Tutorialul arată cum să urmăriți modificările în Excel: evidențiați modificările pe ecran, enumerați modificările într-o foaie separată, acceptați și respingeți modificările, precum și monitorizați ultima celulă modificată.

Atunci când colaborați la o foaie de lucru Excel, este posibil să doriți să țineți evidența modificărilor care au fost aduse acesteia. Acest lucru poate fi deosebit de util atunci când documentul este aproape finalizat și echipa dvs. face ultimele revizuiri.

Pe o copie tipărită, ați putea folosi un pix roșu pentru a marca modificările. Într-un fișier Excel, puteți revizui, accepta sau respinge modificările în format electronic, utilizând funcția Urmărire modificări special concepută pentru aceasta. Mai mult, puteți monitoriza cele mai recente modificări utilizând fereastra de supraveghere.

Urmărirea modificărilor în Excel - noțiuni de bază

Prin utilizarea funcției încorporate de urmărire a modificărilor din Excel, puteți revizui cu ușurință modificările direct în foaia de lucru editată sau pe o foaie separată, apoi puteți accepta sau respinge fiecare modificare în parte sau toate modificările odată. Pentru a utiliza funcția de urmărire din Excel cât mai eficient, trebuie să rețineți câteva aspecte.

1. Urmărirea modificărilor este disponibilă numai în registrele de lucru partajate

Funcția de urmărire a modificărilor din Excel funcționează numai în registrele de lucru partajate. Astfel, ori de câte ori activați urmărirea în Excel, registrul de lucru devine partajat, ceea ce înseamnă că mai mulți utilizatori pot face modificări simultan. Sună grozav, dar partajarea unui fișier are și dezavantajele sale. Nu toate caracteristicile Excel sunt pe deplin acceptate în registrele de lucru partajate, inclusiv formatarea condiționată, validarea datelor, sortarea și filtrarea după format,fuzionarea celulelor, pentru a numi doar câteva. Pentru mai multe informații, consultați tutorialul nostru despre registrul de lucru partajat Excel.

2. Track Changes nu poate fi utilizat în registrele de lucru care conțin tabele

Dacă butonul Urmărire modificări nu este disponibil (gri) în Excel, cel mai probabil registrul de lucru conține unul sau mai multe tabele sau hărți XML, care nu sunt acceptate în registrele de lucru partajate. În acest caz, convertiți tabelele în intervale și eliminați hărțile XML.

3. Nu este posibilă anularea modificărilor în Excel

În Microsoft Excel, nu puteți reveni înapoi în timp la foaia de lucru prin anularea modificărilor, așa cum puteți face în Microsoft Word. Track Changes din Excel este mai degrabă un fișier jurnal care înregistrează informații despre modificările aduse unui registru de lucru. Puteți revizui manual aceste modificări și alege pe care să le păstrați și pe care să le anulați.

4. Nu toate modificările sunt urmărite în Excel

Excel nu urmărește fiecare modificare în parte. Orice modificare pe care o faceți la valorile celulelor este urmărită, dar alte modificări, cum ar fi formatarea, ascunderea/dezascunderea rândurilor și coloanelor, recalcularea formulelor, nu sunt urmărite.

5. Istoricul modificărilor este păstrat în mod implicit timp de 30 de zile

În mod implicit, Excel păstrează istoricul modificărilor timp de 30 de zile. Dacă deschideți un registru de lucru editat, de exemplu, peste 40 de zile, veți vedea istoricul modificărilor pentru toate cele 40 de zile, dar numai până când închideți registrul de lucru. După închiderea registrului de lucru, orice modificări mai vechi de 30 de zile vor dispărea. Cu toate acestea, este posibil să modificați numărul de zile pentru păstrarea istoricului modificărilor.

Cum să urmăriți modificările în Excel

Acum că știți elementele de bază ale funcției Excel Track Changes, haideți să vorbim despre cum să activați și să utilizați această funcție în foile de lucru.

Activați funcția de urmărire a modificărilor din Excel

Pentru a vizualiza modificările aduse unui anumit registru de lucru de către dumneavoastră sau de către alți utilizatori, efectuați următorii pași:

1. Pe Revizuire în fila Modificări grup, faceți clic pe butonul Urmăriți modificările și apoi selectați Evidențiați modificările... .

   

2. În Evidențiați modificările faceți următoarele:
   • Verificați Urmăriți modificările în timp ce editați. În acest fel, partajați și registrul de lucru. cutie
   • Sub Evidențiați ce modificări , selectați perioada de timp dorită în fereastra Când și ale căror modificări doriți să le vedeți în caseta Cine (captura de ecran de mai jos prezintă setările implicite).
   • Selectați Evidențiați modificările pe ecran opțiune.
   • Faceți clic pe OK .

   

3. Dacă vi se solicită, permiteți-i lui Excel să vă salveze registrul de lucru și ați terminat!

Excel va evidenția modificările efectuate de diferiți utilizatori în culori diferite, după cum se arată în secțiunea următoare. Orice modificare nouă va fi evidențiată pe măsură ce tastați.

Sfat. Dacă activați funcția Excel Track Changes într-un registru de lucru partajat (care este indicat prin cuvântul [Shared] atașat la numele registrului de lucru), se va afișa fereastra Lista modificărilor pe o foaie nouă Puteți selecta și această casetă pentru a vizualiza detaliile complete despre fiecare modificare pe o foaie separată.

Evidențiați modificările pe ecran

Cu Evidențiați modificările pe ecran selectate, Microsoft Excel nuanțează literele coloanelor și numerele rândurilor în care au fost efectuate modificările cu o culoare roșu închis. La nivelul celulei, modificările efectuate de diferiți utilizatori sunt marcate în culori diferite - o margine colorată a celulei și un triunghi mic în colțul din stânga sus. Pentru a obține mai multe informații despre o anumită modificare, trebuie doar să treceți cu mouse-ul peste celulă:

Vizualizați istoricul modificărilor urmărite într-o foaie separată

În afară de evidențierea modificărilor pe ecran, puteți vizualiza și o listă de modificări pe o foaie separată. Pentru a face acest lucru, efectuați următorii pași:

1. Împărtășiți un caiet de lucru.

   Pentru aceasta, mergeți la pagina Revizuire tab> Modificări grup, faceți clic pe butonul Împărtășiți caietul de lucru și apoi selectați butonul Permiteți modificări de către mai mulți utilizatori în același timp Pentru pași mai detaliați, consultați Cum să partajați un registru de lucru în Excel.

2. Activați funcția de urmărire a modificărilor din Excel ( Revizuire > Urmăriți modificările > Evidențiați modificările ).
3. În Evidențiați modificările configurați fereastra de dialog Evidențiați ce modificări (captura de ecran de mai jos prezintă setările recomandate), selectați caseta Lista modificărilor pe o foaie nouă și faceți clic pe OK.

Acest lucru va lista toate modificările urmărite pe o nouă foaie de lucru, numită foaie de calcul Istorie care arată multe detalii despre fiecare modificare, inclusiv când a fost făcută, cine a făcut-o, ce date au fost modificate, dacă modificarea a fost păstrată sau nu.

The modificări contradictorii (adică diferite modificări aduse aceleiași celule de utilizatori diferiți) care au fost păstrate au Won în Tip de acțiune Numerele din coloana Pierderea acțiunii se referă la coloana corespunzătoare Numerele de acțiune cu informații despre modificările conflictuale care au fost anulate. Ca exemplu, vedeți acțiunea numărul 5 (Câștigată) și acțiunea numărul 2 (Pierdută) în captura de ecran de mai jos:

Sfaturi și note:

1. Foaia Istoric afișează doar modificări salvate , așa că asigurați-vă că vă salvați lucrările recente (Ctrl + S) înainte de a utiliza această opțiune.
2. În cazul în care foaia Istoric nu conține toate modificările care au fost făcute în registrul de lucru, selectați Toate în Când și apoi ștergeți caseta Cine și Unde casete de selectare.
3. La eliminați foaia de lucru Istoric din registrul de lucru, fie salvați din nou registrul de lucru, fie debifați opțiunea Lista modificărilor pe o foaie nouă din caseta Evidențiați modificările fereastra de dialog.
4. Dacă doriți ca modificările de urmărire din Excel să arate ca modificările de urmărire din Word, adică valori șterse formatate cu barat , puteți utiliza această macro postată pe blogul Microsoft Excel Support Team.

Acceptarea sau respingerea modificărilor

Pentru a accepta sau a respinge modificările efectuate de diferiți utilizatori, accesați pagina Revizuire tab> Modificări grup, apoi faceți clic pe Urmăriți modificările > Acceptarea/respingerea modificărilor .

În Selectați modificările pentru a le accepta sau a le respinge caseta de dialog, configurați următoarele opțiuni și apoi faceți clic pe OK :

• În Când lista, alegeți fie Nu a fost încă revizuit sau De la data .
• În Cine lista, selectați utilizatorul ale cărui modificări doriți să le revizuiți ( Toată lumea , Toată lumea în afară de mine sau un utilizator specific) .
• Ștergeți Unde cutie.

Excel vă va afișa modificările una câte una, iar dvs. faceți clic pe Acceptă sau Respingeți pentru a păstra sau a anula fiecare modificare în parte.

Dacă într-o anumită celulă au fost efectuate mai multe modificări, veți fi întrebat care dintre modificări doriți să le păstrați:

Alternativ, puteți face clic pe Acceptă toate sau Respingeți toate pentru a aproba sau a anula toate modificările dintr-o singură dată.

Notă. Chiar și după acceptarea sau respingerea modificărilor urmărite, acestea vor fi în continuare evidențiate în registrul de lucru. Pentru a le elimina complet, dezactivați funcția Urmărire modificări în Excel.

Setați pentru cât timp să păstrați istoricul modificărilor

În mod implicit, Excel păstrează istoricul modificărilor timp de 30 de zile și șterge permanent orice modificări mai vechi. Pentru a păstra istoricul modificărilor pentru o perioadă mai lungă, efectuați următorii pași:

1. Pe Revizuire în fila Modificări grup, faceți clic pe butonul Împărtășiți caietul de lucru buton.
2. În Împărtășiți caietul de lucru treceți la fereastra de dialog Avansat introduceți numărul de zile dorit în caseta de lângă Păstrați istoricul modificărilor pentru , și faceți clic pe OK .

Cum să dezactivați urmărirea modificărilor în Excel

Când nu mai doriți ca modificările să fie evidențiate în registrul de lucru, dezactivați opțiunea Excel Track Changes. Iată cum:

1. Pe Revizuire în fila Modificări grup, faceți clic pe Urmăriți modificările > Evidențiați modificările .
2. În Evidențiați modificările de dialog, ștergeți caseta de dialog Urmăriți modificările în timp ce editați. De asemenea, partajați registrul de lucru caseta de selectare.

Notă. Dezactivarea urmăririi modificărilor în Excel șterge permanent istoricul modificărilor. Pentru a păstra aceste informații pentru referințe ulterioare, puteți Lista modificările pe o foaie nouă, apoi copiați foaia Istoric într-un alt registru de lucru și salvați acel registru de lucru.

Cum să urmăriți ultima celulă modificată în Excel

În unele situații, este posibil să nu doriți să vizualizați toate modificările aduse unui registru de lucru, ci doar să monitorizați ultima modificare. Acest lucru se poate realiza utilizând funcția CELL în combinație cu funcția Watch Window (Fereastră de supraveghere).

După cum probabil știți, funcția CELL din Excel este concepută pentru a prelua informații despre o celulă:

Argumentul info_type specifică tipul de informații pe care doriți să le returnați, cum ar fi valoarea unei celule, adresa, formatarea etc. În total, sunt disponibile 12 tipuri de informații, dar pentru această sarcină vom utiliza doar două dintre ele:

• Cuprins - pentru a prelua valoarea celulei.
• Adresa - pentru a obține adresa celulei.

Opțional, puteți utiliza alte tipuri de intrări pentru a prelua informații suplimentare, de exemplu:

• Col - pentru a obține numărul de coloană al celulei.
• Rândul - pentru a obține numărul de rând al celulei.
• Numele fișierului - pentru a afișa calea de acces la numele fișierului care conține celula de interes.

Prin omiterea referință îi cereți lui Excel să returneze informații despre ultima celulă modificată.

Cu informațiile de bază stabilite, efectuați următorii pași pentru a urmări ultima celulă modificată în registrele de lucru:

1. Introduceți formulele de mai jos în orice celulă goală:

   =CELL("adresa")

   =CELL("contents")

   Așa cum se arată în imaginea de mai jos, formulele vor afișa adresa și valoarea curentă a ultimei celule modificate:

   

   Acest lucru este minunat, dar ce se întâmplă dacă vă îndepărtați de foaia cu formulele din celulă? Pentru a putea monitoriza cele mai recente modificări din orice foaie pe care o aveți deschisă în acel moment, adăugați celulele formulei la fereastra de supraveghere Excel.

2. Adăugați celulele cu formule la Watch Window:
   • Selectați celulele în care tocmai ați introdus formulele Cell.
   • Mergeți la Formule tab> Auditul formulei și faceți clic pe grupul Fereastra de ceas buton.
   • În Urmăriți Fereastra , faceți clic pe Adaugă ceas... .
   • Micul Adaugă ceas se va afișa, cu referințele de celule deja adăugate, și trebuie să faceți clic pe butonul Adăugați buton.

Aceasta plasează celulele formulei în Fereastra de observare. Puteți muta sau andoca bara de instrumente Fereastra de observare oriunde doriți, de exemplu, în partea de sus a foii de calcul. Și acum, indiferent de foaia de calcul sau de registrul de lucru în care navigați, informațiile despre ultima celulă modificată se află la o aruncătură de ochi.

Notă. Formulele de celulă surprind cea mai recentă modificare care a fost făcută la orice registru de lucru deschis În cazul în care modificarea a fost efectuată într-un alt registru de lucru, numele registrului de lucru va fi afișat, așa cum se arată în imaginea de mai jos:

Acesta este modul în care se urmăresc modificările în Excel. Vă mulțumesc pentru lectură și sper să ne vedem pe blog săptămâna viitoare!