Падручнік паказвае, як адсочваць змены ў Excel: вылучаць змены на экране, пералічваць змены на асобным аркушы, прымаць і адхіляць змены, а таксама кантраляваць апошнюю змененую ячэйку.

Пры супрацоўніцтве над кнігай Excel вы можаце сачыць за ўнесенымі ў яе змяненнямі. Гэта можа быць асабліва карысна, калі дакумент амаль скончаны і ваша каманда ўносіць апошнія змены.

На раздрукаванай копіі вы можаце выкарыстоўваць чырвонае пяро для пазначэння правак. У файле Excel вы можаце праглядаць, прымаць або адхіляць змены ў электронным выглядзе з дапамогай функцыі адсочвання змяненняў, спецыяльна распрацаванай для гэтага. Акрамя таго, вы можаце сачыць за апошнімі зменамі з дапамогай акна назірання.

Excel Track Changes - асновы

Выкарыстоўваючы ўбудаваную функцыю Track Changes у Excel, вы можа лёгка праглядзець вашыя праўкі непасрэдна ў адрэдагаваным аркушы або на асобным аркушы, а затым прыняць або адхіліць кожную змену паасобку або ўсе змены адначасова. Каб найбольш эфектыўна выкарыстоўваць функцыю адсочвання Excel, трэба запомніць некалькі момантаў.

1. Адсочванне змяненняў даступна толькі ў агульных працоўных кнігах

Адсочванне змяненняў у Excel працуе толькі ў агульных працоўных кнігах. Такім чынам, кожны раз, калі вы ўключаеце адсочванне ў Excel, працоўная кніга становіцца агульнай, што азначае, што некалькі карыстальнікаў могуць уносіць свае праўкі адначасова. Гэта гучыць выдатна, але абагульванне файла таксама мае свае недахопы. Не ўсе функцыі Excelцалкам падтрымліваецца ў агульных працоўных кнігах, уключаючы ўмоўнае фарматаванне, праверку даных, сартаванне і фільтраванне па фармаце, аб'яднанне вочак і г. д. Для атрымання дадатковай інфармацыі, калі ласка, азнаёмцеся з нашым падручнікам для сумеснай працоўнай кнігі Excel.

2. Адсочваць змены нельга выкарыстоўваць у кнігах, якія змяшчаюць табліцы

Калі кнопка "Адсочваць змены" недаступная (недаступная) у вашым Excel, хутчэй за ўсё, ваша кніга змяшчае адну або некалькі табліц або XML-карт, якія не падтрымліваюцца ў агульных працоўныя сшыткі. У такім выпадку пераўтварыце вашы табліцы ў дыяпазоны і выдаліце ​​карты XML.

3. Немагчыма адмяніць змены ў Excel

У Microsoft Excel вы не можаце вярнуць аркуш назад у часе, адмяніўшы змены, як гэта можна зрабіць у Microsoft Word. Адсочванне змяненняў Excel - гэта хутчэй файл часопіса, які запісвае інфармацыю пра змены, унесеныя ў кнігу. Вы можаце ўручную прагледзець гэтыя змены і выбраць, якія з іх захаваць, а якія адмяніць.

4. Не ўсе змены адсочваюцца ў Excel

Excel не адсочвае кожную асобную змену. Любыя змены, якія вы робіце ў значэннях ячэек, адсочваюцца, але некаторыя іншыя змены, такія як фарматаванне, схаванне/адкрыццё радкоў і слупкоў, пераразлік формул, не адсочваюцца.

5. Па змаўчанні гісторыя змяненняў захоўваецца на працягу 30 дзён

Па змаўчанні Excel захоўвае гісторыю змен 30 дзён. Калі вы адкрыеце адрэдагаваную кнігу, скажам, праз 40 дзён, вы ўбачыце гісторыю змяненняў за ўсе 40 дзён, але толькі дазачыніць працоўную кніжку. Пасля закрыцця працоўнай кніжкі ўсе змены, зробленыя больш за 30 дзён, знікнуць. Аднак можна змяніць колькасць дзён для захавання гісторыі змяненняў.

Як адсочваць змены ў Excel

Цяпер, калі вы ведаеце асновы Excel Track Changes, давайце пагаворым аб тым, як уключыць і выкарыстоўвайце гэту функцыю ў сваіх працоўных аркушах.

Уключыце функцыю адсочвання змяненняў у Excel

Каб праглядзець змены, зробленыя ў дадзенай кнізе вамі ці іншымі карыстальнікамі, выканайце наступныя крокі:

1. На ўкладцы Агляд у групе Змены націсніце кнопку Адсочваць змены , а затым выберыце Вылучыць змены... .

   

2. У дыялогавым акне Вылучыць змены зрабіце наступнае:
   • Праверце Адсочваць змены падчас рэдагавання . Гэта таксама абагульвае вашу працоўную кнігу. поле
   • У раздзеле Вылучыць змены выберыце патрэбны перыяд часу ў полі Калі і чые змены вы хочаце бачыць у полі Хто (на скрыншоце ніжэй паказаны налады па змаўчанні).
   • Абярыце опцыю Вылучыць змены на экране .
   • Націсніце OK .

   

3. Калі будзе прапанавана, дазвольце Excel захаваць вашу працоўную кнігу, і ўсё гатова!

Excel выдзеліць праўкі розных карыстальнікаў рознымі колерамі, як паказана ў наступным раздзеле. Любыя новыя змены будуць вылучацца падчас уводу.

Падказка. Калі вы ўключаеце адсочванне змяненняў Excel у агульнай кнізе(што пазначаецца словам [Агульны], далучаным да назвы працоўнай кнігі), Спіс змяненняў на новым аркушы таксама будзе даступны. Вы таксама можаце выбраць гэтае поле, каб прагледзець поўную інфармацыю аб кожнай змене на асобным аркушы.

Вылучыць змены на экране

Пры выбары Вылучыць змены на экране Microsoft Excel зацяняе літары слупкоў і нумары радкоў, дзе былі зроблены змены, цёмна-чырвоным колерам. На ўзроўні ячэйкі праўкі розных карыстальнікаў пазначаюцца рознымі колерамі - каляровай рамкай ячэйкі і невялікім трохкутнікам у левым верхнім куце. Каб атрымаць дадатковую інфармацыю аб канкрэтнай змене, проста навядзіце курсор мышы на ячэйку:

Праглядзець гісторыю адсочваных змен на асобным аркушы

Акрамя вылучэння змен на экране , вы таксама можаце праглядзець спіс змен на асобным аркушы. Каб зрабіць гэта, выканайце наступныя дзеянні:

1. Абагуліць кнігу.

   Для гэтага перайдзіце на ўкладку Агляд > Змены , націсніце кнопку Абагуліць кнігу , а затым выберыце Дазволіць змены шляхам больш чым адзін карыстальнік адначасова сцяжок. Для атрымання больш падрабязных інструкцый, калі ласка, гл. Як падзяліцца працоўнай кнігай у Excel.

2. Уключыце функцыю адсочвання змяненняў Excel ( Агляд > Адсочванне змен > ; Вылучыць змены ).
3. У дыялогавым акне Вылучыць змены наладзьце палі Вылучыць змены (здымак экрана ніжэй паказваерэкамендуемыя налады), абярыце поле Спіс змяненняў на новым аркушы і націсніце OK.

Гэта пералічыць усе адсочваемыя змены на новы працоўны аркуш, які называецца аркуш Гісторыя , які паказвае шмат дэталяў аб кожнай змене, у тым ліку, калі яна была зроблена, хто зрабіў яе, якія дадзеныя былі зменены, ці захавалася змяненне ці не.

Канфліктныя змены (г.зн. розныя змены, унесеныя ў адну ячэйку рознымі карыстальнікамі), якія былі захаваны, маюць Выйгрыш у слупку Тып дзеяння . Лічбы ў слупку Страта дзеянняў адносяцца да адпаведных Нумароў дзеянняў з інфармацыяй аб супярэчлівых зменах, якія былі адменены. У якасці прыкладу глядзіце дзеянне нумар 5 (Выйграна) і дзеянне нумар 2 (Прайграна) на скрыншоце ніжэй:

Парады і заўвагі:

1. На аркушы «Гісторыя» адлюстроўваюцца толькі захаваныя змены , таму не забудзьцеся захаваць сваю нядаўнюю працу (Ctrl + S), перш чым карыстацца гэтай опцыяй.
2. Калі гісторыя ліст не пералічвае ўсе змены , якія былі ўнесены ў працоўную кнігу, выберыце Усе ў полі Калі , а затым ачысціце поле Хто і Дзе сцяжкі.
3. Каб выдаліць аркуш гісторыі з вашай кнігі, альбо захавайце кнігу яшчэ раз, альбо зніміце сцяжок Спіс змяненняў на новым аркушы поле ў дыялогавым акне Вылучыць змены .
4. Калі вы хочаце, каб змены адсочвання Excel выглядаліяк і адсочванне змяненняў Word, г.зн. выдаленыя значэнні, адфарматаваныя перакрэсленымі , вы можаце выкарыстоўваць гэты макрас, размешчаны ў блогу групы падтрымкі Microsoft Excel.

Прыняць або адхіліць змены

Каб прыняць або адхіліць змены, унесеныя рознымі карыстальнікамі, перайдзіце на ўкладку Агляд > Змены група і націсніце Адсочваць змены > Прыняць/ Адхіліць змены .

У дыялогавым акне Выберыце змены для прыняцця або адхілення наладзьце наступныя параметры, а затым націсніце ОК :

• У спісе Калі выберыце Яшчэ не прагледжана або З даты .
• У спісе Хто выберыце карыстальніка, змены якога вы хочаце прагледзець ( Усе , Усе, акрамя мяне або канкрэтны карыстальнік) .
• Ачысціце поле Дзе .

Excel пакажа вам змены адну за адной, і вы націснеце Прыняць або Адхіліць , каб захаваць або адмяніць кожную змену асобна.

Калі ў дадзенай ячэйцы было зроблена некалькі правак, вы будзеце а спытаў, якія змены вы хочаце захаваць:

У якасці альтэрнатывы вы можаце націснуць Прыняць усе ці Адхіліць усе , каб зацвердзіць або адмяніць усе змены за адзін раз.

Заўвага. Нават пасля прыняцця або адхілення змяненняў, якія адсочваюцца, яны ўсё роўна будуць вылучаны ў вашай кнізе. Каб выдаліць іх цалкам, адключыце «Адсочванне змяненняў» у Excel.

Устанавіць, як доўга захоўваць гісторыю змяненняў

Папа змаўчанні Excel захоўвае гісторыю змяненняў на працягу 30 дзён і незваротна сцірае любыя старыя змены. Каб захаваць гісторыю змяненняў на больш працяглы перыяд, выканайце наступныя дзеянні:

1. На ўкладцы Агляд у групе Змены націсніце Абагуліць Кнопка Workbook .
2. У дыялогавым акне Share Workbook пераключыцеся на ўкладку Advanced , увядзіце патрэбную колькасць дзён у полі побач з Захоўваць гісторыю змяненняў і націсніце ОК .

Як адключыць адсочванне змяненняў у Excel

Калі вы больш не хочаце, каб змены вылучаліся ў вашай працоўнай кнізе, адключыце опцыю Excel Track Changes. Вось як:

1. На ўкладцы Агляд у групе Змены націсніце Адсочваць змены > Вылучыць змены .
2. У дыялогавым акне Вылучыць змены зніміце поле Адсочваць змены падчас рэдагавання. Гэта таксама абагульвае вашу працоўную кнігу сцяжок.

Заўвага. Адключэнне адсочвання змяненняў у Excel незваротна выдаляе гісторыю змяненняў. Каб захаваць гэтую інфармацыю для далейшага выкарыстання, вы можаце пералічыць змены на новым аркушы, затым скапіяваць аркуш гісторыі ў іншую кнігу і захаваць гэтую кнігу.

Як адсочваць апошнюю змененую ячэйку ў Excel

У некаторых сітуацыях вы можаце не праглядаць усе змены, унесеныя ў кнігу, а толькі праглядаць апошнюю праўку. Гэта можна зрабіць з дапамогай функцыі CELL у спалучэнні з гадзіннікамФункцыя акна.

Як вы, напэўна, ведаеце, функцыя CELL у Excel прызначана для атрымання інфармацыі аб ячэйцы:

Аргумент info_type вызначае, які тып інфармацыі вы хочаце вярнуць, напрыклад, значэнне ячэйкі, адрас, фарматаванне і г.д. У цэлым даступна 12 тыпаў інфармацыі, але для гэтай задачы мы будзем выкарыстоўваць толькі два з іх:

• Змест - каб атрымаць значэнне ячэйкі.
• Адрас - каб атрымаць адрас ячэйкі.

Дадаткова вы можаце выкарыстоўваць тыпы other into для атрымання дадатковых інфармацыя, напрыклад:

• Col - каб атрымаць нумар слупка ячэйкі.
• Row - каб атрымаць нумар радка ячэйкі.
• Імя файла - для адлюстравання шляху да імя файла, які змяшчае цікавую ячэйку.

Апускаючы спасылку аргумент, вы загадваеце Excel вярнуць інфармацыю аб апошняй змененай ячэйцы.

Калі даведачная інфармацыя ўстаноўлена, выканайце наступныя дзеянні, каб адсочваць лас t змененая ячэйка ў вашых працоўных кнігах:

1. Увядзіце наступныя формулы ў любыя пустыя ячэйкі:

   =CELL("address")

   =CELL("contents")

   Як паказана на скрыншоце ніжэй, формулы будуць адлюстроўваць адрас і бягучае значэнне апошняй змененай ячэйкі:

   

   Гэта выдатна, але што, калі вы адыдзеце ад аркуша з формуламі ячэйкі? Каб мець магчымасць кантраляваць апошнія змены з любога аркуша, які ў вас ёсцьзараз адкрытыя, дадайце ячэйкі з формуламі ў акно назірання Excel.

2. Дадайце ячэйкі з формуламі ў акно назірання:
   • Выберыце ячэйкі, у якія вы толькі што ўвялі формулы ячэйкі.
   • Перайдзіце на ўкладку Формулы > Аўдыт формул і націсніце кнопку Акно прагляду .
   • У Watch Window , націсніце Add Watch... .
   • З'явіцца маленькае акно Add Watch з спасылкі на ячэйкі ўжо дададзены, і вы націскаеце кнопку Дадаць .

Гэта змяшчае ячэйкі з формуламі ў Watch Акно. Вы можаце перамясціць або замацаваць панэль інструментаў Watch Window куды заўгодна, напрыклад у верхняй частцы аркуша. І цяпер, да якой бы аркуша або кнігі вы не перайшлі, інфармацыя пра апошнюю змененую ячэйку будзе даступная адным позіркам.

Заўвага. Формулы ячэйкі ўлоўліваюць апошнюю змену, зробленую ў любой адкрытай кнізе . Калі змяненне было ўнесена ў іншую кнігу, назва гэтай кнігі будзе адлюстроўвацца, як паказана на скрыншоце ніжэй:

Вось як вы адсочваеце змены ў Excel. Я дзякую вам за чытанне і спадзяюся ўбачыць вас у нашым блогу на наступным тыдні!