Nếu bạn là người viết tài liệu, bài viết này sẽ rất hữu ích cho bạn. Bạn sẽ học cách chèn mục lục vào tài liệu của mình, sửa đổi và cập nhật nó chỉ bằng vài cú nhấp chuột. Ngoài ra, tôi sẽ chỉ cho bạn cách làm cho tài liệu của bạn trông đẹp mắt bằng cách sử dụng các kiểu tiêu đề tích hợp sẵn của Word và tùy chọn danh sách đa cấp.

Tôi chắc chắn rằng tất cả những người đọc bài viết này ngay bây giờ đều phải đối phó với một tài liệu thực sự dài trong Microsoft Word ít nhất một lần trong đời. Nó có thể là một bài báo học thuật hoặc một báo cáo dài. Tùy thuộc vào dự án, nó có thể dài hàng chục hoặc thậm chí hàng trăm trang! Khi bạn có một tài liệu lớn như vậy với các chương và chương phụ, bạn sẽ rất khó di chuyển trong tài liệu để tìm kiếm thông tin cần thiết. May mắn thay, Word cho phép bạn tạo mục lục, giúp bạn dễ dàng tham khảo các phần có liên quan trong tài liệu của mình và do đó, đây là công việc phải làm đối với người viết tài liệu.

Bạn có thể tạo một bảng gồm nội dung theo cách thủ công, nhưng nó sẽ thực sự lãng phí thời gian. Hãy để Word tự động làm việc đó giúp bạn!

Trong bài đăng này, tôi sẽ hướng dẫn bạn cách tạo mục lục trong Word một cách tự động và cả cách cập nhật mục lục chỉ bằng vài cú nhấp chuột. Tôi sẽ sử dụng Word 2013 nhưng bạn có thể sử dụng chính phương pháp tương tự trong Word 2010 hoặc Word 2007 .

Làm cho tài liệu của bạn trông đẹp mắt

Kiểu tiêu đề

Chìa khóa để tạotrang nội dung nhanh chóng và dễ dàng là sử dụng các kiểu tiêu đề tích hợp sẵn của Word ( Heading 1 , Heading 2 , v.v.) cho tiêu đề (chương) và phụ đề (chương phụ) của tài liệu của bạn . Đừng lo lắng nếu bạn chưa sử dụng chúng, tôi sẽ chỉ cho bạn cách nó hoạt động với văn bản thông thường.

• Đánh dấu tiêu đề hoặc văn bản bạn muốn làm tiêu đề cho phần chính đầu tiên của mình
• Chuyển đến tab HOME trong Dải băng
• Tìm kiếm nhóm Kiểu
• Chọn Tiêu đề 1 từ nhóm

Vậy là bây giờ bạn đã chỉ định phần chính đầu tiên trong tài liệu của mình. Giữ nó lên! Tiếp tục cuộn qua văn bản và chọn tiêu đề phần chính. Áp dụng kiểu " Heading 1 " cho các tiêu đề này. Chúng sẽ xuất hiện trong mục lục của bạn dưới dạng tiêu đề của phần chính.

Tiếp theo, xác định các phần phụ trong mỗi chương chính và áp dụng kiểu " Tiêu đề 2 " cho phụ đề của các phần này phần.

Nếu bạn muốn nhấn mạnh vào một số đoạn trong phần phụ, thì bạn có thể chọn tiêu đề cho chúng và áp dụng " Tiêu đề 3 " cho các tiêu đề này. Bạn cũng có thể tận dụng các kiểu " Tiêu đề 4-9 " để tạo các cấp tiêu đề bổ sung.

Danh sách đa cấp

Tôi muốn mục lục của mình dễ nhìn hơn , vì vậy tôi sẽ thêm sơ đồ đánh số vào tiêu đề và phụ đề củatài liệu.

• Đánh dấu tiêu đề chính đầu tiên.
• Tìm nhóm Đoạn văn trên tab TRANG CHỦ trong Dải băng
• Nhấp vào nút Danh sách đa cấp trong nhóm
• Chọn kiểu từ tùy chọn Thư viện danh sách

Đây là số của tiêu đề chính đầu tiên của tôi!

Đi vòng quanh các tiêu đề chính khác, nhưng bây giờ khi số xuất hiện bên cạnh tiêu đề, hãy nhấp vào hộp thu lôi và chọn "Tiếp tục đánh số". Nó sẽ làm cho các con số tăng lên.

Đối với phụ đề, hãy đánh dấu một phụ đề, nhấn nút TAB trên bàn phím của bạn, sau đó chọn tùy chọn Danh sách đa cấp tương tự. Nó sẽ thiết kế phụ đề của các phần phụ với các số như 1.1, 1.2, 1.3, v.v. như trong ảnh chụp màn hình bên dưới. Bạn cũng có thể chọn một tùy chọn khác để chúng trông khác đi.

Giữ nguyên tắc xuyên suốt tài liệu cho tất cả các phần của bạn. :-)

Tại sao tôi nên sử dụng kiểu tiêu đề?

Một mặt, các kiểu tiêu đề đơn giản hóa rất nhiều công việc của tôi và trình bày tài liệu của tôi theo kiểu có cấu trúc. Mặt khác, khi tôi chèn mục lục, Word sẽ tự động tìm kiếm các tiêu đề đó và hiển thị mục lục dựa trên văn bản mà tôi đã đánh dấu theo từng kiểu. Sau này tôi cũng có thể sử dụng các tiêu đề này để cập nhật mục lục của mình.

Tạo mục lục cơ bản

Bây giờ tôi đã chuẩn bị tốt tài liệu của mình vớitiêu đề là Đầu đề 1 và phụ đề là Đầu đề 2. Đã đến lúc để Microsoft Word thực hiện điều kỳ diệu của nó!

• Đặt con trỏ ở nơi bạn muốn mục lục xuất hiện trong tài liệu
• Điều hướng đến tab Tham khảo trong Dải băng
• Nhấp vào nút Mục lục trong nhóm Mục lục
• Chọn một trong các kiểu nội dung " Tự động " được liệt kê

Của bạn đây! Mục lục của tôi trông như thế này:

Mục lục cũng tạo liên kết cho từng phần, cho phép bạn điều hướng đến các phần khác nhau trong tài liệu của mình. Chỉ cần giữ phím Ctrl trên bàn phím và nhấp để chuyển đến bất kỳ phần nào.

Sửa đổi mục lục của bạn

Nếu bạn không hài lòng với giao diện của mục lục, bạn luôn có thể thay đổi thư mục gốc và nhánh của nó. Để làm như vậy, bạn cần mở hộp thoại Mục lục.

• Nhấp vào bên trong mục lục.
• Chuyển đến REFERENCES -> Mục lục .
• Chọn lệnh " Mục lục tùy chỉnh... " từ menu thả xuống của nút.

Hộp thoại hộp xuất hiện và hiển thị tab Mục lục nơi bạn có thể tùy chỉnh kiểu dáng và hình thức của mục lục.

Nếu bạn muốn thay đổi văn bản trong mục lục trông như thế nào (phông chữ, cỡ chữ, màu sắc, v.v.), bạn cần tuân theocác bước bên dưới trong hộp thoại Mục lục.

• Đảm bảo rằng bạn đã chọn " Từ mẫu " trong hộp Định dạng
• Nhấp vào nút Sửa đổi ở dưới cùng bên phải để mở cửa sổ sau

Hộp thoại Sửa đổi kiểu hiển thị:

• Thực hiện các thay đổi đối với định dạng và nhấp vào OK
• Chọn kiểu khác để sửa đổi và lặp lại
• Khi bạn đã hoàn tất việc chỉnh sửa, hãy nhấp vào OK để thoát
• Nhấp vào OK để thay thế mục lục

Cập nhật mục lục

Mục lục là một trường chứ không phải văn bản thông thường. Vì lý do này, mục lục không tự động cập nhật.

Sau khi thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với cấu trúc tài liệu của mình, bạn phải tự cập nhật mục lục. Để thực hiện cập nhật:

• Nhấp vào bất kỳ đâu trong mục lục
• Nhấn F9 hoặc nút Cập nhật Bảng trong điều khiển nội dung (hoặc trên Tham khảo tab)
• Sử dụng hộp thoại Cập nhật Mục lục để chọn nội dung cần cập nhật
• Nhấp vào OK

Bạn có thể chọn cập nhật chỉ số trang hoặc toàn bộ bảng . Bạn nên luôn chọn " Cập nhật toàn bộ bảng " trong trường hợp bạn đã thực hiện bất kỳ thay đổi nào khác. Luôn cập nhật mục lục của bạn trước khi gửi hoặc in tài liệu để bao gồm mọi thay đổi.

Cho dù tài liệu của bạn lớn đến đâu,bạn có thể thấy không có gì phức tạp khi tạo mục lục. Cách tốt nhất để học cách tạo/cập nhật mục lục là thử nghiệm làm điều đó! Hãy dành chút thời gian để xem qua quy trình và tạo mục lục của riêng bạn.