В урока е показано как да проследявате промените в Excel: да подчертавате промените на екрана, да изписвате промените в отделен лист, да приемате и отхвърляте промени, както и да следите последната променена клетка.

Когато си сътрудничите по работна книга на Excel, може да искате да проследявате промените, които са направени в нея. Това може да бъде особено полезно, когато документът е почти завършен и екипът ви прави последните редакции.

В отпечатано копие можете да използвате червена химикалка, за да отбележите редакциите. Във файл на Excel можете да преглеждате, приемате или отхвърляте промените по електронен път, като използвате специално разработената за това функция Track Changes (Проследяване на промените). Освен това можете да наблюдавате последните промени, като използвате прозореца Watch Window (Наблюдение).

Проследяване на промените в Excel - основи

С помощта на вградената в Excel функция за проследяване на промените можете лесно да прегледате редакциите си директно в редактирания работен лист или на отделен лист, след което да приемете или отхвърлите всяка промяна поотделно или всички промени наведнъж. За да използвате най-ефективно функцията за проследяване на промените в Excel, трябва да запомните няколко неща.

1. Проследяването на промените е достъпно само в споделени работни книги

Функцията за проследяване на промените в Excel работи само в споделени работни книги. Така че, когато включите проследяването в Excel, работната книга става споделена, което означава, че няколко потребители могат да правят редакциите си едновременно. Това звучи чудесно, но споделянето на файл има и своите недостатъци. Не всички функции на Excel се поддържат напълно в споделени работни книги, включително условно форматиране, валидиране на данни, сортиране и филтриране по формат,обединяване на клетки и др. За повече информация вижте нашето ръководство за споделена работна книга на Excel.

2. Проследяването на промените не може да се използва в работни книги, които съдържат таблици

Ако бутонът Проследяване на промените не е достъпен (в сиво) в Excel, най-вероятно работната ви книга съдържа една или повече таблици или XML карти, които не се поддържат в споделени работни книги. В такъв случай преобразувайте таблиците си в диапазони и премахнете XML картите.

3. Не е възможно да се отменят промените в Excel

В Microsoft Excel не можете да върнете работния лист назад във времето, като отмените промените, както можете да направите в Microsoft Word. Проследяването на промените в Excel е по-скоро регистрационен файл, в който се записва информация за промените, направени в работната книга. Можете ръчно да прегледате тези промени и да изберете кои от тях да запазите и кои да отмените.

4. Не всички промени се проследяват в Excel

Excel не проследява всяка отделна промяна. Всички промени, които правите в стойностите на клетките, се проследяват, но някои други промени, като форматиране, скриване/откриване на редове и колони, преизчисляване на формули, не се проследяват.

5. Историята на промените се съхранява за 30 дни по подразбиране

По подразбиране Excel съхранява историята на промените за 30 дни. Ако отворите редактирана работна книга, например след 40 дни, ще видите историята на промените за всичките 40 дни, но само докато затворите работната книга. След затваряне на работната книга всички промени, по-стари от 30 дни, ще бъдат премахнати. Възможно е обаче да промените броя на дните за съхраняване на историята на промените.

Как да проследявате промените в Excel

След като вече знаете основите на функцията за проследяване на промените в Excel, нека поговорим за това как да активирате и използвате тази функция в работните си листове.

Включване на функцията за проследяване на промените в Excel

За да видите промените, направени в дадена работна книга от вас или от други потребители, изпълнете следните стъпки:

1. На Преглед на в раздела Промени щракнете върху групата Проследяване на промените и след това изберете Подчертаване на промените... .

   

2. В Подчертаване на промените диалогов прозорец, направете следното:
   • Проверете Проследяване на промените по време на редактиране. Това също така споделя работната ви книга. кутия
   • Под Подчертайте кои промени , изберете желания период от време в Когато и чиито промени искате да видите в полето Кой (на снимката по-долу са показани настройките по подразбиране).
   • Изберете Подчертаване на промените на екрана опция.
   • Кликнете върху ОК .

   

3. Ако бъдете подканени, разрешете на Excel да запази работната ви книга и сте готови!

Excel ще подчертае редакциите от различни потребители в различни цветове, както е показано в следващия раздел. Всички нови промени ще бъдат подчертани, докато ги въвеждате.

Съвет. Ако сте активирали функцията Excel Track Changes в споделена работна книга (която е обозначена с думата [Shared], добавена към името на работната книга), Изписване на промените в нов лист Можете да изберете и това поле, за да видите пълна информация за всяка промяна на отделен лист.

Подчертаване на промените на екрана

С Подчертаване на промените на екрана избрано, Microsoft Excel засенчва буквите на колоните и номерата на редовете, в които са направени промени, в тъмночервен цвят. На ниво клетка редакциите от различни потребители са отбелязани в различни цветове - цветна рамка на клетката и малък триъгълник в горния ляв ъгъл. За да получите повече информация за конкретна промяна, просто поставете курсора на мишката върху клетката:

Преглед на историята на проследените промени в отделен лист

Освен че можете да маркирате промените на екрана, можете да видите и списък с промените на отделен лист. За да го направите, изпълнете следните стъпки:

1. Споделяне на работна книга.

   За тази цел отидете в Преглед на tab> Промени щракнете върху групата Работна тетрадка за споделяне и след това изберете Разрешаване на промени от повече от един потребител едновременно За по-подробни стъпки вижте Как да споделите работна книга в Excel.

2. Включете функцията за проследяване на промените в Excel ( Преглед на > Проследяване на промените > Подчертаване на промените ).
3. В Подчертаване на промените диалогов прозорец, конфигурирайте Подчертайте кои промени (на снимката по-долу са показани препоръчителните настройки), изберете Изписване на промените в нов лист и щракнете върху OK.

Това ще доведе до изписване на всички проследени промени в нов работен лист, наречен История лист, който показва много подробности за всяка промяна, включително кога е направена, кой я е направил, какви данни са променени, дали промяната е запазена или не.

Сайтът противоречиви промени (т.е. различни промени, направени в една и съща клетка от различни потребители), които са били запазени. Уон в Тип действие колона. Числата в Загуба на действие колона се отнасят до съответния Номера на действие с информация за противоречащите си промени, които са били заменени. Като пример, моля, вижте действие номер 5 (Спечелено) и действие номер 2 (Загубено) на екранната снимка по-долу:

Съвети и бележки:

1. В листа История се показват само запазени промени , така че не забравяйте да запазите скорошната си работа (Ctrl + S), преди да използвате тази опция.
2. Ако в листа на историята не е посочен всички промени които са били направени в работната книга, изберете Всички в Когато и след това изчистете полето Кой и Къде: полета за отметка.
3. За премахване на на работния лист История от работната книга, запишете работната книга отново или премахнете отметката от Изписване на промените в нов лист в полето Подчертаване на промените диалогов прозорец.
4. Ако искате промените в проследяването на Excel да изглеждат като промените в проследяването на Word, т.е. изтрити стойности, форматирани с зачеркване , можете да използвате този макрос, публикуван в блога на екипа за поддръжка на Microsoft Excel.

Приемане или отхвърляне на промените

За да приемете или отхвърлите промените, направени от различни потребители, отидете в Преглед на tab> Промени и щракнете върху Проследяване на промените > Приемане/отхвърляне на промените .

В Изберете промените, които да приемете или отхвърлите диалогов прозорец, конфигурирайте следните опции, след което щракнете върху ОК :

• В Когато списък, изберете или Все още не е прегледан или От дата .
• В Кой изберете потребителя, чиито промени искате да прегледате ( Всички , Всички освен мен или конкретен потребител) .
• Изчистете Къде: кутия.

Excel ще ви покаже промените една по една, а вие щракнете върху Приемане на или Отхвърляне на за да запазите или отмените всяка промяна поотделно.

Ако в дадена клетка са направени няколко редакции, ще бъдете попитани коя от промените искате да запазите:

Или можете да щракнете върху Приемане на всички или Отхвърляне на всички за да одобрите или отмените всички промени наведнъж.

Забележка. Дори след като приемете или отхвърлите проследените промени, те все още ще бъдат подчертани в работната ви книга. За да ги премахнете напълно, изключете функцията Проследяване на промените в Excel.

Задайте колко дълго да се съхранява историята на промените

По подразбиране Excel запазва историята на промените за 30 дни и изтрива окончателно всички по-стари промени. За да запазите историята на промените за по-дълъг период, изпълнете следните стъпки:

1. На Преглед на в раздела Промени щракнете върху групата Работна тетрадка за споделяне бутон.
2. В Работна тетрадка за споделяне диалогов прозорец, преминете към Разширен въведете желания брой дни в полето до Запазване на историята на промените за и щракнете върху OK .

Как да изключите проследяването на промените в Excel

Когато вече не искате промените да бъдат подчертавани в работната ви книга, изключете опцията Excel Track Changes (Проследяване на промените в Excel):

1. На Преглед на в раздела Промени група, щракнете върху Проследяване на промените > Подчертаване на промените .
2. В Подчертаване на промените диалогов прозорец, изчистете Проследяване на промените по време на редактиране. Това също така споделя работната ви книга квадратчето за отметка.

Забележка. Изключването на проследяването на промените в Excel изтрива трайно историята на промените. За да запазите тази информация за по-нататъшна справка, можете да Избройте промените в нов лист, след което да копирате листа История в друга работна книга и да запазите тази работна книга.

Как да проследите последната променена клетка в Excel

В някои ситуации може да не искате да преглеждате всички промени, направени в дадена работна книга, а само да наблюдавате последната редакция. Това може да стане, като използвате функцията CELL в комбинация с функцията Watch Window.

Както вероятно знаете, функцията CELL в Excel е предназначена за извличане на информация за дадена клетка:

Аргументът info_type указва какъв тип информация искате да върнете, например стойност на клетката, адрес, форматиране и т.н. Налични са общо 12 типа информация, но за тази задача ще използваме само два от тях:

• Съдържание - за извличане на стойността на клетката.
• Адрес - за да получите адреса на клетката.

По желание можете да използвате други типове into за извличане на допълнителна информация, например:

• Кол - за да получите номера на колоната на клетката.
• Ред - за да получите номера на реда на клетката.
• Име на файла - за показване на пътя до името на файла, който съдържа интересуващата ни клетка.

С пропускането на справка инструктирате Excel да върне информация за последната променена клетка.

След като сте установили основната информация, изпълнете следните стъпки, за да проследите последната променена клетка в работните си книги:

1. Въведете следните формули във всички празни клетки:

   =CELL("адрес")

   =CELL("съдържание")

   Както е показано на скрийншота по-долу, формулите ще показват адреса и текущата стойност на последната променена клетка:

   

   Това е чудесно, но какво ще стане, ако се отдалечите от листа с формулите на клетките? За да можете да следите последните промени от всеки лист, който е отворен в момента, добавете клетките с формули към прозореца за наблюдение на Excel.

   Вижте също: Формула SUM на Excel за сумиране на колона, редове или само видими клетки
2. Добавете клетките с формулата в прозореца за наблюдение:
   • Изберете клетките, в които току-що сте въвели формулите Cell.
   • Отидете в Формули tab> Одит на формулата и щракнете върху Прозорец за наблюдение бутон.
   • В Гледайте Прозорец , щракнете върху Добавяне на часовник... .
   • Малките Добавяне на часовник ще се появи прозорец с вече добавени препратки към клетките и щракнете върху Добавяне на бутон.

Това поставя клетките с формулата в прозореца за наблюдение. Можете да преместите или да поставите лентата с инструменти на прозореца за наблюдение, където пожелаете, например в горната част на листа. И сега, към който и работен лист или работна книга да преминете, информацията за последната променена клетка е само на един поглед разстояние.

Забележка. Формулите на клетките отразяват последната промяна, направена в всяка отворена работна книга . Ако промяната е направена в друга работна книга, името на тази работна книга ще бъде показано, както е показано на снимката по-долу:

Ето как се проследяват промените в Excel. Благодаря ви за прочетеното и се надявам да се видим в нашия блог следващата седмица!