این آموزش نحوه ردیابی تغییرات در اکسل را نشان می دهد: تغییرات روی صفحه را برجسته کنید، تغییرات را در یک برگه جداگانه فهرست کنید، تغییرات را بپذیرید و رد کنید، و همچنین آخرین سلول تغییر یافته را نظارت کنید.

هنگام همکاری در یک کتاب کار اکسل، ممکن است بخواهید تغییرات ایجاد شده در آن را پیگیری کنید. این می تواند به ویژه زمانی مفید باشد که سند تقریباً تمام شده باشد و تیم شما در حال انجام اصلاحات نهایی است.

در یک نسخه چاپی، می توانید از یک خودکار قرمز برای علامت گذاری ویرایش ها استفاده کنید. در یک فایل اکسل، می توانید با استفاده از ویژگی Track Changes که مخصوص آن طراحی شده است، تغییرات را به صورت الکترونیکی بررسی، قبول یا رد کنید. علاوه بر این، می‌توانید آخرین تغییرات را با استفاده از پنجره تماشا نظارت کنید.

تغییرات اکسل - اصول اولیه

با استفاده از ردیابی تغییرات داخلی در اکسل، شما می تواند به راحتی ویرایش های شما را مستقیماً در کاربرگ ویرایش شده یا در یک برگه جداگانه بررسی کند و سپس هر تغییر را به صورت جداگانه یا همه تغییرات را در یک زمان بپذیرد یا رد کند. برای استفاده مؤثرتر از ویژگی ردیابی اکسل، چند نکته را باید به خاطر بسپارید.

1. Track Changes فقط در کتاب‌های کاری مشترک موجود است

Track Changes Excel فقط در کتاب‌های کاری مشترک کار می‌کند. بنابراین، هر زمان که شما ردیابی را در اکسل روشن کنید، کتاب کار به اشتراک گذاشته می شود، به این معنی که چندین کاربر می توانند ویرایش های خود را به طور همزمان انجام دهند. این عالی به نظر می رسد، اما اشتراک گذاری یک فایل معایبی نیز دارد. همه ویژگی های اکسل اینطور نیستندبه طور کامل در کتاب‌های کاری مشترک از جمله قالب‌بندی شرطی، اعتبارسنجی داده‌ها، مرتب‌سازی و فیلتر کردن بر اساس قالب، ادغام سلول‌ها، به نام چند مورد، پشتیبانی می‌شود. برای اطلاعات بیشتر، لطفاً به آموزش کتاب کار مشترک اکسل ما مراجعه کنید.

2. Track Changes را نمی‌توان در کتاب‌هایی که دارای جداول هستند استفاده کرد

اگر دکمه Track Changes در اکسل شما در دسترس نباشد (خاکستری است)، به احتمال زیاد کتاب کار شما حاوی یک یا چند جدول یا نقشه XML است که در اشتراک‌گذاری شده پشتیبانی نمی‌شوند. کتاب های کار در این صورت، جداول خود را به محدوده تبدیل کنید و نقشه های XML را حذف کنید.

3. امکان واگرد تغییرات در اکسل وجود ندارد

در مایکروسافت اکسل، نمی‌توانید با لغو تغییرات مانند مایکروسافت ورد، برگه را به گذشته برگردانید. Track Changes اکسل یک فایل گزارش است که اطلاعات مربوط به تغییرات ایجاد شده در یک کتاب کار را ثبت می کند. شما می توانید به صورت دستی آن تغییرات را بررسی کنید و انتخاب کنید که کدام یک را حفظ کنید و کدام را لغو کنید.

4. همه تغییرات در اکسل ردیابی نمی شوند

اکسل تک تک تغییرات را ردیابی نمی کند. هر ویرایشی که در مقادیر سلول انجام می دهید ردیابی می شود، اما برخی تغییرات دیگر مانند قالب بندی، پنهان کردن/آشکار کردن سطرها و ستون ها، محاسبه مجدد فرمول قابل ردیابی نیستند.

5. تاریخچه تغییرات به طور پیش فرض به مدت 30 روز نگهداری می شود

به طور پیش فرض، اکسل تاریخچه تغییرات را به مدت 30 روز نگه می دارد. اگر یک کتاب کار ویرایش شده را باز کنید، مثلاً در 40 روز، تاریخچه تغییرات را برای تمام 40 روز خواهید دید، اما فقط تا زمانی کهکتاب کار را ببندید پس از بستن کتاب کار، هرگونه تغییری که بیش از 30 روز باشد از بین خواهد رفت. با این حال، این امکان وجود دارد که تعداد روزهای نگهداری تاریخچه تغییرات را تغییر دهید.

نحوه ردیابی تغییرات در اکسل

اکنون که اصول اولیه تغییرات ردیابی اکسل را می دانید، اجازه دهید در مورد نحوه فعال کردن صحبت کنیم. و از این ویژگی در کاربرگ‌های خود استفاده کنید.

ویژگی Excel Track Changes را روشن کنید

برای مشاهده تغییرات ایجاد شده توسط شما یا سایر کاربران در یک کتاب کار، این مراحل را انجام دهید:

1. در برگه بازبینی ، در گروه تغییرات ، روی دکمه ردیابی تغییرات کلیک کنید و سپس تغییرات را برجسته کنید... .

   

2. در کادر محاوره ای Highlight Changes ، موارد زیر را انجام دهید:
   • ردیابی تغییرات در حین ویرایش را علامت بزنید . این نیز کتاب کار شما را به اشتراک می گذارد. کادر
   • در زیر تغییرات را برجسته کنید ، دوره زمانی مورد نظر را در کادر When انتخاب کنید، و تغییراتی را که می خواهید مشاهده کنید در کادر Who (تصویر زیر تنظیمات پیش فرض را نشان می دهد).
   • گزینه Highlight changes on screen را انتخاب کنید.
   • کلیک کنید خوب .

   

3. اگر از شما خواسته شد، به Excel اجازه دهید کتاب کار شما را ذخیره کند، و کار تمام است!

همانطور که در بخش بعدی نشان داده شده است، اکسل ویرایش های کاربران مختلف را با رنگ های مختلف برجسته می کند. هر گونه تغییر جدید هنگام تایپ برجسته می شود.

نکته. اگر در حال فعال کردن Excel Track Changes در یک کتاب کار مشترک هستید(که با کلمه [Shared] که به نام کتاب کار ضمیمه شده نشان داده می شود)، تغییرات لیست در یک برگه جدید نیز در دسترس خواهد بود. برای مشاهده جزئیات کامل هر تغییر در یک برگه جداگانه، می توانید این کادر را نیز انتخاب کنید.

هایلایت کردن تغییرات روی صفحه

با انتخاب تغییرات برجسته کردن روی صفحه ، مایکروسافت اکسل حروف ستون‌ها و شماره ردیف‌هایی را که تغییرات در آن‌ها به رنگ قرمز تیره انجام شده است، سایه می‌اندازد. در سطح سلول، ویرایش‌های کاربران مختلف با رنگ‌های مختلف مشخص می‌شوند - یک حاشیه سلول رنگی و یک مثلث کوچک در گوشه سمت چپ بالا. برای دریافت اطلاعات بیشتر در مورد یک تغییر خاص، کافیست نشانگر را روی سلول نگه دارید:

مشاهده تاریخچه تغییرات ردیابی شده در یک برگه جداگانه

به غیر از برجسته کردن تغییرات روی صفحه ، همچنین می توانید لیستی از تغییرات را در یک برگه جداگانه مشاهده کنید. برای انجام آن، این مراحل را انجام دهید:

1. یک کتاب کار را به اشتراک بگذارید.

   برای این کار، به گروه بازبینی > تغییرات بروید، روی دکمه اشتراک‌گذاری کتاب کار کلیک کنید و سپس مجاز تغییرات توسط بیش از یک کاربر به طور همزمان کادر را علامت بزنید. برای جزئیات بیشتر، لطفاً نحوه اشتراک‌گذاری یک کتاب کار در اکسل را ببینید.

2. ویژگی Excel Track Changes را روشن کنید ( بازبینی > ردیابی تغییرات > ; تغییرات برجسته ).
3. در پنجره گفتگوی برجستگی تغییرات ، کادرهای برجستگی که تغییر می کند را پیکربندی کنید (تصویر صفحه زیر را نشان می دهدتنظیمات توصیه شده)، کادر فهرست تغییرات در یک برگه جدید را انتخاب کنید و روی OK کلیک کنید.

این همه تغییرات ردیابی شده را در یک صفحه فهرست می کند. کاربرگ جدید، به نام برگه History ، که جزئیات زیادی را در مورد هر تغییر نشان می دهد، از جمله اینکه چه زمانی ایجاد شده است، چه کسی آن را ایجاد کرده است، چه داده هایی تغییر کرده است، آیا تغییر حفظ شده است یا نه.

تغییرات متناقض (یعنی تغییرات متفاوتی که توسط کاربران مختلف در یک سلول ایجاد شده است) که نگه داشته شدند در ستون Action Type Won دارند. اعداد در ستون عملکرد بازنده به اعداد اقدام مربوطه با اطلاعات مربوط به تغییرات متناقض که لغو شده اند، اشاره دارد. به عنوان مثال، لطفاً اکشن شماره 5 (برنده) و اکشن شماره 2 (بازنده) را در تصویر زیر مشاهده کنید:

نکات و نکات:

1. صفحه History فقط تغییرات ذخیره شده را نشان می دهد، بنابراین مطمئن شوید که کار اخیر خود را قبل از استفاده از این گزینه ذخیره کنید (Ctrl + S).
2. اگر تاریخچه برگه همه تغییرات انجام شده در کتاب کار را فهرست نمی کند، همه را در کادر When انتخاب کنید و سپس Who<2 را پاک کنید> و Where را علامت بزنید.
3. برای حذف کاربرگ تاریخچه از کتاب کار خود، یا کتاب کار را دوباره ذخیره کنید یا علامت فهرست تغییرات در یک برگه جدید را بردارید. کادر در پنجره گفتگوی تغییرات برجسته را برجسته کنید.
4. اگر می خواهید تغییرات مسیر اکسل به نظر برسدمانند تغییرات مسیر Word، یعنی مقادیر حذف شده فرمت شده با strikethrough ، می توانید از این ماکرو ارسال شده در وبلاگ تیم پشتیبانی Microsoft Excel استفاده کنید.

تغییرات را بپذیرید یا رد کنید

برای پذیرش یا رد تغییرات ایجاد شده توسط کاربران مختلف، به برگه بازبینی > تغییرات بروید و روی ردیابی تغییرات > پذیرش/ کلیک کنید. رد تغییرات .

در کادر گفتگوی انتخاب تغییرات برای پذیرش یا رد ، گزینه های زیر را پیکربندی کنید و سپس روی تأیید کلیک کنید. :

• در فهرست When ، هنوز بررسی نشده یا از تاریخ را انتخاب کنید.
• در فهرست Who ، کاربری را انتخاب کنید که می خواهید تغییراتش را مرور کنید ( همه ، همه به جز من یا کاربر خاص) .
• کادر Where را پاک کنید.

اکسل تغییرات را یکی یکی به شما نشان می دهد و روی <کلیک می کنید. 14>پذیرفتن یا رد کردن برای حفظ یا لغو هر تغییر جداگانه آ مشخص کنید که کدام یک از تغییرات را می خواهید حفظ کنید:

به طور متناوب، می توانید روی پذیرفتن همه یا رد کردن همه کلیک کنید تا تأیید یا همه تغییرات را یکباره لغو کنید.

توجه داشته باشید. حتی پس از پذیرش یا رد تغییرات ردیابی شده، آنها همچنان در کتاب کار شما برجسته می شوند. برای حذف کامل آنها، ردیابی تغییرات را در اکسل خاموش کنید.

مدت زمان نگهداری تاریخچه تغییرات را تنظیم کنید

براساسبه طور پیش فرض، اکسل تاریخچه تغییرات را به مدت 30 روز نگه می دارد و تغییرات قدیمی را برای همیشه پاک می کند. برای نگهداری تاریخچه تغییرات برای مدت طولانی‌تری، این مراحل را انجام دهید:

1. در برگه بازبینی ، در گروه تغییرات ، روی اشتراک‌گذاری کلیک کنید. دکمه Workbook .
2. در پنجره گفتگوی Share Workbook ، به برگه Advanced بروید، تعداد روزهای مورد نظر را در کادر کنار <14 وارد کنید>تاریخچه تغییرات را برای نگه دارید و روی OK کلیک کنید.

چگونه پیگیری تغییرات را در اکسل خاموش کنیم

هنگامی که دیگر نمی خواهید تغییرات در کتاب کار شما برجسته شود، گزینه Excel Track Changes را خاموش کنید. به این صورت است:

1. در برگه بازبینی ، در گروه تغییرات ، روی ردیابی تغییرات کلیک کنید > تغییرات را برجسته کنید .
2. در کادر محاوره ای Highlight Changes ، ردیابی تغییرات در حین ویرایش را پاک کنید. این کادر انتخاب کتاب کار شما را نیز به اشتراک می گذارد .

توجه داشته باشید. خاموش کردن ردیابی تغییر در اکسل، تاریخچه تغییرات را برای همیشه حذف می کند. برای حفظ آن اطلاعات برای ارجاع بیشتر، می توانید تغییرات را در یک برگه جدید فهرست کنید، سپس برگه History را در کتاب کار دیگری کپی کنید و آن کتاب کار را ذخیره کنید.

نحوه ردیابی آخرین سلول تغییر یافته در اکسل

در برخی شرایط، ممکن است نخواهید همه تغییرات ایجاد شده در یک کتاب کار را مشاهده کنید، بلکه فقط آخرین ویرایش را نظارت کنید. این را می توان با استفاده از تابع CELL در ترکیب با ساعت انجام دادویژگی پنجره.

همانطور که احتمالاً می دانید، تابع CELL در اکسل برای بازیابی اطلاعات یک سلول طراحی شده است:

آگومان info_type نوع اطلاعاتی را مشخص می کند. می‌خواهید مانند مقدار سلول، آدرس، قالب‌بندی و غیره را برگردانید. به طور کلی، 12 نوع اطلاعات موجود است، اما برای این کار، ما فقط از دو مورد از آنها استفاده می‌کنیم:

• محتوا - برای بازیابی مقدار سلول.
• آدرس - برای دریافت آدرس سلول.

به صورت اختیاری، می توانید از انواع دیگر برای بازیابی موارد دیگر استفاده کنید. اطلاعات، به عنوان مثال:

• Col - برای به دست آوردن شماره ستون سلول.
• ردیف - برای دریافت شماره ردیف از سلول.
• نام فایل - برای نمایش مسیر نام فایلی که حاوی سلول مورد نظر است.

با حذف مرجع آرگومان، شما به اکسل دستور می دهید که اطلاعات مربوط به آخرین سلول تغییر یافته را برگرداند.

با ایجاد اطلاعات پس زمینه، مراحل زیر را برای ردیابی las انجام دهید. t تغییر سلول در کتاب های کاری شما:

1. فرمول های زیر را در هر سلول خالی وارد کنید:

   =CELL("address")

   =CELL("contents")

   مانند نشان دادن در تصویر زیر، فرمول‌ها آدرس و مقدار فعلی آخرین سلول تغییر یافته را نشان می‌دهند:

   

   این عالی است، اما اگر با فرمول‌های سلولی خود از برگه فاصله بگیرید، چه؟ برای اینکه بتوانید آخرین تغییرات را از هر برگه ای که دارید نظارت کنیددر حال حاضر باز است، سلول های فرمول را به پنجره تماشای اکسل اضافه کنید.

2. سلول های فرمول را به پنجره تماشا اضافه کنید:
   • سلول هایی را که به تازگی فرمول های سلولی را وارد کرده اید انتخاب کنید.
   • به تب Formulas > Formula Auditing بروید و روی دکمه Watch Window کلیک کنید.
   • در Window Window ، روی Add Watch... کلیک کنید.
   • پنجره کوچک Add Watch با ارجاعات سلول قبلاً اضافه شده اند، و روی دکمه افزودن کلیک می کنید.

این سلول های فرمول را در ساعت قرار می دهد. پنجره می‌توانید نوار ابزار Watch Window را به هر کجا که می‌خواهید، مثلاً در بالای برگه، جابه‌جا کرده یا متصل کنید. و اکنون، هر کاربرگ یا کتاب کاری که به آن بروید، اطلاعات مربوط به آخرین سلول تغییر یافته تنها با یک نگاه دور است.

توجه داشته باشید. فرمول های سلول آخرین تغییری را که در هر کتاب کار باز ایجاد شده است، می گیرند. اگر تغییر به یک کتاب کار دیگری انجام شده باشد، نام آن کتاب کار مانند تصویر زیر نمایش داده می شود:

به این ترتیب تغییرات را در اکسل ردیابی می کنید. از خواندن شما سپاسگزارم و امیدوارم هفته آینده شما را در وبلاگ خود ببینم!