Ohjeessa näytetään, miten muutoksia seurataan Excelissä: korostetaan muutokset ruudulla, luetellaan muutokset erillisellä arkilla, hyväksytään ja hylätään muutokset sekä seurataan viimeksi muutettua solua.

Kun teet yhteistyötä Excel-työkirjan parissa, saatat haluta seurata siihen tehtyjä muutoksia. Tästä voi olla hyötyä erityisesti silloin, kun asiakirja on melkein valmis ja tiimisi tekee viimeisiä tarkistuksia.

Tulostetussa kopiossa voit käyttää punaista kynää muokkausten merkitsemiseen. Excel-tiedostossa voit tarkistaa, hyväksyä tai hylätä muutokset sähköisesti käyttämällä erityisesti sitä varten suunniteltua Track Changes -toimintoa. Lisäksi voit seurata viimeisimpiä muutoksia Watch Window -ikkunan avulla.

Excel Track Changes - perusteet

Käyttämällä Excelin sisäänrakennettua Muutosten seuranta -toimintoa voit helposti tarkastella muokkauksiasi suoraan muokatulla työarkilla tai erillisellä arkilla ja hyväksyä tai hylätä kunkin muutoksen erikseen tai kaikki muutokset kerrallaan. Jotta voit käyttää Excelin seurantaominaisuutta mahdollisimman tehokkaasti, sinun on muistettava muutama seikka.

1. Seuraa muutoksia on käytettävissä vain jaetuissa työkirjoissa.

Excelin muutosten seuranta toimii vain jaetuissa työkirjoissa. Kun otat seurannan käyttöön Excelissä, työkirjasta tulee jaettu, mikä tarkoittaa, että useat käyttäjät voivat tehdä muokkauksia samanaikaisesti. Kuulostaa hyvältä, mutta tiedoston jakamisessa on myös haittapuolensa. Kaikki Excelin ominaisuudet eivät ole täysin tuettuja jaetuissa työkirjoissa, mukaan lukien ehdollinen muotoilu, tietojen validointi, lajittelu ja suodatus muodon mukaan,solujen yhdistäminen, vain muutamia mainitakseni. Lisätietoja on Excelin jaetun työkirjan oppaassa.

2. Seuraa muutoksia ei voi käyttää työkirjoissa, jotka sisältävät taulukoita.

Jos Track Changes (Seuraa muutoksia) -painike ei ole käytettävissä (harmaana) Excelissäsi, työkirjasi sisältää todennäköisesti yhden tai useampia taulukoita tai XML-karttoja, joita ei tueta jaetuissa työkirjoissa. Tässä tapauksessa muunna taulukot alueiksi ja poista XML-kartat.

3. Excelissä ei voi peruuttaa muutoksia.

Microsoft Excelissä et voi palauttaa työarkkia ajassa taaksepäin peruuttamalla muutoksia, kuten Microsoft Wordissa. Excelin Track Changes on pikemminkin lokitiedosto, johon tallennetaan tietoja työkirjaan tehdyistä muutoksista. Voit tarkastella näitä muutoksia manuaalisesti ja valita, mitkä muutokset säilytetään ja mitkä kumotaan.

4. Kaikkia muutoksia ei seurata Excelissä.

Excel ei seuraa jokaista yksittäistä muutosta. Solujen arvoihin tehdyt muutokset seurataan, mutta joitakin muita muutoksia, kuten muotoilua, rivien ja sarakkeiden piilottamista tai piilottamatta jättämistä ja kaavojen uudelleenlaskentaa, ei seurata.

5. Muutoshistoriaa säilytetään oletusarvoisesti 30 päivää.

Oletusarvoisesti Excel säilyttää muutoshistoriaa 30 päivää. Jos avaat muokatun työkirjan esimerkiksi 40 päivän kuluttua, näet muutoshistorian kaikilta 40 päivältä, mutta vain siihen asti, kunnes suljet työkirjan. Kun työkirja on suljettu, kaikki 30 päivää vanhemmat muutokset ovat poissa. Muutoshistorian säilyttämispäivien määrää on kuitenkin mahdollista muuttaa.

Muutosten seuranta Excelissä

Nyt kun tunnet Excelin muutosten jäljittämisen perusteet, kerrotaan, miten voit ottaa tämän ominaisuuden käyttöön ja käyttää sitä työarkkeissasi.

Ota Excelin Track Changes -toiminto käyttöön

Voit tarkastella sinun tai muiden käyttäjien tiettyyn työkirjaan tekemiä muutoksia seuraavasti:

1. On Arvostelu välilehdellä, kohdassa Muutokset ryhmää, napsauta Seuraa muutoksia ja valitse sitten Korosta muutokset... .

   

2. Vuonna Korosta muutokset valintaikkunassa, toimi seuraavasti:
   • Tarkista Seuraa muutoksia muokkauksen aikana. Tämä jakaa myös työkirjan. laatikko
   • osoitteessa Korosta, mitkä muutokset , valitse haluamasi ajanjakso kohdassa Kun laatikko, ja jonka muutokset haluat nähdä ikkunassa Kuka ruutuun (alla olevassa kuvakaappauksessa näkyvät oletusasetukset).
   • Valitse Korosta muutokset näytöllä vaihtoehto.
   • Klikkaa OK .

   

3. Anna Excelin tallentaa työkirjasi, jos sitä pyydetään, ja olet valmis!

Excel korostaa eri käyttäjien tekemät muokkaukset eri väreillä, kuten seuraavassa kohdassa on esitetty. Kaikki uudet muutokset korostuvat kirjoittaessasi.

Vihje. Jos otat Excelin muutosten seurannan käyttöön jaetussa työkirjassa (joka näkyy työkirjan nimeen liitetyllä sanalla [Jaettu]), näytössä näkyy Luettele muutokset uudelle arkille Voit valita myös tämän laatikon, jos haluat nähdä kaikki tiedot kustakin muutoksesta erillisellä lehdellä.

Korosta muutokset näytöllä

Osoitteessa Korosta muutokset näytöllä valittuna, Microsoft Excel varjostaa sarakekirjaimet ja rivinumerot, joissa muutokset on tehty, tummanpunaisella värillä. Solutasolla eri käyttäjien tekemät muokkaukset on merkitty eri väreillä - värillisellä solun reunalla ja pienellä kolmiolla vasemmassa yläkulmassa. Jos haluat lisätietoja tietystä muutoksesta, vie hiiren kursori solun päälle:

Tarkastele seurattujen muutosten historiaa erillisellä lehdellä

Sen lisäksi, että voit korostaa muutokset näytöllä, voit myös tarkastella luetteloa muutoksista erillisellä arkilla. Voit tehdä sen seuraavasti. Suorita seuraavat vaiheet:

1. Jaa työkirja.

   Mene tätä varten osoitteeseen Arvostelu tab> Muutokset ryhmää, napsauta Jaa työkirja painiketta ja valitse sitten Sallia muutokset useammalle kuin yhdelle käyttäjälle samanaikaisesti. Tarkempia ohjeita on kohdassa Työkirjan jakaminen Excelissä.

2. Ota käyttöön Excelin Track Changes -toiminto ( Arvostelu > Seuraa muutoksia > Korosta muutokset ).
3. Vuonna Korosta muutokset ikkunassa, määritä Korosta, mitkä muutokset laatikot (alla olevassa kuvakaappauksessa on suositellut asetukset), valitse vaihtoehto Luettele muutokset uudelle arkille ruutuun ja napsauta OK.

Tämä listaa kaikki seuratut muutokset uudelle laskentataulukolle, jota kutsutaan nimellä Historia arkki, josta näkyy monia yksityiskohtia kustakin muutoksesta, kuten milloin se tehtiin, kuka sen teki, mitä tietoja muutettiin ja säilytettiinkö muutos vai ei.

The ristiriitaiset muutokset (eli eri käyttäjien samaan soluun tekemät erilaiset muutokset), jotka säilytettiin, ovat olleet seuraavat Won vuonna Toimintatyyppi sarakkeessa. Numerot sarakkeessa Toiminnan menettäminen sarakkeessa viitataan vastaavaan Toimintanumerot jossa on tietoja ristiriitaisista muutoksista, jotka ohitettiin. Esimerkkinä alla olevassa kuvakaappauksessa on toiminto numero 5 (Voitettu) ja toiminto numero 2 (Kadonnut):

Vinkkejä ja huomautuksia:

1. Historia-arkki näyttää vain tallennetut muutokset , joten muista tallentaa viimeaikainen työsi (Ctrl + S) ennen tämän vaihtoehdon käyttämistä.
2. Jos historiatiedotteessa ei ole luetteloa kaikki muutokset jotka on tehty työkirjaan, valitse Kaikki vuonna Kun laatikko ja tyhjennä sitten Kuka ja Missä valintaruudut.
3. Osoitteeseen poista Historia-työarkin työkirjastasi, joko tallenna työkirja uudelleen tai poista valintaruutu "Historia". Luettele muutokset uudelle arkille laatikko Korosta muutokset ikkuna.
4. Jos haluat, että Excelin jäljitysmuutokset näyttävät samanlaisilta kuin Wordin jäljitysmuutokset, eli poistetut arvot muotoiltuna yliviivaus , voit käyttää tätä Microsoft Excel Support Team -blogissa julkaistua makroa.

Hyväksy tai hylkää muutokset

Jos haluat hyväksyä tai hylätä eri käyttäjien tekemät muutokset, siirry kohtaan Arvostelu tab> Muutokset ryhmä ja napsauta Seuraa muutoksia > Hyväksy/hylkää muutokset .

Vuonna Valitse hyväksyttävät tai hylkäävät muutokset määritä seuraavat asetukset ja valitse sitten OK :

• Vuonna Kun luettelosta, valitse joko Ei vielä tarkistettu tai Päivämäärästä lähtien .
• Vuonna Kuka Valitse käyttäjä, jonka muutoksia haluat tarkastella ( Kaikki , Kaikki paitsi minä tai tietty käyttäjä) .
• Tyhjennä Missä laatikko.

Excel näyttää muutokset yksi kerrallaan, ja napsautat sitten Hyväksy tai Hylkää pitääksesi tai peruuttaaksesi jokaisen muutoksen erikseen.

Jos tiettyyn soluun on tehty useita muutoksia, sinulta kysytään, mitkä muutoksista haluat säilyttää:

Vaihtoehtoisesti voit napsauttaa Hyväksy kaikki tai Hylkää kaikki hyväksyä tai peruuttaa kaikki muutokset yhdellä kertaa.

Huomautus: Vaikka olet hyväksynyt tai hylännyt jäljitetyt muutokset, ne ovat edelleen korostettuina työkirjassasi. Jos haluat poistaa ne kokonaan, poista jäljitettyjen muutosten jäljittäminen Excelistä käytöstä.

Aseta, kuinka kauan muutoshistoriaa säilytetään

Oletusarvoisesti Excel säilyttää muutoshistoriaa 30 päivän ajan ja poistaa vanhemmat muutokset pysyvästi. Jos haluat säilyttää muutoshistoriaa pidempään, suorita seuraavat vaiheet:

1. On Arvostelu välilehdellä, kohdassa Muutokset ryhmää, napsauta Jaa työkirja nappi.
2. Vuonna Jaa työkirja valintaikkunassa, vaihda Edistynyt välilehdelle, kirjoita haluttu päivien määrä ruutuun, joka on vieressä Säilytä muutoshistoriaa varten ja napsauta OK .

Muutosten jäljityksen poistaminen käytöstä Excelissä

Kun et enää halua, että muutokset näkyvät työkirjassa korostettuina, kytke Excelin Track Changes (Seuraa muutoksia) -vaihtoehto pois päältä. Näin menetellään:

1. On Arvostelu välilehdellä, kohdassa Muutokset ryhmää, klikkaa Seuraa muutoksia > Korosta muutokset .
2. Vuonna Korosta muutokset valintaikkunassa, tyhjennä Seuraa muutoksia muokkauksen aikana. Tämä jakaa myös työkirjasi valintaruutu.

Huomautus: Muutosten seurannan kytkeminen pois päältä Excelissä poistaa muutoshistorian pysyvästi. Jos haluat säilyttää nämä tiedot myöhempää käyttöä varten, voit luetteloida muutokset uudelle arkille, kopioida historia-arkin toiseen työkirjaan ja tallentaa tämän työkirjan.

Kuinka seurata viimeksi muutettua solua Excelissä

Joissakin tilanteissa et ehkä halua tarkastella kaikkia työkirjaan tehtyjä muutoksia, vaan haluat vain seurata viimeisintä muokkausta. Tämä voidaan tehdä käyttämällä CELL-toimintoa yhdessä Watch Window -ominaisuuden kanssa.

Kuten luultavasti tiedät, Excelin CELL-funktio on suunniteltu hakemaan tietoja solusta:

Info_type-argumentti määrittää, minkä tyyppistä tietoa haluat palauttaa, kuten solun arvon, osoitteen, muotoilun jne. Kaikkiaan käytettävissä on 12 tietotyyppiä, mutta tässä tehtävässä käytämme vain kahta niistä:

• Sisältö - hakea solun arvo.
• Osoite - saadaksesi solun osoitteen.

Voit halutessasi käyttää muita into-tyyppejä lisätietojen hakemiseen, esimerkiksi:

• Eversti - saadaksesi solun sarakenumeron.
• Rivi - saadaksesi solun rivinumeron.
• Tiedostonimi - näyttääksesi sen tiedostonimen polun, joka sisältää kiinnostavan solun.

Jättämällä pois viite argumentilla annat Excelille ohjeen palauttaa tiedot viimeksi muutetusta solusta.

Kun olet saanut taustatiedot, suorita seuraavat vaiheet, jotta voit jäljittää työkirjojesi viimeksi muuttuneen solun:

1. Kirjoita alla olevat kaavat kaikkiin tyhjiin soluihin:

   =CELL("osoite")

   =CELL("sisältö")

   Kuten alla olevassa kuvakaappauksessa näkyy, kaavat näyttävät viimeksi muutetun solun osoitteen ja nykyisen arvon:

   

   Tämä on hienoa, mutta entä jos siirryt pois arkilta, jossa on solun kaavat? Jos haluat seurata viimeisimpiä muutoksia mistä tahansa arkista, joka on parhaillaan auki, lisää kaavan solut Excelin tarkkailuikkunaan.

2. Lisää kaavan solut Watch Window -ikkunaan:
   • Valitse solut, joihin olet juuri syöttänyt solukaavat.
   • Mene osoitteeseen Kaavat tab> Kaavan tarkastus ryhmää ja napsauta Katseluikkuna nappi.
   • Vuonna Katso Ikkuna , klikkaa Lisää kello... .
   • Pieni Lisää kello ikkuna tulee näkyviin, jossa soluviittaukset on jo lisätty, ja napsautat soluviittausikkunaa. Lisää nappi.

Tämä sijoittaa kaavan solut Watch Window -ikkunaan. Voit siirtää tai telakoida Watch Window -työkalurivin minne haluat, esimerkiksi arkin yläosaan. Ja nyt, riippumatta siitä, mihin työarkkiin tai työkirjaan siirryt, tiedot viimeksi muutetusta solusta ovat vain silmäyksen päässä.

Huomautus. Solukaavat ottavat kiinni viimeisimmän muutoksen, joka on tehty seuraaviin muutoksiin mikä tahansa avoin työkirja Jos muutos on tehty toiseen työkirjaan, kyseisen työkirjan nimi näytetään alla olevan kuvakaappauksen mukaisesti:

Näin seuraat muutoksia Excelissä. Kiitän sinua lukemisesta ja toivon, että tapaamme blogissamme ensi viikolla!