Kennslan sýnir hvernig á að fylgjast með breytingum í Excel: auðkenna breytingar á skjánum, skrá breytingar á sérstakt blaði, samþykkja og hafna breytingum, auk þess að fylgjast með síðasta breyttu reit.

Þegar unnið er að Excel vinnubók gætirðu viljað halda utan um þær breytingar sem hafa verið gerðar á henni. Þetta gæti verið sérstaklega gagnlegt þegar skjalið er næstum tilbúið og teymið þitt er að gera síðustu endurskoðun.

Á prentuðu eintaki gætirðu notað rauðan penna til að merkja breytingar. Í Excel skrá er hægt að skoða, samþykkja eða hafna breytingum rafrænt með því að nota eiginleikann Track Changes sem er sérstaklega hannaður fyrir það. Ennfremur geturðu fylgst með nýjustu breytingunum með því að nota vaktgluggann.

Excel Track Changes - the basics

Með því að nota innbyggðu Track Changes í Excel, þú getur auðveldlega skoðað breytingarnar þínar beint á breytta vinnublaðinu eða á sérstöku blaði og síðan samþykkt eða hafnað hverri breytingu fyrir sig eða allar breytingar í einu. Til að nota Excel-rakningareiginleikann sem best eru nokkrir punktar sem þú ættir að muna.

1. Track Changes er aðeins fáanlegt í sameiginlegum vinnubókum

Excel's Track Changes virkar aðeins í sameiginlegum vinnubókum. Svo, alltaf þegar þú kveikir á rakningu í Excel, verður vinnubókinni deilt, sem þýðir að margir notendur geta gert breytingar sínar samtímis. Það hljómar vel, en að deila skrá hefur líka sína galla. Það eru ekki allir Excel eiginleikarfullkomlega studd í samnýttum vinnubókum, þar með talið skilyrt snið, sannprófun gagna, flokkun og síun eftir sniði, sameining frumna, svo eitthvað sé nefnt. Fyrir frekari upplýsingar, vinsamlegast skoðaðu kennslubók okkar um sameiginlega Excel vinnubók.

2. Ekki er hægt að nota Track Changes í vinnubókum sem innihalda töflur

Ef hnappurinn Track Changes er ekki tiltækur (grár út) í Excel, þá inniheldur vinnubókin þín líklega eina eða fleiri töflur eða XML kort, sem eru ekki studd í samnýttum vinnubækur. Í því tilviki skaltu breyta töflunum þínum í svið og fjarlægja XML kort.

3. Það er ekki hægt að afturkalla breytingar í Excel

Í Microsoft Excel geturðu ekki snúið vinnublaðinu aftur í tímann með því að afturkalla breytingar eins og þú getur gert í Microsoft Word. Excel's Track Changes er frekar annálsskrá sem skráir upplýsingar um breytingar sem gerðar eru á vinnubók. Þú getur handvirkt farið yfir þessar breytingar og valið hverjar á að halda og hverjar á að hnekkja.

4. Ekki eru allar breytingar raktar í Excel

Excel rekur ekki hverja einustu breytingu. Allar breytingar sem þú gerir á hólfsgildum eru raktar, en sumar aðrar breytingar eins og snið, fela/birta línur og dálka, endurútreikningar formúlu eru það ekki.

5. Breytingaferli er sjálfgefið geymt í 30 daga

Sjálfgefið er að Excel geymir breytingasöguna í 30 daga. Ef þú opnar breytta vinnubók, td eftir 40 daga, muntu sjá breytingarferilinn fyrir alla 40 dagana, en aðeins þar til þúloka vinnubókinni. Eftir að vinnubókinni hefur verið lokað munu allar breytingar sem eru eldri en 30 dagar hverfa. Hins vegar er hægt að breyta fjölda daga til að halda breytingaferli.

Hvernig á að fylgjast með breytingum í Excel

Nú þegar þú veist grunnatriði Excel Track Changes, skulum við tala um hvernig á að virkja og notaðu þennan eiginleika í vinnublöðunum þínum.

Kveiktu á eiginleika Excel Track Changes

Til að skoða breytingarnar sem þú eða aðrir notendur hafa gert á tiltekinni vinnubók skaltu framkvæma þessi skref:

1. Á flipanum Skoða , í hópnum Breytingar , smelltu á hnappinn Rekja breytingar og velur síðan Auðkenndu breytingar... .

   

2. Í Auðkenndu breytingar svarglugganum skaltu gera eftirfarandi:
   • Athugaðu Taktu breytingar á meðan verið er að breyta . Þetta deilir líka vinnubókinni þinni. kassi
   • Undir Auðkenndu hvaða breytingar skaltu velja þann tíma sem þú vilt í reitnum Hvenær og hvers breytingar þú vilt sjá í Hver reitnum (skjámyndin hér að neðan sýnir sjálfgefnar stillingar).
   • Veldu Auðveldu breytingar á skjá valkostinum.
   • Smelltu á OK .

   

3. Ef beðið er um það skaltu leyfa Excel að vista vinnubókina þína og þú ert búinn!

Excel mun auðkenna breytingar eftir mismunandi notendur í mismunandi litum eins og sýnt er í næsta kafla. Allar nýjar breytingar verða auðkenndar þegar þú skrifar.

Ábending. Ef þú ert að virkja Excel Track breytingar í sameiginlegri vinnubók(sem er gefið til kynna með orðinu [Shared] sem er bætt við nafn vinnubókarinnar), listansbreytingar á nýju blaði verða einnig tiltækar. Þú getur valið þennan reit líka til að skoða allar upplýsingar um hverja breytingu á sérstöku blaði.

Auðkenna breytingar á skjánum

Með Auðkenna breytingar á skjánum valið, skyggir Microsoft Excel dálkstöfina og línunúmer þar sem breytingar voru gerðar í dökkrauðum lit. Á hólfastigi eru breytingar frá mismunandi notendum merktar í mismunandi litum - lituðum hólfarammi og lítill þríhyrningur í efra vinstra horninu. Til að fá frekari upplýsingar um tiltekna breytingu skaltu bara færa bendilinn yfir reitinn:

Skoða rakinn breytingaferil á sérstöku blaði

Fyrir utan að auðkenna breytingar á skjánum , þú getur líka skoðað lista yfir breytingar á sérstöku blaði. Til að gera það skaltu framkvæma þessi skref:

1. Deildu vinnubók.

   Til þess skaltu fara í flipann Skoða > Breytingar hópnum, smella á hnappinn Deila vinnubók og velja síðan Leyfa breytingar með fleiri en einn notandi á sama tíma gátreitinn. Fyrir ítarlegri skref, vinsamlegast sjáðu Hvernig á að deila vinnubók í Excel.

2. Kveiktu á eiginleikanum Excel Track Changes ( Skoða > Rekja breytingar > ; Auðkenna breytingar ).
3. Í glugganum Auðkenna breytingar skaltu stilla Auðkenna sem breytir reitina (skjámyndin hér að neðan sýnirráðlagðar stillingar), veldu Listaðu breytingar á nýju blaði og smelltu á OK.

Þetta mun skrá allar raktar breytingar á a nýtt vinnublað, kallað Saga blaðið, sem sýnir margar upplýsingar um hverja breytingu, þar á meðal hvenær hún var gerð, hver gerði hana, hvaða gögnum var breytt, hvort breytingin var geymd eða ekki.

breytingarnar sem stangast á (þ.e. mismunandi breytingar gerðar á sama hólfinu af mismunandi notendum) sem voru geymdar hafa Vunnið í Aðgerðartegund dálknum. Tölurnar í Tapandi aðgerð dálkinum vísa til samsvarandi aðgerðanúmera með upplýsingum um misvísandi breytingar sem voru hnekkt. Sem dæmi, vinsamlegast sjáðu aðgerð númer 5 (Vinn) og aðgerð númer 2 (Tapað) á skjámyndinni hér að neðan:

Ábendingar og athugasemdir:

1. Sögublaðið sýnir aðeins vistaðar breytingar , svo vertu viss um að vista nýleg verk þín (Ctrl + S) áður en þú notar þennan valkost.
2. Ef Saga blaðið sýnir ekki allar breytingar sem hafa verið gerðar á vinnubókinni, veldu Allt í Hvenær reitnum og hreinsaðu síðan Hver og Hvar gátreitina.
3. Til að fjarlægja Saga vinnublaðið úr vinnubókinni skaltu annaðhvort vista vinnubókina aftur eða taka hakið úr Lista breytingar á nýju blaði reiturinn í glugganum Auðkenna breytingar .
4. Ef þú vilt að lagabreytingar í Excel líti úteins og breytingar á lagabreytingum í Word, þ.e. eyddum gildum sem eru sniðin með strikinu , geturðu notað þetta fjölva sem birt er á bloggsíðu Microsoft Excel Support Team.

Samþykkja eða hafna breytingum

Til að samþykkja eða hafna breytingum gerðar af mismunandi notendum, farðu í flipann Skoða > Breytingar og smelltu á Rekja breytingar > Samþykkja/ Hafna breytingum .

Í Veldu breytingar til að samþykkja eða hafna glugganum skaltu stilla eftirfarandi valkosti og smella síðan á Í lagi :

• Í listanum Hvenær skaltu velja annað hvort Ekki enn skoðað eða Síðan dagsetningu .
• Í listanum Hver skaltu velja notandann sem þú vilt skoða breytingar á ( Allir , Allir nema ég eða tiltekinn notandi) .
• Hreinsaðu Hvar reitinn.

Excel mun sýna þér breytingarnar eina í einu og þú smellir á Samþykkja eða Hafna til að halda eða hætta við hverja breytingu fyrir sig.

Ef nokkrar breytingar voru gerðar á tilteknum reit, verður þú a skipulögðu hvaða af breytingunum þú vilt halda:

Að öðrum kosti geturðu smellt á Samþykkja allar eða Hafna öllum til að samþykkja eða hætta við allar breytingar í einu lagi.

Athugið. Jafnvel eftir að hafa samþykkt eða hafnað raknum breytingum verða þær samt auðkenndar í vinnubókinni þinni. Til að fjarlægja þær alveg skaltu slökkva á rekja breytingar í Excel.

Stilltu hversu lengi á að geyma breytingarferil

Eftir þvísjálfgefið, Excel geymir breytingarferilinn í 30 daga og eyðir öllum eldri breytingum varanlega. Til að halda breytingaferli í lengri tíma skaltu framkvæma þessi skref:

1. Á flipanum Skoða , í hópnum Breytingar , smelltu á Deila Hnappurinn Vinnubók .
2. Í glugganum Deila vinnubók skaltu skipta yfir í flipann Ítarlegt , slá inn þann fjölda daga sem þú vilt í reitinn við hliðina á Haltu breytingaferli fyrir og smelltu á Í lagi .

Hvernig á að slökkva á rekja breytingar í Excel

Þegar þú vilt ekki lengur að breytingar séu auðkenndar í vinnubókinni þinni skaltu slökkva á valkostinum fyrir Excel Track Changes. Svona er það:

1. Á flipanum Skoða , í hópnum Breytingar , smelltu á Rekja breytingar > Auðkenna breytingar .
2. Í glugganum Auðkenna breytingar , hreinsaðu Rekja breytingar á meðan verið er að breyta. Þetta deilir einnig vinnubókinni þinni gátreitnum.

Athugið. Ef slökkt er á breytingarakningu í Excel er breytingaferlinum eytt varanlega. Til að geyma þessar upplýsingar til frekari viðmiðunar geturðu skráð breytingar á nýju blaði, afritað síðan sögublaðið í aðra vinnubók og vistað þá vinnubók.

Hvernig á að rekja síðast breytta reit í Excel

Í sumum tilfellum gætirðu ekki viljað skoða allar breytingar sem gerðar voru á vinnubók, heldur aðeins til að fylgjast með síðustu breytingunni. Þetta er hægt að gera með því að nota CELL aðgerðina ásamt úrinuGluggaeiginleiki.

Eins og þú veist líklega er CELL aðgerðin í Excel hönnuð til að sækja upplýsingar um hólf:

Upplýsingagerð tilgreinir hvers konar upplýsingar þú vilt skila eins og hólfsgildi, heimilisfangi, sniði osfrv. Á heildina litið eru 12 upplýsingategundir tiltækar, en fyrir þetta verkefni munum við nota aðeins tvær þeirra:

• Efni - til að sækja gildi hólfsins.
• Heimilisfang - til að fá heimilisfang hólfsins.

Valfrjálst geturðu notað annað í gerðir til að sækja viðbótar upplýsingar, til dæmis:

• Col - til að fá dálknúmer reitsins.
• Row - til að fá línunúmerið hólfsins.
• Skráarnafn - til að sýna slóð skráarnafnsins sem inniheldur reitinn sem áhugi er fyrir.

Með því að sleppa tilvísuninni rök, þú gefur Excel fyrirmæli um að skila upplýsingum um síðasta breytta reitinn.

Með bakgrunnsupplýsingunum komið á framfæri skaltu framkvæma eftirfarandi skref til að fylgjast með t breytt hólf í vinnubókunum þínum:

1. Sláðu inn formúlurnar hér að neðan í hvaða tómu reiti sem er:

   =CELL("address")

   =CELL("contents")

   Eins og sýnt er á skjámyndinni hér að neðan, formúlur sýna heimilisfang og núverandi gildi síðasta reits sem breytt var:

   

   Það er frábært, en hvað ef þú fjarlægir blaðið með frumuformúlunum þínum? Til að geta fylgst með nýjustu breytingunum frá hvaða blaði sem þú ert meðsem er opinn, bættu formúlufrumunum við Excel vaktgluggann.

2. Bættu formúlufrumunum við vaktgluggann:
   • Veldu hólfin þar sem þú varst að slá inn frumuformúlurnar.
   • Farðu á Formúlur flipann > Formula Auditing hópnum og smelltu á Watch Window hnappinn.
   • Í
   • 1>Horfa gluggi , smelltu á Bæta við vakt... .
   • Lítill Bæta við vakt gluggi mun birtast, með frumutilvísunum þegar bætt við og þú smellir á hnappinn Bæta við .

Þetta setur formúlufrumurnar inn í Watch Gluggi. Þú getur fært eða fest tækjastikuna úr Watch Window hvert sem þú vilt, til dæmis efst á blaðinu. Og núna, hvaða vinnublað eða vinnubók sem þú ferð í, eru upplýsingarnar um síðasta breytta reitinn aðeins í burtu.

Athugið. Cell formúlurnar ná nýjustu breytingunni sem hefur verið gerð á hverri opinni vinnubók . Ef breytingin var gerð á annarri vinnubók mun nafn þeirrar vinnubókar birtast eins og sýnt er á skjámyndinni hér að neðan:

Svona fylgist þú með breytingum í Excel. Ég þakka þér fyrir lesturinn og sjáumst vonandi á blogginu okkar í næstu viku!