Le tutoriel montre comment suivre les modifications dans Excel : mettre en évidence les modifications à l'écran, lister les modifications dans une feuille séparée, accepter et rejeter les modifications, ainsi que suivre la dernière cellule modifiée.

Lorsque vous collaborez à un classeur Excel, vous pouvez souhaiter conserver la trace des modifications qui y ont été apportées, ce qui peut s'avérer particulièrement utile lorsque le document est presque terminé et que votre équipe procède aux dernières révisions.

Sur une copie imprimée, vous pouvez utiliser un stylo rouge pour marquer les modifications. Dans un fichier Excel, vous pouvez examiner, accepter ou rejeter les modifications par voie électronique en utilisant la fonction de suivi des modifications spécialement conçue à cet effet. En outre, vous pouvez suivre les dernières modifications en utilisant la fenêtre de surveillance.

Suivi des modifications dans Excel - les bases

En utilisant la fonction intégrée de suivi des modifications d'Excel, vous pouvez facilement revoir vos modifications directement dans la feuille de calcul éditée ou sur une feuille séparée, puis accepter ou rejeter chaque modification individuellement ou toutes les modifications à la fois. Pour utiliser la fonction de suivi d'Excel le plus efficacement possible, il y a quelques points à retenir.

1. le suivi des modifications n'est disponible que dans les classeurs partagés

Le suivi des modifications d'Excel ne fonctionne que dans les classeurs partagés. Ainsi, chaque fois que vous activez le suivi dans Excel, le classeur devient partagé, ce qui signifie que plusieurs utilisateurs peuvent effectuer leurs modifications simultanément. Cela semble génial, mais le partage d'un fichier a aussi ses inconvénients. Toutes les fonctionnalités d'Excel ne sont pas entièrement prises en charge dans les classeurs partagés, notamment le formatage conditionnel, la validation des données, le tri et le filtrage par format,la fusion de cellules, pour n'en citer que quelques-unes. Pour plus d'informations, veuillez consulter notre tutoriel sur le classeur partagé Excel.

2. le suivi des modifications ne peut pas être utilisé dans les classeurs qui contiennent des tableaux.

Si le bouton Suivi des modifications n'est pas disponible (grisé) dans votre Excel, il est fort probable que votre classeur contienne un ou plusieurs tableaux ou cartes XML, qui ne sont pas pris en charge dans les classeurs partagés. Dans ce cas, convertissez vos tableaux en plages et supprimez les cartes XML.

3. il n'est pas possible d'annuler les modifications dans Excel.

Dans Microsoft Excel, vous ne pouvez pas revenir en arrière en annulant les modifications apportées à la feuille de calcul comme vous pouvez le faire dans Microsoft Word. Le suivi des modifications d'Excel est plutôt un fichier journal qui enregistre des informations sur les modifications apportées à un classeur. Vous pouvez examiner manuellement ces modifications et choisir celles qui doivent être conservées et celles qui doivent être remplacées.

4. toutes les modifications ne sont pas suivies dans Excel

Toutes les modifications apportées aux valeurs des cellules sont suivies, mais certaines autres modifications, comme le formatage, le masquage/démasquage des lignes et des colonnes et le recalcul des formules, ne le sont pas.

5. l'historique des modifications est conservé pendant 30 jours par défaut

Par défaut, Excel conserve l'historique des modifications pendant 30 jours. Si vous ouvrez un classeur modifié, par exemple dans 40 jours, vous verrez l'historique des modifications pour les 40 jours, mais seulement jusqu'à ce que vous fermiez le classeur. Après la fermeture du classeur, toutes les modifications datant de plus de 30 jours auront disparu. Il est toutefois possible de modifier le nombre de jours de conservation de l'historique des modifications.

Comment suivre les modifications dans Excel

Maintenant que vous connaissez les principes de base du suivi des modifications d'Excel, voyons comment activer et utiliser cette fonctionnalité dans vos feuilles de calcul.

Activez la fonction de suivi des modifications d'Excel

Pour visualiser les modifications apportées à un classeur donné par vous-même ou par d'autres utilisateurs, procédez comme suit :

1. Sur le Consultez le site dans l'onglet Changements cliquez sur le bouton Suivi des changements puis sélectionnez Mettre en évidence les changements... .

   

2. Dans le Mettre en évidence les changements , procédez comme suit :
   • Vérifiez le Suivez les modifications pendant l'édition. Cela permet également de partager votre classeur. boîte
   • Sous Mettre en évidence les changements sélectionnez la période souhaitée dans le menu Lorsque et dont vous voulez voir les changements dans la boîte à outils. Qui (la capture d'écran ci-dessous montre les paramètres par défaut).
   • Sélectionnez le Mettre en évidence les changements à l'écran option.
   • Cliquez sur OK .

   

3. Si vous y êtes invité, autorisez Excel à enregistrer votre classeur, et c'est tout !

Excel mettra en évidence les modifications apportées par les différents utilisateurs dans des couleurs différentes, comme indiqué dans la section suivante. Toute nouvelle modification sera mise en évidence au fur et à mesure de la saisie.

Conseil : Si vous activez le suivi des modifications d'Excel dans un classeur partagé (ce qui est indiqué par le mot [Shared] ajouté au nom du classeur), l'écran de suivi des modifications d'Excel est le même que celui de la version précédente. Lister les modifications sur une nouvelle feuille Vous pouvez également sélectionner cette case pour afficher tous les détails de chaque changement sur une feuille séparée.

Mettre en évidence les changements à l'écran

Avec Mettre en évidence les changements à l'écran sélectionné, Microsoft Excel colorie en rouge foncé les lettres des colonnes et les numéros des lignes où des modifications ont été apportées. Au niveau des cellules, les modifications apportées par différents utilisateurs sont marquées de différentes couleurs - une bordure de cellule colorée et un petit triangle dans le coin supérieur gauche. Pour obtenir plus d'informations sur une modification spécifique, il suffit de survoler la cellule :

Visualiser l'historique des modifications suivies dans une feuille séparée

Outre la mise en évidence des modifications à l'écran, vous pouvez également afficher une liste des modifications sur une feuille séparée. Pour ce faire, procédez comme suit :

1. Partagez un cahier d'exercices.

   Pour cela, rendez-vous sur le site Consultez le site tab> ; Changements cliquez sur le bouton Manuel de partage puis sélectionnez le bouton Permettre les modifications par plus d'un utilisateur en même temps Pour des étapes plus détaillées, veuillez consulter Comment partager un classeur dans Excel.

2. Activez la fonction de suivi des modifications d'Excel ( Consultez le site > ; Suivi des changements > ; Mettre en évidence les changements ).
3. Dans le Mettre en évidence les changements configurez la fenêtre de dialogue Mettre en évidence les changements (la capture d'écran ci-dessous montre les paramètres recommandés), sélectionnez l'option Lister les modifications sur une nouvelle feuille et cliquez sur OK.

Cela va répertorier tous les changements suivis sur une nouvelle feuille de calcul, appelée le Histoire qui montre de nombreux détails sur chaque modification, notamment la date à laquelle elle a été effectuée, la personne qui l'a effectuée, les données modifiées, le fait que la modification ait été conservée ou non.

Le site changements contradictoires (c'est-à-dire les différentes modifications apportées à la même cellule par différents utilisateurs) qui ont été conservées ont Won dans le Type d'action Les chiffres de la colonne Perdre l'action font référence à la colonne correspondante Numéros d'action avec des informations sur les changements conflictuels qui ont été remplacés. Par exemple, veuillez voir l'action numéro 5 (Gagné) et l'action numéro 2 (Perdu) dans la capture d'écran ci-dessous :

Conseils et notes :

1. La feuille d'historique n'affiche que modifications enregistrées Par conséquent, veillez à sauvegarder vos travaux récents (Ctrl + S) avant d'utiliser cette option.
2. Si la fiche d'historique n'indique pas tous les changements qui ont été apportées au classeur, sélectionnez Tous dans le Lorsque puis effacez la case Qui et Où cases à cocher.
3. A supprimer la feuille d'historique de votre classeur, enregistrez à nouveau le classeur ou décochez la case de l'option de l'historique. Lister les modifications sur une nouvelle feuille dans le Mettre en évidence les changements de la fenêtre de dialogue.
4. Si vous souhaitez que les modifications de suivi d'Excel ressemblent aux modifications de suivi de Word, c'est-à-dire que les valeurs supprimées soient formatées avec le symbole barré vous pouvez utiliser cette macro publiée sur le blog de l'équipe d'assistance Microsoft Excel.

Accepter ou rejeter les modifications

Pour accepter ou rejeter les modifications apportées par différents utilisateurs, accédez à l'onglet Consultez le site tab> ; Changements et cliquez sur Suivi des changements > ; Accepter/Rejeter les changements .

Dans le Sélectionnez les changements à accepter ou à rejeter , configurez les options suivantes, puis cliquez sur OK :

• Dans le Lorsque choisissez soit Pas encore examiné ou Depuis la date .
• Dans le Qui sélectionnez l'utilisateur dont vous voulez revoir les modifications ( Tout le monde , Tout le monde sauf moi ou un utilisateur spécifique) .
• Effacer le Où boîte.

Excel vous montre les changements un par un, et vous cliquez sur Accepter ou Rejeter pour conserver ou annuler chaque modification individuellement.

Si plusieurs modifications ont été apportées à une cellule donnée, il vous sera demandé lesquelles de ces modifications vous souhaitez conserver :

Vous pouvez également cliquer sur Accepter tout ou Rejeter tout pour approuver ou annuler toutes les modifications en une seule fois.

Remarque : même après avoir accepté ou rejeté les modifications suivies, elles seront toujours mises en évidence dans votre classeur. Pour les supprimer complètement, désactivez le suivi des modifications dans Excel.

Définir la durée de conservation de l'historique des modifications

Par défaut, Excel conserve l'historique des modifications pendant 30 jours et efface définitivement les modifications plus anciennes. Pour conserver l'historique des modifications pendant une période plus longue, effectuez les étapes suivantes :

1. Sur le Consultez le site dans l'onglet Changements cliquez sur le bouton Manuel de partage bouton.
2. Dans le Manuel de partage pour passer à la fenêtre de dialogue Avancé saisissez le nombre de jours souhaité dans la case à côté de Conserver l'historique des modifications pour et cliquez sur OK .

Comment désactiver le suivi des modifications dans Excel

Lorsque vous ne souhaitez plus que les modifications soient mises en évidence dans votre classeur, désactivez l'option de suivi des modifications d'Excel. Voici comment procéder :

1. Sur le Consultez le site dans l'onglet Changements cliquez sur Suivi des changements > ; Souligner les changements .
2. Dans le Mettre en évidence les changements effacez la boîte de dialogue Suivre les modifications pendant l'édition, ce qui permet également de partager votre classeur. la case à cocher.

Remarque : la désactivation du suivi des modifications dans Excel supprime définitivement l'historique des modifications. Pour conserver ces informations à des fins de référence ultérieure, vous pouvez répertorier les modifications sur une nouvelle feuille, puis copier la feuille d'historique dans un autre classeur et enregistrer ce classeur.

Comment suivre la dernière cellule modifiée dans Excel

Dans certaines situations, il se peut que vous ne souhaitiez pas visualiser toutes les modifications apportées à un classeur, mais seulement surveiller la dernière modification. Pour ce faire, vous pouvez utiliser la fonction CELL en combinaison avec la fonction Watch Window.

Comme vous le savez probablement, la fonction CELL d'Excel est conçue pour récupérer des informations sur une cellule :

L'argument info_type spécifie le type d'information que vous souhaitez renvoyer, comme la valeur d'une cellule, l'adresse, le formatage, etc. En tout, 12 types d'info sont disponibles, mais pour cette tâche, nous n'en utiliserons que deux :

• Contenu - pour récupérer la valeur de la cellule.
• Adresse - pour obtenir l'adresse de la cellule.

En option, vous pouvez utiliser d'autres types d'entrées pour récupérer des informations supplémentaires, par exemple :

• Col - pour obtenir le numéro de colonne de la cellule.
• Rangée - pour obtenir le numéro de ligne de la cellule.
• Nom de fichier - pour afficher le chemin du nom de fichier qui contient la cellule d'intérêt.

En omettant le référence vous demandez à Excel de renvoyer des informations sur la dernière cellule modifiée.

Une fois les informations de base établies, effectuez les étapes suivantes pour suivre la dernière cellule modifiée dans vos classeurs :

1. Saisissez les formules ci-dessous dans n'importe quelle cellule vide :

   =CELL("adresse")

   =CELL("contenu")

   Comme le montre la capture d'écran ci-dessous, les formules afficheront l'adresse et la valeur actuelle de la dernière cellule modifiée :

   

   Pour pouvoir suivre les dernières modifications de n'importe quelle feuille ouverte, ajoutez les cellules de formule à la fenêtre de surveillance d'Excel.

2. Ajoutez les cellules de formule à la fenêtre de surveillance :
   • Sélectionnez les cellules dans lesquelles vous venez de saisir les formules de cellule.
   • Allez à la Formules tab> ; Audit des formules et cliquez sur le bouton Fenêtre d'observation bouton.
   • Dans le Regarder Fenêtre , cliquez Ajouter une montre... .
   • Le petit Ajouter une montre s'affiche, avec les références de cellule déjà ajoutées, et vous cliquez sur le bouton Ajouter bouton.

Cela place les cellules de formule dans la fenêtre de surveillance. Vous pouvez déplacer ou ancrer la barre d'outils de la fenêtre de surveillance où vous le souhaitez, par exemple en haut de la feuille. Et maintenant, quelle que soit la feuille de calcul ou le classeur dans lequel vous naviguez, les informations sur la dernière cellule modifiée sont à portée de main.

Remarque : les formules de cellule tiennent compte des derniers changements apportés à l'architecture de l'entreprise. tout classeur ouvert Si la modification a été apportée à un autre classeur, le nom de ce classeur sera affiché comme dans la capture d'écran ci-dessous :

C'est ainsi que vous suivez les changements dans Excel. Je vous remercie de votre lecture et j'espère vous voir sur notre blog la semaine prochaine !