botwm Llyfr Gwaith .
2. Yn y ffenestr ddeialog Rhannu Llyfr Gwaith , newidiwch i'r tab Advanced , rhowch nifer y dyddiau a ddymunir yn y blwch nesaf at Cadwch hanes newid ar gyfer , a chliciwch Iawn .

Sut i ddiffodd Track Changes in Excel

Pan nad ydych am i newidiadau gael eu hamlygu yn eich llyfr gwaith mwyach, trowch oddi ar yr opsiwn Excel Track Changes. Dyma sut:

1. Ar y tab Adolygu , yn y grŵp Newidiadau , cliciwch Newidiadau Trac > Amlygu Newidiadau .
2. Yn y blwch deialog Amlygu Newidiadau , cliriwch y Trac newidiadau wrth olygu. Mae hwn hefyd yn rhannu eich llyfr gwaith blwch ticio.

Nodyn. Mae diffodd olrhain newid yn Excel yn dileu'r hanes newid yn barhaol. I gadw'r wybodaeth honno ar gyfer cyfeirio pellach, gallwch Rhestru newidiadau ar ddalen newydd, yna copïo'r daflen Hanes i lyfr gwaith arall ac arbed y llyfr gwaith hwnnw.

Sut i olrhain y gell newidiedig ddiwethaf yn Excel

Mewn rhai sefyllfaoedd, efallai na fyddwch am weld yr holl newidiadau a wnaed i lyfr gwaith, ond dim ond i fonitro'r golygiad diwethaf. Gellir gwneud hyn trwy ddefnyddio'r swyddogaeth CELL ar y cyd â'r WatchNodwedd ffenestr.

Fel y gwyddoch fwy na thebyg, mae ffwythiant CELL yn Excel wedi ei gynllunio i adalw gwybodaeth am gell:

Mae'r arg info_type yn pennu pa fath o wybodaeth rydych am ddychwelyd megis gwerth cell, cyfeiriad, fformatio, ac ati. Yn gyffredinol, mae 12 math o wybodaeth ar gael, ond ar gyfer y dasg hon, byddwn yn defnyddio dau ohonynt yn unig:

• Cynnwys - i adalw gwerth y gell.
• Cyfeiriad - i gael cyfeiriad y gell.

Yn ddewisol, gallwch ddefnyddio mathau eraill i mewn i adalw ychwanegol gwybodaeth, er enghraifft:

• Col - i gael rhif colofn y gell.
• Rhes - i gael rhif y rhes o'r gell.
• Enw ffeil - i ddangos llwybr yr enw ffeil sy'n cynnwys y gell o ddiddordeb.

Trwy hepgor y cyfeirnod arg, rydych yn cyfarwyddo Excel i ddychwelyd gwybodaeth am y gell a newidiwyd ddiwethaf.

Gyda'r wybodaeth gefndir wedi'i sefydlu, gwnewch y camau canlynol i olrhain y gell las t newid cell yn eich llyfrau gwaith:

1. Rhowch y fformiwlâu isod mewn unrhyw gelloedd gwag:

   =CELL("address")

   =CELL("contents")

   Fel y dangosiad yn y sgrinlun isod, mae'r bydd fformiwlâu yn dangos cyfeiriad a gwerth cyfredol y gell ddiwethaf a newidiwyd:

   

   Mae hynny'n wych, ond beth os byddwch yn symud i ffwrdd o'r ddalen gyda'ch fformiwlâu Cell? Er mwyn gallu monitro'r newidiadau diweddaraf o unrhyw ddalen sydd gennychar agor ar hyn o bryd, ychwanegwch y celloedd fformiwla i'r Ffenestr Gwylio Excel.

2. Ychwanegwch y celloedd fformiwla i'r Ffenest Gwylio:
   • Dewiswch y celloedd lle rydych chi newydd nodi'r fformiwlâu Cell.
   • Ewch i'r grŵp Fformiwlâu > Archwilio Fformiwla , a chliciwch ar y botwm Watch Window .
   • Yn y Gwylio Ffenestr , cliciwch Ychwanegu Gwyliad... .
   • Bydd ffenestr fach Ychwanegu Gwyliad yn ymddangos, gyda'r cyfeiriadau cell wedi'u hychwanegu'n barod, ac rydych chi'n clicio ar y botwm Ychwanegu .

Mae hyn yn gosod y celloedd fformiwla yn y Watch Ffenestr. Gallwch symud neu ddocio bar offer y Ffenestr Gwylio lle bynnag y dymunwch, er enghraifft ar frig y ddalen. Ac yn awr, pa bynnag daflen waith neu lyfr gwaith y byddwch yn llywio iddo, dim ond cipolwg i ffwrdd yw'r wybodaeth am y gell a newidiwyd ddiwethaf.

Sylwch. Mae'r fformiwlâu Cell yn dal y newid diweddaraf sydd wedi'i wneud i unrhyw lyfr gwaith agored . Os gwnaed y newid i lyfr gwaith gwahanol, bydd enw'r llyfr gwaith hwnnw'n cael ei arddangos fel y dangosir yn y sgrin isod:

Dyma sut rydych chi'n olrhain newidiadau yn Excel. Diolch i chi am ddarllen a gobeithio eich gweld ar ein blog wythnos nesaf!