ट्यूटोरियल दिखाता है कि एक्सेल में परिवर्तनों को कैसे ट्रैक किया जाए: स्क्रीन पर परिवर्तनों को हाइलाइट करें, एक अलग शीट में परिवर्तनों को सूचीबद्ध करें, परिवर्तनों को स्वीकार करें और अस्वीकार करें, साथ ही अंतिम परिवर्तित सेल की निगरानी करें।

किसी Excel कार्यपुस्तिका पर सहयोग करते समय, हो सकता है कि आप उसमें किए गए परिवर्तनों का ट्रैक रखना चाहें. यह विशेष रूप से तब उपयोगी हो सकता है जब दस्तावेज़ लगभग समाप्त हो गया हो और आपकी टीम अंतिम संशोधन कर रही हो।

एक मुद्रित प्रति पर, आप संपादनों को चिह्नित करने के लिए लाल पेन का उपयोग कर सकते हैं। एक एक्सेल फ़ाइल में, आप इसके लिए विशेष रूप से डिज़ाइन किए गए ट्रैक परिवर्तन सुविधा का उपयोग करके इलेक्ट्रॉनिक रूप से परिवर्तनों की समीक्षा, स्वीकार या अस्वीकार कर सकते हैं। इसके अलावा, आप वॉच विंडो का उपयोग करके नवीनतम परिवर्तनों की निगरानी कर सकते हैं।

एक्सेल ट्रैक परिवर्तन - मूल बातें

एक्सेल में अंतर्निहित ट्रैक परिवर्तन का उपयोग करके, आप सीधे संपादित वर्कशीट में या एक अलग शीट पर अपने संपादनों की आसानी से समीक्षा कर सकते हैं, और फिर प्रत्येक परिवर्तन को व्यक्तिगत रूप से या एक बार में सभी परिवर्तनों को स्वीकार या अस्वीकार कर सकते हैं। एक्सेल ट्रैकिंग सुविधा का सबसे प्रभावी ढंग से उपयोग करने के लिए, आपको याद रखने के लिए कुछ बिंदु हैं।

1। परिवर्तनों को ट्रैक करें केवल साझा कार्यपुस्तिकाओं में उपलब्ध है

Excel का ट्रैक परिवर्तन केवल साझा कार्यपुस्तिकाओं में कार्य करता है। इसलिए, जब भी आप एक्सेल में ट्रैकिंग चालू करते हैं, कार्यपुस्तिका साझा हो जाती है, जिसका अर्थ है कि कई उपयोगकर्ता एक साथ अपना संपादन कर सकते हैं। यह सुनने में बहुत अच्छा लगता है, लेकिन फाइल शेयर करने के अपने नुकसान भी हैं। एक्सेल की सभी विशेषताएं नहीं हैंसाझा कार्यपुस्तिकाओं में सशर्त स्वरूपण, डेटा सत्यापन, प्रारूप द्वारा छँटाई और फ़िल्टरिंग, कोशिकाओं को मर्ज करने, कुछ नाम सहित पूरी तरह से समर्थित है। अधिक जानकारी के लिए, कृपया हमारा एक्सेल शेयर्ड वर्कबुक ट्यूटोरियल देखें।

2। ट्रैक परिवर्तनों का उपयोग उन कार्यपुस्तिकाओं में नहीं किया जा सकता है जिनमें टेबल हैं

यदि आपके एक्सेल में ट्रैक परिवर्तन बटन अनुपलब्ध (ग्रे आउट) है, तो सबसे अधिक संभावना है कि आपकी कार्यपुस्तिका में एक या अधिक टेबल या एक्सएमएल मानचित्र हैं, जो साझा में समर्थित नहीं हैं कार्यपुस्तिका। उस स्थिति में, अपनी तालिकाओं को श्रेणियों में बदलें और XML मानचित्रों को हटा दें।

3। Excel में परिवर्तनों को पूर्ववत करना संभव नहीं है

Microsoft Excel में, आप कार्यपत्रक को पूर्ववत करके समय पर वापस नहीं ला सकते हैं जैसे आप Microsoft Word में कर सकते हैं। एक्सेल का ट्रैक परिवर्तन बल्कि एक लॉग फ़ाइल है जो किसी कार्यपुस्तिका में किए गए परिवर्तनों के बारे में जानकारी रिकॉर्ड करता है। आप मैन्युअल रूप से उन परिवर्तनों की समीक्षा कर सकते हैं और चुन सकते हैं कि किसे रखना है और किसे ओवरराइड करना है।

4। एक्सेल में सभी बदलावों को ट्रैक नहीं किया जाता

एक्सेल हर एक बदलाव को ट्रैक नहीं करता। आपके द्वारा सेल मानों में किए गए किसी भी संपादन को ट्रैक किया जाता है, लेकिन कुछ अन्य परिवर्तन जैसे कि स्वरूपण, पंक्तियों और स्तंभों को छिपाना/खोलना, सूत्र पुनर्गणना नहीं किया जाता है।

5। बदलाव का इतिहास डिफ़ॉल्ट रूप से 30 दिनों के लिए रखा जाता है

डिफ़ॉल्ट रूप से, एक्सेल 30 दिनों के लिए बदलाव का इतिहास रखता है। यदि आप एक संपादित कार्यपुस्तिका खोलते हैं, मान लीजिए, 40 दिनों में, आप सभी 40 दिनों के लिए परिवर्तन इतिहास देखेंगे, लेकिन केवल जब तक आपकार्यपुस्तिका बंद करें। कार्यपुस्तिका को बंद करने के बाद, 30 दिनों से अधिक पुराने कोई भी परिवर्तन समाप्त हो जाएँगे। हालांकि, बदलाव के इतिहास को बनाए रखने के लिए दिनों की संख्या को बदलना संभव है।

एक्सेल में परिवर्तनों को कैसे ट्रैक करें

अब जबकि आप एक्सेल ट्रैक परिवर्तनों की मूल बातें जानते हैं, आइए बात करते हैं कि कैसे सक्षम करें और अपने कार्यपत्रकों में इस सुविधा का उपयोग करें।

एक्सेल ट्रैक परिवर्तन सुविधा चालू करें

आपके द्वारा या अन्य उपयोगकर्ताओं द्वारा दी गई कार्यपुस्तिका में किए गए परिवर्तनों को देखने के लिए, इन चरणों का पालन करें:

एक्सेल अलग-अलग उपयोगकर्ताओं द्वारा किए गए संपादन को अलग-अलग रंगों में हाइलाइट करेगा जैसा कि अगले भाग में दिखाया गया है। आपके लिखते ही कोई भी नया परिवर्तन हाइलाइट हो जाएगा।

युक्ति। यदि आप किसी साझा कार्यपुस्तिका में एक्सेल ट्रैक परिवर्तनों को सक्षम कर रहे हैं(जो कार्यपुस्तिका के नाम के साथ संलग्न [साझा] शब्द द्वारा इंगित किया गया है), नई शीट पर परिवर्तन की सूची भी उपलब्ध होगी। अलग शीट पर प्रत्येक परिवर्तन के बारे में पूर्ण विवरण देखने के लिए आप इस बॉक्स को भी चुन सकते हैं।

स्क्रीन पर परिवर्तनों को हाइलाइट करें

स्क्रीन पर परिवर्तनों को हाइलाइट करें चयनित होने पर, Microsoft Excel उन कॉलम अक्षरों और पंक्ति संख्याओं को शेड करता है जहां परिवर्तन गहरे लाल रंग में किए गए थे। सेल स्तर पर, विभिन्न उपयोगकर्ताओं के संपादन अलग-अलग रंगों में चिह्नित होते हैं - एक रंगीन सेल बॉर्डर और ऊपरी-बाएँ कोने में एक छोटा त्रिकोण। किसी विशिष्ट परिवर्तन के बारे में अधिक जानकारी प्राप्त करने के लिए, बस सेल पर होवर करें:

एक अलग शीट में ट्रैक किए गए परिवर्तनों का इतिहास देखें

स्क्रीन पर परिवर्तनों को हाइलाइट करने के अलावा , आप एक अलग शीट पर परिवर्तनों की सूची भी देख सकते हैं। इसे पूरा करने के लिए, इन चरणों का पालन करें:

1. एक कार्यपुस्तिका साझा करें।

   इसके लिए, समीक्षा टैब > परिवर्तन समूह पर जाएं, कार्यपुस्तिका साझा करें बटन पर क्लिक करें, और फिर अनुमति परिवर्तन का चयन करें एक ही समय में एक से अधिक उपयोगकर्ता चेक बॉक्स। अधिक विस्तृत चरणों के लिए, कृपया एक्सेल में कार्यपुस्तिका को कैसे साझा करें देखें। ; परिवर्तनों को हाइलाइट करें ).

   यह सभी देखें: किसी अन्य एक्सेल शीट में हाइपरलिंक डालने के 3 तरीके
2. परिवर्तनों को हाइलाइट करें डायलॉग विंडो में, हाइलाइट कौन से बदलाव हैं बॉक्स कॉन्फ़िगर करें (नीचे दिया गया स्क्रीनशॉट दिखाता हैअनुशंसित सेटिंग्स), नई शीट बॉक्स में परिवर्तनों की सूची चुनें, और ओके पर क्लिक करें।

यह एक नई वर्कशीट, जिसे इतिहास शीट कहा जाता है, जो प्रत्येक परिवर्तन के बारे में कई विवरण दिखाती है कि यह कब किया गया था, इसे किसने बनाया था, कौन सा डेटा बदला गया था, परिवर्तन रखा गया था या नहीं।

विरोधाभासी परिवर्तन (यानी अलग-अलग उपयोगकर्ताओं द्वारा एक ही सेल में किए गए अलग-अलग परिवर्तन) जिन्हें एक्शन टाइप कॉलम में जीत दिया गया था। लूज़िंग एक्शन कॉलम में संख्याएँ संबंधित एक्शन नंबर्स को संदर्भित करती हैं, जिसमें उन परस्पर विरोधी परिवर्तनों के बारे में जानकारी होती है जो ओवरराइड किए गए थे। एक उदाहरण के रूप में, कृपया नीचे दिए गए स्क्रीनशॉट में एक्शन नंबर 5 (जीता) और एक्शन नंबर 2 (हारा) देखें:

टिप्स और नोट्स:

1. इतिहास पत्रक केवल सहेजे गए परिवर्तन प्रदर्शित करता है, इसलिए इस विकल्प का उपयोग करने से पहले अपने हाल के कार्य (Ctrl + S) को सहेजना सुनिश्चित करें।
2. यदि इतिहास शीट में वर्कबुक में किए गए सभी परिवर्तन सूचीबद्ध नहीं हैं, कब बॉक्स में सभी का चयन करें, और फिर कौन<2 को साफ़ करें> और कहां चेक बॉक्स। बॉक्स में परिवर्तनों को हाइलाइट करें डायलॉग विंडो।
3. यदि आप चाहते हैं कि एक्सेल के ट्रैक परिवर्तन दिखेंजैसे Word का ट्रैक परिवर्तन, अर्थात स्ट्राइकथ्रू के साथ स्वरूपित हटाए गए मान, आप Microsoft Excel सहायता टीम ब्लॉग पर पोस्ट किए गए इस मैक्रो का उपयोग कर सकते हैं.

परिवर्तनों को स्वीकार या अस्वीकार करें

विभिन्न उपयोगकर्ताओं द्वारा किए गए परिवर्तनों को स्वीकार या अस्वीकार करने के लिए, समीक्षा टैब > परिवर्तन समूह पर जाएं, और परिवर्तन ट्रैक करें > स्वीकार करें/ परिवर्तनों को अस्वीकार करें ।

स्वीकार या अस्वीकार करने के लिए परिवर्तनों का चयन करें संवाद बॉक्स में, निम्नलिखित विकल्पों को कॉन्फ़िगर करें, और फिर ठीक क्लिक करें :

• कब सूची में, या तो अभी तक समीक्षा नहीं की गई या तारीख से चुनें।
• कौन सूची में, उस उपयोगकर्ता का चयन करें जिसके परिवर्तनों की आप समीक्षा करना चाहते हैं ( हर कोई , मुझे छोड़कर सभी या विशिष्ट उपयोगकर्ता) .
• कहाँ बॉक्स को साफ़ करें।

Excel आपको एक-एक करके परिवर्तन दिखाएगा, और आप <क्लिक करें प्रत्येक परिवर्तन को व्यक्तिगत रूप से रखने या रद्द करने के लिए 14>स्वीकार करें या अस्वीकार करें ।

यदि किसी दिए गए सेल में कई संपादन किए गए थे, तो आप एक पूछा कि आप कौन से परिवर्तन रखना चाहते हैं:

वैकल्पिक रूप से, आप स्वीकृत करने के लिए सभी स्वीकार करें या सभी को अस्वीकार करें क्लिक कर सकते हैं या सभी परिवर्तनों को एक बार में रद्द कर दें।

ध्यान दें। ट्रैक किए गए परिवर्तनों को स्वीकार या अस्वीकार करने के बाद भी, वे अभी भी आपकी कार्यपुस्तिका में हाइलाइट किए जाएँगे। उन्हें पूरी तरह से हटाने के लिए, एक्सेल में ट्रैक चेंज को बंद कर दें।डिफ़ॉल्ट रूप से, Excel 30 दिनों के लिए परिवर्तन इतिहास रखता है और किसी भी पुराने परिवर्तन को स्थायी रूप से मिटा देता है। परिवर्तनों के इतिहास को लंबी अवधि तक बनाए रखने के लिए, इन चरणों का पालन करें:

1. समीक्षा टैब पर, परिवर्तन समूह में, साझा करें पर क्लिक करें कार्यपुस्तिका बटन।
2. कार्यपुस्तिका साझा करें संवाद विंडो में, उन्नत टैब पर स्विच करें, <14 के बगल वाले बॉक्स में वांछित दिनों की संख्या दर्ज करें> के लिए बदलाव का इतिहास रखें, और ओके पर क्लिक करें।> जब आप अपनी कार्यपुस्तिका में परिवर्तनों को हाइलाइट नहीं करना चाहते हैं, तो Excel Track Changes विकल्प को बंद कर दें। इसका तरीका इस प्रकार है:

1. समीक्षा टैब पर, परिवर्तन समूह में, परिवर्तन ट्रैक करें > परिवर्तन हाइलाइट करें क्लिक करें .
2. परिवर्तनों को हाइलाइट करें संवाद बॉक्स में, संपादित करते समय परिवर्तनों को ट्रैक करें को साफ़ करें। यह आपकी कार्यपुस्तिका चेक बॉक्स को भी साझा करता है।

ध्यान दें। Excel में परिवर्तन ट्रैकिंग को बंद करने से परिवर्तन इतिहास स्थायी रूप से हट जाता है। उस जानकारी को आगे के संदर्भ के लिए रखने के लिए, आप एक नई शीट पर परिवर्तनों को सूचीबद्ध कर सकते हैं, फिर इतिहास शीट को किसी अन्य कार्यपुस्तिका में कॉपी कर सकते हैं और उस कार्यपुस्तिका को सहेज सकते हैं।

Excel में अंतिम परिवर्तित सेल को कैसे ट्रैक करें

कुछ स्थितियों में, हो सकता है कि आप कार्यपुस्तिका में किए गए सभी परिवर्तनों को न देखना चाहें, लेकिन केवल अंतिम संपादन की निगरानी करना चाहें। यह वॉच के संयोजन में सेल फ़ंक्शन का उपयोग करके किया जा सकता हैविंडो सुविधा।

जैसा कि आप शायद जानते हैं, एक्सेल में सेल फ़ंक्शन को सेल के बारे में जानकारी प्राप्त करने के लिए डिज़ाइन किया गया है:

info_type तर्क निर्दिष्ट करता है कि किस प्रकार की जानकारी आप सेल मान, पता, स्वरूपण आदि जैसे रिटर्न करना चाहते हैं। कुल मिलाकर, 12 जानकारी प्रकार उपलब्ध हैं, लेकिन इस कार्य के लिए, हम उनमें से केवल दो का उपयोग करेंगे:

• सामग्री - सेल के मूल्य को पुनः प्राप्त करने के लिए।
• पता - सेल का पता प्राप्त करने के लिए। जानकारी, उदाहरण के लिए:

• कर्नल - सेल का कॉलम नंबर प्राप्त करने के लिए।
• पंक्ति - पंक्ति संख्या प्राप्त करने के लिए सेल का।
• फ़ाइल का नाम - उस फ़ाइल नाम का पथ प्रदर्शित करने के लिए जिसमें रुचि का सेल है।

संदर्भ<2 को छोड़ कर> तर्क, आप एक्सेल को अंतिम परिवर्तित सेल के बारे में जानकारी वापस करने का निर्देश देते हैं। आपकी कार्यपुस्तिकाओं में परिवर्तित सेल:

1. नीचे दिए गए सूत्रों को किसी भी खाली सेल में दर्ज करें:

   =CELL("address")

   =CELL("contents")

   जैसे नीचे स्क्रीनशॉट में दिखाया गया है, सूत्र बदले गए अंतिम सेल का पता और वर्तमान मान प्रदर्शित करेंगे:

   

   यह बहुत अच्छा है, लेकिन क्या होगा यदि आप अपने सेल सूत्रों के साथ शीट से दूर चले जाते हैं? आपके पास मौजूद किसी भी शीट से नवीनतम परिवर्तनों की निगरानी करने में सक्षम होने के लिएवर्तमान में खुला है, एक्सेल वॉच विंडो में फॉर्मूला सेल जोड़ें। 17>

2. फ़ॉर्मूला टैब > फ़ॉर्मूला ऑडिटिंग समूह पर जाएँ, और वॉच विंडो बटन पर क्लिक करें।
3. में देखें विंडो , घड़ी जोड़ें... क्लिक करें।
4. छोटी घड़ी जोड़ें विंडो दिखाई देगी, जिसमें सेल संदर्भ पहले ही जोड़े जा चुके हैं, और आप जोड़ें बटन पर क्लिक करते हैं। खिड़की। आप जहां चाहें वॉच विंडो टूलबार को स्थानांतरित या डॉक कर सकते हैं, उदाहरण के लिए शीट के शीर्ष पर। और अब, आप जिस भी वर्कशीट या वर्कबुक पर नेविगेट करते हैं, अंतिम परिवर्तित सेल के बारे में जानकारी बस एक नज़र दूर है।

ध्यान दें। सेल सूत्र नवीनतम परिवर्तन को पकड़ते हैं जो किसी भी खुली कार्यपुस्तिका में किए गए हैं। यदि किसी भिन्न कार्यपुस्तिका में परिवर्तन किया गया था, तो उस कार्यपुस्तिका का नाम प्रदर्शित होगा जैसा कि नीचे स्क्रीनशॉट में दिखाया गया है:



इस प्रकार आप Excel में परिवर्तनों को ट्रैक करते हैं। पढ़ने के लिए मैं आपको धन्यवाद देता हूं और आशा करता हूं कि अगले सप्ताह आप हमारे ब्लॉग पर मिलेंगे!