Výukový program ukazuje, jak sledovat změny v aplikaci Excel: zvýraznit změny na obrazovce, vypsat změny na samostatném listu, přijmout a odmítnout změny a sledovat poslední změněnou buňku.

Při spolupráci na sešitu aplikace Excel můžete chtít sledovat změny, které v něm byly provedeny. To může být užitečné zejména tehdy, když je dokument téměř dokončen a váš tým provádí poslední revize.

V tištěné kopii můžete k označení úprav použít červené pero. V souboru aplikace Excel můžete změny elektronicky zkontrolovat, přijmout nebo zamítnout pomocí funkce Sledovat změny, která je pro to speciálně určena. Kromě toho můžete sledovat poslední změny pomocí okna sledování.

Sledování změn v aplikaci Excel - základy

Pomocí vestavěné funkce Sledování změn v aplikaci Excel můžete snadno zkontrolovat své úpravy přímo v upravovaném listu nebo na samostatném listu a poté přijmout nebo zamítnout každou změnu zvlášť nebo všechny změny najednou. Abyste mohli funkci sledování změn v aplikaci Excel používat co nejefektivněji, je třeba si zapamatovat několik bodů.

1. Sledování změn je k dispozici pouze ve sdílených sešitech

Sledování změn v aplikaci Excel funguje pouze ve sdílených sešitech. Kdykoli tedy v aplikaci Excel zapnete sledování, sešit se stane sdíleným, což znamená, že úpravy může provádět více uživatelů současně. To zní skvěle, ale sdílení souboru má i své nevýhody. Ve sdílených sešitech nejsou plně podporovány všechny funkce aplikace Excel, včetně podmíněného formátování, ověřování dat, třídění a filtrování podle formátu,sloučení buněk a další. Další informace naleznete v našem výukovém kurzu pro sdílené sešity aplikace Excel.

2. Sledování změn nelze použít v sešitech, které obsahují tabulky.

Pokud je tlačítko Sledovat změny v aplikaci Excel nedostupné (šedé), je pravděpodobné, že váš sešit obsahuje jednu nebo více tabulek nebo map XML, které nejsou ve sdílených sešitech podporovány. V takovém případě převeďte tabulky na rozsahy a odstraňte mapy XML.

3. V aplikaci Excel není možné vrátit změny zpět

V aplikaci Microsoft Excel nelze vrátit list zpět v čase zrušením změn, jako je tomu v aplikaci Microsoft Word. Funkce Sledování změn v aplikaci Excel je spíše soubor protokolu, který zaznamenává informace o změnách provedených v sešitě. Tyto změny můžete ručně zkontrolovat a vybrat, které z nich chcete zachovat a které zrušit.

4. Ne všechny změny jsou sledovány v aplikaci Excel

Excel nesleduje každou změnu. Úpravy hodnot v buňkách se sledují, ale některé další změny, jako je formátování, skrývání/odkrývání řádků a sloupců nebo přepočítávání vzorců, se nesledují.

5. Historie změn je ve výchozím nastavení uchovávána po dobu 30 dnů.

Ve výchozím nastavení Excel uchovává historii změn po dobu 30 dní. Pokud otevřete upravený sešit například za 40 dní, uvidíte historii změn za celých 40 dní, ale pouze do zavření sešitu. Po zavření sešitu budou všechny změny starší než 30 dní odstraněny. Počet dní pro uchovávání historie změn je však možné změnit.

Jak sledovat změny v aplikaci Excel

Nyní, když znáte základy funkce Sledovat změny v aplikaci Excel, si povíme, jak tuto funkci povolit a používat v pracovních listech.

Zapnutí funkce Sledovat změny v aplikaci Excel

Chcete-li zobrazit změny provedené v daném sešitě vámi nebo jinými uživateli, proveďte následující kroky:

1. Na Recenze na kartě Změny klikněte na skupinu Sledování změn a poté vyberte možnost Zvýraznění změn... .

   

2. V Zvýraznění změn dialogového okna proveďte následující kroky:
   • Zkontrolujte Sledování změn při úpravách. Tímto způsobem také sdílíte svůj sešit. box
   • Pod Zvýrazněte, které změny , vyberte požadované časové období v Když a čí změny chcete zobrazit v okně Kdo (na obrázku níže je uvedeno výchozí nastavení).
   • Vyberte Zvýraznění změn na obrazovce možnost.
   • Klikněte na OK .

   

3. Pokud se zobrazí výzva, povolte aplikaci Excel uložit sešit a je hotovo!

Aplikace Excel zvýrazní úpravy provedené různými uživateli různými barvami, jak je znázorněno v následující části. Veškeré nové změny budou zvýrazněny při psaní.

Tip. Pokud povolíte sledování změn v aplikaci Excel ve sdíleném sešitě (což je označeno slovem [Shared] připojeným k názvu sešitu), bude Seznam změn na novém listu K dispozici bude také toto políčko. I toto políčko můžete zaškrtnout, abyste si mohli zobrazit úplné podrobnosti o každé změně na samostatném listu.

Zvýraznění změn na obrazovce

S Zvýraznění změn na obrazovce vybrané, Microsoft Excel odstíní písmena sloupců a čísla řádků, ve kterých byly provedeny změny, tmavě červenou barvou. Na úrovni buněk jsou úpravy od různých uživatelů označeny různými barvami - barevným okrajem buňky a malým trojúhelníčkem v levém horním rohu. Chcete-li získat další informace o konkrétní změně, stačí na buňku najet kurzorem myši:

Zobrazení historie sledovaných změn na samostatném listu

Kromě zvýraznění změn na obrazovce můžete také zobrazit seznam změn na samostatném listu. Chcete-li to provést, proveďte následující kroky:

1. Sdílejte pracovní sešit.

   Za tímto účelem přejděte na Recenze karta> Změny klikněte na skupinu Sdílet pracovní sešit a poté vyberte Povolení změn více uživatelům současně zaškrtávacího políčka. Podrobnější postup naleznete v části Jak sdílet sešit v aplikaci Excel.

2. Zapněte funkci sledování změn v aplikaci Excel ( Recenze > Sledování změn > Zvýraznění změn ).
3. V Zvýraznění změn dialogové okno, nakonfigurujte Zvýrazněte, které změny (na obrázku níže jsou zobrazena doporučená nastavení), vyberte možnost Seznam změn na novém listu a klikněte na tlačítko OK.

Tím se všechny sledované změny zobrazí na novém pracovním listu, tzv. Historie který zobrazuje mnoho podrobností o každé změně, včetně toho, kdy byla provedena, kdo ji provedl, jaké údaje byly změněny a zda byla změna zachována, či nikoli.

Na stránkách protichůdné změny (tj. různé změny provedené v téže buňce různými uživateli), které byly zachovány. Won v Typ akce sloupec. Čísla ve sloupci Ztráta akce sloupce odkazují na odpovídající Akční čísla s informacemi o konfliktních změnách, které byly přepsány. Jako příklad viz akce číslo 5 (Vyhraná) a akce číslo 2 (Ztracená) na obrázku níže:

Tipy a poznámky:

1. Na listu Historie se zobrazí pouze uložené změny , takže před použitím této možnosti nezapomeňte uložit poslední práci (Ctrl + S).
2. Pokud není na listu Historie uveden všechny změny které byly provedeny v sešitě, vyberte možnost Všechny v Když a pak zrušte zaškrtnutí políčka Kdo a Kde: zaškrtávací políčka.
3. Na odstranit list Historie z vašeho sešitu, buď sešit znovu uložte, nebo zrušte zaškrtnutí políčka Seznam změn na novém listu v poli Zvýraznění změn dialogové okno.
4. Pokud chcete, aby změny v aplikaci Excel vypadaly stejně jako změny ve Wordu, tj. smazané hodnoty formátované pomocí přeškrtnutí , můžete použít toto makro zveřejněné na blogu týmu podpory aplikace Microsoft Excel.

Přijmout nebo odmítnout změny

Chcete-li přijmout nebo odmítnout změny provedené různými uživateli, přejděte do nabídky Recenze karta> Změny a klikněte na tlačítko Sledování změn > Přijmout/odmítnout změny .

V Vyberte změny, které chcete přijmout nebo odmítnout dialogové okno, nakonfigurujte následující možnosti a klikněte na tlačítko OK :

• V Když v seznamu vyberte buď Ještě nebylo přezkoumáno nebo Od data .
• V Kdo vyberte uživatele, jehož změny chcete zkontrolovat ( Všichni , Všichni kromě mě nebo konkrétního uživatele) .
• Vymazat Kde: box.

Excel vám zobrazí změny jednu po druhé a vy kliknete na tlačítko Přijmout nebo Odmítnout zachovat nebo zrušit každou změnu zvlášť.

Pokud bylo v dané buňce provedeno několik úprav, budete dotázáni, které z nich chcete zachovat:

Případně můžete kliknout na Přijmout vše nebo Odmítnout vše schválit nebo zrušit všechny změny najednou.

Poznámka: I po přijetí nebo odmítnutí sledovaných změn budou tyto změny v sešitě stále zvýrazněny. Chcete-li je zcela odstranit, vypněte v aplikaci Excel funkci Sledování změn.

Nastavení doby uchovávání historie změn

Ve výchozím nastavení Excel uchovává historii změn po dobu 30 dnů a trvale maže všechny starší změny. Chcete-li uchovávat historii změn po delší dobu, proveďte následující kroky:

1. Na Recenze na kartě Změny klikněte na skupinu Sdílet pracovní sešit tlačítko.
2. V Sdílet pracovní sešit přepněte na dialogové okno Pokročilé zadejte požadovaný počet dní do pole vedle položky Uchovávejte historii změn pro a klikněte na tlačítko OK .

Jak vypnout sledování změn v aplikaci Excel

Pokud již nechcete, aby se změny v sešitě zvýrazňovaly, vypněte v aplikaci Excel možnost Sledovat změny. Zde je uveden postup:

1. Na Recenze na kartě Změny klikněte na tlačítko Sledování změn > Zvýraznění změn .
2. V Zvýraznění změn dialogové okno, zrušte zaškrtnutí políčka Sledování změn při úpravách. To také sdílí váš sešit. zaškrtávacího políčka.

Poznámka: Vypnutím sledování změn v aplikaci Excel se trvale odstraní historie změn. Chcete-li tyto informace zachovat pro další použití, můžete Seznam změn založit na novém listu, pak zkopírovat list Historie do jiného sešitu a tento sešit uložit.

Jak sledovat poslední změněnou buňku v aplikaci Excel

V některých situacích nemusíte chtít zobrazit všechny změny provedené v sešitě, ale pouze sledovat poslední úpravy. To lze provést pomocí funkce CELL v kombinaci s funkcí Sledovací okno.

Jak pravděpodobně víte, funkce CELL v aplikaci Excel slouží k získání informací o buňce:

Argument info_type určuje, jaký typ informace chcete vrátit, například hodnotu buňky, adresu, formátování atd. Celkem je k dispozici 12 typů informací, ale pro tuto úlohu použijeme pouze dva z nich:

• Obsah - pro získání hodnoty buňky.
• Adresa - získat adresu buňky.

Volitelně můžete použít další typy into pro získání dalších informací, například:

• Plukovník - pro získání čísla sloupce buňky.
• Řádek - pro získání čísla řádku buňky.
• Název souboru - zobrazit cestu k názvu souboru, který obsahuje buňku zájmu.

Vynecháním odkaz dáte aplikaci Excel pokyn, aby vrátila informace o poslední změněné buňce.

Po zjištění základních informací proveďte následující kroky ke sledování poslední změněné buňky v sešitech:

1. Do prázdných buněk zadejte níže uvedené vzorce:

   =CELL("adresa")

   =CELL("obsah")

   Jak ukazuje obrázek níže, vzorce zobrazí adresu a aktuální hodnotu poslední změněné buňky:

   

   To je skvělé, ale co když se vzdálíte od listu se vzorci buněk? Chcete-li sledovat nejnovější změny z libovolného listu, který máte právě otevřený, přidejte buňky vzorců do okna sledování aplikace Excel.

2. Přidejte buňky vzorce do okna sledování:
   • Vyberte buňky, do kterých jste právě zadali vzorce Cell.
   • Přejděte na Vzorce karta> Audit vzorců a klikněte na Okno hodinek tlačítko.
   • V Sledujte Okno , klikněte Přidat hodinky... .
   • Malý Přidat hodinky se zobrazí okno s již přidanými odkazy na buňky a vy kliknete na tlačítko Přidat tlačítko.

Tím se buňky vzorce umístí do okna sledování. Panel nástrojů okna sledování můžete přesunout nebo zakotvit, kamkoli chcete, například do horní části listu. A nyní, ať už přejdete na jakýkoli list nebo sešit, informace o poslední změněné buňce jsou na dosah ruky.

Poznámka: Vzorce buněk zachycují nejnovější změny, které byly provedeny v systému jakýkoli otevřený sešit . Pokud byla změna provedena v jiném sešitu, zobrazí se název tohoto sešitu, jak je znázorněno na obrázku níže:

Takto sledujete změny v Excelu. Děkuji vám za přečtení a doufám, že se příští týden uvidíme na našem blogu!