บทช่วยสอนแสดงวิธีติดตามการเปลี่ยนแปลงใน Excel: เน้นการเปลี่ยนแปลงบนหน้าจอ แสดงรายการการเปลี่ยนแปลงในชีตแยกต่างหาก ยอมรับและปฏิเสธการเปลี่ยนแปลง ตลอดจนตรวจสอบเซลล์ที่เปลี่ยนแปลงล่าสุด

เมื่อทำงานร่วมกันในสมุดงาน Excel คุณอาจต้องการติดตามการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นกับสมุดงาน สิ่งนี้อาจมีประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อเอกสารใกล้เสร็จแล้วและทีมของคุณกำลังแก้ไขขั้นสุดท้าย

ในสำเนาที่พิมพ์ออกมา คุณสามารถใช้ปากกาสีแดงเพื่อทำเครื่องหมายแก้ไข ในไฟล์ Excel คุณสามารถตรวจทาน ยอมรับ หรือปฏิเสธการเปลี่ยนแปลงทางอิเล็กทรอนิกส์ได้โดยใช้คุณลักษณะติดตามการเปลี่ยนแปลงที่ออกแบบมาโดยเฉพาะ นอกจากนี้ คุณสามารถตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงล่าสุดได้โดยใช้หน้าต่างเฝ้าดู

ติดตามการเปลี่ยนแปลงของ Excel - พื้นฐาน

เมื่อใช้การติดตามการเปลี่ยนแปลงในตัวใน Excel คุณจะ สามารถตรวจสอบการแก้ไขของคุณได้โดยตรงในเวิร์กชีตที่แก้ไขแล้วหรือในชีตแยกต่างหาก จากนั้นจึงยอมรับหรือปฏิเสธการเปลี่ยนแปลงทีละรายการหรือการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดพร้อมกัน ในการใช้คุณลักษณะการติดตามของ Excel อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด มีบางจุดที่คุณต้องจดจำ

1. ติดตามการเปลี่ยนแปลงใช้ได้เฉพาะในสมุดงานที่ใช้ร่วมกัน

ติดตามการเปลี่ยนแปลงของ Excel ใช้งานได้เฉพาะในสมุดงานที่ใช้ร่วมกัน ดังนั้น เมื่อใดก็ตามที่คุณเปิดการติดตามใน Excel สมุดงานจะถูกแชร์ หมายความว่าผู้ใช้หลายคนสามารถแก้ไขพร้อมกันได้ ฟังดูดี แต่การแชร์ไฟล์ก็มีข้อเสียเช่นกัน คุณสมบัติบางอย่างของ Excel ไม่ใช่ทั้งหมดได้รับการสนับสนุนอย่างเต็มที่ในสมุดงานที่ใช้ร่วมกัน รวมถึงการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข การตรวจสอบข้อมูล การเรียงลำดับและการกรองตามรูปแบบ การผสานเซลล์ เป็นต้น สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม โปรดดูบทช่วยสอนสมุดงานที่ใช้ร่วมกันของ Excel

2. ไม่สามารถใช้ติดตามการเปลี่ยนแปลงในสมุดงานที่มีตาราง

หากไม่มีปุ่มติดตามการเปลี่ยนแปลง (เป็นสีเทา) ใน Excel เป็นไปได้มากว่าสมุดงานของคุณมีตารางหรือแมป XML ตั้งแต่หนึ่งตารางขึ้นไป ซึ่งไม่รองรับในการแชร์ สมุดงาน ในกรณีนั้น ให้แปลงตารางเป็นช่วงและนำแมป XML ออก

3. เป็นไปไม่ได้ที่จะเลิกทำการเปลี่ยนแปลงใน Excel

ใน Microsoft Excel คุณไม่สามารถย้อนเวลากลับแผ่นงานด้วยการเลิกทำการเปลี่ยนแปลงเหมือนที่คุณทำใน Microsoft Word ติดตามการเปลี่ยนแปลงของ Excel ค่อนข้างเป็นไฟล์บันทึกที่บันทึกข้อมูลเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงที่ทำกับสมุดงาน คุณสามารถตรวจทานการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้นได้ด้วยตนเอง และเลือกว่าจะเก็บรายการใดและรายการใดที่จะลบล้าง

4. การเปลี่ยนแปลงบางรายการไม่ได้ถูกติดตามใน Excel

Excel ไม่ได้ติดตามทุกการเปลี่ยนแปลง การแก้ไขใดๆ ที่คุณทำกับค่าในเซลล์จะถูกติดตาม แต่การเปลี่ยนแปลงอื่นๆ เช่น การจัดรูปแบบ การซ่อน/เลิกซ่อนแถวและคอลัมน์ การคำนวณสูตรใหม่จะไม่ถูกติดตาม

5. ประวัติการเปลี่ยนแปลงจะถูกเก็บไว้เป็นเวลา 30 วันโดยค่าเริ่มต้น

ตามค่าเริ่มต้น Excel จะเก็บประวัติการเปลี่ยนแปลงเป็นเวลา 30 วัน หากคุณเปิดสมุดงานที่แก้ไข เช่น ใน 40 วัน คุณจะเห็นประวัติการเปลี่ยนแปลงสำหรับทั้ง 40 วัน แต่จนกว่าคุณจะปิดสมุดงาน หลังจากปิดสมุดงาน การเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่เก่ากว่า 30 วันจะหายไป อย่างไรก็ตาม คุณสามารถเปลี่ยนจำนวนวันในการเก็บประวัติการเปลี่ยนแปลงได้

วิธีติดตามการเปลี่ยนแปลงใน Excel

เมื่อคุณทราบข้อมูลพื้นฐานของ Excel Track Changes แล้ว เรามาพูดถึงวิธีเปิดใช้งาน และใช้คุณลักษณะนี้ในแผ่นงานของคุณ

เปิดใช้คุณลักษณะการติดตามการเปลี่ยนแปลงของ Excel

หากต้องการดูการเปลี่ยนแปลงที่ทำกับสมุดงานที่กำหนดโดยคุณหรือผู้ใช้รายอื่น ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

1. บนแท็บ ตรวจทาน ในกลุ่ม การเปลี่ยนแปลง คลิกปุ่ม ติดตามการเปลี่ยนแปลง จากนั้นเลือก เน้นการเปลี่ยนแปลง... .

   

2. ในกล่องโต้ตอบ เน้นการเปลี่ยนแปลง ให้ทำดังนี้:
   • ทำเครื่องหมายในช่อง ติดตามการเปลี่ยนแปลงขณะแก้ไข . นอกจากนี้ยังแชร์สมุดงานของคุณด้วย กล่อง
   • ภายใต้ เน้นที่การเปลี่ยนแปลง ให้เลือกช่วงเวลาที่ต้องการในกล่อง เมื่อ และการเปลี่ยนแปลงที่คุณต้องการดู ในช่อง ใคร (ภาพหน้าจอด้านล่างแสดงการตั้งค่าเริ่มต้น)
   • เลือกตัวเลือก เน้นการเปลี่ยนแปลงบนหน้าจอ
   • คลิก ตกลง .

   

3. หากได้รับแจ้ง ให้อนุญาตให้ Excel บันทึกสมุดงานของคุณ เท่านี้ก็เสร็จเรียบร้อย!

Excel จะเน้นการแก้ไขโดยผู้ใช้ที่แตกต่างกันในสีต่างๆ ดังแสดงในส่วนถัดไป การเปลี่ยนแปลงใหม่ๆ จะถูกเน้นในขณะที่คุณพิมพ์

เคล็ดลับ หากคุณเปิดใช้งานการติดตามการเปลี่ยนแปลงของ Excel ในสมุดงานที่ใช้ร่วมกัน(ซึ่งระบุด้วยคำว่า [แชร์] ต่อท้ายชื่อสมุดงาน) รายการการเปลี่ยนแปลงในแผ่นงานใหม่ ก็จะสามารถใช้ได้เช่นกัน คุณสามารถเลือกช่องนี้ได้เช่นกันเพื่อดูรายละเอียดทั้งหมดเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงแต่ละรายการในแผ่นงานแยกต่างหาก

เน้นการเปลี่ยนแปลงบนหน้าจอ

เมื่อเลือก เน้นการเปลี่ยนแปลงบนหน้าจอ Microsoft Excel จะแรเงาตัวอักษรประจำคอลัมน์และหมายเลขแถวที่มีการเปลี่ยนแปลงเป็นสีแดงเข้ม ที่ระดับเซลล์ การแก้ไขจากผู้ใช้ที่แตกต่างกันจะถูกทำเครื่องหมายด้วยสีต่างๆ - เส้นขอบเซลล์ที่มีสีและสามเหลี่ยมเล็กๆ ที่มุมซ้ายบน หากต้องการข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงเฉพาะ ให้วางเมาส์เหนือเซลล์:

ดูประวัติการเปลี่ยนแปลงที่ติดตามในชีตแยกต่างหาก

นอกเหนือจากการเน้นการเปลี่ยนแปลงบนหน้าจอ คุณยังสามารถดูรายการการเปลี่ยนแปลงในแผ่นงานแยกต่างหาก หากต้องการดำเนินการ ให้ทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

1. แชร์สมุดงาน

   สำหรับสิ่งนี้ ไปที่กลุ่ม ทบทวน > การเปลี่ยนแปลง คลิกปุ่ม แบ่งปันสมุดงาน จากนั้นเลือก อนุญาตการเปลี่ยนแปลงตาม ผู้ใช้มากกว่าหนึ่งรายพร้อมกัน กล่องกาเครื่องหมาย สำหรับขั้นตอนโดยละเอียดเพิ่มเติม โปรดดูวิธีแชร์สมุดงานใน Excel

2. เปิดคุณลักษณะการติดตามการเปลี่ยนแปลงของ Excel ( ตรวจทาน > ติดตามการเปลี่ยนแปลง > ; เน้นการเปลี่ยนแปลง ).
3. ในหน้าต่างโต้ตอบ เน้นการเปลี่ยนแปลง ให้กำหนดค่ากล่อง เน้นที่การเปลี่ยนแปลง (ภาพหน้าจอด้านล่างแสดงการตั้งค่าที่แนะนำ) เลือกกล่อง แสดงรายการการเปลี่ยนแปลงในแผ่นงานใหม่ แล้วคลิก ตกลง

นี่จะแสดงรายการการเปลี่ยนแปลงที่ติดตามทั้งหมดบน แผ่นงานใหม่ที่เรียกว่าแผ่นงาน ประวัติ ซึ่งแสดงรายละเอียดมากมายเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงแต่ละครั้ง รวมถึงเวลาที่ทำ ใครเป็นคนทำ ข้อมูลใดบ้างที่เปลี่ยนแปลง การเปลี่ยนแปลงนั้นถูกเก็บไว้หรือไม่

การเปลี่ยนแปลงที่ขัดแย้งกัน (เช่น การเปลี่ยนแปลงต่างๆ ที่ทำกับเซลล์เดียวกันโดยผู้ใช้ที่แตกต่างกัน) ที่เก็บไว้จะมี ชนะ ในคอลัมน์ ประเภทการกระทำ ตัวเลขในคอลัมน์ การกระทำที่แพ้ หมายถึง ตัวเลขการกระทำ ที่สอดคล้องกัน โดยมีข้อมูลเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงที่ขัดแย้งกันซึ่งถูกแทนที่ ตัวอย่างเช่น โปรดดูการกระทำหมายเลข 5 (ชนะ) และการกระทำหมายเลข 2 (แพ้) ในภาพหน้าจอด้านล่าง:

เคล็ดลับและหมายเหตุ:

1. แผ่นงานประวัติจะแสดงเฉพาะ การเปลี่ยนแปลงที่บันทึกไว้ ดังนั้นโปรดบันทึกงานล่าสุดของคุณ (Ctrl + S) ก่อนที่จะใช้ตัวเลือกนี้
2. หากประวัติ แผ่นงานไม่แสดงรายการ การเปลี่ยนแปลงทั้งหมด ที่ทำกับสมุดงาน เลือก ทั้งหมด ในช่อง เมื่อ จากนั้นล้างกล่อง ใคร และช่องทำเครื่องหมาย ตำแหน่งที่
3. หากต้องการ ลบ แผ่นงานประวัติออกจากสมุดงานของคุณ ให้บันทึกสมุดงานอีกครั้งหรือยกเลิกการเลือก แสดงรายการการเปลี่ยนแปลงในแผ่นงานใหม่ ช่องในหน้าต่างโต้ตอบ เน้นการเปลี่ยนแปลง
4. ถ้าคุณต้องการให้แทร็กการเปลี่ยนแปลงของ Excel ดูเช่นเดียวกับการเปลี่ยนแปลงแทร็กของ Word เช่น ค่าที่ถูกลบซึ่งจัดรูปแบบด้วย ขีดฆ่า คุณสามารถใช้มาโครนี้ที่โพสต์ในบล็อก Microsoft Excel Support Team

ยอมรับหรือปฏิเสธการเปลี่ยนแปลง

หากต้องการยอมรับหรือปฏิเสธการเปลี่ยนแปลงที่ทำโดยผู้ใช้ที่แตกต่างกัน ให้ไปที่กลุ่ม ตรวจสอบ > การเปลี่ยนแปลง แล้วคลิก ติดตามการเปลี่ยนแปลง > ยอมรับ/ ปฏิเสธการเปลี่ยนแปลง .

ในกล่องโต้ตอบ เลือกการเปลี่ยนแปลงเป็นยอมรับหรือปฏิเสธ กำหนดค่าตัวเลือกต่อไปนี้ จากนั้นคลิก ตกลง :

• ในรายการ เมื่อ เลือก ยังไม่ได้ตรวจทาน หรือ ตั้งแต่วันที่ .
• ในรายการ ใคร เลือกผู้ใช้ที่คุณต้องการตรวจสอบการเปลี่ยนแปลง ( ทุกคน , ทุกคนยกเว้นฉัน หรือ ผู้ใช้ที่ระบุ) .
• ล้างช่อง ตำแหน่งที่

Excel จะแสดงการเปลี่ยนแปลงทีละรายการ และคุณคลิก ยอมรับ หรือ ปฏิเสธ เพื่อเก็บหรือยกเลิกการเปลี่ยนแปลงทีละรายการ

หากมีการแก้ไขหลายรายการในเซลล์ที่กำหนด คุณจะ ก ถามว่าคุณต้องการเก็บการเปลี่ยนแปลงใด:

หรืออีกวิธีหนึ่ง คุณสามารถคลิก ยอมรับทั้งหมด หรือ ปฏิเสธทั้งหมด เพื่ออนุมัติหรือ ยกเลิกการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดในครั้งเดียว

หมายเหตุ แม้ว่าหลังจากยอมรับหรือปฏิเสธการเปลี่ยนแปลงที่ติดตามแล้ว การเปลี่ยนแปลงเหล่านั้นจะยังคงถูกเน้นในสมุดงานของคุณ หากต้องการลบออกทั้งหมด ให้ปิดการติดตามการเปลี่ยนแปลงใน Excel

กำหนดระยะเวลาที่จะเก็บประวัติการเปลี่ยนแปลง

โดยตามค่าเริ่มต้น Excel จะเก็บประวัติการเปลี่ยนแปลงเป็นเวลา 30 วัน และจะลบการเปลี่ยนแปลงที่เก่ากว่าอย่างถาวร หากต้องการเก็บประวัติการเปลี่ยนแปลงเป็นระยะเวลานาน ให้ดำเนินการตามขั้นตอนต่อไปนี้:

1. ในแท็บ ตรวจสอบ ในกลุ่ม การเปลี่ยนแปลง ให้คลิก แบ่งปัน สมุดงาน ปุ่ม
2. ในหน้าต่างโต้ตอบ แบ่งปันสมุดงาน ให้เปลี่ยนไปที่แท็บ ขั้นสูง ป้อนจำนวนวันที่ต้องการในช่องถัดจาก เก็บประวัติการเปลี่ยนแปลงสำหรับ และคลิก ตกลง .

วิธีปิดการติดตามการเปลี่ยนแปลงใน Excel

เมื่อคุณไม่ต้องการให้เน้นการเปลี่ยนแปลงในสมุดงานอีกต่อไป ให้ปิดตัวเลือกติดตามการเปลี่ยนแปลงของ Excel มีวิธีการดังนี้:

1. ในแท็บ ตรวจสอบ ในกลุ่ม การเปลี่ยนแปลง ให้คลิก ติดตามการเปลี่ยนแปลง > เน้นการเปลี่ยนแปลง .
2. ในกล่องโต้ตอบ เน้นการเปลี่ยนแปลง ให้ล้างกล่องโต้ตอบ ติดตามการเปลี่ยนแปลงขณะแก้ไข นอกจากนี้ยังแชร์เวิร์กบุ๊กของคุณ กล่องกาเครื่องหมาย

หมายเหตุ การปิดการติดตามการเปลี่ยนแปลงใน Excel จะลบประวัติการเปลี่ยนแปลงอย่างถาวร ในการเก็บข้อมูลนั้นไว้ใช้อ้างอิงเพิ่มเติม คุณสามารถแสดงรายการการเปลี่ยนแปลงในแผ่นงานใหม่ จากนั้นคัดลอกแผ่นงานประวัติไปยังสมุดงานอื่นและบันทึกสมุดงานนั้น

วิธีติดตามเซลล์ที่เปลี่ยนแปลงล่าสุดใน Excel

ในบางสถานการณ์ คุณอาจไม่ต้องการดูการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดที่ทำกับสมุดงาน แต่ต้องการดูเฉพาะการแก้ไขล่าสุดเท่านั้น ซึ่งสามารถทำได้โดยใช้ฟังก์ชัน CELL ร่วมกับนาฬิกาคุณลักษณะของหน้าต่าง

อย่างที่คุณทราบ ฟังก์ชันเซลล์ใน Excel ได้รับการออกแบบมาเพื่อดึงข้อมูลเกี่ยวกับเซลล์:

อาร์กิวเมนต์ info_type ระบุว่าข้อมูลประเภทใด ที่คุณต้องการส่งคืน เช่น ค่าเซลล์ ที่อยู่ การจัดรูปแบบ ฯลฯ โดยรวมแล้ว มีข้อมูล 12 ประเภท แต่สำหรับงานนี้ เราจะใช้เพียงสองประเภท:

• เนื้อหา - เพื่อรับค่าของเซลล์
• ที่อยู่ - เพื่อรับที่อยู่ของเซลล์

หรือคุณสามารถใช้ประเภทอื่นเพื่อดึงข้อมูลเพิ่มเติม ข้อมูล ตัวอย่างเช่น:

• Col - เพื่อรับหมายเลขคอลัมน์ของเซลล์
• Row - เพื่อรับหมายเลขแถว ของเซลล์
• ชื่อไฟล์ - เพื่อแสดงเส้นทางของชื่อไฟล์ที่มีเซลล์ที่สนใจ

โดยละเว้น การอ้างอิง อาร์กิวเมนต์ คุณสั่งให้ Excel ส่งกลับข้อมูลเกี่ยวกับเซลล์ที่เปลี่ยนแปลงล่าสุด

เมื่อสร้างข้อมูลพื้นหลังแล้ว ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้เพื่อติดตามลาส t เปลี่ยนเซลล์ในสมุดงานของคุณ:

1. ป้อนสูตรด้านล่างในเซลล์ว่างใดๆ:

   =CELL("address")

   =CELL("contents")

   ชอบที่แสดงในภาพหน้าจอด้านล่าง สูตรต่างๆ จะแสดงที่อยู่และค่าปัจจุบันของเซลล์ล่าสุดที่เปลี่ยนแปลง:

   

   ดีมาก แต่จะทำอย่างไรถ้าคุณย้ายออกจากแผ่นงานด้วยสูตรเซลล์ของคุณ เพื่อให้สามารถตรวจสอบการเปลี่ยนแปลงล่าสุดจากแผ่นงานที่คุณมีที่เปิดอยู่ ให้เพิ่มเซลล์สูตรไปที่หน้าต่างเฝ้าดู Excel

2. เพิ่มเซลล์สูตรไปที่หน้าต่างเฝ้าดู:
   • เลือกเซลล์ที่คุณเพิ่งป้อนสูตรเซลล์
   • ไปที่แท็บ สูตร > กลุ่มการตรวจสอบสูตร แล้วคลิกปุ่ม ดูหน้าต่าง
   • ใน ดู หน้าต่าง คลิก เพิ่มนาฬิกา... .
   • หน้าต่าง เพิ่มนาฬิกา ขนาดเล็กจะปรากฏขึ้นพร้อมกับ เพิ่มการอ้างอิงเซลล์แล้ว และคุณคลิกปุ่ม เพิ่ม

ซึ่งเป็นการวางเซลล์สูตรลงใน Watch หน้าต่าง. คุณสามารถย้ายหรือเทียบชิดแถบเครื่องมือ Watch Window ได้ทุกที่ที่คุณต้องการ เช่น ที่ด้านบนของแผ่นงาน และตอนนี้ ไม่ว่าเวิร์กชีตหรือสมุดงานใดก็ตามที่คุณนำทางไป ข้อมูลเกี่ยวกับเซลล์ที่เปลี่ยนแปลงล่าสุดก็อยู่ห่างออกไปเพียงแวบเดียว

หมายเหตุ สูตรเซลล์จับการเปลี่ยนแปลงล่าสุดที่ทำกับ สมุดงานที่เปิดอยู่ หากมีการเปลี่ยนแปลงสมุดงานอื่น ชื่อของสมุดงานนั้นจะแสดงดังที่แสดงในภาพหน้าจอด้านล่าง:

นี่คือวิธีที่คุณติดตามการเปลี่ยนแปลงใน Excel ฉันขอขอบคุณที่อ่านและหวังว่าจะได้พบคุณในบล็อกของเราในสัปดาห์หน้า!