I handledningen visas hur du spårar ändringar i Excel: markerar ändringar på skärmen, listar ändringar i ett separat ark, godkänner och avvisar ändringar samt övervakar den senast ändrade cellen.

När du samarbetar med en Excel-arbetsbok kanske du vill hålla reda på vilka ändringar som har gjorts i den. Detta kan vara särskilt användbart när dokumentet är nästan färdigt och teamet gör de sista revideringarna.

På en utskriven kopia kan du använda en röd penna för att markera ändringar. I en Excel-fil kan du granska, godkänna eller förkasta ändringar elektroniskt med hjälp av funktionen Spåra ändringar som är speciellt utformad för detta. Dessutom kan du övervaka de senaste ändringarna med hjälp av bevakningsfönstret.

Excel Spåra ändringar - grunderna

Med hjälp av den inbyggda funktionen Spåra ändringar i Excel kan du enkelt granska dina ändringar direkt i det redigerade arbetsbladet eller på ett separat blad och sedan godkänna eller förkasta varje ändring individuellt eller alla ändringar åt gången. För att använda Excel-spårningsfunktionen så effektivt som möjligt finns det några saker du bör komma ihåg.

1. Spåra ändringar är endast tillgängligt i delade arbetsböcker.

Excels spårning av ändringar fungerar endast i delade arbetsböcker. Så när du aktiverar spårning i Excel blir arbetsboken delad, vilket innebär att flera användare kan göra sina ändringar samtidigt. Det låter bra, men att dela en fil har också sina nackdelar. Alla Excel-funktioner stöds inte fullt ut i delade arbetsböcker, inklusive villkorlig formatering, datavalidering, sortering och filtrering efter format,sammanslagning av celler, för att nämna några. För mer information, se vår handledning om delad arbetsbok i Excel.

2. Spåra ändringar kan inte användas i arbetsböcker som innehåller tabeller.

Om knappen Spåra ändringar inte är tillgänglig (gråmarkerad) i Excel innehåller arbetsboken troligen en eller flera tabeller eller XML-mappningar som inte stöds i delade arbetsböcker. Konvertera i så fall tabellerna till intervall och ta bort XML-mappningar.

3. Det är inte möjligt att ångra ändringar i Excel.

I Microsoft Excel kan du inte återställa arbetsbladet i tiden genom att ångra ändringar som du kan göra i Microsoft Word. Excels spårning av ändringar är snarare en loggfil som registrerar information om de ändringar som gjorts i en arbetsbok. Du kan manuellt granska ändringarna och välja vilka som ska behållas och vilka som ska åsidosättas.

4. Alla ändringar följs inte upp i Excel.

Excel spårar inte varje enskild ändring. Alla ändringar som du gör i cellvärden spåras, men vissa andra ändringar som formatering, dölja/avlägsna rader och kolumner och omräkningar av formler spåras inte.

5. Ändringshistorik sparas som standard i 30 dagar.

Som standard behåller Excel ändringshistoriken i 30 dagar. Om du öppnar en redigerad arbetsbok, till exempel om 40 dagar, kommer du att se ändringshistoriken för alla 40 dagar, men bara tills du stänger arbetsboken. När du stänger arbetsboken är alla ändringar som är äldre än 30 dagar borta. Det är dock möjligt att ändra antalet dagar för att behålla ändringshistoriken.

Hur du spårar ändringar i Excel

Nu när du känner till grunderna för Excel-spårning av ändringar ska vi tala om hur du aktiverar och använder funktionen i dina kalkylblad.

Aktivera Excel-funktionen Spåra ändringar

Om du vill visa de ändringar som du eller andra användare har gjort i en viss arbetsbok utför du de här stegen:

1. På den Översyn av på fliken Ändringar grupp, klickar du på Spåra ändringar och välj sedan Markera ändringar... .

   

2. I Markera ändringar gör följande:
   • Kontrollera Spåra ändringar medan du redigerar. Detta delar även din arbetsbok. box
   • Under Markera vilka ändringar som görs , välj önskad tidsperiod i rutan När och vars ändringar du vill se i rutan Vem (skärmbilden nedan visar standardinställningarna).
   • Välj den Markera ändringar på skärmen alternativ.
   • Klicka på OK .

   

3. Om du uppmanas att göra det, låt Excel spara arbetsboken och du är klar!

Excel markerar ändringar som gjorts av olika användare i olika färger, vilket visas i nästa avsnitt. Alla nya ändringar markeras när du skriver.

Tips: Om du aktiverar Excel-spårning av ändringar i en delad arbetsbok (vilket indikeras av ordet [Delad] i arbetsbokens namn), visas Lista ändringar på ett nytt ark Du kan också markera denna ruta för att få fullständig information om varje ändring på ett separat blad.

Markera ändringar på skärmen

Med Markera ändringar på skärmen Om du väljer att ändra en rad eller en kolumn i Microsoft Excel, visas kolumnbokstäverna och radnumren där ändringarna har gjorts i en mörkröd färg. På cellnivå markeras ändringar från olika användare i olika färger - en färgad cellgräns och en liten triangel i det övre vänstra hörnet. Om du vill få mer information om en specifik ändring, kan du hålla muspekaren över cellen:

Visa historiken över spårade ändringar i ett separat ark

Förutom att markera ändringar på skärmen kan du också visa en lista över ändringar på ett separat blad. För att göra det gör du så här:

1. Dela en arbetsbok.

   För detta går du till Översyn av flik> Ändringar grupp, klickar du på Dela arbetsbok och välj sedan den Tillåta ändringar av fler än en användare samtidigt För mer detaljerade steg, se Hur man delar en arbetsbok i Excel.

2. Aktivera Excel-funktionen Spåra ändringar ( Översyn av > Spåra ändringar > Markera ändringar ).
3. I Markera ändringar dialogfönstret, konfigurera den Markera vilka ändringar som görs (skärmbilden nedan visar de rekommenderade inställningarna), välj Lista ändringar på ett nytt ark och klicka på OK.

Detta kommer att lista alla spårade ändringar på ett nytt arbetsblad, kallat Historia som visar många detaljer om varje ändring, bland annat när den gjordes, vem som gjorde den, vilka uppgifter som ändrades och om ändringen behölls eller inte.

motstridiga förändringar (dvs. olika ändringar som gjorts i samma cell av olika användare) som har behållits har Won i den Typ av åtgärd kolumnen. Siffrorna i kolumnen Att förlora handling kolumnen hänvisar till motsvarande Åtgärdsnummer med information om de motstridiga ändringar som åsidosattes. Som exempel kan du se åtgärd nummer 5 (vunnen) och åtgärd nummer 2 (förlorad) i skärmbilden nedan:

Tips och anteckningar:

1. På bladet Historik visas endast följande sparade ändringar Så spara ditt senaste arbete (Ctrl + S) innan du använder det här alternativet.
2. Om historikbladet inte innehåller en förteckning över alla förändringar som har gjorts i arbetsboken, välj Alla i den När och rensa sedan rutan Vem och Var kryssrutor.
3. Till ta bort arbetsbladet Historik från arbetsboken, antingen spara arbetsboken igen eller avmarkera krysset i Lista ändringar på ett nytt ark i rutan i Markera ändringar dialogfönstret.
4. Om du vill att Excels spårändringar ska se ut som Words spårändringar, dvs. raderade värden formaterade med genomstrykning kan du använda det här makrot som publicerats på Microsoft Excel Support Team-bloggen.

Acceptera eller förkasta ändringar

Om du vill godkänna eller avvisa ändringar som gjorts av olika användare går du till Översyn av flik> Ändringar grupp och klicka på Spåra ändringar > Acceptera/avvisa ändringar .

I Välj ändringar för att acceptera eller avvisa dialogrutan, konfigurera följande alternativ och klicka sedan på OK :

• I När i listan, välj antingen Inte ännu granskad eller . Sedan datum .
• I Vem Välj den användare vars ändringar du vill granska i listan ( Alla , Alla utom jag eller en specifik användare) .
• Rensa den Var box.

Excel visar ändringarna en efter en, och du klickar på Acceptera eller . Avvisa för att behålla eller avbryta varje enskild ändring.

Om flera ändringar har gjorts i en viss cell får du frågan om vilken av ändringarna du vill behålla:

Alternativt kan du klicka på Acceptera alla eller . Avvisa alla för att godkänna eller avbryta alla ändringar på en gång.

Observera: Även efter att du har accepterat eller avvisat de spårade ändringarna kommer de fortfarande att vara markerade i arbetsboken. Om du vill ta bort dem helt och hållet stänger du av Spåra ändringar i Excel.

Ange hur länge ändringshistoriken ska sparas

Som standard behåller Excel ändringshistoriken i 30 dagar och raderar alla äldre ändringar permanent. Om du vill behålla ändringshistoriken under en längre period utför du de här stegen:

1. På den Översyn av på fliken Ändringar grupp, klickar du på Dela arbetsbok knapp.
2. I Dela arbetsbok dialogfönstret, växla till Avancerad Ange det önskade antalet dagar i rutan bredvid Behålla ändringshistorik för och klicka på OK .

Så här stänger du av Spåra ändringar i Excel

När du inte längre vill att ändringar ska markeras i arbetsboken stänger du av alternativet Spåra ändringar i Excel. Så här gör du:

1. På den Översyn av på fliken Ändringar grupp, klicka på Spåra ändringar > Markera ändringar .
2. I Markera ändringar dialogrutan, rensar du Spåra ändringar medan du redigerar. Detta delar även din arbetsbok. kryssrutan.

Observera: När du stänger av ändringsspårning i Excel raderas ändringshistoriken permanent. Om du vill behålla informationen för ytterligare referens kan du Lista ändringar på ett nytt ark, kopiera ark Historik till en annan arbetsbok och spara den arbetsboken.

Hur du spårar den senast ändrade cellen i Excel

I vissa situationer kanske du inte vill visa alla ändringar som gjorts i en arbetsbok, utan bara övervaka den senaste ändringen. Detta kan göras genom att använda CELL-funktionen i kombination med funktionen Bevakningsfönster.

Som du säkert vet är CELL-funktionen i Excel utformad för att hämta information om en cell:

Argumentet info_type anger vilken typ av information du vill returnera, t.ex. cellvärde, adress, formatering etc. Totalt finns det 12 informationstyper, men för den här uppgiften kommer vi bara att använda två av dem:

• Innehåll - för att hämta cellens värde.
• Adress - för att få fram cellens adress.

Eventuellt kan du använda andra typer av inmatningar för att hämta ytterligare information, till exempel:

• Col - för att få fram cellens kolumnnummer.
• Rad - för att få fram cellens radnummer.
• Filnamn - för att visa sökvägen till det filnamn som innehåller den aktuella cellen.

Genom att utelämna referens argumentet, instruerar du Excel att returnera information om den senast ändrade cellen.

Med bakgrundsinformationen klar kan du utföra följande steg för att spåra den senast ändrade cellen i dina arbetsböcker:

1. Skriv in nedanstående formler i alla tomma celler:

   =CELL("adress")

   =CELL("innehåll")

   Som i skärmbilden nedan visar formlerna adressen och det aktuella värdet för den senast ändrade cellen:

   

   Det är bra, men vad händer om du flyttar bort från arket med dina cellformler? För att kunna övervaka de senaste ändringarna från alla ark som du har öppna lägger du till formelcellerna i Excel-övervakningsfönstret.

2. Lägg till formelcellerna i Watch Window:
   • Markera de celler där du just har skrivit in cellformlerna.
   • Gå till Formler flik> Granskning av formler gruppen och klicka på Fönster för bevakning knapp.
   • I Titta på Fönster , klicka på Lägg till klockan... .
   • Den lilla Lägg till en klocka fönstret kommer att visas, med cellreferenser som redan har lagts till, och du klickar på Lägg till knapp.

Detta placerar formelcellerna i bevakningsfönstret. Du kan flytta eller docka verktygsfältet för bevakningsfönstret var du vill, till exempel högst upp på arket. Oavsett vilket arbetsblad eller arbetsbok du navigerar till har du nu informationen om den senast ändrade cellen bara en blick bort.

Observera: Cellformlerna tar hänsyn till den senaste ändringen som har gjorts i en öppen arbetsbok Om ändringen gjordes i en annan arbetsbok visas namnet på den arbetsboken som visas i skärmbilden nedan:

Det är så här du spårar ändringar i Excel. Tack för att du läste och hoppas att vi ses på vår blogg nästa vecka!