Το σεμινάριο δείχνει πώς να παρακολουθείτε τις αλλαγές στο Excel: να επισημαίνετε τις αλλαγές στην οθόνη, να παραθέτετε τις αλλαγές σε ξεχωριστό φύλλο, να αποδέχεστε και να απορρίπτετε τις αλλαγές, καθώς και να παρακολουθείτε το τελευταίο κελί που άλλαξε.

Όταν συνεργάζεστε σε ένα βιβλίο εργασίας του Excel, μπορεί να θέλετε να παρακολουθείτε τις αλλαγές που έχουν γίνει σε αυτό. Αυτό μπορεί να είναι ιδιαίτερα χρήσιμο όταν το έγγραφο έχει σχεδόν ολοκληρωθεί και η ομάδα σας κάνει τις τελικές αναθεωρήσεις.

Σε ένα εκτυπωμένο αντίγραφο, θα μπορούσατε να χρησιμοποιήσετε ένα κόκκινο στυλό για να επισημάνετε τις αλλαγές. Σε ένα αρχείο Excel, μπορείτε να επανεξετάσετε, να αποδεχτείτε ή να απορρίψετε τις αλλαγές ηλεκτρονικά χρησιμοποιώντας τη λειτουργία Παρακολούθηση αλλαγών που έχει σχεδιαστεί ειδικά για αυτό. Επιπλέον, μπορείτε να παρακολουθείτε τις τελευταίες αλλαγές χρησιμοποιώντας το παράθυρο παρακολούθησης.

Παρακολούθηση αλλαγών στο Excel - τα βασικά

Χρησιμοποιώντας την ενσωματωμένη λειτουργία Παρακολούθησης αλλαγών στο Excel, μπορείτε εύκολα να επανεξετάζετε τις επεξεργασίες σας απευθείας στο φύλλο εργασίας που επεξεργάζεστε ή σε ξεχωριστό φύλλο και, στη συνέχεια, να αποδέχεστε ή να απορρίπτετε κάθε αλλαγή ξεχωριστά ή όλες τις αλλαγές ταυτόχρονα. Για να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία παρακολούθησης του Excel πιο αποτελεσματικά, υπάρχουν μερικά σημεία που πρέπει να θυμάστε.

1. Η επιλογή Παρακολούθηση αλλαγών είναι διαθέσιμη μόνο σε κοινόχρηστα βιβλία εργασίας

Η παρακολούθηση αλλαγών του Excel λειτουργεί μόνο σε κοινόχρηστα βιβλία εργασίας. Έτσι, κάθε φορά που ενεργοποιείτε την παρακολούθηση στο Excel, το βιβλίο εργασίας γίνεται κοινόχρηστο, πράγμα που σημαίνει ότι πολλοί χρήστες μπορούν να κάνουν τις επεξεργασίες τους ταυτόχρονα. Αυτό ακούγεται υπέροχο, αλλά η κοινή χρήση ενός αρχείου έχει και τα μειονεκτήματά της. Δεν υποστηρίζονται πλήρως όλες οι λειτουργίες του Excel σε κοινόχρηστα βιβλία εργασίας, συμπεριλαμβανομένης της μορφοποίησης υπό όρους, της επικύρωσης δεδομένων, της ταξινόμησης και του φιλτραρίσματος με βάση τη μορφή,συγχώνευση κελιών, για να αναφέρουμε μερικά. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο σεμινάριο για το κοινόχρηστο βιβλίο εργασίας του Excel.

2. Η δυνατότητα παρακολούθησης αλλαγών δεν μπορεί να χρησιμοποιηθεί σε βιβλία εργασίας που περιέχουν πίνακες

Εάν το κουμπί Παρακολούθηση αλλαγών δεν είναι διαθέσιμο (γκριζαρισμένο) στο Excel σας, το πιθανότερο είναι ότι το βιβλίο εργασίας σας περιέχει έναν ή περισσότερους πίνακες ή χάρτες XML, οι οποίοι δεν υποστηρίζονται σε κοινόχρηστα βιβλία εργασίας. Σε αυτή την περίπτωση, μετατρέψτε τους πίνακές σας σε περιοχές και αφαιρέστε τους χάρτες XML.

3. Δεν είναι δυνατή η αναίρεση αλλαγών στο Excel

Στο Microsoft Excel, δεν μπορείτε να επαναφέρετε το φύλλο εργασίας πίσω στο χρόνο αναιρώντας τις αλλαγές όπως μπορείτε να κάνετε στο Microsoft Word. Η λειτουργία Παρακολούθηση αλλαγών του Excel είναι μάλλον ένα αρχείο καταγραφής που καταγράφει πληροφορίες σχετικά με τις αλλαγές που έγιναν σε ένα βιβλίο εργασίας. Μπορείτε να επανεξετάσετε χειροκίνητα αυτές τις αλλαγές και να επιλέξετε ποιες θα διατηρήσετε και ποιες θα παρακάμψετε.

4. Δεν παρακολουθούνται όλες οι αλλαγές στο Excel

Το Excel δεν παρακολουθεί κάθε αλλαγή. Οποιαδήποτε επεξεργασία κάνετε στις τιμές των κελιών παρακολουθείται, αλλά ορισμένες άλλες αλλαγές όπως η μορφοποίηση, η απόκρυψη/απόκρυψη γραμμών και στηλών, οι επαναϋπολογισμοί τύπων δεν παρακολουθούνται.

5. Το ιστορικό αλλαγών διατηρείται για 30 ημέρες από προεπιλογή

Από προεπιλογή, το Excel διατηρεί το ιστορικό αλλαγών για 30 ημέρες. Εάν ανοίξετε ένα επεξεργασμένο βιβλίο εργασίας, π.χ. σε 40 ημέρες, θα δείτε το ιστορικό αλλαγών και για τις 40 ημέρες, αλλά μόνο μέχρι να κλείσετε το βιβλίο εργασίας. Μετά το κλείσιμο του βιβλίου εργασίας, τυχόν αλλαγές παλαιότερες από 30 ημέρες θα εξαφανιστούν. Ωστόσο, είναι δυνατό να αλλάξετε τον αριθμό των ημερών για τη διατήρηση του ιστορικού αλλαγών.

Πώς να παρακολουθείτε αλλαγές στο Excel

Τώρα που γνωρίζετε τα βασικά στοιχεία για την Παρακολούθηση αλλαγών του Excel, ας μιλήσουμε για το πώς να ενεργοποιήσετε και να χρησιμοποιήσετε αυτή τη λειτουργία στα φύλλα εργασίας σας.

Ενεργοποίηση της λειτουργίας Track Changes του Excel

Για να προβάλετε τις αλλαγές που έγιναν σε ένα συγκεκριμένο βιβλίο εργασίας από εσάς ή άλλους χρήστες, εκτελέστε τα εξής βήματα:

1. Στο Ανασκόπηση στην καρτέλα Αλλαγές ομάδα, κάντε κλικ στο Παρακολούθηση αλλαγών και, στη συνέχεια, επιλέξτε Επισημάνετε τις αλλαγές... .

   

2. Στο Επισημάνετε τις αλλαγές παράθυρο διαλόγου, κάντε τα εξής:
   • Ελέγξτε το Παρακολούθηση αλλαγών κατά την επεξεργασία. Αυτό μοιράζεται επίσης το βιβλίο εργασίας σας. κουτί
   • Κάτω από το Επισημάνετε ποιες αλλαγές , επιλέξτε την επιθυμητή χρονική περίοδο στο Όταν και των οποίων τις αλλαγές θέλετε να δείτε στο πλαίσιο Ποιος (το παρακάτω στιγμιότυπο οθόνης δείχνει τις προεπιλεγμένες ρυθμίσεις).
   • Επιλέξτε το Επισημάνετε τις αλλαγές στην οθόνη επιλογή.
   • Κάντε κλικ στο OK .

   

3. Εάν σας ζητηθεί, επιτρέψτε στο Excel να αποθηκεύσει το βιβλίο εργασίας σας και τελειώσατε!

Το Excel θα επισημάνει τις επεξεργασίες από διαφορετικούς χρήστες με διαφορετικά χρώματα, όπως φαίνεται στην επόμενη ενότητα. Κάθε νέα αλλαγή θα επισημαίνεται καθώς πληκτρολογείτε.

Συμβουλή. Εάν ενεργοποιείτε την Παρακολούθηση αλλαγών του Excel σε ένα κοινόχρηστο βιβλίο εργασίας (το οποίο υποδεικνύεται από τη λέξη [Κοινόχρηστο] που προσαρτάται στο όνομα του βιβλίου εργασίας), το Λίστα αλλαγών σε νέο φύλλο Μπορείτε να επιλέξετε και αυτό το πλαίσιο για να δείτε όλες τις λεπτομέρειες για κάθε αλλαγή σε ξεχωριστό φύλλο.

Επισημάνετε τις αλλαγές στην οθόνη

Με Επισημάνετε τις αλλαγές στην οθόνη επιλεγεί, το Microsoft Excel σκιάζει τα γράμματα της στήλης και τους αριθμούς των γραμμών όπου έγιναν οι αλλαγές με σκούρο κόκκινο χρώμα. Σε επίπεδο κελιού, οι επεξεργασίες από διαφορετικούς χρήστες επισημαίνονται με διαφορετικά χρώματα - ένα χρωματιστό περίγραμμα κελιού και ένα μικρό τρίγωνο στην επάνω αριστερή γωνία. Για να λάβετε περισσότερες πληροφορίες σχετικά με μια συγκεκριμένη αλλαγή, απλά περάστε με το ποντίκι πάνω από το κελί:

Προβολή του ιστορικού παρακολουθούμενων αλλαγών σε ξεχωριστό φύλλο

Εκτός από την επισήμανση των αλλαγών στην οθόνη, μπορείτε επίσης να προβάλετε μια λίστα των αλλαγών σε ξεχωριστό φύλλο. Για να το κάνετε αυτό, εκτελέστε τα εξής βήματα:

1. Μοιραστείτε ένα βιβλίο εργασίας.

   Για το σκοπό αυτό, μεταβείτε στο Ανασκόπηση tab>, Αλλαγές ομάδα, κάντε κλικ στο Μοιραστείτε το βιβλίο εργασίας και, στη συνέχεια, επιλέξτε το κουμπί Επιτρέπει αλλαγές από περισσότερους από έναν χρήστες ταυτόχρονα Για πιο λεπτομερή βήματα, ανατρέξτε στην ενότητα Πώς να κάνετε κοινή χρήση ενός βιβλίου εργασίας στο Excel.

2. Ενεργοποιήστε τη λειτουργία Παρακολούθηση αλλαγών του Excel ( Ανασκόπηση >, Παρακολούθηση αλλαγών >, Επισημάνετε τις αλλαγές ).
3. Στο Επισημάνετε τις αλλαγές παράθυρο διαλόγου, ρυθμίστε το Επισημάνετε ποιες αλλαγές (το παρακάτω στιγμιότυπο δείχνει τις συνιστώμενες ρυθμίσεις), επιλέξτε το Λίστα αλλαγών σε νέο φύλλο και κάντε κλικ στο κουμπί OK.

Αυτό θα εμφανίσει όλες τις παρακολουθούμενες αλλαγές σε ένα νέο φύλλο εργασίας, που ονομάζεται Ιστορία φύλλο, το οποίο δείχνει πολλές λεπτομέρειες για κάθε αλλαγή, όπως πότε έγινε, ποιος την έκανε, ποια δεδομένα άλλαξαν, αν η αλλαγή διατηρήθηκε ή όχι.

Το αντικρουόμενες αλλαγές (δηλ. διαφορετικές αλλαγές που έγιναν στο ίδιο κελί από διαφορετικούς χρήστες) που διατηρήθηκαν έχουν Won στο Τύπος δράσης Οι αριθμοί στη στήλη Απώλεια δράσης στήλη αναφέρονται στην αντίστοιχη Αριθμοί δράσης με πληροφορίες σχετικά με τις αντικρουόμενες αλλαγές που παρακάμφθηκαν. Ως παράδειγμα, δείτε την ενέργεια με αριθμό 5 (Κερδισμένη) και την ενέργεια με αριθμό 2 (Χαμένη) στο παρακάτω στιγμιότυπο οθόνης:

Συμβουλές και σημειώσεις:

1. Το φύλλο Ιστορικό εμφανίζει μόνο αποθηκευμένες αλλαγές , οπότε φροντίστε να αποθηκεύσετε την πρόσφατη εργασία σας (Ctrl + S) πριν χρησιμοποιήσετε αυτή την επιλογή.
2. Εάν το φύλλο ιστορικού δεν αναφέρει όλες οι αλλαγές που έχουν γίνει στο βιβλίο εργασίας, επιλέξτε Όλα στο Όταν και, στη συνέχεια, καθαρίστε το πλαίσιο Ποιος και Πού πλαίσια ελέγχου.
3. Προς αφαιρέστε το το φύλλο εργασίας Ιστορικό από το βιβλίο εργασίας σας, είτε αποθηκεύστε ξανά το βιβλίο εργασίας είτε καταργήστε την επιλογή Λίστα αλλαγών σε νέο φύλλο στο πλαίσιο Επισημάνετε τις αλλαγές παράθυρο διαλόγου.
4. Εάν θέλετε οι αλλαγές παρακολούθησης του Excel να μοιάζουν με τις αλλαγές παρακολούθησης του Word, δηλαδή διαγραμμένες τιμές διαμορφωμένες με strikethrough , μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτή τη μακροεντολή που δημοσιεύτηκε στο ιστολόγιο της ομάδας υποστήριξης του Microsoft Excel.

Αποδοχή ή απόρριψη αλλαγών

Για να αποδεχτείτε ή να απορρίψετε τις αλλαγές που έχουν γίνει από διαφορετικούς χρήστες, μεταβείτε στην ενότητα Ανασκόπηση tab>, Αλλαγές και κάντε κλικ στο κουμπί Παρακολούθηση αλλαγών >, Αποδοχή/απόρριψη αλλαγών .

Στο Επιλέξτε αλλαγές για αποδοχή ή απόρριψη διαλόγου, ρυθμίστε τις ακόλουθες επιλογές και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK :

• Στο Όταν λίστα, επιλέξτε είτε Δεν έχει επανεξεταστεί ακόμα ή Από την ημερομηνία .
• Στο Ποιος λίστα, επιλέξτε τον χρήστη του οποίου τις αλλαγές θέλετε να επανεξετάσετε ( Όλοι , Όλοι εκτός από μένα ή ένα συγκεκριμένος χρήστης) .
• Καθαρίστε το Πού κουτί.

Το Excel θα σας εμφανίσει τις αλλαγές μία προς μία και θα κάνετε κλικ στο Αποδοχή ή Απόρριψη για να διατηρήσετε ή να ακυρώσετε κάθε αλλαγή ξεχωριστά.

Εάν σε ένα συγκεκριμένο κελί έχουν γίνει πολλές επεξεργασίες, θα ερωτηθείτε ποιες από τις αλλαγές θέλετε να διατηρήσετε:

Εναλλακτικά, μπορείτε να κάνετε κλικ στο Αποδοχή όλων ή Απόρριψη όλων για να εγκρίνετε ή να ακυρώσετε όλες τις αλλαγές με μία κίνηση.

Σημείωση. Ακόμη και μετά την αποδοχή ή την απόρριψη των παρακολουθούμενων αλλαγών, αυτές θα εξακολουθούν να επισημαίνονται στο βιβλίο εργασίας σας. Για να τις αφαιρέσετε εντελώς, απενεργοποιήστε την Παρακολούθηση αλλαγών στο Excel.

Ορίστε για πόσο καιρό θα διατηρείται το ιστορικό αλλαγών

Από προεπιλογή, το Excel διατηρεί το ιστορικό αλλαγών για 30 ημέρες και διαγράφει μόνιμα όλες τις παλαιότερες αλλαγές. Για να διατηρήσετε το ιστορικό αλλαγών για μεγαλύτερο χρονικό διάστημα, εκτελέστε τα εξής βήματα:

1. Στο Ανασκόπηση στην καρτέλα Αλλαγές ομάδα, κάντε κλικ στο Μοιραστείτε το βιβλίο εργασίας κουμπί.
2. Στο Μοιραστείτε το βιβλίο εργασίας παράθυρο διαλόγου, μεταβείτε στο Προχωρημένο καρτέλα, πληκτρολογήστε τον επιθυμητό αριθμό ημερών στο πλαίσιο δίπλα στο Διατηρήστε το ιστορικό αλλαγών για , και κάντε κλικ στο OK .

Πώς να απενεργοποιήσετε την Παρακολούθηση αλλαγών στο Excel

Όταν δεν θέλετε πλέον να επισημαίνονται οι αλλαγές στο βιβλίο εργασίας σας, απενεργοποιήστε την επιλογή Excel Track Changes (Παρακολούθηση αλλαγών του Excel). Ακούστε πώς:

1. Στο Ανασκόπηση στην καρτέλα Αλλαγές ομάδα, κάντε κλικ στο Παρακολούθηση αλλαγών >, Επισημάνετε τις αλλαγές .
2. Στο Επισημάνετε τις αλλαγές παράθυρο διαλόγου, διαγράψτε το Παρακολούθηση αλλαγών κατά την επεξεργασία. Αυτό μοιράζεται επίσης το βιβλίο εργασίας σας πλαίσιο ελέγχου.

Σημείωση. Η απενεργοποίηση της παρακολούθησης αλλαγών στο Excel διαγράφει μόνιμα το ιστορικό αλλαγών. Για να διατηρήσετε αυτές τις πληροφορίες για περαιτέρω αναφορά, μπορείτε να καταχωρίσετε τις αλλαγές σε ένα νέο φύλλο, στη συνέχεια να αντιγράψετε το φύλλο ιστορικού σε ένα άλλο βιβλίο εργασίας και να αποθηκεύσετε αυτό το βιβλίο εργασίας.

Πώς να παρακολουθείτε το τελευταίο αλλαγμένο κελί στο Excel

Σε ορισμένες περιπτώσεις, μπορεί να μην θέλετε να προβάλετε όλες τις αλλαγές που έγιναν σε ένα βιβλίο εργασίας, αλλά μόνο να παρακολουθείτε την τελευταία επεξεργασία. Αυτό μπορεί να γίνει με τη χρήση της λειτουργίας CELL σε συνδυασμό με τη λειτουργία Watch Window (Παράθυρο παρακολούθησης).

Όπως πιθανότατα γνωρίζετε, η συνάρτηση CELL του Excel έχει σχεδιαστεί για την ανάκτηση πληροφοριών σχετικά με ένα κελί:

Το όρισμα info_type καθορίζει τον τύπο των πληροφοριών που θέλετε να επιστρέψετε, όπως τιμή κελιού, διεύθυνση, μορφοποίηση κ.λπ. Συνολικά, υπάρχουν 12 τύποι πληροφοριών, αλλά για την εργασία αυτή θα χρησιμοποιήσουμε μόνο δύο από αυτούς:

• Περιεχόμενα - για να ανακτήσετε την τιμή του κελιού.
• Διεύθυνση - για να λάβετε τη διεύθυνση του κελιού.

Προαιρετικά, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε άλλους τύπους into για να ανακτήσετε πρόσθετες πληροφορίες, για παράδειγμα:

• Συνταγματάρχης - για να λάβετε τον αριθμό στήλης του κελιού.
• Σειρά - για να λάβετε τον αριθμό γραμμής του κελιού.
• Όνομα αρχείου - για να εμφανίσετε τη διαδρομή του ονόματος αρχείου που περιέχει το κελί που σας ενδιαφέρει.

Παραλείποντας την αναφορά όρισμα, δίνετε εντολή στο Excel να επιστρέψει πληροφορίες σχετικά με το τελευταίο αλλαγμένο κελί.

Με τις βασικές πληροφορίες, εκτελέστε τα ακόλουθα βήματα για να εντοπίσετε το τελευταίο αλλαγμένο κελί στα βιβλία εργασίας σας:

1. Εισάγετε τους παρακάτω τύπους σε τυχόν κενά κελιά:

   =CELL("διεύθυνση")

   =CELL("contents")

   Όπως φαίνεται στο παρακάτω στιγμιότυπο, οι τύποι θα εμφανίζουν τη διεύθυνση και την τρέχουσα τιμή του τελευταίου κελιού που άλλαξε:

   

   Αυτό είναι υπέροχο, αλλά τι γίνεται αν απομακρυνθείτε από το φύλλο με τους τύπους των κελιών σας; Για να μπορείτε να παρακολουθείτε τις τελευταίες αλλαγές από οποιοδήποτε φύλλο που έχετε ανοιχτό, προσθέστε τα κελιά των τύπων στο παράθυρο παρακολούθησης του Excel.

2. Προσθέστε τα κελιά τύπου στο παράθυρο παρακολούθησης:
   • Επιλέξτε τα κελιά στα οποία μόλις εισαγάγατε τους τύπους κελιών.
   • Πηγαίνετε στο Τύποι tab>, Έλεγχος τύπου και κάντε κλικ στο κουμπί Παράθυρο παρακολούθησης κουμπί.
   • Στο Παρακολουθήστε το Παράθυρο , κάντε κλικ Προσθέστε ρολόι... .
   • Το μικρό Προσθέστε ρολόι θα εμφανιστεί το παράθυρο, με τις αναφορές κελιών να έχουν ήδη προστεθεί, και κάνετε κλικ στο κουμπί Προσθέστε κουμπί.

Έτσι τοποθετείτε τα κελιά του τύπου στο παράθυρο παρακολούθησης. Μπορείτε να μετακινήσετε ή να προσαρτήσετε τη γραμμή εργαλείων του παραθύρου παρακολούθησης όπου θέλετε, για παράδειγμα στο επάνω μέρος του φύλλου. Και τώρα, σε όποιο φύλλο εργασίας ή βιβλίο εργασίας και αν μεταβείτε, οι πληροφορίες σχετικά με το τελευταίο αλλαγμένο κελί είναι μόνο μια ματιά μακριά.

Σημείωση. Οι τύποι των κελιών καλύπτουν την τελευταία αλλαγή που έχει γίνει στο οποιοδήποτε ανοιχτό βιβλίο εργασίας Αν η αλλαγή έγινε σε διαφορετικό βιβλίο εργασίας, θα εμφανιστεί το όνομα του συγκεκριμένου βιβλίου εργασίας, όπως φαίνεται στο παρακάτω στιγμιότυπο:

Έτσι παρακολουθείτε τις αλλαγές στο Excel. Σας ευχαριστώ που διαβάσατε και ελπίζω να σας δω στο blog μας την επόμενη εβδομάδα!