Hàm IF trong Google Trang tính là một trong những hàm dễ học nhất và mặc dù điều này đúng nhưng nó cũng là một hàm rất hữu ích.

Trong hướng dẫn này, tôi mời bạn xem kỹ hơn về cách hoạt động của hàm IF trong Bảng tính Google và bạn sẽ nhận được những lợi ích gì khi sử dụng hàm này.

Hàm IF trong Google Trang tính là gì?

Bất cứ khi nào bạn sử dụng hàm IF , bạn tạo một cây quyết định trong đó một số hành động nhất định tuân theo một điều kiện và nếu điều kiện đó không được đáp ứng – một hành động khác sẽ xảy ra sau.

Vì mục đích này, điều kiện của hàm phải ở định dạng thay thế câu hỏi chỉ có hai câu trả lời khả dĩ: "có" và "không".

Đây là hình dạng của một cây quyết định:

Vì vậy, IF chức năng cho phép bạn đặt câu hỏi và chỉ ra hai hành động thay thế tùy thuộc vào câu trả lời nhận được. Câu hỏi này và các hành động thay thế được gọi là ba đối số của hàm.

Cú pháp hàm IF trong Google Trang tính

Cú pháp của hàm IF và các đối số của nó như sau:

• Biểu thức_logic – (bắt buộc) một giá trị hoặc biểu thức logic được kiểm tra để xem nó là TRUE hay FALSE.
• value_if_true – (bắt buộc) thao tác được thực hiện nếu thử nghiệm là TRUE.
• value_if_false – (tùy chọn) thao tác được thực hiện nếuloại.
• chọn các toán tử so sánh được yêu cầu từ danh sách thả xuống được đề xuất.
• nếu cần, hãy thêm nhiều biểu thức logic trong một lần nhấp: IF OR, IF AND, ELSE IF, THEN IF.

Như bạn có thể thấy, mỗi biểu thức logic có một dòng riêng. Điều tương tự cũng xảy ra với kết quả đúng/sai. Điều này làm giảm đáng kể số lần nhầm lẫn có thể xảy ra đối với công thức.

Khi bạn điền mọi thứ, công thức để sử dụng sẽ phát triển trong khu vực xem trước ở đầu cửa sổ. Ở bên trái, bạn có thể chọn một ô trong trang tính mà bạn muốn có công thức.

Khi bạn đã sẵn sàng, hãy dán công thức vào ô quan tâm bằng cách nhấp vào nút Chèn công thức tại dưới cùng.

Vui lòng truy cập hướng dẫn trực tuyến dành cho Trình tạo công thức IF để xem tất cả các tùy chọn được mô tả chi tiết.

Tôi hy vọng rằng không có chỗ cho bất kỳ nghi ngờ nào về hàm IF, mặc dù rất đơn giản thoạt nhìn, mở ra nhiều tùy chọn để xử lý dữ liệu trong Google Trang tính. Tuy nhiên, nếu bạn vẫn có thắc mắc, vui lòng đặt câu hỏi trong phần nhận xét bên dưới – chúng tôi rất sẵn lòng trợ giúp!

Hãy khám phá chi tiết hơn các đối số của hàm IF.

Đối số đầu tiên đại diện cho một câu hỏi logic. Google Trang tính trả lời câu hỏi này bằng "có" hoặc "không", tức là "đúng" hoặc "sai".

Bạn có thể thắc mắc về cách đặt câu hỏi đúng cách? Để làm điều đó, bạn có thể viết một biểu thức logic bằng cách sử dụng các ký hiệu hữu ích (hoặc toán tử so sánh) như "=", ">", "=", "<=", "". Chúng ta hãy cùng nhau thử đặt một câu hỏi như vậy.

Cách sử dụng hàm IF

Giả sử bạn đang làm việc trong công ty bán sô cô la ở một số khu vực tiêu dùng với nhiều khách hàng.

Dữ liệu bán hàng của bạn có thể trông như thế này trong Google Trang tính:

Hãy tưởng tượng rằng bạn cần tách riêng doanh số bán hàng được thực hiện ở khu vực địa phương của mình với doanh số bán hàng từ nước ngoài. Để đạt được điều đó, bạn nên thêm một trường mô tả khác cho mỗi lần bán hàng – quốc gia nơi diễn ra việc bán hàng. Vì có rất nhiều dữ liệu nên bạn cần trường mô tả này được tạo tự động cho mỗi mục nhập.

Và đây là lúc hàm IF phát huy tác dụng. Hãy thêm cột "Quốc gia" vào bảng dữ liệu. Khu vực "Tây" đại diện cho doanh số bán hàng tại địa phương (Quốc gia của chúng tôi), trong khi phần còn lại là doanh số bán hàng từ nước ngoài (Phần còn lại của thế giới).

Làm thế nào để viết đúng chức năng?

Đặt con trỏ trong F2 để làm cho ô hoạt động và nhập dấu bằng (=). Google Trang tính sẽ ngay lập tứchiểu rằng bạn sẽ nhập một công thức. Đó là lý do tại sao ngay sau khi bạn gõ chữ "i", nó sẽ nhắc bạn chọn một chức năng bắt đầu bằng chính chữ cái đó. Và bạn nên chọn "IF".

Sau đó, mọi hành động của bạn cũng sẽ được kèm theo lời nhắc.

Đối với đối số đầu tiên của IF chức năng, nhập B2="Tây" . Cũng như các chức năng khác của Google Trang tính, bạn không cần nhập địa chỉ của ô theo cách thủ công – chỉ cần nhấp chuột là đủ. Sau đó, nhập dấu phẩy (,) và chỉ định đối số thứ hai.

Đối số thứ hai là một giá trị mà F2 sẽ trả về nếu đáp ứng điều kiện. Trong trường hợp này, nó sẽ là văn bản "Đất nước của chúng tôi".

Và một lần nữa, sau dấu phẩy, hãy viết giá trị của đối số thứ 3. F2 sẽ trả về giá trị này nếu điều kiện không được đáp ứng: "Phần còn lại của thế giới". Đừng quên hoàn thành mục nhập công thức của bạn bằng cách đóng dấu ngoặc đơn ")" và nhấn "Enter".

Toàn bộ công thức của bạn sẽ có dạng như sau:

=IF(B2="West","Our Country","Rest of the World")

Nếu mọi thứ đều đúng đúng, F2 sẽ trả về văn bản "Quốc gia của chúng tôi":

Bây giờ, tất cả những gì bạn phải làm là sao chép chức năng này xuống cột F.

Mẹo . Có một cách để xử lý toàn bộ cột bằng một công thức. Hàm ARRAYFORMULA sẽ giúp bạn làm điều đó. Sử dụng nó trong ô đầu tiên của cột, bạn có thể kiểm tra tất cả các ô bên dưới với cùng một điều kiện và trả về kết quả tương ứng cho từng hàng cùng một lúctime:

=ARRAYFORMULA(IF(B2:B69="West","Our Country","Rest of the World"))

Hãy xem xét các cách làm việc khác với hàm IF.

Hàm IF và các giá trị văn bản

Cách sử dụng hàm IF với văn bản đã được minh họa trong ví dụ trên.

Lưu ý. Nếu văn bản đang được sử dụng làm đối số, thì nó phải được đặt trong dấu ngoặc kép.

Hàm IF và các giá trị số

Bạn có thể sử dụng các số cho các đối số giống như bạn đã làm với văn bản.

Tuy nhiên, điều rất quan trọng ở đây là hàm IF có thể làm được điều đó để không chỉ điền vào các ô bằng các số nhất định dựa trên các điều kiện đã đáp ứng mà còn tính toán.

Ví dụ: giả sử bạn cung cấp cho khách hàng của mình các khoản giảm giá khác nhau dựa trên tổng giá trị của giao dịch mua. Nếu tổng số lớn hơn 200, thì khách hàng sẽ được chiết khấu 10%.

Để làm được điều đó, bạn cần sử dụng cột G và đặt tên là "Giảm giá". Sau đó, nhập hàm IF trong G2 và đối số thứ hai sẽ được biểu thị bằng công thức tính chiết khấu:

=IF(E2>200,E2*0.1,0)

IF trống/không khoảng trống

Có những trường hợp khi kết quả của bạn phụ thuộc vào việc ô có trống hay không. Có hai cách để kiểm tra:

1. Sử dụng chức năng ISBLANK.

   Ví dụ: công thức sau sẽ kiểm tra xem các ô trong cột E có trống không. Nếu có thì không được giảm giá, nếu không thì giảm 5%:

   =IF(ISBLANK(E2)=TRUE,0,0.05)

   

   Lưu ý. Nếu có một chuỗi có độ dài bằng 0 trong một ô (được trả vềtheo công thức nào đó), hàm ISBLANK sẽ cho kết quả là FALSE.

   Đây là một công thức khác để kiểm tra xem E2 có trống không:

   =IF(ISBLANK(E2)2FALSE,0,0.05)

   Bạn có thể xoay công thức theo cách khác và xem liệu các ô có trống không:

   =IF(ISBLANK(E2)=FALSE,0.05,0

   =IF(ISBLANK(E2)TRUE,0.05,0)

2. Sử dụng toán tử so sánh tiêu chuẩn với một cặp dấu ngoặc kép:

   Lưu ý. Phương pháp này coi chuỗi có độ dài bằng 0 (được biểu thị bằng dấu ngoặc kép) là các ô trống.

   =IF(E2="",0,0.05) – kiểm tra xem E2 có trống không

   =IF(E2"",0,0.05) – kiểm tra xem E2 có trống không.

   Mẹo. Theo cách tương tự, hãy sử dụng dấu ngoặc kép làm đối số để trả về một ô trống theo công thức:

   =IF(E2>200,E2*0,"")

IF kết hợp với các hàm khác

Như bạn đã học, văn bản, số và công thức có thể đóng vai trò là đối số của hàm IF. Tuy nhiên, các chức năng khác cũng có thể đóng vai trò đó. Hãy xem nó hoạt động như thế nào.

Google Trang tính NẾU HOẶC

Hãy nhớ cách đầu tiên bạn tìm ra quốc gia nơi bạn bán sô cô la? Bạn đã kiểm tra xem B2 có chứa "Tây" hay không.

Tuy nhiên, bạn có thể xây dựng logic theo cách khác: liệt kê tất cả các khu vực có thể thuộc về "Phần còn lại của thế giới" và kiểm tra xem ít nhất là một trong số chúng xuất hiện trong ô. Hàm OR trong đối số đầu tiên sẽ giúp bạn làm điều đó:

• Biểu thức logic1 – (bắt buộc) giá trị lô-gic đầu tiên để kiểm trafor.
• logic_expression2 – (tùy chọn) giá trị logic tiếp theo cần kiểm tra.
• v.v.

Như bạn có thể thấy , bạn chỉ cần nhập bao nhiêu biểu thức logic mà bạn cần kiểm tra và hàm sẽ tìm kiếm xem một trong số chúng có đúng không.

Để áp dụng kiến ​​thức này vào bảng có doanh số bán hàng, hãy đề cập đến tất cả các khu vực thuộc về doanh số bán hàng ở nước ngoài và doanh số bán hàng khác sẽ tự động trở thành địa phương:

=IF(OR(B2="East",B2="South"),"Rest of the World","Our Country")

NẾU AND

Hàm AND cũng đơn giản như vậy. Sự khác biệt duy nhất là nó kiểm tra xem tất cả các biểu thức logic được liệt kê có đúng hay không:

Ví dụ: bạn cần thu hẹp phạm vi tìm kiếm vào thị trấn của mình và bạn biết rằng thị trấn đó hiện chỉ mua hạt phỉ. Vì vậy, có hai điều kiện cần xem xét: vùng – "Tây" và sản phẩm – "Sôcôla Hazelnut":

=IF(AND(B2="West",C2="Chocolate Hazelnut"),"Our Country","Rest of the World")

Công thức IF lồng nhau so với hàm IFS đối với Google Trang tính

Bạn cũng có thể sử dụng chính hàm IF làm đối số cho hàm IF lớn hơn.

Giả sử rằng bạn đã đặt các điều kiện chiết khấu chặt chẽ hơn cho khách hàng của mình. Nếu mua tổng số trên 200 chiếc thì được chiết khấu 10%; nếu tổng số mua từ 100 đến 199, chiết khấu là 5%. Nếu tổng số lần mua thấp hơn 100 thì sẽ không có chiết khấu nào.

Công thức sau đây cho biết chức năng sẽ trông như thế nào trong ôG2:

=IF(E2>200,E2*0.1,IF(E2>100,E2*0.05,0))

Lưu ý rằng đó là một hàm IF khác được sử dụng làm đối số thứ hai. Trong những trường hợp như vậy, cây quyết định như sau:

Hãy làm cho nó thú vị hơn nữa và phức tạp hóa nhiệm vụ. Hãy tưởng tượng rằng bạn chỉ cung cấp mức giá chiết khấu cho một khu vực - "East".

Để làm điều đó một cách chính xác, hãy thêm biểu thức logic "AND" vào hàm của chúng ta. Khi đó, công thức sẽ có dạng như sau:

=IF(AND(B2="East",E2>200),E2*0.1,IF(AND(B2="East",E2>100),E2*0.05,0))

Như bạn có thể thấy, số lượng chiết khấu đã giảm đáng kể trong khi số lượng của chúng vẫn còn nguyên.

Có một cách dễ dàng hơn để viết phần trên nhờ vào hàm IFS:

• điều kiện1 – (bắt buộc) là biểu thức logic mà bạn muốn kiểm tra.
• giá trị1 – (bắt buộc) là giá trị cần trả về nếu điều kiện 1 là đúng.
• và sau đó bạn chỉ cần liệt kê các điều kiện cùng với các giá trị của chúng để trả về nếu chúng đúng.

Dưới đây là giao diện của công thức trên với IFS:

=IFS(AND(B2="East",E2>200),E2*0.1,AND(B2="East",E2>100),E2*0.05)

Mẹo. Nếu không có điều kiện đúng, công thức sẽ trả về lỗi #N/A. Để tránh điều đó, hãy bọc công thức của bạn bằng IFERROR:

=IFERROR(IFS(AND(B2="East",E2>200),E2*0.1,AND(B2="East",E2>100),E2*0.05),0)

SWITCH thay thế cho nhiều IF

Có một chức năng nữa mà bạn có thể muốn xem xét thay vì IF lồng nhau: SWITCH Google Trang tính.

Nó kiểm tra xem biểu thức của bạn có tương ứng với danh sách các trường hợp, từng trường hợp một hay không. Khi nó xảy ra,hàm trả về một giá trị tương ứng.

• biểu thức là tham chiếu ô bất kỳ, hoặc một dải ô hoặc thậm chí là một biểu thức toán học thực tế hoặc thậm chí là một văn bản mà bạn muốn bằng với các trường hợp của mình (hoặc kiểm tra theo tiêu chí). Bắt buộc.
• case1 là tiêu chí đầu tiên của bạn để kiểm tra biểu thức. Bắt buộc.
• value1 là bản ghi cần trả về nếu tiêu chí case1 giống với biểu thức của bạn. Bắt buộc.
• case2, value2 lặp lại bao nhiêu lần tùy theo tiêu chí bạn phải kiểm tra và giá trị trả về. Tùy chọn.
• mặc định cũng hoàn toàn không bắt buộc. Sử dụng nó để xem một bản ghi cụ thể nếu không có trường hợp nào được đáp ứng. Tôi khuyên bạn nên sử dụng nó mọi lúc để tránh lỗi khi biểu thức của bạn không khớp với tất cả các trường hợp.

Dưới đây là một vài ví dụ.

Gửi kiểm tra các ô của bạn dựa trên văn bản , sử dụng các phạm vi làm biểu thức:

=ARRAYFORMULA(SWITCH(B2:B69,"West","Our Country","Rest of the World"))

Trong công thức này, SWITCH kiểm tra xem bản ghi nào có trong mỗi ô trong cột B. Nếu đó là Tây , công thức cho biết Quốc gia của chúng tôi , nếu không, Phần còn lại của thế giới . ArrayFormula cho phép xử lý toàn bộ cột cùng một lúc.

Để làm việc với các phép tính , tốt hơn là sử dụng biểu thức boolean:

=SWITCH(TRUE,$E2>200,$E2*0.1,AND($E2100),$E2*0.05,0)

Ở đây SWITCH kiểm tra xem kết quả của phương trình là TRUE hay SAI . Khi TRUE (chẳng hạn như nếu E2 thực sự lớn hơn 200 ), tôi nhận được kết quả tương ứng. Nếu không có trường hợp nào trong danh sách là TRUE (có nghĩa là chúng FALSE ), thì công thức chỉ trả về 0.

Lưu ý. SWITCH không biết cách tính toán toàn bộ phạm vi cùng một lúc, vì vậy không có ARRAYFORMULA trong trường hợp này.

Các câu lệnh IF dựa trên số đếm

Một trong những câu hỏi mà chúng tôi được hỏi rất nhiều là cách tạo công thức IF sẽ trả về bất cứ thứ gì bạn cần nếu cột chứa hoặc không chứa một bản ghi nhất định.

Ví dụ: kiểm tra xem tên của khách hàng có xuất hiện nhiều lần trong danh sách (cột A) hay không và đặt từ tương ứng (có/không) vào một ô.

Một giải pháp đơn giản hơn bạn sẽ nghĩ. Bạn cần giới thiệu hàm COUNTIF cho hàm IF:

=IF(COUNTIF($A$2:$A$20,$A2)>1,"yes","no")

Giúp Google Trang tính tạo công thức IF cho bạn – tiện ích bổ sung Trình tạo công thức IF

Nếu bạn cảm thấy mệt mỏi với việc theo dõi tất cả các ký tự thừa và cú pháp thích hợp trong công thức, thì có một giải pháp khác.

Tiện ích bổ sung Trình tạo công thức IF dành cho Google Trang tính cung cấp một cách trực quan để tạo câu lệnh IF. Công cụ này sẽ xử lý cú pháp, chức năng bổ sung và tất cả các ký tự bắt buộc cho bạn.

Tất cả những gì bạn cần làm là:

• điền từng chỗ trống với các bản ghi của bạn. Không có cách xử lý đặc biệt nào đối với ngày, giờ, v.v. Hãy nhập chúng như bạn vẫn thường làm và tiện ích bổ sung sẽ nhận dạng dữ liệu