Sommario
L'esercitazione mostra come tenere traccia delle modifiche in Excel: evidenziare le modifiche sullo schermo, elencare le modifiche in un foglio separato, accettare e rifiutare le modifiche, nonché monitorare l'ultima cella modificata.
Quando si collabora a una cartella di lavoro di Excel, è possibile tenere traccia delle modifiche apportate, soprattutto quando il documento è quasi finito e il team sta effettuando le revisioni finali.
Su una copia stampata, si può usare una penna rossa per segnare le modifiche. In un file Excel, si possono rivedere, accettare o rifiutare le modifiche elettronicamente usando la funzione Traccia modifiche appositamente progettata. Inoltre, si possono monitorare le ultime modifiche usando la Finestra di controllo.
Traccia delle modifiche di Excel: le basi
Utilizzando la funzione di tracciamento delle modifiche integrata in Excel, è possibile rivedere facilmente le modifiche direttamente nel foglio di lavoro modificato o in un foglio separato, e quindi accettare o rifiutare ogni modifica singolarmente o tutte le modifiche alla volta. Per utilizzare la funzione di tracciamento di Excel nel modo più efficace, è necessario ricordare alcuni punti.
1. La traccia delle modifiche è disponibile solo nelle cartelle di lavoro condivise.
La funzione Traccia modifiche di Excel funziona solo nelle cartelle di lavoro condivise. Pertanto, ogni volta che si attiva il tracciamento in Excel, la cartella di lavoro diventa condivisa, il che significa che più utenti possono apportare le loro modifiche simultaneamente. Sembra fantastico, ma la condivisione di un file ha anche i suoi svantaggi. Non tutte le funzioni di Excel sono pienamente supportate nelle cartelle di lavoro condivise, tra cui la formattazione condizionale, la convalida dei dati, l'ordinamento e il filtro per formato,Per ulteriori informazioni, consultate la nostra esercitazione sulla cartella di lavoro condivisa di Excel.
2. La traccia delle modifiche non può essere utilizzata nelle cartelle di lavoro che contengono tabelle.
Se il pulsante Traccia modifiche non è disponibile (in grigio) in Excel, molto probabilmente la cartella di lavoro contiene una o più tabelle o mappe XML, che non sono supportate nelle cartelle di lavoro condivise. In questo caso, convertire le tabelle in intervalli e rimuovere le mappe XML.
3. Non è possibile annullare le modifiche in Excel.
In Microsoft Excel non è possibile tornare indietro nel tempo annullando le modifiche come si può fare in Microsoft Word. Il Traccia modifiche di Excel è piuttosto un file di registro che registra le informazioni sulle modifiche apportate a una cartella di lavoro. È possibile rivedere manualmente tali modifiche e scegliere quali mantenere e quali annullare.
4. Non tutte le modifiche sono tracciate in Excel.
Excel non tiene traccia di ogni singola modifica: tutte le modifiche apportate ai valori delle celle sono tracciate, ma alcune altre modifiche, come la formattazione, il nascondimento di righe e colonne e il ricalcolo di formule, non lo sono.
5. La cronologia delle modifiche viene conservata per 30 giorni per impostazione predefinita.
Per impostazione predefinita, Excel conserva la cronologia delle modifiche per 30 giorni. Se si apre una cartella di lavoro modificata, ad esempio tra 40 giorni, si vedrà la cronologia delle modifiche per tutti i 40 giorni, ma solo fino alla chiusura della cartella di lavoro. Dopo la chiusura della cartella di lavoro, tutte le modifiche più vecchie di 30 giorni saranno scomparse. Tuttavia, è possibile modificare il numero di giorni di conservazione della cronologia delle modifiche.
Come tracciare le modifiche in Excel
Ora che conoscete le nozioni di base di Traccia modifiche di Excel, parliamo di come attivare e utilizzare questa funzione nei vostri fogli di lavoro.
Attivate la funzione Traccia modifiche di Excel
Per visualizzare le modifiche apportate a una determinata cartella di lavoro dall'utente o da altri utenti, procedere come segue:
- Sul Recensione nella scheda Cambiamenti fare clic sul gruppo Traccia delle modifiche e quindi selezionare Evidenziare le modifiche... .
- Nel Evidenziare le modifiche fare quanto segue:
- Controllare il Traccia le modifiche durante la modifica e condivide la cartella di lavoro. scatola
- Sotto Evidenziare quali modifiche , selezionare il periodo di tempo desiderato nel campo Quando e di cui si vogliono vedere le modifiche nel riquadro Chi (la schermata seguente mostra le impostazioni predefinite).
- Selezionare la voce Evidenziare le modifiche sullo schermo opzione.
- Cliccare OK .
- Se richiesto, consentite a Excel di salvare la cartella di lavoro e il gioco è fatto!
Excel evidenzierà le modifiche apportate dai diversi utenti con colori diversi, come illustrato nella sezione successiva. Le nuove modifiche saranno evidenziate durante la digitazione.
Suggerimento: se si sta attivando la Traccia delle modifiche di Excel in una cartella di lavoro condivisa (indicata dalla parola [Condivisa] aggiunta al nome della cartella di lavoro), la finestra di dialogo Elencare le modifiche su un nuovo foglio È possibile selezionare anche questa casella per visualizzare i dettagli completi di ciascuna modifica su un foglio separato.
Evidenziare le modifiche sullo schermo
Con Evidenziare le modifiche sullo schermo Selezionato, Microsoft Excel evidenzia con un colore rosso scuro le lettere delle colonne e i numeri delle righe in cui sono state apportate le modifiche. A livello di cella, le modifiche apportate da utenti diversi sono contrassegnate con colori diversi: un bordo di cella colorato e un piccolo triangolo nell'angolo superiore sinistro. Per ottenere ulteriori informazioni su una modifica specifica, è sufficiente passare il mouse sulla cella:
Visualizzate la cronologia delle modifiche tracciate in un foglio separato
Oltre a evidenziare le modifiche sullo schermo, è possibile visualizzare un elenco delle modifiche su un foglio separato. Per farlo, eseguire i seguenti passaggi:
- Condividere una cartella di lavoro.
Per questo, andare alla pagina Recensione scheda> Cambiamenti fare clic sul gruppo Condividere la cartella di lavoro e quindi selezionare il pulsante Consentire le modifiche da parte di più utenti contemporaneamente Per maggiori dettagli, vedere Come condividere una cartella di lavoro in Excel.
- Attivate la funzione Traccia modifiche di Excel ( Recensione > Traccia delle modifiche > Evidenziare le modifiche ).
- Nel Evidenziare le modifiche configurare la finestra di dialogo Evidenziare quali modifiche (l'immagine sottostante mostra le impostazioni consigliate), selezionare la voce Elencare le modifiche su un nuovo foglio e fare clic su OK.
In questo modo tutte le modifiche tracciate verranno elencate in un nuovo foglio di lavoro, denominato La storia che mostra molti dettagli su ogni modifica, tra cui quando è stata effettuata, chi l'ha fatta, quali dati sono stati modificati, se la modifica è stata mantenuta o meno.
Il cambiamenti contrastanti (cioè diverse modifiche apportate alla stessa cella da utenti diversi) che sono stati mantenuti hanno Vinto nel Tipo di azione I numeri della colonna Perdere l'azione si riferiscono alla colonna corrispondente Numeri d'azione con informazioni sulle modifiche in conflitto che sono state sovrascritte. A titolo di esempio, si vedano l'azione numero 5 (Vinta) e l'azione numero 2 (Persa) nella schermata sottostante:
Suggerimenti e note:
- Il foglio Cronologia visualizza solo modifiche salvate quindi assicuratevi di salvare il lavoro recente (Ctrl + S) prima di usare questa opzione.
- Se il foglio di storia non riporta tutte le modifiche che sono state apportate alla cartella di lavoro, selezionare Tutti nel Quando e quindi cancellare il campo Chi e Dove caselle di controllo.
- A rimuovere il foglio di lavoro Cronologia dalla cartella di lavoro, salvare di nuovo la cartella di lavoro o deselezionare l'opzione Elencare le modifiche su un nuovo foglio nella casella Evidenziare le modifiche finestra di dialogo.
- Se si desidera che le modifiche alla traccia di Excel assomiglino alle modifiche alla traccia di Word, cioè valori cancellati formattati con barrato è possibile utilizzare questa macro pubblicata sul blog del team di supporto di Microsoft Excel.
Accettare o rifiutare le modifiche
Per accettare o rifiutare le modifiche apportate da diversi utenti, accedere alla sezione Recensione scheda> Cambiamenti e fare clic su Traccia delle modifiche > Accettare/rifiutare le modifiche .
Nel Selezionare le modifiche da accettare o rifiutare configurare le seguenti opzioni, quindi fare clic su OK :
- Nel Quando scegliere l'elenco Non ancora recensito o Dalla data .
- Nel Chi selezionare l'utente di cui si vogliono rivedere le modifiche ( Tutti , Tutti tranne me o un utente specifico) .
- Cancellare il Dove box.
Excel mostrerà le modifiche una per una e voi farete clic su Accettare o Rifiuto per mantenere o annullare ogni singola modifica.
Se sono state apportate diverse modifiche a una determinata cella, verrà chiesto quale delle modifiche si desidera mantenere:
In alternativa, è possibile fare clic su Accettare tutti o Rifiutate tutti per approvare o annullare tutte le modifiche in un'unica soluzione.
Nota: anche dopo aver accettato o rifiutato le modifiche tracciate, queste rimarranno evidenziate nella cartella di lavoro. Per rimuoverle completamente, disattivare Traccia modifiche in Excel.
Impostare per quanto tempo mantenere la cronologia delle modifiche
Per impostazione predefinita, Excel conserva la cronologia delle modifiche per 30 giorni e cancella in modo permanente le modifiche più vecchie. Per conservare la cronologia delle modifiche per un periodo più lungo, eseguire le seguenti operazioni:
- Sul Recensione nella scheda Cambiamenti fare clic sul gruppo Condividere la cartella di lavoro pulsante.
- Nel Condividere la cartella di lavoro passare alla finestra di dialogo Avanzato inserire il numero di giorni desiderato nella casella accanto a Conservare la cronologia delle modifiche per e fare clic su OK .
Come disattivare la traccia delle modifiche in Excel
Quando non si desidera più che le modifiche vengano evidenziate nella cartella di lavoro, disattivare l'opzione Traccia modifiche di Excel. Ecco come fare:
- Sul Recensione nella scheda Cambiamenti gruppo, fare clic su Traccia delle modifiche > Evidenziare le modifiche .
- Nel Evidenziare le modifiche cancellare la casella di dialogo Tracciamento delle modifiche durante la modifica, che consente anche di condividere la cartella di lavoro. casella di controllo.
Nota: se si disattiva il monitoraggio delle modifiche in Excel, la cronologia delle modifiche viene eliminata in modo permanente. Per conservare queste informazioni per un ulteriore riferimento, è possibile elencare le modifiche in un nuovo foglio, quindi copiare il foglio Cronologia in un'altra cartella di lavoro e salvarla.
Come tenere traccia dell'ultima cella modificata in Excel
In alcune situazioni, è possibile che non si vogliano visualizzare tutte le modifiche apportate a una cartella di lavoro, ma solo monitorare l'ultima modifica, utilizzando la funzione CELLA in combinazione con la funzione Finestra di controllo.
Come probabilmente saprete, la funzione CELL di Excel è progettata per recuperare informazioni su una cella:
CELL(info_tipo, [riferimento])L'argomento info_type specifica il tipo di informazione che si desidera restituire, come il valore di una cella, l'indirizzo, la formattazione e così via. In totale sono disponibili 12 tipi di info, ma per questo compito ne utilizzeremo solo due:
- Contenuti - per recuperare il valore della cella.
- Indirizzo - per ottenere l'indirizzo della cella.
Opzionalmente, è possibile utilizzare altri tipi di into per recuperare ulteriori informazioni, ad esempio:
- Col - per ottenere il numero di colonna della cella.
- Fila - per ottenere il numero di riga della cella.
- Nome del file - per visualizzare il percorso del nome del file che contiene la cella di interesse.
Omettendo il riferimento si chiede a Excel di fornire informazioni sull'ultima cella modificata.
Una volta stabilite le informazioni di base, eseguite le seguenti operazioni per rintracciare l'ultima cella modificata nelle vostre cartelle di lavoro:
- Inserite le formule seguenti in tutte le celle vuote:
=CELLA("indirizzo")=CELLA("contenuto")Come mostrato nella schermata seguente, le formule visualizzeranno l'indirizzo e il valore corrente dell'ultima cella modificata:
Per poter monitorare le ultime modifiche da qualsiasi foglio attualmente aperto, aggiungete le celle della formula alla Finestra di controllo di Excel.
- Aggiungete le celle della formula alla Finestra di osservazione:
- Selezionate le celle in cui avete appena inserito le formule di cella.
- Vai al sito Formule scheda> Formula di revisione e fare clic sul pulsante Finestra di osservazione pulsante.
- Nel Guarda Finestra , fare clic su Aggiungi orologio... .
- Il piccolo Aggiungi orologio Viene visualizzata la finestra con i riferimenti alle celle già aggiunti e si fa clic sul pulsante Aggiungi pulsante.
La barra degli strumenti della Finestra di controllo può essere spostata o agganciata dove si desidera, ad esempio nella parte superiore del foglio. Ora, in qualsiasi foglio di lavoro o cartella di lavoro si navighi, le informazioni sull'ultima cella modificata sono a portata di mano.
Nota: Le formule delle celle tengono conto dell'ultima modifica apportata a qualsiasi cartella di lavoro aperta Se la modifica è stata apportata a un'altra cartella di lavoro, il nome di quest'ultima viene visualizzato come nella schermata seguente:
Ecco come si tiene traccia delle modifiche in Excel. Vi ringrazio per la lettura e spero di vedervi sul nostro blog la prossima settimana!
