V učbeniku je prikazano, kako spremljati spremembe v Excelu: označiti spremembe na zaslonu, seznam sprememb v ločenem listu, sprejeti in zavrniti spremembe ter spremljati zadnjo spremenjeno celico.

Ko sodelujete v delovnem zvezku programa Excel, boste morda želeli slediti spremembam, ki so bile vnesene vanj. To je lahko še posebej koristno, ko je dokument skoraj dokončan in vaša ekipa izvaja zadnje popravke.

V tiskani kopiji lahko z rdečim peresom označite popravke. V datoteki Excel lahko elektronsko pregledate, sprejmete ali zavrnete spremembe z uporabo posebej zanjo namenjene funkcije Sledenje spremembam. Poleg tega lahko najnovejše spremembe spremljate z uporabo okna za spremljanje.

Excel Sledenje spremembam - osnove

Z vgrajeno funkcijo sledenja spremembam v Excelu lahko preprosto pregledate svoje spremembe neposredno v urejenem delovnem listu ali na ločenem listu in nato sprejmete ali zavrnete vsako spremembo posebej ali vse spremembe naenkrat. Da bi funkcijo sledenja spremembam v Excelu uporabljali kar najbolj učinkovito, si morate zapomniti nekaj točk.

1. Sledenje spremembam je na voljo samo v delovnih zvezkih v skupni rabi

Excelova funkcija Sledenje spremembam deluje samo v delovnih zvezkih v skupni rabi. Ko v Excelu vklopite funkcijo sledenja, postane delovni zvezek v skupni rabi, kar pomeni, da lahko več uporabnikov hkrati ureja datoteke. To se sliši odlično, vendar ima skupna raba datoteke tudi svoje pomanjkljivosti. Vse funkcije programa Excel niso v celoti podprte v delovnih zvezkih v skupni rabi, vključno s pogojnim oblikovanjem, potrjevanjem podatkov, razvrščanjem in filtriranjem po obliki,združevanje celic in še nekaj drugih. Za več informacij si oglejte naše vodilo za delovni zvezek v skupni rabi v Excelu.

2. Sledenje spremembam ni mogoče uporabljati v delovnih zvezkih, ki vsebujejo tabele

Če gumb Sledi spremembam v Excelu ni na voljo (je siv), vaš delovni zvezek najverjetneje vsebuje eno ali več tabel ali zemljevidov XML, ki niso podprti v skupnih delovnih zvezkih. V tem primeru tabele pretvorite v razpone in odstranite zemljevide XML.

3. Sprememb v Excelu ni mogoče razveljaviti

V programu Microsoft Excel ne morete vrniti delovnega lista nazaj v preteklost z razveljavitvijo sprememb, kot to lahko storite v programu Microsoft Word. Excelova funkcija Sledenje spremembam je prej dnevniška datoteka, v kateri so zapisane informacije o spremembah delovnega zvezka. Te spremembe lahko ročno pregledate in izberete, katere spremembe želite ohraniti in katere razveljaviti.

4. V Excelu ni mogoče spremljati vseh sprememb

Excel ne sledi vsaki posamezni spremembi. Spremljajo se vse spremembe vrednosti celic, ne spremljajo pa se nekatere druge spremembe, kot so oblikovanje, skrivanje/odkrivanje vrstic in stolpcev ter preračunavanje formul.

5. Zgodovina sprememb se privzeto hrani 30 dni

Excel privzeto hrani zgodovino sprememb 30 dni. Če odprete urejen delovni zvezek, na primer čez 40 dni, boste videli zgodovino sprememb za vseh 40 dni, vendar le, dokler ne zaprete delovnega zvezka. Po zaprtju delovnega zvezka bodo vse spremembe, starejše od 30 dni, izginile. Vendar je mogoče spremeniti število dni za shranjevanje zgodovine sprememb.

Kako slediti spremembam v Excelu

Zdaj, ko poznate osnove Excelovega sledenja spremembam, se pogovorimo o tem, kako omogočiti in uporabljati to funkcijo v delovnih listih.

Vključite funkcijo Excel Sledi spremembam

Če si želite ogledati spremembe, ki ste jih v določeni delovni knjigi naredili vi ali drugi uporabniki, naredite naslednje korake:

1. Na Pregled v zavihku Spremembe kliknite skupino Sledenje spremembam in nato izberite Poudarite spremembe... .

   

2. V Poudarite spremembe v pogovornem oknu naredite naslednje:
   • Preverite Spremljajte spremembe med urejanjem. To omogoča tudi skupno rabo delovnega zvezka. škatla
   • Pod naslovom Poudarite, katere spremembe , izberite želeno časovno obdobje v Ko in katerih spremembe želite videti v polju Kdo (spodnja slika prikazuje privzete nastavitve).
   • Izberite Poudarite spremembe na zaslonu možnost.
   • Kliknite . V REDU .

   

   Poglej tudi: Ustvarite zaporedje datumov v Excelu in samodejno izpolnite serijo datumov
3. Če se pojavi poziv, dovolite Excelu, da shrani delovni zvezek, in končali ste!

Excel bo ureditve različnih uporabnikov označil z različnimi barvami, kot je prikazano v naslednjem razdelku. Vse nove spremembe bodo označene, ko jih boste vnesli.

Nasvet. Če omogočate Excelovo sledenje spremembam v delovnem zvezku v skupni rabi (kar je označeno z besedo [Shared], ki je dodana imenu delovnega zvezka), se Seznam sprememb na novem listu Na voljo bo tudi to polje. Izberete lahko tudi to polje, da si na ločenem listu ogledate vse podrobnosti o vsaki spremembi.

Poudarite spremembe na zaslonu

S spletno stranjo Poudarite spremembe na zaslonu Microsoft Excel črke stolpcev in številke vrstic, v katerih so bile opravljene spremembe, obarva s temno rdečo barvo. Na ravni celic so spremembe različnih uporabnikov označene z različnimi barvami - barvnim robom celice in majhnim trikotnikom v levem zgornjem kotu. Če želite pridobiti več informacij o določeni spremembi, se s prstom pomaknite nad celico:

Ogled zgodovine sledenih sprememb v ločenem listu

Poleg poudarjanja sprememb na zaslonu si lahko seznam sprememb ogledate tudi na ločenem listu. Če želite to narediti, izvedite naslednje korake:

1. Delite delovni zvezek.

   Za to pojdite v Pregled zavihek> Spremembe kliknite skupino Deliti delovni zvezek in nato izberite Omogočanje sprememb več kot enemu uporabniku hkrati potrditveno polje. Za podrobnejše korake glejte Kako dati delovni zvezek v skupno rabo v Excelu.

2. Vklopite funkcijo Excel Track Changes ( Pregled > Sledenje spremembam > Poudarite spremembe ).
3. V Poudarite spremembe pogovorno okno, konfigurirajte Poudarite, katere spremembe (spodnja slika prikazuje priporočene nastavitve), izberite Seznam sprememb na novem listu in kliknite OK.

Tako bodo vse spremljane spremembe navedene v novem delovnem listu, imenovanem Zgodovina ki prikazuje številne podrobnosti o vsaki spremembi, vključno s tem, kdaj je bila izvedena, kdo jo je izvedel, kateri podatki so bili spremenjeni in ali je bila sprememba ohranjena ali ne.

Spletna stran nasprotujoče si spremembe (tj. različne spremembe iste celice, ki so jih opravili različni uporabniki), ki so bile ohranjene, so Won v Vrsta ukrepa stolpec. Številke v stolpcu Izguba ukrepa se nanašajo na ustrezen stolpec Številke ukrepov z informacijami o nasprotujočih si spremembah, ki so bile razveljavljene. Kot primer glejte dejanje številka 5 (Won) in dejanje številka 2 (Lost) na spodnji sliki zaslona:

Nasveti in opombe:

1. Na listu Zgodovina so prikazani samo shranjene spremembe , zato pred uporabo te možnosti shranite nedavno opravljeno delo (Ctrl + S).
2. Če na listu zgodovine ni seznama vse spremembe ki so bili vneseni v delovni zvezek, izberite Vse v Ko in nato počistite polje Kdo in . Kje: potrditvena polja.
3. Na naslov odstranite delovnega lista Zgodovina iz delovnega zvezka, ponovno shranite delovni zvezek ali odstranite kljukico Seznam sprememb na novem listu v polju Poudarite spremembe pogovorno okno.
4. Če želite, da so Excelove spremembe na sledi videti kot Wordove spremembe na sledi, tj. da so izbrisane vrednosti oblikovane z prečrtano , lahko uporabite ta makro, objavljen na blogu Microsoft Excel Support Team.

Sprejemanje ali zavračanje sprememb

Če želite sprejeti ali zavrniti spremembe, ki so jih naredili različni uporabniki, pojdite v Pregled zavihek> Spremembe in kliknite Sledenje spremembam > Sprejemanje/odklanjanje sprememb .

V Izberite spremembe, ki jih želite sprejeti ali zavrniti pogovorno okno, konfigurirajte naslednje možnosti in nato kliknite V REDU :

• V Ko na seznamu izberite Še ni pregledano ali Od datuma .
• V Kdo izberite uporabnika, katerega spremembe želite pregledati ( Vsi , Vsi razen mene ali določen uporabnik) .
• Izbrišite Kje: škatla.

Excel vam bo prikazal spremembe eno za drugo, vi pa kliknite Sprejmite ali Zavrnite za ohranitev ali preklic vsake spremembe posebej.

Če je bilo v določeni celici opravljenih več sprememb, boste vprašali, katere spremembe želite ohraniti:

Lahko tudi kliknete Sprejmi vse ali Zavrni vse za odobritev ali preklic vseh sprememb v enem koraku.

Opomba: Tudi po sprejetju ali zavrnitvi sledenih sprememb bodo te še vedno označene v delovnem zvezku. Če jih želite popolnoma odstraniti, izklopite možnost Sledenje spremembam v Excelu.

Nastavite, koliko časa naj se hrani zgodovina sprememb

Excel privzeto hrani zgodovino sprememb 30 dni in trajno izbriše vse starejše spremembe. Če želite zgodovino sprememb hraniti dlje časa, izvedite naslednje korake:

1. Na Pregled v zavihku Spremembe kliknite skupino Deliti delovni zvezek gumb.
2. V Deliti delovni zvezek pogovorno okno, preklopite na Napredno v polje poleg zavihka vnesite želeno število dni. Hranite zgodovino sprememb za in kliknite V REDU .

Kako izklopiti sledenje spremembam v programu Excel

Ko ne želite več, da so spremembe v delovnem zvezku označene, izklopite možnost Excel sledi spremembam:

1. Na Pregled v zavihku Spremembe skupino, kliknite Sledenje spremembam > Poudarite spremembe .
2. V Poudarite spremembe v pogovornem oknu počistite polje Sledenje spremembam med urejanjem. To omogoča tudi skupno rabo delovnega zvezka potrditveno polje.

Opomba: Če v Excelu izklopite sledenje spremembam, trajno izbrišete zgodovino sprememb. Če želite te informacije ohraniti za nadaljnje sklicevanje, lahko Seznam sprememb vpišete na nov list, nato pa list Zgodovina kopirate v drug delovni zvezek in ta delovni zvezek shranite.

Kako slediti zadnji spremenjeni celici v Excelu

V nekaterih primerih morda ne boste želeli pregledati vseh sprememb delovnega zvezka, temveč boste želeli spremljati le zadnje urejanje. To lahko storite z uporabo funkcije CELL v kombinaciji s funkcijo Watch Window.

Kot verjetno veste, je funkcija CELL v Excelu namenjena pridobivanju informacij o celici:

Argument info_type določa, katero vrsto informacij želite vrniti, na primer vrednost celice, naslov, oblikovanje itd. Na voljo je 12 vrst informacij, vendar bomo za to nalogo uporabili le dve:

• Vsebina - za pridobitev vrednosti celice.
• Naslov - za pridobitev naslova celice.

Po želji lahko uporabite druge vrste into za pridobitev dodatnih informacij, na primer:

• Col - za pridobitev številke stolpca celice.
• Vrstica - za pridobitev številke vrstice celice.
• Ime datoteke - za prikaz poti do imena datoteke, ki vsebuje zanimivo celico.

Z izpuščanjem referenca Excelu naročite, naj vrne informacije o zadnji spremenjeni celici.

Če imate pripravljene osnovne informacije, izvedite naslednje korake za sledenje zadnji spremenjeni celici v delovnih zvezkih:

1. V vse prazne celice vnesite spodnje formule:

   =CELL("naslov")

   =CELL("vsebina")

   Kot je prikazano na spodnji sliki zaslona, bodo formule prikazale naslov in trenutno vrednost zadnje spremenjene celice:

   

   To je odlično, a kaj, če se oddaljite od lista s formulami celic? Če želite spremljati zadnje spremembe v katerem koli listu, ki je trenutno odprt, dodajte celice formul v okno Excel Watch Window.

2. Dodajte celice formule v okno Watch Window:
   • Izberite celice, v katere ste pravkar vnesli formule celic.
   • Pojdite na Formule zavihek> Revizija formul in kliknite skupino Okno za gledanje gumb.
   • V Oglejte si Okno , kliknite Dodajte uro... .
   • Majhna Dodajte uro se prikaže okno z že dodanimi referencami na celice, vi pa kliknete na Dodaj gumb.

S tem se celice formule prenesejo v okno Watch Window. Orodno vrstico Watch Window lahko premaknete ali priklenete, kamorkoli želite, na primer na vrh lista. Zdaj so informacije o zadnji spremenjeni celici na voljo le s pogledom, ne glede na to, v kateri delovni list ali delovni zvezek se pomikate.

Opomba: V formulah celic so upoštevane zadnje spremembe, ki so bile uvedene v kateri koli odprt delovni zvezek Če je bila sprememba izvedena v drugem delovnem zvezku, bo prikazano ime tega delovnega zvezka, kot je prikazano na spodnji sliki zaslona:

Tako lahko spremljate spremembe v Excelu. Zahvaljujem se vam za branje in upam, da se naslednji teden vidimo na našem blogu!